Jump to content
Arjan Schipperus
Verberg

Get organised...

vraag

Door de groei die wij doormaken, kost het steeds meer tijd om onze bedrijfsprocessen in de hand te houden. De controle op (tijdige en volledige) vastlegging, controle en rapportage neemt een steeds groter deel van mijn tijd in beslag. Om enig overzicht te bewaren werk ik met een excel sheet en takenlijst waarin de diverse processen en reminders staan. Dit is in 2003 nog vol te houden, maar begin 2004 wil ik hier een oplossing voor hebben.

 

Ik zoek een applicatie waarin ik checklisten op kan stellen voor onze bedrijfsprocessen. Een standaard proces (zoals het opstellen van een BTW aangifte) wordt één keer vastgelegd. Een kloon van het proces wordt aan een klant gekoppeld. Deze combinatie van proces en klant wordt vervolgens in de taaklijst van een medewerker geplaatst (liefst browser gestuurd…) en de medewerker krijgt een e-mail met de nieuwe acties.

 

Enige weerstand bij medewerkers tegen het gebruik hiervan is te verwachten, aangezien zij hiermee constant op hun vingers worden gekeken. De applicatie moet ook voor hen voordelen bieden en niet hinderen in hun werkzaamheden. Medewerkers krijgen veel vrijheden bij in het indelen van hun werkzaamheden. Tevens moet een toegankelijke visuele interface ervoor zorgen dat het gebruik ervan weinig tijd in beslag neemt.

 

De applicatie biedt minimaal de volgende rapportagemogelijkheden:

-   Controle op het halen van deadlines.

-   Als je voor processen een standaard tijdsbesteding bepaalt, kan je aan het begin van een periode over/onderbesteding voorspellen.

-   Productiviteit van medewerkers

 

Als de stappen in ieder proces toegelicht worden, heb je een digitaal handboek van je onderneming! (Leestip: ‘De succesfactor’ van Michael E. Gerber).

Behalve bij onszelf heb ik meerdere organisaties gezien die hier gebruik van zouden kunnen maken. Het betreft zakelijke dienstverleners met max 50 medewerkers:

-   Communicatiebureau waar 5 opdrachten tegelijk lopen en iedereen (tijds)afhankelijk is elkaar.

-   Marktonderzoeksbureau waar 25 medewerkers in teams aan 15 opdrachten werken en deadlines gehaald worden door diep in de nacht door te werken.

-   Telecomreseller waar 35 individuele verkopers offertes niet navolgen, omdat ze te druk zijn met de volgende lead.

De toegevoegde waarde: Je bent niet langer afhankelijk van de persoonlijke discipline van medewerkers bij het tijdig leveren van een dienst aan de klant. Je hebt altijd overzicht in de voortgang van je processen, waardoor je als ondernemer meer rust hebt en de foutkans vermindert.

 

Het systeem zou eenvoudig uit te breiden moeten zijn met relatiebeheer, tijdregistratie, financiële administratie enz… Of zou gekoppeld moeten kunnen worden aan bestaande systemen. Dit lijkt een beetje op de workflow module van E-synergy van exact, maar die is veel te zwaar voor een organisatie van onze omvang.

 

Nu wil ik graag jullie expertise en ervaring consulteren voor een antwoord op de volgende vragen:

1 Bestaat deze applicatie al? Ik ben vast niet de eerste die dit bedenkt.

Stel dat deze applicatie niet bestaat, wil ik de tool ontwikkelen en op de markt brengen.

2 Kan je hiervoor een "niet bedrijfsspecifieke" tool ontwikkelen?

3 Welke features zouden jullie toevoegen / wijzigen / verwijderen?

4 Hoe schatten jullie de markt in?

5 Met welke partij(en) en technologieën ik deze tool zou kunnen ontwikkelen?

6 Waar ik op moet gaan letten?

 

Ik hoop dat HL me kan helpen om een tool te ontdekken/ontwikkelen die een verbetering kan betekenen voor onze dienstverlening (en die van anderen?).

 


May the wind always be at your back and the sun upon your face.

And may the winds of destiny carry you aloft to dance with the stars.

Link to post
Share on other sites

22 answers to this question

Recommended Posts

  • 0
  • Rate this answer

Arjan,

 

Ik heb het idee dat zoiets al bestaat, maar ik heb het ook nog niet kunnen vinden. Ik ben hier namelijk ook enige tijd naar op zoek geweest en zou het ook graag willen gebruiken! Zeker als het browser gestuurd kan worden, met e-mails, etc. Volgens mij bieden sommige "online offices" zulk soort taken aan, maar diegene die ik heb bekeken zijn erg "basic" en bieden niet aan wat ik wil. Ik was op zoek naar een echte planningstool namelijk.

