Volgens mij kun je dit prima oppakken als een IT project.
Richt een stuurgroep op met deze 5 afdelingsmensen. Deze '5' krijgen kleine opdrachten van jou. Je splitst al je vragen op in kleine behapbare brokken, gericht op functionaliteiten. De '5' hebben (of krijgen) op afdelingsniveau mandaat om de belangen van hun afdeling te behartigen (dus het bewaken en beoordelen van tijd, geld en kwaliteit).
Je zorgt dat je zelf de projectleider/manager bent, met mandaat die vanuit de directie is toegekend. Bij het managen van het project borg je dat je niet de techniek zelf gaat sturen, niet gaat verzanden in detaillistische afdelingsdiscussies maar boven de partijen blijft acteren.
Denk ook aan de politiek binnen de onderneming, ieder van deze 5 heeft een eigen agenda, net als de afdelingen zelf, de directie en het eventuele middenkader.
Hoe je dit allemaal opricht, regelt, borgt etc., daar hebben wij verschillende modellen, methoden en technieken voor beschikbaar.