Volgorde facturen bij onderhoudscontract

[Miss Marleen]

Hallo,

 

Ik wil gaan werken met onderhoudscontracten voor websites.

Nu heb ik daar uitvoerig over gesproken en goede ideeen (naar mijn inziens ;)) over op gedaan, alleen toen ik vannacht alles nog eens aan het overdenken was stuitte ik op iets dat ik over het hoofd had gezien.

 

De bedoeling is om een jaarlijks onderhoudscontract met maandelijkse betaling aan te bieden. Als iemand hiervoor kiest is het de bedoeling dat ik (evt. na een proefperiode van beide kanten) meteen 12 facturen verstuur die de klant dan ook al meteen in zijn computer kan zetten en wat mij ook veel werk scheelt, oa. aan elke maand een factuur sturen.

 

Degene die mij dit vertelde deed dit ook met de huur van haar pand. Alleen dit wordt door een particulier aan haar verhuurd.

 

Mijn vraag is, weet iemand hoe dit dan kan worden opgelost met de nummering van facturen? Is dit sowieso mogelijk?

Op deze manieren kunnen mijn facturen niet op volgorde in mijn administratie terecht komen, lijkt mij. Ik weet tenslotte nooit hoeveel klanten ik tussendoor krijg.

 

Groetjes, Marleen

[djluc]

Waarom geen automatische incasso o.i.d.? Dat scheelt nog meer werk.

[renep]

Hoe de nummering gaat ??? Gewoon: tellen. 1,2,3 enzovoorts. Facturen hoeven niet op volgorde te liggen. Als je ze maar dateert en opeenvolgend nummert bij uitreiking. De consequentie van dit model is dat je 12 facturen uitreikt met factuurdatum 1 januari, maar elk met een andere betalingstermijn (oplopend van bijv. 30 dagen naar 13 maanden). Je moet dan wel de BTW voorfinancieren, want voor de BTW valt het allemaal in het 1e kwartaal. Ongebruikelijke constructie.

 

Je kunt ook één factuur sturen die naar believen vooruit (met betalingskorting) of in 12 partjes betaald mag worden. Wat bij dit model verandert is de betalingsregeling, niet zozeer het verschuldigde bedrag. Zo doet de belastingdienst het ook. Maar ook daarbij geldt dat je de BTW moet voorfinancieren.

 

Misschien is het praktischer om dit per kwartaal te doen ofzo.

[Miss Marleen]

He, aan die optie had ik nog helemaal niet aan gedacht. Weet eigenlijk ook helemaal niet hoe dat precies werkt. Ik ga me daar zeker even in verdiepen, bedankt.

 

Gr. Marleen

[djluc]

Als je de facturen via PDF verstuurd kost het ook niet veel trouwens. Misschien is dat een oplossing...

[Miss Marleen]

Hoe de nummering gaat ??? Gewoon: tellen. 1,2,3 enzovoorts. Facturen hoeven niet op volgorde te liggen. Als je ze maar dateert en opeenvolgend nummert bij uitreiking. De consequentie van dit model is dat je 12 facturen uitreikt met factuurdatum 1 januari, maar elk met een andere betalingstermijn (oplopend van bijv. 30 dagen naar 13 maanden). Je moet dan wel de BTW voorfinancieren, want voor de BTW valt het allemaal in het 1e kwartaal. Ongebruikelijke constructie.

 

Je kunt ook één factuur sturen die naar believen vooruit (met betalingskorting) of in 12 partjes betaald mag worden. Wat bij dit model verandert is de betalingsregeling, niet zozeer het verschuldigde bedrag. Zo doet de belastingdienst het ook. Maar ook daarbij geldt dat je de BTW moet voorfinancieren.

 

Misschien is het praktischer om dit per kwartaal te doen ofzo.

 

 

Oke de facturen hoeven niet op volgorde hoeven te liggen.

Dan zou hetgeen wat ik wil toch mogelijk zijn. 12 opeengenummerde facturen waarbij ik alleen de datum verander.

 

Je zegt dat de betalingstermijn op iedere factuur aangepast moet worden, alleen dat is automatisch toch al zo. Als ik 12 facturen stuur, voor elke maand 1, en de klant weet dat er elke maand betaald moet worden maakt dat toch niet uit. De klatn heeft alleen de facturen al in huis ipv. da tik er elke maand een op de post doe.

 

1 Factuur in 12 delen is ook een optie. Ik zou dat van de BTW dan uit moeten zoeken.

 

[Miss Marleen]

Als je de facturen via PDF verstuurd kost het ook niet veel trouwens. Misschien is dat een oplossing...

