Boekhouden alleen volstaat niet!

[Iceman]

In het artikel "Boekhouding; een zegen?!" wordt aangegeven hoe belangrijk het is om een goede boekhouding te hebben. De boekhouding geeft namelijk veel belangrijke informatie over de financiële positie van een onderneming.

De boekhouding op zich zal alleen volstaan indien een onderneming slechts één product maakt, waaraan alle kosten toegerekend kunnen worden. Indien een onderneming meerdere producten maakt, zal het door middel van de boekhouding heel moeilijk te achterhalen zijn welke kosten er nu voor welk product zijn gemaakt. Dit is belangrijk om te weten om na te gaan welke producten er winstgevend zijn en welke niet. Om dit te kunnen bepalen zullen de producten van een de goede kostprijs voorzien moeten zijn.

Om een goede kostprijs te kunnen bepalen zal er nagegaan dienen te worden welke activiteiten er ten behoeve van de producten worden uitgevoerd. Bij kleine ondernemingen zal dit eenvoudiger zijn dan bij grote ondernemingen. Bij elke activiteit die er gedefinieerd is, zal een overzicht van de kosten gemaakt dienen te worden.

Daarna kan er bepaald worden wat de kostenveroorzakende factoren zijn voor de activiteiten. Dat wil zeggen: er dient een bepaalde kwantitatieve maatstaf bepaald te worden op basis waarvan de kosten zullen worden toegerekend aan de producten. Of in geval van dienstverlenende bedrijven; aan de klanten.

Op deze wijze vindt er een veel betere berekening plaats van de kostprijs per product dan dat er zal plaatsvinden bij een kostprijscalculatie op basis van de gegevens uit de boekhouding. Immers bij deze laatste wijze van kostprijscalculatie zullen de totale kosten die gemaakt zijn door middel van directe man-uren of machine uren toegerekend worden aan de producten. Op deze wijze wordt er geen rekening gehouden met kosten van ondersteunende activiteiten en eventuele in- en omstelkosten van machines.

Het lijkt op zich redelijk eenvoudig op de manier zoals ik het hierboven beschreven heb, echter komen er in de prakrijk wat meer complicaties om de hoek kijken. Het is alleen niet te doen om dit allemaal in een artikel te beschrijven. Maar het doel van dit artikel is alleen, dat het naast het voeren van een boekhouding ook noodzakelijk is om niet-financiële maatstaven (kostenveroorzakende factoren) te bepalen en die te koppelen aan alle activiteiten die er in een onderneming worden uitgevoerd.

[Mikky Vrolijk]

Iceman,

Je doet je email naam eer aan!

[Peter PMPAdvies]

Beste Iceman,

 

Je heb gelijk een boekhouding alleen kan op den duur te weinig sturingsinformatie opleveren.

 

Het artikel "Boekhouding, een zegen" is geschreven om aan te geven dat het voeren van een boekhouding, naast het voldoen aan de diverse administratieve verplichtingen, ook een nuttige bezigheid kan zijn. Ik kom in de praktijd veel kleine ondernemers tegen die hun boekhouding als een vervelende verplichting beschouwen (met zodoende een achtergesteld belang). Het artikel is er toe bedoeld deze mensen te overtuigen van het nut van de boekhouding bij het sturen van de onderneming. De stap naar management accounting (het vakgebied waartoe de exercities die jij beschijft behoren) volgt wat mij betreft op het op orde hebben van de financiële administratie en het kunnen begrijpen van de rapportages die hieruit volgen.

 

Binnen de boekhouding bestaan er mogelijkheden om overhead door te bereken aan de de diverse produkten/ diensten/ projecten d.m.v. een kostenplaatsen administratie. Dit is een extra “uitsplitsingsmogelijkheid” naast de bestaande grootboekrekeningen. Daarnaast is het ook mogelijk de diverse opbrengsten en kosten die direct gerelateerd aan de diverse produkten/ diensten/ projecten per opbrengsten soort te administreren binnen een kostendrageradministratie (wederom een extra uitsplitsingsniveau).

Als een ondernemer een nette financiële administratie voert en deze verdiepingsniveau’s heeft aangebracht, is de ondernemer al een heel einde in het begrijpen van de onderneming en de kosten- en opbrengstenstructuur van de onderneming. Het voordeel van het meenemen van deze verdiepingsniveau’s binnen de boekhouding is dat het inboeken en rapporteren in een moeite mee doorkan met het voeren van de administratie. Meestal zie je dit type financiële administratie bij de al wat grotere ondernemingen (wat niet wegneemt dat het voor de kleinere ook heel nuttig kan zijn).

 

Wat ik veel tegenkom is dat zodra ondernemers betrokken raken bij hun financiële administratie, zij vanzelf gaan stoeien met de uitkomsten en zo zonder zich daar direct bewust van te zijn management accounting “plegen”. Stap 1 is naar mijn mening dus wel de betrokkenheid bij de (uitkomsten van) de administratie.

 

Als hier interesse voor is wil ik best een keer wat meer schrijven over de genoemde verdiepingsniveau’s binnen de financiële administratie en de mogelijkheden die er zijn deze informatie extracomptabel (: buiten de boekhouding om) verder te bewerken tot sturingsinformatie (management accounting).

 

Maar concluderend…. Je heb gelijk ;)

 

 

Met vriendelijke groet,

 

Peter Fechter