 

Ik heb geprobeerd om hier als basis YABB (zoals dit forum) voor te gebruiken, maar dat voldoet ook niet. Ik heb ook een "echt" planningspakket uitgetest (Primavera), maar dat was echt veel te zwaar voor ons! En het ws een "offline" pakket.

 

Ik heb ook plannen gemaakt om hiermee aan de slag te gaan, maar heb dit wegens andere projecten die voortgang eisen, nog niet in werking gezet.

 

Ik ben erg benieuwd of hier een goede oplossing voor is met:

- Inzicht op verschillende levels over voortgang (medewerker, manager, MT)

- Takenlijsten voor personeel

- Aangeven prioriteiten (1 to 9 bijvoorbeeld)

- Archieffunctie voor alle stappen in het proces

- (Automatisch) herinneringen versturen aan medewerker/teamleider

- Taken indelen en plaatsen in een "groep" ipv toewijzen aan een individueel persoon (Er zijn altijd taken die door verschillende personen uitgevoerd kunnen worden. En een gemotiveerd team/medewerker zal die taken op zioch nemen)

- Voortgang van taak aangeven

 

Ik denk dat er zeker een markt is voor een tool die bedrijfsonafhankelijk werkt. Arjan, als je hier verder over wilt brainstormen/discussieren ben ik hier erg in geintereseerd!

 

Ronald


Passie voor ondernemerschap en crowdfunding en HL-er van het eerste uur.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

phpcollab is een interessant pakket, maar doet niet alles dat jullie willen.

 

Wel zijn er een heleboel applicaties die delen doen van wat jullie willen. Als je een beetje handig bent met php/mysql dan moet je met wat kunst vlieg en plakwerk hier een heel eind kunnen komen volgens mij.


HL-er van het eerste uur (& proud of it)

follow me on twitter http://www.twitter.com/dhettema

fuk spelvouten

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

(1) Je eerste vraag: er zijn voor bepaalde processen wel van dit soort pakketten te krijgen. Dan zit je voornamelijk in de sales georienteerde hoek. Saleslogix is er zo eentje. Die zit heel erg in de workflow hoek en zijn op zich niet erg sterk in planning. Ik weet niet of dit (inmiddels) webbased is. Tijd geleden dat ik het voor de laatste keer gezien heb.

 

(2) Op zich zou je hier best een generiek tool voor kunnen maken, echter het inrichten van zoiets voor een willekeurige bedrijfstak zou dan nog wel eens een hoop tijd kunnen innemen. Ik denk dat je het wel zult moeten doen, aangezien dit soort dingen bij elk bedrijf verschillende wensen zal opleveren.

 

(3) Ik denk dat heel veel mensen documenten aan dit soort dingen willen toevoegen. Goede feature, kost veel tijd om te ontwikkelen.

 

(4) Of er markt voor is? Ja ik denk het zeker wel. Probleem met generieke producten is dat je wel moet oppassen dat je het niet te moeilijk verkoopbaar maakt.

 

(5) Persoonlijk zou ik voor een technologie kiezen die goed integreert met legacy systemen. Het zou natuurlijk tof zijn als je zoiets gemakkelijk kan integreren met Exact ofzo (Exact Globe kent heel goede integratie mogelijkheden). Dit geeft je de mogelijkheid om het ook voor de wat grotere bedrijven in te zetten. Je gaat denk ik snel richting Xml voor dit soort integraties (ook voor Exact). Ik denk dat als je dit soort applicatie qua performantie een beetje goed wilt houden, je snel op Java of .NET uitkomt, en als ik even voor eigen parochie mag spreken, Java zal ontwikkelkosten drukken. De browsergestuurdheid is geen probleem, goed te realiseren.

 

(6) Tsja, waar moet je op letten. Een paar vragen van mijn kant:

- Als je nu zo'n pakket zou kunnen krijgen, wat heb je er (educated guess) voor over

- Je moet rekenen op behoorlijke ontwikkelkosten. De markt zal goed onderzocht moeten worden denk ik om te kijken of het genoeg geld op gaat leveren om die kosten te drukken

 

Persoonlijk ben ik in dit soort situaties erg voorstander van het volgende: probeer een aantal partijen bij elkaar te krijgen die dit probleem hebben. Los hiervan 1 onderdeel op en draag gezamelijk de kosten. Investering voor een compleet product zoals dit zijn toch redelijk hoog denk ik. Probeer zo snel mogelijk een werkend iets te krijgen zodat je meteen een return on investment hebt en je de markt kunt betreden.

