mailing zakelijke dienstverlening

[Suzie4comm]

Alleerst wil ik zeggen dat ik erg blij ben dat Higher Level bestaat, afgelopen tijd heb ik hier erg veel aan gehad!

 

Na maanden van voorbereiding ga ik over twee weken echt officieel van start, mijn eerste mailing gaat dan de deur uit. Ik ben een communicatie-bureautje begonnen dat zich o.a. richt op financiele instellingen. De mailing bestaat uit een brochure en een begeleidende brief. Ik denk alleen dat dat niet genoeg is om "te blijven hangen". Ik zat zelf te denken aan een aanbieding dat als men in de maand april/mei klant wordt men 10% korting op de factuur krijgt. Hebben jullie nog andere ideeen?

 

Groeten,

 

Susanne

 

 

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Als communicatie bureau hoef je toch geen communicatieadvies te vragen aan niet-communicatie mensen op HL?

 

Maar goed, een brochure en begeleidende brief is wat mager. Communicatie is jouw vak. Laat ze een poepie ruiken! Laat zien dat jouw communicatie werkt!

 

Stuur ze bijvoorbeeld een champagnekurk met de uitnodiging om tijdens een kennismakingsgesprek de oprichting van jouw bureau te vieren. Als dank mogen ze de bijbehorende fles met inhoud natuurlijk houden...

 

Mooi vormgegeven heeft het in ieder geval meer impact dan een brochure, lijkt mij.

 

[djluc]

Vertel eens wat over je bedrijf, waarmee onderscheid je jezelf? Ben je super goedkoop, heb je een super team aan communicatie-specialisten of heb je nog iets heel anders?

[Suzie4comm]

Je hebt helemaal gelijk als je zegt dat ik geen communicatieadvies moet gaan vragen aan leken op dat gebied :) Maar waar het mij met name om gaat is of ik uberhaupt een aanbieding moet betrekken in mijn mailing. Is mijn doelgroep daar gevoelig voor? Zo ja, waar moet ik dan aan denken.

 

Ik ben een communicatiebureau begonnen op het gebied van HR-communicatie. Je kan dan denken aan arbeidsvoorwaarden-, interne-, verander-, pensioencommunicatie. Qua materie niet echt spannend dus. Mijn doelgroep zijn werkgevers die door middel van goede communicatie over het arbeidsvoorwaardenpakket hun medewerkers aan zich willen binden. USP is kennis van zaken en ervaring.

 

Groeten,

 

Susanne

[djluc]

Je kan een gratis gesprek aanbieden, waarbij je de huidige communicatie analyseert? Korting geven hoeft niet altijd, als het niet nodig is in principe niet doen.

[Suzie4comm]

Dat is een goed idee. Ik denk namelijk dat mensen enigzins terughoudend zijn om de telefoon te pakken en een afspraak te maken. Een gratis afspraak neemt die drempel misschien iets weg.

 

Bedankt voor de tip! Mocht je nog meer ideeen hebben, dan houd ik mij aanbevolen :)

 

Groetjes,

 

Susanne

[Micha van Veen]

Gratis en vrijblijvend gesprek werk inderdaad uitnodigend. Ik heb ooit voor een ICT firma een mailing ontwikkeld waarin we een gratis en vrijblijvende netwerkinventarisatie aanbieden. Met daaruitvolgend een rapport met punten welke verbeterd konden en soms moesten worden.

 

Misschien dat jij ook een soort analyse kan aanbieden in een huidige situatie, met vervolg rapportage. Het voordeel is dan dat je bij een tweede keer het rapport persoonlijk kan toelichten en jezelf kan aanbieden als direct inzetbare oplossing.

[TwaBla]

 

Ken je / heb je connecties bij de bureaus die interne communicatie verzorgen? Mik je op interne communicatie of HR direct? Wellicht kun je iets concreters bieden, bijvoorbeeld toegang tot een besloten adviesblog waar actuele ontwikkelingen op jouw terrein gevolgd worden. Bij Melcrum kun je vrij veel vinden.

[Suzie4comm]

Hoi,

 

Kan je je nog herinneren hoe hoog het responspercentage op die mailing was? Mijn mailing gaat namelijk uiteindelijk naar 700 adressen, als er 10% reageert (misschien erg hoog, maar het zal maar gebeuren) dan praat je over 70 gesprekken en rapporten. Zowiezo heb ik besloten om eerst 200 brieven de deur uit te doen om de reacties af te wachten.

