Proforma factuur voldoende?

[EvertS]

Naar mijn klanten stuur ik een proforma factuur als ze een offerteaanvraag hebben gedaan. Als de betalling binnen is stuur ik ze de producten met een pakbon.

 

Moet ik nu ook nog een normale factuur sturen?

 

Ik kreeg namelijk net een klant aan de lijn die zich afvroeg waar de factuur van een order bleef die al maanden geleden afhandeld is met een proformafacuur.

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Waarschijnlijk is je pro forma factuur niet genummerd (anders is het een echte factuur). Dus alleen al om je administratieve verplichtingen zou je al een echte factuur moeten nasturen....

[Pukje Piet]

Volgens mij is een proforma factuur bedoelt als voorbeeldfactuur. Deze kan wel een nummering hebben maar is afwijkend van je normale factuurnummering.

Bij aflevering van je product(en) zou ik ipv een pakbon de definitieve factuur doen.

[ecofin]

Evert,

 

Een Proforma factuur is zoals het woord al zegt een factuur "voor de vorm". Vrij vertaald zou je kunnen stellen "als ik een echte factuur zou sturen zou deze er zo uitzien". Het sturen van een dergelijke factuur is alleen bedoeld voor de informatie die er op staat. De factuur moet danook duidelijk voorzien zijn van de term "ProForma" en heeft geen enkele rechtskracht noch voor de verzender noch voor de ontvanger. Derhalve nooit betalen op basis van een dergelijke factuur.

 

John

[Iwan van Geelen]

Pro forma facturen komen zeker bij internationaal ondernemen regelmatig voor maar daarna dien je zeker de normale factuur sturen.

[EvertS]

Bedankt voor de reacties.

 

Ik nummer mijn proformafacturen al met mijn normale factuurnummering. Zou dit op enige manier een probleem kunnen opleveren?

 

Dit doe ik in de veronderstelling dat een proforma factuur vooral bedoeld is om te zorgen dat de betaling duidelijk herkenbaar is als deze binnen komt en dat er duidelijkheid is over de goederen die hiervoor geleverd gaan worden.

 

Bij vooruitbetaling is dit zover ik weet de enige goed werkende manier, of je moet met ondertekende opdrachtbevestigingen gaan werken, maar dat ondertekenen via email blijft toch omslachtig.

 

Ik zal voortaan wel altijd de echte factuur gaan meesturen naast de pakbon, dat lijkt mij inderdaad wel verstandig.

[ecofin]

De nummering lijkt mij geen probleem indien:

- op de factuur duidelijk staat "Pro forma"

- de nummering dezelfde is als de echte factuur

 

John

[EvertS]

Ik heb nog 1 aanvullende vraag. Als ik een proformafactuur ontvang en betaal in december en vervolgens in januari de producten ontvang en de echte factuur krijg met de factuurdatum in januari...

 

moet je deze factuur dan in december of in januari boeken. De betaling is namelijk in december gedaan, maar de factuurdatum is bepalend. Bovendien worden de artikelen niet meegenomen in de voorraadtelling eind december....

 

I

[ecofin]

Je moet je niet te veel vastpinnen op data. Of wel of geen goederen zijn ontvangen of wel of geen factuur is ontvangen is slechts secondair.

Een balans behoort aan te geven over welke zaken een economisch risico wordt gelopen; in welke gevallen verplichtingen zijn aangegaan, etc.

 

Dus:

 

goederen besteld in december en nog niet ontvangen; daarnaast ook nog geen factuur ontvangen? Simpel: gewoon inboeken met b.v.

 

Nog te ontvangen goederen

Aan Nog te betalen facturen

 

Op het moment dat de goederen worden ontvangen boek je (in 2008)

Voorraad goederen

Aan Nog te ontvangen goederen

 

Op het moment dat de factuur wordt ontvangen (in 2008) boek je:

Nog te betalen facturen

Aan Crediteuren

 

Van de (vooruit)betaling in december boek je:

 

Vooruitbetalingen

Aan Bank

 

en in januari

 

Crediteuren

Aan Vooruitbetalingen

 

Op deze wijze loopt alles keurig zoals het moet lopen. alle rechten en verplichtingen zijn keurig geboekt en lopen vervolgens in 2008 allemaal weer netjes weg.