 

Het lijkt hme leuk om hier verder over te denken. Denk dat het best een ok idee is.

 

groet,

 

alef

 


The New Motion - elektrisch rijden geregeld

Alef op Twitter

Alef op LinkedIn

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Dank voor jullie enthousiaste reacties. Zoals gezegd moet deze applicatie begin 2004 operationeel zijn en alle input/kritiek is welkom.

 

Ik heb jullie tips bekeken:

- saleslogix is puur verkoopgericht. Ik kom daar weinig procesbeheersing in tegen.

- phpcollab. Ziet er interessant uit, hoe zijn zij met standaardprocessen? Ken je iemand die hiermee werkt?

 

- Op download.com vond ik Smartworks. Een aardige tool, maar geen mogelijkheden om standaarden vast te leggen. Dus gewoon weer een actielijst.

- Compiere; ook een stap in de richting, maar gericht op productieomgevingen.

 

Voordat we tijd in dit project gaan steken, wil ik meer informatie hebben over bestaande mogelijkheden. Niet twee keer het wiel uitvinden en liever leren van andermans fouten. Waar vind ik iemand met kennis op dit gebied?

 

Ik verwacht een verkoopprijs te realiseren van €750, (asp, €15 per gebruiker per maand).


May the wind always be at your back and the sun upon your face.

And may the winds of destiny carry you aloft to dance with the stars.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Ik heb phpcollab zelf een tijdje gebruikt, ik dacht het een mooie online collaboration tool zou zijn voor mij en Mik in Nederland en Zweden enzo. Ik vind het programma wat omslachtig, vandaar dat ik het nu daar niet meer voor gebruik.

 

Voor specifieke projecten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van de nieuwe higherlevel.nl) gebruik ik het nog wel. Volgens mij is het een goede basis om op door te programmeren.


HL-er van het eerste uur (& proud of it)

follow me on twitter http://www.twitter.com/dhettema

fuk spelvouten

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Den,

 

Is het makkelijk te installeren/onderhouden? Heb je enig idee of de groep die er mee bezig is een beetje enthousiast is en blijft ontwikkelen?

 

Misschien moet ik het maar eens gaan uittesten....

 

Ronald


Passie voor ondernemerschap en crowdfunding en HL-er van het eerste uur.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

PHPCollab heb ik goede verhalen over gehoord. Ik zou persoonlijk hier niet zo snel voor kiezen voor een product als dit. Stel dat mensen functionaliteit willen om het te integreren met een en ander, dan is dat met PHP en dergelijke minder makkelijk. Daarnaast wil een bedrijf het misschien integreren in hun bestaande database systeem. Is PHP (en PHPCollab) volledig database onafhankelijk?

 

Puntje van aandacht: PHPCollab wordt gelicenseerd inder het GNU GPL (GNU General Public License), wat betekent dat je elke aanvulling op dit product ook opensource moet publiceren. Lastig dus...

 

Goed, dan even over die prijs. Stel dat je hetgeen hier aangedragen wordt from scratch zou moeten ontwikkelen ben je (kostprijs en hoge schatting) 50.000 euro kwijt. Je zult het dan 66 keer moeten verkopen om de ontwikkelkosten eruit te halen. Niet onhaalbaar zou ik zo op het eerste gezicht zeggen. Echter, je zit nog wel met overhead van verkoop e.d.

 

Een ander leuk idee: ofbiz (www.ofbiz.org) Is alleen platform, waar de functionaliteit die gevraagd wordt niet meteen inzit, maar wel een goede basis is...


The New Motion - elektrisch rijden geregeld

Alef op Twitter

Alef op LinkedIn

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Maar werkt het ook webbased?

 

Ronald

 

Zou ik hem anders zeggen? ;) Het is inderdaad webbased (al dan niet via MS Project Central, dat heb ik zo snel niet kunnen vinden). Wat er minder in zit volgens mijn collega zijn financiële planningen enzo. Maar daan zijn weer andere MS pakketten voor.

 

Wat wil je trouwens met webbased, bedoel je meer browserbased als in makkelijk, of wil je vanaf verschillende plekken erbij kunnen, dus meer als APS-dienst?

 

Ik heb trouwens nog wat rond gekeken (zeker een interessant onderwerp!), en toen vond ik nog wat interessante links.

