Hallo,

 

graag zou ik jullie advies/ervaring ontvangen van betreffende volgende situatie. Ik besef als noobie op dit forum dat dit opportunistisch is maar zonder vragen kom je nergens, dus elke feedback wordt op haar waarde gewaardeerd.

 

Indien ik een (service) dienst koop in het buitenland (eu), zelf gevestigd in Nederland, dan ben ik gebonden aan de verplichting een correcte administratie te voeren, deze kan zowel electronisch hetgeen ik begrepen heb, maar ook in hardcopy formaat. Deze administratie verplichting zorgt nu voor een belangrijke vraag:

 

hoever kan ik is een buitenlandse europese leverancier van diensten verplichten mij een hardcopie, gespecificeerde factuur aan te leveren. Betreffende electronische facturatie heb ik wat kunnen teruglezen over een digitale handtekening verplichting (via douane, belasting website) maar wanneer ik nu een hardcopy versie van een factuur wens te ontvangen en de andere partij wenst te volstaan met een digitale vorm (zonder handtekening eds), hoe kan ik dit dan juridisch onderbouwen en aantonen naar deze leverancier van de dienst, nogmaals ik wens een hardcopy te ontvangen en wens kenbaar te maken aan deze leverancier dat naar EU normen of Nederlandse bepalingen (hij, zij) daaraan dient te voldoen.

 

Nogmaals ik besef dat ik zeer opportunistisch ben om zulks in de groep te gooien, maar daarvoor ben ik werkelijk ook een echte noob die dit wenst begrijpen/leren.

 

dank voor je steun alvast,

 

eelcov

Facturen worden over het algemeen niet getekend. Ze zijn een afschrift van een boeking in de administratie. De factuur moet in twee administraties voorkomen. Die van de klant en die van de leverancier. Dat kan onder voorwaarden electronisch zijn, of in hardcopy.

 

Als je een electronische factuur krijgt, kan je die gewoon uitprinten en in je boekhouding stoppen. Ik neem aan dat de factuur aan de vereisten van een intercommuniake factuur voldoet (BTW nummers van klant en leverancier moeten vermeld zijn). De factuur die de leverancier je toe gaat sturen is ook gewoon een printje. Daar staat echt geen handtekening op.

 

Ik hoeverre je een leverancier kan dwingen een papieren factuur te sturen, weet ik niet. Maar waarom zou je? Ctrl-P en je bent klaar.

Dat kan onder voorwaarden electronisch zijn, of in hardcopy.

 

Precies, onder voorwaarden, is een electronische factuur voldoende en hoeft je leverancier geen papieren factuur te verstrekken.

 

Begrijp je vraag wel. Als je de diverse meningen in dit draadje leest of de omschrijving bij de belastingdienst dan is een e-factuur maar een drama. Zo lijkt printen en in een map stoppen niet voldoende omdat je het originele document moet bewaren (de mail met bijlage of alleen de bijlage?)

 

Gelukkig is dit nu een hot item voor de overheid gezien alle persberichten en het aanstellen van een ambassadeur voor de e-factuur. Weten we misschien binnenkort hoet het echt moet ;)

Vandaag las ik dat het bewaren van hardcopy UITGAANDE bonnen niet meer bewaart hoeft te worden als het ook digitaal beschikbaar is...

 

http://www.minfin.nl/nl/actueel/kamerstukken_en_besluiten,2008/06/DGB08-3473.html

Maar ja... daar ga je dan... hoe garandeer je dan dat over 7 jaar jouw digitale gegevens nog steeds leesbaar zijn? Als de leverancier van je kassasysteem over de kop gaat en jij dus niet meer jaarlijks en activatiecode krijgt bijvoorbeeld?

 

Het blijft een lastige materie.

Tja....

 

Maak dan eens per jaar een export in xls?

Bewaar het database bestand?

 

Ik denk ook wel dat er eens een brandje is geweets en dat al die kassarollen tot as waren...

's Avonds gewoon de scanner aanzetten met het stapeltje facturen van die dag , en de volgende ochtend even het stapeltje in de map. En uiteraard maak je een fysieke bakcup van je harde schijf. Werkt ideaal.

Snap het probleem niet zo.

Als ondernemer ben je zowieso al verplicht alles 7 jaar te bewaren, waaronder ook je zakelijke mail e.d.

 

Het komt bij mij zo af en toe voor dat ik een factuur gemaild krijg i.p.v. per post, dat mailtje bewaren we gewoon keurig, de bijlage sla ik apart op bij de digitale facturen op mijn schijf (da's makkelijker terug vinden) en voor het geval alle digi apparatuur me in de steek laat print ik hem nog uit ook en stop het in een map.

't is een beetje dubbelop maar het moet wel heel raar lopen wil ik die factuur kwijt raken...

 

E.e.a. natuurlijk los van het feit of de factuur aan alle regels voldoet, dat is weer een ander hoofdstuk. :)

 

Karen