 

(wat een vak, hé)

 

John

[Span0120]

mag een proforma factuur wel in de crediteurenadministratie geboekt worden?

[Joost Rietveld]

wat versta je onder een pro forma factuur? Welke leveringen en/of diensten heb je verricht en waarom dan niet meteen een normale factuur uitreiken?

 

groet

Joost

[Span0120]

Wij hebben een proforma nota ontvangen voor een vooruitbetaling mbt evenement.

Ik heb deze " nota" geboekt in de crediteurenadministratie om dit via de normale betalingsrun te kunnen betalen.

Deze nota zonder BTW geboekt!

 

[Joost Rietveld]

Als je vooruitbetaalt, dan is dit gewoon een normale nota. Lijkt mij ook dat er BTW op staat (?).

Die kun je gewoon nu al terugvragen. De zakenrelatie moet die immers ook nu al afdragen.

 

De term pro forma factuur is wat ongelukkig. Dit is gewoon een voorschotnota.

 

groet

Joost

[Wouterjan_]

Als je een Proforma factuur hebt gekregen en je de dienst of product is geleverd. Dan krijg je toch altijd nog een uiteindelijke factuur? Of zie ik dat verkeerd?

[4711]

In sommige landen hebben ‘pro-forma’ facturen een bepaalde status (men moet in sommige situaties deze uitreiken, daar aantekening van houden en/of deze nummeren etc). Maar in NL is dat niet zo. Eigenlijk bestaan zij niet, het is gewoon een ‘kladje’ of een specificatie van een bedrag of dergelijke.

 

Het is wel zo dat een factuur op zich niet “factuur” genoemd hoeft te worden. Deze mag ook “nota” of “declaratie” of iets anders heten, als de vereist gegevens er maar opstaan.

 

Dus je zou kunnen zeggen dat een document dat “pro-forma factuur” heet en verder alle nodige gegevens bevat (nummer, datum, omschrijvingen, naw-gegevens, BTW-nummer, bedrag van BTW etc) voldoet aan alle factuureisen.

Maar meestal krijg je inderdaad een ‘echte’ factuur (die dan dus “factuur” heet). Ik vind ook dat de leverancier het zichzelf en de afnemer moeilijk maakt door dit soort onduidelijke documenten te sturen. Persoonlijk zou ik het dan ook niet doen.

 

[Span0120]

de proforma was in het teken van een voorschot

De dienst is nog niet geleverd

[Hermes Ratgers]

De pro forma factuur zou je als volgt kunnen boeken:

Nog te ontvangen facturen

Aan crediteur (wel bedrag incl BTW)

 

Dan kan hij in de betaling mee gaan.

[Span0120]

zo heb ik dit inderdaag geboekt

Bedankt voor de reactie

[djluc]

Veelal is het gewoon omzetbelasting ontwijking toch? Proforma sturen en dan pas bij betaling de echte factuur overhandigen? Mag niet lijkt mij maar het gebeurt wel?

[4711]

Mag niet lijkt mij maar het gebeurt wel?

 

Jawel, als er maar (nog) geen prestatie geleverd is.

Op het moment van betaling is de leverancier wel de BTW over de vooruitbetaling verschuldigd en moet hij dus een factuur hiervoor maken.

 

Maar om het bedrag van een (gewenste) vooruitbetaling te specificeren (in een email, een brief of middels een 'pro-forma'), daar is niets mis mee. De afnemer hoeft overigens deze specificatie helemaal niet 'te boeken' op een bepaalde wijze: hij kan gewoon geld overmaken (maar wel duidelijk vermelden waar de vooruitbetaling over gaat, natuurlijk).

[djluc]

Ik vraag me dat af dus, is het niet gewoon zo dat je moet factureren op het moment dat er een overeenkomst is bij vooruitbetaling? Ondernemers die met die pro-forma factureren werken hoeven anders nooit BTW voor te financieren terwijl dit bij ondernemers met een echte factuur wel zo is?