 

Groetjes,

 

Susanne

[Suzie4comm]

Jullie brengen me op ideeen! Ik richt mij met name op bedrijven die geen communicatiemedewerkers in dienst hebben, dus een toegang tot een dergelijke blog zou niet veel effect hebben. Maar waar ik nu aan zit te denken is een besloten gedeelte op m'n website waar klanten actuele (en specifieke) info op hr en communicatie gebied kunnen vinden. Maar dat is dus wel iets voor bestaande klanten....

 

Groeten,

 

Susanne

[TwaBla]

Overweeg die 700 mensen uit te nodigen voor een online enquete waarvan de resultaten zowel opgeteld (rapport) als persoonlijk (gesprek op basis van individuel resultaten) teruggekoppeld kunnen worden. Het onderzoek dient tevens om je kennis te etaleren en je communicatievaardigheid. Ben je in staat goede vragen te stellen en de antwoorden op een duidelijke manier te verwerken in een rapportage.

 

Er zijn instellingen die aan zulke benchmarks geld verdienen. ;)

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Ik zou er geen 200 ineens versturen. Als het succesvol is, ga je ten onder aan je eigen ambitie. Ik bedoel dit:

 

 

Stuur eens 10 mailings naar bedrijven waar je graag voor wilt werken. Bel die 10 in de week erna op om reaktie te peilen en proberen een afspraak te maken. Stel dat het je lukt om drie afspraken te maken. Je agenda ziet er dan als volgt uit:

 

Week 1

10 mailings versturen

 

Week 2

10 mailings versturen

10 adressen nabellen van vorige week

 

Week 3

10 mailings versturen

10 adressen nabellen van vorige week

Drie afspraken afgaan

 

Week 4

10 mailings versturen

10 adressen nabellen van vorige week

Drie afspraken afgaan

Drie rapporten schrijven

 

Week 5

10 mailings versturen

10 adressen nabellen van vorige week

Drie afspraken afgaan

Drie rapporten schrijven

Drie rapporten presenteren

 

Week 6

10 mailings versturen

10 adressen nabellen van vorige week

Drie afspraken afgaan

Drie rapporten schrijven

Drie rapporten presenteren

Drie nieuwe opdrachten uitvoeren.....

 

AGENDA VOL!

 

Bovenstaand is slechts een optimistisch voorbeeld. Wellicht haal je geen 3 afspraken/rapporten uit 10 mailings. Maar begin er eens met 10. Bepaal je respons en verhoog/ verlaag het aantal mailings per week dat je verstuurt.

[Micha van Veen]

Ik geloof dat de directe reactie vanuit de mailing 3% was. En dat daaropvolgend d.m.v. nabellen, opnieuw versturen en klanten die het vasthielden tot een later stadium uitkwamen op ongeveer 6%. Het mooie hiervan was dat er ook een spreiding van aanvragen was. Dus de gehele IT afdeling was niet in een keer overbezet door de gratis analyses.

[Suzie4comm]

Ik heb inderdaad besloten om de mailing in verschillende batches te gaan versturen (zo'n 15-20 adressen per week). Uiteindelijk wil je genoeg tijd hebben om de gesprekken te kunnen voorbereiden en om kwalitatief goede rapporten af te kunnen leveren. Wat ik mij echter afvraag is of er ook bedrijven tussen zitten die op voorhand al weten dat ze niet met je in zee gaan maar toch willen profiteren van zo'n gesprek en gratis rapport.

 

 

[Micha van Veen]

Dat is het risico. Maar dat merk bij mezelf ook. Elke keer als ik zit met een startende ondernemer die een plan wil voor het opstarten van een markering campagne, krijgt in een oriënterend gesprek gratis advies van wat mijn visie is op zijn verhaal.

Leerzaam voor hem, maar verplicht hem niet om diensten af te nemen. Misschien kan je denken dat bij afname van diensten de adviezen/rapporten met terugwerkende kracht betaald moet worden?

Het voordeel van de rapportage persoonlijk toe te lichten is dat je gelijk jezelf kan presenteren als oplossing. Dus de klant hoeft zelf geen moeite meer te doen. Hij heeft de kennis en oplossingen aan zijn bureau zitten. En je kan ook besluiten om het rapport niet achter te laten.