 

Fortes, een Nederlands bedrijf dat bij Google zo omschreven staat: Web based project, knowledge and process management software that can be integrated with MS Project and SAP. Enschede, Twente, Netherlands. Geen idee over de kosten.

 

Zo even snel bekeken komt dit ook een eind in de buurt ResultsXP.

 

En via de Google cache kwam ik op deze pagina: OnProject.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Ik heb geprobeerd om alle genoemde pakketten even te bekijken. Corrigeer me als ik er overheen gekeken heb, maar ik mis een (voor mij) essentieel onderdeel nl. de standaard processen.

 

De meeste tools bieden de mogelijkheid om projecten tot in detail te plannen en toe te wijzen. Maar ieder project moet apart door de project manager opgebouwd worden. Een groot deel van onze processen zijn echter standaard. Ik wil met een druk op de knop deze (deel)processen in een takenlijst kunnen plaatsen. De nadruk ligt dus veel meer standaardisatie van processen, dan op uitgebreide mogelijkheden om samen een project te runnen. Ga ik hiermee voorbij aan de behoefte die anderen erin zien?

 

Volgens mij moet de kracht van deze applicatie verder liggen in de eenvoudige gebruikersinterface, waarin je een takenlijst bijhoudt. Voor het delen van documenten hebben wij een datastructuur op de server waar alle documenten openbaar op staan. Voor communicatie hebben we email en koffiepauze...

 

Volgens mij is dit iets waar veel ondernemers de mist in gaan. Ze hebben hun processen niet definieerd en het leveren van een goed product is gebaseerd op persoonlijke vaardigheden en toewijding. Om een goede dienst te kunnen schalen, heb je iets nodig om je dienst te standaardiseren. Daar wil ik deze tool voor gebruiken.

 

JD Edwards heeft een onderdeel dat voor administratieve taken checklijsten genereert. Niemand die kan zeggen dat ze een stap vergeten zijn, want ze hebben het zelf afgevinkt...

 

Mijn vragen:

- Is mijn "proces denken" te kortzichtig?

- Heb ik dit over het hoofd gezien in de genoemde software?

- Is er software die dit concept ondersteund?


May the wind always be at your back and the sun upon your face.

And may the winds of destiny carry you aloft to dance with the stars.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Arjan,

 

Standardized templates for specific types of projects, such as new-product development or residential construction, provide an instant schedule for you to modify to your specific circumstances. You can also create your own templates for project types you use frequently, eliminating the need to re-create a project plan each time. Microsoft Project makes it easy to import task, resource and assignment data that you have previously entered in other Microsoft Office products or file formats. For example, you can use the Import Tasks From Excel Wizard to quickly convert a static task list from a Microsoft Excel workbook into a flexible Microsoft Project plan.

 

Zoiets zoek je?

 

Zijn er niet HL'ers met concrete ervaring met één of meer van deze pakketten?

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Ik heb met zowel MSproject als onproject gewerkt. Beide indrukwekkende applicaties.

 

Ik heb geen van beide op precies de manier zoals jij het wilt gebruikt, iets wat voor beide apps erg van belang is, is dat de learning curve goed ondervangen wordt. Als je medewerkers niet precies begrijpen hoe het kreng werkt, wordt het een crime om ze zo ver te krijgen om alles ook daadwerkelijk in te vullen.

 

Het maken van templates kan bij allebei volgens mij.


HL-er van het eerste uur (& proud of it)

follow me on twitter http://www.twitter.com/dhettema

fuk spelvouten

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Wat wil je trouwens met webbased, bedoel je meer browserbased als in makkelijk, of wil je vanaf verschillende plekken erbij kunnen, dus meer als APS-dienst?

 

ASP-dienst inderdaad.

 

Ronald


Passie voor ondernemerschap en crowdfunding en HL-er van het eerste uur.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Ik kan het weer maar gedeeltelijk volgen. Komt zeker omdat ik een beetje dom ben. Anyway, op onze salestraining waren jongens van Documentaal. Wat ik begreep van hun verhaal, leek erg op wat jullie zoeken. Projecten, standaard documentatie, sharing, allemaal van die dingen. Misschien kunnen jullie een kijkje nemen op te bezien of het past bij wat jullie zoeken. Ik was best onder de indruk.

 

Groeten,

Nils

 


Heeft mijn antwoord je goed geholpen? Dan is een reusje nooit weg.