 

Kan ook, maar het is toch weer iets meer werk, zeker als je een behoorlijk aantal klanten hebt.

[renep]

Dan zou hetgeen wat ik wil toch mogelijk zijn. 12 opeengenummerde facturen waarbij ik alleen de datum verander.

 

Nee, want opeenvolgend nummeren lukt alleen als je ze allemaal op dezelfde datum uitreikt. Dat probleem gaf je zelf al aan.

 

Je zegt dat de betalingstermijn op iedere factuur aangepast moet worden, alleen dat is automatisch toch al zo.

 

Nee. Als je geen specifieke betalingsregeling afspreekt dan schrijft de wet er een voor. 30 dagen, 6 weken, of zoiets, ik weet het niet uit mijn hoofd. Als je op 1 januari een factuur stuurt die pas in december betaald hoeft te worden dan moet je dat expliciet zo afspreken.

 

Maar je hoeft dat niet op de factuur te vermelden. Het is goed gebruik de betalingstermijn te vermelden (en in het belang van de leverancier) en het is natuurlijk wel zo praktisch, maar het is geen wettelijke factuurvereiste.

[djluc]

Als je de facturen via PDF verstuurd kost het ook niet veel trouwens. Misschien is dat een oplossing...

 

Kan ook, maar het is toch weer iets meer werk, zeker als je een behoorlijk aantal klanten hebt.

Waarom dat? Je factuursoftware doet dat toch vanzelf? Een stuk minder werk dan invoeren, uitprinten, in een envelop doen, op de post doen enzovoorts.

[Miss Marleen]

Als je de facturen via PDF verstuurd kost het ook niet veel trouwens. Misschien is dat een oplossing...

 

Kan ook, maar het is toch weer iets meer werk, zeker als je een behoorlijk aantal klanten hebt.

Waarom dat? Je factuursoftware doet dat toch vanzelf? Een stuk minder werk dan invoeren, uitprinten, in een envelop doen, op de post doen enzovoorts.

 

Zo´n programma heb ik (nog) niet. Nu doe ik de facturen nog met de hand. Als ik met deze contracten van start zou het wellicht handig zijn om dan meteen al in zo´n programma te investeren.

 

Dan denk ik dat voor mij deze oplossing het handigste is, en anders automatische incasso. Maar daar moet ik me eerst nog even in verdiepen.

 

Bedankt,

Marleen

[ecofin]

Volgens mij is er toch iets over het hoofd gezien. Ik ga er hierbij vanuit dat een gesloten contract 12 maanden loopt en eerst na het verstrijken van die 12 maanden, hetzij vervalt door tijdige opzegging, hetzij stilzwijgend wordt verlengd.

 

Als dan ook nog de mogelijkheid wordt geboden om een 12 maands contract in te laten gaan op elk moment (neem aan in periodes van gehele maanden) dan wordt de constructie wel erg ingewikkeld. Met alle risico's van dien dat factureringen worden vergeten of dubbel worden verricht.

 

De oplossing is hier een standenregister. Daarin worden per maand (maximaal derhalve 12 maanden) de contracten opgenomen. Vervolgens kan eenvoudig per maand worden gezien welke contracten moeten worden gefactureerd; welke wanneer aflopen etc.

 

Vanuit dit register wordt maandelijks gefactureerd en worden deze facturen ingeboekt in de administratie. Geeft een juiste debiteurenpositie, omzetpositie en BTW positie.

 

Het standenregister kan desgewenst eenvoudig in een spreadsheet worden opgebouwd.

[Karen]

Hallo Marleen,

 

Bij het lezen van deze discussie komen bij mij de volgende vragen boven drijven.

 

1. Wat voor websites ga je maken?

 

2. Wie zijn/worden je klanten? Bedrijven of particulieren?

 

3. Waarom wil je in 12 termijnen laten betalen? Wordt het jaarbedrag zo hoog dat klanten dat niet in 1x willen/kunnen betalen?

 

Ik ben benieuwd naar je antwoorden.

 

Met vriendelijke groet,

 

Karen

[Miss Marleen]

Hallo Marleen,

 

Bij het lezen van deze discussie komen bij mij de volgende vragen boven drijven.

 

1. Wat voor websites ga je maken?

 

2. Wie zijn/worden je klanten? Bedrijven of particulieren?

 

3. Waarom wil je in 12 termijnen laten betalen? Wordt het jaarbedrag zo hoog dat klanten dat niet in 1x willen/kunnen betalen?

 

Ik ben benieuwd naar je antwoorden.

 

Met vriendelijke groet,

 

Karen

 

Hoi Karen,

 

Mijn klanten worden (kleine) bedrijven (MKB).