 

[marcodees]

Hoidaar, je vraagt je concreet af of je een aanbod in je mailing moet betrekken. Het antwoord (ik heb echt heel veel direct marketing ervaring) is JA. Je moet een aanbod in je mailing betrekken. Doe je dat niet dan kan je prospect nergens ja of nee op zeggen. De kritieke vraag is natuurlijk wat dat aanbod zou moeten zijn.

 

10% korting is in zakelijke dienstverlening geen aanbod. Probeer je eens te verplaatsen in je prospect. Waarom zou hij/zij met je willen praten? Vanwege de korting? Niet echt he?

 

Je zou kunnen kiezen voor een branchegerichte benadering op basis van een algemene/gekende problematiek. Dus: zoek een branchegerelateerde problematiek (bijvoorbeeld het imago van bouwondernemers, de prijzenoorlog in de supermarktbranche of de klantgerichtheid van de overheid) waar jij een oplossingsrichting of een goede visie over hebt. Stuur je doelgroep een brief of een e-mail waarin die belofte doorklinkt en bel trouw achter elke verzending aan (en dan net zolang tot je je doel hebt bereikt) om een afspraak te maken om daar een uurtje (ja, natuurlijk gratis) van gedachten over te wisselen.

 

Misschien, heel misschien (een goede conversie ligt tussen de 10 en 20 %) mag je langskomen. En langskomen betekent kans op business.

 

Succes!

[Suzie4comm]

Jullie hebben gelijk: ik zal inderdaad een aanbod moeten doen in de mailing. Wat ik ga doen is aanbieden om tijdens een persoonlijk gesprek te praten over een aantal wettelijke wijzigingen die van toepassing zijn op mijn doelgroep. Tijdens het gesprek bied ik dan aan om kosteloos de communicatie op een aantal punten te toetsen en vervolgens te rapporteren. Ik kies er bewust voor om niet al in de brief te spreken over het gratis rapport omdat ik de bedrijven eruit wil filteren die alleen daarin geinteresseerd zijn. Het toetsen van de communicatie en rapporteren is namelijk best tijdrovend.

[marcodees]

Hi Suzie

 

Die aanpak is prima! En onthoud... gratis is niet altijd goed, want ze zeggen wel 'when you peanuts, you get monkeys'.

 

Een kosteloze intake is wel OK (vanwege de new business aspecten die eraan zitten) maar een rapport kun je gemakkelijk een Quickscan noemen en bijvoorbeeld voor 250 euro verkopen. Daar haal je je kosten er niet mee uit, maar het geeft je wel een mogelijkheid om straks je rapport met de prospect te gaan besrpeken. Want je gaat het natuurlijk niet opsturen, maar je komt het persoonlijk toelichten, waarbij je ook een communicatie-plan-van-aanpak voorstelt (inclusief een globale kostenraming).

 

Je zit op het goede spoor. Nu is het gewoon een kwestie van DOEN.

 

Succes!

 

Marco

[Suzie4comm]

Thanks! Ik moet wel zeggen dat het nu wel erg spannend wordt. Je kan maanden voorbereiden etc. maar als het moment supreme dan daar is dan is dat wel even slikken en moet je er simpelweg voor gaan! Maar dat is volgens mij juist het leuke van het ondernemerschap: je moet altijd je beste beentje voor zetten en je weet nooit waar je aan toe bent.

 

Als het een daverend succes wordt dan laat ik het jullie weten! En als het een grote flop wordt dan kom ik terug voor tips :)

 

Groetjes,

 

Susanne

[Romano Sandee]

Hallo allen,

 

Ik plak mijn vraag hier ook maar aan vast, ik heb twee weken terug een grotere mailing (170 brieven) verstuurd en ik ben dinsdag begonnen met nabellen. Echter merk ik bij de grotere bedrijven, ik vast kom te zitten bij de directiesecretaresse van degene waaraan je de brief hebt gestuurd. Mijn vraag is hoe je eigenlijk het beste door deze "filter" heen komt? Iemand een idee of ervaring hoe je dit het beste kunt doen?