 

Iedere vrijdag in Utrecht, gratis uurtje "sparren" met ervaren ondernemers en investeerders. www.innosquad.nl

 

contact: www.dewitte.org | Innovation + Business + Finance

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Hi Niels, aardig dat je ons noemt.

Ik ben al een tijdje bezig met deze materie. Ik denk dat het ideale pakket 'van de plank' nog steeds niet bestaat, maar dat er wel een boel partijen (en partijtjes) ermee bezig zijn. Zelf zie ik eigenlijk maar twee serieuse aanbieders voor de langere termijn : IBM Lotus Notes en Microsoft. Waarom deze twee ?

 

Dit zijn de twee grootste speler op het gebied van e-mail en messaging (Lotus Notes : 90 mio zakelijke gebruikers, Microsoft : 80 mio zakelijke gebruikers van Outlook + Exchange en nog eens 60 mio thuis gebruikers met Outlook Express). Oracle probeert nu ook wat met een DB oplossing, maar hebben totaal nog geen installed base hiervoor.

 

Omdat je aan samenwerking wilt doen, zullen eventuele oplossingen vaak onderling willen communiceren en naadloos gebruik willen maken van de producten van een van deze clubs.

 

Zelf ben ik persoonlijk van mening dat Microsoft op dit moment met zoveel nieuwe dingen bezig is (.net servers, XML) dat ik daar zelf op zou wachten en eerst zaken wil zien voordat ik ze zou willen gaan gebruiken. Lotus heeft daarentegen een paar erg interessante internet producten die staan als een huis (bijv. iNotes en QuickPlace). Omdat dit ook 'gewone' Notes producten zijn, kan je ze (als Notes progger) aanpassen en wijzigen naar eigen behoeften.

 

Ik ben zelf met een klant bezig dit eens voorzichtig in te gaan zetten, en te ondervinden hoe goed deze oplossingen in de praktijk blijken te zijn.

Wanneer iemand geinteresseerd is in deze oplssingsrichting ben ik best

bereid om hiermee samen wat dieper in deze materie te duiken.

 

Onbekend maakt vaak onbemind : het zijn twee producten die potentie hebben, maar waarvoor de match met het juiste probleem moet worden gevonden ...

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Microsoft en Lotus notes blijven bestaan door de innovaties van kleine bedrijfjes op te kopen...

 

Ik wil een applicatie om processen te standaardiseren. MS Project kost een week voordat het correct geïnstalleerd is en dan wordt 95% van de functionaliteit niet gebruikt. Maar eens kijken of OnProject beter op onze wensen is gericht.

 

Wouters, ben jij bekend met een pakket dat lichter ingestoken is dan MSProject? Een soort light versie?


May the wind always be at your back and the sun upon your face.

And may the winds of destiny carry you aloft to dance with the stars.

Link to post
Share on other sites
  • 0
  • Rate this answer

Ik ken het pakket nog niet uit eigen ervaring, maar een vriend

(consultant / eenmanszaak) was enthousiast over basecamp

http://www.basecamphq.com webbased projectmanagement.

 

Kosten hangen af van het aantal projecten die je tegelijk beheerd, zijn wel te overzien. Instapeditie met 1 project is gratis. Wellicht de moeite waard om eens te bekijken...ze noemen het zelf de ipod van projectmanagement...

 

Als er anderen zijn die ervaring met vergelijkbare (kleine) projectmanagement pakketten hebben..., ik ben benieuwd. Voornaamste nadeel met veel van deze pakkettten vind ik dat je

veel gegevens die je al in een adresboek hebt opnieuw moet invoeren.

 

Dirk Pieter


www.dpid.nl | onderscheidend ontwerp

met focus en vertrouwen geven we uw organisatie effectieve originele communicatie

Link to post
Share on other sites

Create an account or sign in to comment

You need to be a member in order to leave a comment

Create an account

Sign up for a new account in our community. It's easy!

Register a new account

Sign in

Already have an account? Sign in here.

Sign In Now

  • Bring your business plan to a higher level!

    All topics related to entrepreneurship are discussed on this forum.

    • Ask your entrepreneur questions
    • Answers / solutions from fellow entrepreneurs
    • > 65,000 registered members
    • > 100,000 visitors per month
    •  Available 24/7 / within <6 hours of response
    •  Always free

  • Who's Online

    Er zijn 9 leden online en 178 gasten

    (See full list)    
  • Also interesting:

  • Ondernemersplein



EN

×

Cookies on HigherLevel.nl

Cookies are necessary for Higherlevel.nl to function properly. By using HigherLevel.nl you declare to have read and accepted our terms and conditions.

 More information   I accept