Rechtsgeldigheid digitaal (klanten)dossier

[MarjaR]

Wij leveren een webapplicatie aan non-profitorganisaties en kleinzakelijke gebruikers.

 

Na het plaatsen van een bestelling sturen wij een licentieovereenkomst e.d. op papier naar de betreffende klant ter ondertekening.

Na ontvangst van de ondertekende documenten (en na betaling van de bijbehorende factuur) gaan wij over tot levering.

 

Tot op dit moment archiveren wij alle ondertekende documenten in mappen, maar met het groeien van het aantal klanten worden dit natuurlijk steeds meer mappen met papier waar je verder eigenlijk nooit meer iets mee doet.

 

Wij overwegen nu om dit papieren archief om te zetten in een digitaal archief, door alle ondertekende overeenkomsten te scannen en op die manier te bewaren.

De originele papieren versie zouden we dan dus willen weggooien. Dat zou lekker opruimen hier in de kast!

 

Maar dat betekent dat we niet meer de originele overeenkomsten + handtekening van de klanten hebben, maar alleen nog de gedigitaliseerde versie daarvan.

 

Is het verplicht om de originele papieren versie van contracten e.d. te bewaren? Of is de gedigitaliseerde versie ook rechtsgeldig?

[Edward]

De rechtsgeldigheid van een overeenkomst - tenzij het gaat om notariële akten - wordt niet bepaald door de aard van het document, maar de wijze waarop deze tot stand is gekomen. Het document zelf dient alleen maar als bewijsstuk. Aan een origineel zal als bewijsmiddel meer gewicht worden toegekend, dan aan een gescande versie van het document. De vraag is echter wanneer dit ter discussie staat? Juist, pas bij een rechter. Bedenk daarbij dat niet alleen het document bepaalt wat er over en weer aan verplichtingen is aangegaan, maar ook de prestaties die zijn geleverd.

 

Allesbepalend is de vraag hoe groot het risico is wanneer een klant een contract ter discussie gaat stellen. Wanneer de overeenkomsten afzonderlijk het bestaan van de onderneming niet in gevaar brengen, dan is het zeker het overwegen waard om alles te digitaliseren. De overeenkomsten die echt een grote waarde vertegenwoordigen zouden daarvan uitgezonderd kunnen worden.

[MarjaR]

Bedankt Edward, daar kan ik iets mee.