Bedrijven die een duidelijke en doeltreffende website willen (dit is even heel kort samengevat). Dit kunnen allerlei soorten bedrijven zijn.

De bedrijven waar ik op dit moment bijvoorbeeld voor werk varieeren van een kledingzaak tot een fotograaf en van een kunstenaar tot een montagebedrijf.

 

Naast een aantal andere activiteiten ga ik me richten op bedrijven waarvan de website regelmatig onderhoud nodig zal hebben. Bedrijven die te klein zijn om een webmaster in dienst te (willen) nemen maar hun website toch up to date willen of moeten houden. Voor mensen die hun spaarzame tijd liever in andere aspecten van hun bedrijf stoppen dan in de website omdat dit voor hen teveel ´gedoe´ en geregel is. Zij hebben bijvoorbeeld hier de kennis niet voor of vinden het de eerste maanden nog leuk om te doen, maar na een tijdje komt de klad erin waardoor de website niet meer up to date is. Door bij mij hun website te laten onderhouden heeft de klant een website waar hij/zij geen omkijken meer naar heeft en welke wel elke maand ververst wordt.

 

Wat ik bijvoorbeeld doe voor de website van een kledingzaak: elke maand een stukje over het laatste nieuws in de winkel schrijven, zoals over de nieuwe collectie etc., ik plaats een speciale actie voor klanten op de website, ik heb een lijst met contactpersonen van de merken die de winkel verkoopt. Hen bel ik bijvoorbeeld als ik foto´s nodig heb van een bepaald merk.

Ik herinner de klant eraan wanneer ik iets nodig heb (bijvoorbeeld foto´s) en bel op wanneer ik iets moet weten.

Ik kan ´alles´ omtrent de website regelen voor de klant, zodat deze hier geen omkijken meer naar heeft.

 

Doordat ik met een onderhoudscontract werk hoeft de klant niet bang te zijn dat ik voor elk dingetje meteen factuur stuur. Zelf hoef ik ook niet veel tijd te steken in het precies bijhouden van al deze 5 minuutjes-werk-klusjes.

Het contract wordt uiteraard voor ieder bedrijf op maat gemaakt.

 

Dat ik de klant in 12 termijnen wil laten betalen komt voornamelijk omdat ik op deze manier ook een soort van vaste maandelijkse inkomten creeer.

De klanten met wie ik nu al zo werk vinden de maandelijkse betaling prettig. Alhoewel het totaal bedrag te overzien is, lijkt het minder als je het in stukjes verdeeld.

Alleen ben ik er dus nog niet achter op welke manier ik dit dan het beste aan kan pakken. Misschien kan ik de klant dan beter per kwartaal latne betalen, maar minder vaak zou ik niet willen om de bovenstaande reden.

 

Gr. Marleen

 

[Peter Schapekop]

Hallo Marleen

 

wat betreft het betalen van je klanten; is het misschien een optie om

ze toch bv 1 termijn vooruit te laten betalen ?

 

je ziet direkt of het goed/welwillende klanten zijn, zodat je ook beetje kan inschatten wat het betalingsgedrag is.

 

ik zie dat je vrij weinig tijd aan je adm.zaken wilt besteden en dan is het wel zo prettig als je klanten snel en effectief betalen.

 

of idd, spreek een automatisch incassotraject af, kun je flexibel regelen, als de ene klant een bedrag in 2 keer wil betalen, of bv 30 dagen na faktuurdatum

 

(hoewel het mij redelijk lijkt om in jouw geval, kleine zelfstandige dat gewoon al op 14 dagen te zetten)

 

[teamsplinter]

Hallo Marleen,

 

Bij tekenen van de opdracht leg ik de betalingsafspraak vast en geef ook de consequenties aan van het niet betalen.

 

Zelf heb ik de opties per maand / kwartaal of per jaar afhankelijk van het type client, contract en het bedrag. Betaaltermijn altijd 14 dagen.

 

Zorg wel dat je een systeem hebt dat je ondersteunt met de termijnen zowel voor de factuur als de betalingsreminder.

 

 

Wim

[SG1]

Hallo Marleen,

 

Bij tekenen van de opdracht leg ik de betalingsafspraak vast en geef ook de consequenties aan van het niet betalen.

 

Zelf heb ik de opties per maand / kwartaal of per jaar afhankelijk van het type client, contract en het bedrag. Betaaltermijn altijd 14 dagen.

 

 

 

Wim

 

Beste Wim,

 

Een dergelijke wat jij noemt leg je toch vast in je Algemene Voorwarden?

 

Mvg

Ruud