Nieuwe accountant, recht overdragen administratie

[ScsHigh]

Ik heb een vraag over de regelgeving of de algemene gang van zaken bij het overdragen van gegevens naar een nieuwe boekhouder.

 

Wij zijn met een stevige discussie over de berekende bedragen bij het vorige accountantskantoor weggegaan.

 

Even kort:

Het gerenommeerde kantoor is gewend uurtjes te schrijven, maar wij hadden een afspraak en offerte met een vast bedrag.

Na de vorige overschrijding was afgesproken, dat een deel gecrediteerd wordt en dat in het vervolg tot het afgesproken bedrag gefactureerd zou worden.

Na afronding boekjaar en opmaken rapportage dit jaar was de overschrijding weer duizenden euro's.

Toen wij de zaak op een rij hadden gezet, bleek helaas dat er ook al meer dan het afgesproken bedrag was betaald.

Uiteraard ging de discussie daarna of het "meerwerk" wel of niet in het offerte bedrag hoort.

Na overleg en diverse slinkse "spelletjes" (korting op volgende 2 jaar en ALS doorgaan dan kwijtschelden verschil) heb ik mijn heil elders gezocht en heb bij hun een claim neergelegd voor het teveel betaalde bedrag.

 

Maar hoe zit het nu met de administratie?

Ik heb mijn stukken retour en er is een jaarrapportage en belastingopgave gedaan.

Het gaat mij om de stukken die van het één naar het ander leiden.

Bijv. gedetailleerde stand van afschrijvingen e.d.

Aansluiting crediteuren/debiteuren was al jaren totaal verschillend van mijn eigen interne administratie, daar wil ik zo-i-zo schoon mee starten.

 

Ik vind dat ik daarvoor betaald heb, zij zullen uiteraard vinden dat eerst het restant betaald moet worden.

 

Misschien de nieuwe accountant zonder, maar ik wil even weten hoe ik sta.

 

Graag reactie

S.

[renep]

Ik weet niet precies hoe het zit, maar volgens mij zijn er in de accountantsbranche afspraken over de dossieroverdracht wanneer een klant switcht. Ik weet in ieder geval dat mijn nieuwe accountant schriftelijk bepaalde stukken opvroeg bij de oude accountant toen ik een paar jaar geleden switchte. Je nieuwe accountant weet hoe dat zit en zal het wel regelen.

 

Dat je administratie al jaren niet aansluit is natuurlijk ook je eigen verantwoordelijkheid. Normaalgesproken wordt je administratie minstens een keer per jaar bijgewerkt door je accountant, of krijg je naposten die je zelf moet invoeren.

[smart4u]

Volgens de gedrags en beroepsregels van accountants, mag een nieuwe accountant alleen een opdracht accepteren als de andere accountant geen bezwaren heeft. Dit heet collegiaal overleg. Als hij wel bezwaren heeft, moet hij dit onderbouwen. Deze bezwaren gaan overigens over aanwijsbare criminele activiteiten, fraude, witwaspraktijken, enzovoort. Het nog open hebben staan van een declaratie of factuur is geen bezwaar.

 

Een accountant is veroordeeld tot het samenstellen van een dossier, waarin hij aantekeningen bijhoud en specificatiesmaakt van balansposten, de winst- en verliesrekening en de daarbij samenhangende fiscale aangiften. In dit dossier mogen alleen kopieën zijn opgenomen en geen orignele documenten uit de administratie. Het dossier blijft te allen tijde het eigendom en bezit van de accountant. De financiele administratie en documenten daarentegen zijn het eigendom en bezit van de ondernemer. Door alleen kopieën te mogen hebben in het dossier, kan hier nimmer een discussie over bestaan. De financiele administratie is immers altijd compleet.

 

Gebruikelijk is overigens wel dat accountants onderling, tijdens het collegiale overleg, inzage hebben in elkaars dossiers. Hierbij wordt vaak geen inzage verleend in het adviesdossier, maar wel in de specificaties materiele vaste activa, openstaande posten crediteuren en debiteuren of een beginbalans voor het nieuwe jaar (is altijd gelijk aan de eindbalans van het voorgaande jaar en de jaarrekening).

 

Met betrekking tot controles in de toekomst is het dan ook raadzaam om dossiers te verkrijgen van de voorgaande jaren, omdat hierin de aansluiting is opgenomen tussen de rapportage en jouw financiele administratie.

 

Mocht je er overigens niet uitkomen, dan is er de nog de mogelijkheid voor het starten van een tuchtzaak. Afhankelijk van het opleidingsniveau van de accountant (AA of RA) moet je naar de NOvAA of Nivra hiervoor.

 

Succes met het weer opstarten van de administratie en de zoektocht naar een andere accountant!