 

Groet,

 

Romano Sandee

[TwaBla]

 

Die secretaresse is degene die de post filtert. Zij/hij dondert alle ongevraagde reclame weg, tenzij het mogelijk relevant is. Als ze jouw aanbod relevant vonden/vinden, word je waarschijnlijk wel doorverbonden.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

 

...Mijn vraag is hoe je eigenlijk het beste door deze "filter" heen komt? Iemand een idee of ervaring hoe je dit het beste kunt doen?

 

 

Die filter is er met reden. Anders kan de directeur niets anders dan de hele dag telefoontjes beantwoorden ;)

 

Je filter kun je vragen of zij denkt dat het bedrijf mogelijk geinteresseerd is in je aanbod. Zo nee, einde discussie, volgende prospect. Zo ja, dan vraag haar advies over hoe dit aan te pakken. Vaak is het dat de directeur andere prio's heeft dan naar jou luisteren. Dus de truc is je filter te gebruiken om een hogere prio te krijgen bij haar directeur. Hoe? Tjaaa.... ;)

[Rikkert Walbeek]

Op mijn blog heb ik hier een artikel over geschreven met als titel: “De ‘barrière’ die secretaresse heet”.

 

De strekking is om de secretaresse niet als ‘barrière’ te zien en haar/hem dus ook niet omzeilen. Maar om er juist gebruik van te maken.

 

Hoe?: http://www.salesiseenvak.nl/de-%e2%80%98barriere%e2%80%99-die-secretaresse-heet/

 

 

 

[ironny]

Romano,

 

Mijn tip: vriendjes worden met de secretaresses. al je charmes uit de kast gooien. Haar nooit behandelen alsof je haar niet nodig hebt en alleen zaken wilt doen met de directeur. Precies als Fred zegt, zij zijn er juist voor omdat deze van "zinloze" gesprekken af te houden...bij de secretaresse begint je verkoopgesprek. Haar inpakken dus met een goed verhaal en je komt er langs.

 

Groet, Ronny

 

[Romano Sandee]

Dank jullie wel voor jullie tips, ik zal eens kijken hoe ik dit in de praktijk het beste kan gaan toepassen.

 

Groet,

 

Romano Sandee

[Peter30]

Hallo allen,

 

Ik plak mijn vraag hier ook maar aan vast, ik heb twee weken terug een grotere mailing (170 brieven) verstuurd en ik ben dinsdag begonnen met nabellen. Echter merk ik bij de grotere bedrijven, ik vast kom te zitten bij de directiesecretaresse van degene waaraan je de brief hebt gestuurd. Mijn vraag is hoe je eigenlijk het beste door deze "filter" heen komt? Iemand een idee of ervaring hoe je dit het beste kunt doen?

 

Groet,

 

Romano Sandee

 

Toevallig heb ik veel ervaring met deze problematiek :) Heb vanuit de universiteit een onderzoek gedaan naar reorganisaties en moest dus een enquete houden van 15 tot 30 minuten met de hoogst verantwoordelijke van de organisatie.

In dit geval is het echt een kwestie van 'de aanhouder wint'. Allereerst moet je van tevoren een brief sturen die er betrouwbaar en persoonlijk uitziet. Dus een handtekening eronder en achter de naam van de directeur zien te komen en hem of haar daarmee aanschrijven. Het is handig om in de brief al te vermelden dat het belangrijk is en dat je nog contact zult opnemen.

Als je dan 4 dagen later belt (niet te snel maar ook niet te lang wachten) kun je het beste vol zelfvertrouwen naar de desbetreffende persoon vragen. De secretaresse zal vragen waarom het gaat. Probeer haar te overtuigen dat je toch die persoon nodig hebt.

Hou een lijst bij (excel) met de namen/bedrijven die je benaderd hebt en zet achter een naam 3 of 4 vakjes. Elke keer dat je de persoon niet te pakken hebt gekregen zet je een kruisje. Zit je op het maximum dan kun je beter stoppen.

 

Je hebt verschillende types secretaresses, de vrolijk flirterige en de drukke sjacharijnige. Bij de laatste zakelijk en volhardend zijn en bij de eerste zoals eerder genoemd is wat grapjes maken en wat persoonlijker zijn.

 

Wij hadden een zeer hoge respons met deze manier. (ik bedoel dan ook het te spreken krijgen van een directeur).

 

Heb o.a. op deze manier directeur van TNO te pakken gekregen.