Factuur te hoog, maar contract op nacalculatie

[Jenson]

Beste Highlevelers,

 

Met mijn accountant heb ik een contract waarin is overeengekomen dat hij mij factureert op nacalculatie.

Onlangs is de jaarrekening en aangifte VPB voor mijn BV gedaan en heb ik een zeer vette factuur ontvangen. Samen met de vorige facturen zijn de totale kosten voor het jaar 2007 ongeveer 100% hoger geworden dan hij voor mij begin 2007 in een offerte heeft ingeschat. In deze offerte zijn alle werkzaamheden (administratie, aangiftes, jaarrekeningen, etc) nauwkeurig begroot.

 

De vraag is nu: Moet ik deze factuur accepteren?

 

Hierdoor valt het totaalbedrag 2x hoger uit dan indicatief, maar nauwkeurig, geoffreerd.

 

Ik doe niet flauw als de kosten 10% hoger blijken uit te vallen, maar 100% kan ik gewoon niet accepteren. Ik heb ook geen waarschuwing van hem gehad, of tussentijds overleg over de kosten. Maarja, het contract zegt: nacalculatie...

 

Alvast bedankt voor jullie hulp.

[Joost Schravendeel]

Zijn er nog veel dingen in jouw situatie veranderd ten opzichte van de tijd waarin de offerte werd uitgebracht?

 

Mijn kosten zijn ook 90% hoger dan toen was voorgecalculeerd. Alleen ben ik van geen personeel naar 4 fulltime krachten gegaan en heb ik ook 3 stagairs gehad. Ook zijn het aantal in te boeken factureren verdubbeld.

 

De enorme extra hoeveelheid tijd is nergens aan toe te kennen?

[Jenson]

Zijn er nog veel dingen in jouw situatie veranderd ten opzichte van de tijd waarin de offerte werd uitgebracht?

 

Mijn kosten zijn ook 90% hoger dan toen was voorgecalculeerd. Alleen ben ik van geen personeel naar 4 fulltime krachten gegaan en heb ik ook 3 stagairs gehad. Ook zijn het aantal in te boeken factureren verdubbeld.

 

De enorme extra hoeveelheid tijd is nergens aan toe te kennen?

 

In mijn situatie is niets veranderd sinds de offerte. Sterker nog, het is alleen maar eenvoudiger geworden dan het jaar daarvoor. Toen stapte ik namelijk vanwege een verhuizing over naar deze accountant en had hij extra werk voor het maken van de beginbalans, etc. Daar is in 2007 geen sprake van.

 

De enorme hoeveelheid extra tijd wordt toegekend aan juist de posten die ook in de offerte staan.

 

Ik heb gewoon het idee dat hij me een flink bedrag probeert afhandig te maken omdat ik een 2007 namelijk een hele mooie winst heb gedraaid....

[Solitair]

Heb je het er al met 'm over gehad?

 

Je zou ook eens kunnen beginnen met het vragen van een urenspecificatie.

 

Ik heb het wel eens gehad dat een stagiair mijn boekhouding een aantal maanden had gedaan en dat haar uren (wat er natuurlijk meer zijn) en de uren van degene die haar controleerde voor het volle tarief werden berekend. Daarna gewoon een credit ontvangen.

[Jenson]

Heb je het er al met 'm over gehad?

 

Je zou ook eens kunnen beginnen met het vragen van een urenspecificatie.

 

Ik heb het wel eens gehad dat een stagiair mijn boekhouding een aantal maanden had gedaan en dat haar uren (wat er natuurlijk meer zijn) en de uren van degene die haar controleerde voor het volle tarief werden berekend. Daarna gewoon een credit ontvangen.

 

Ja, ik heb het met hem erover gehad. Ik heb mijn verbazing uitgesproken over het veel te hoge bedrag op met name de laatste factuur. Maar hij zegt dat er geen fouten in zitten. Ik heb een urenspecificatie gehad, en daar zie je dus gewoon veel meer uren per activiteit staan dan afgesproken. En ook tegen een hoger uurtarief dan in de offerte stond.

 

Maar hoe moet je hier nu verder mee om gaan? Als ik niet betaal zal ik uiteindelijk wel een incassobureau op mijn dak krijgen. Druipen die weer af als ik dan de offerte laat zien, of zullen zij ook zeggen: "Sorry, maar de afspraak is: nacalculatie".

 

Nacalculatie kan toch geen vrijbrief zijn om maar te factureren wat je wilt?

[member123]

Het hogere uurtarief kan nog iets zijn waarmee je kan.

Vaak staat er indien er op nacalculatie gewerkt wordt dat er eerst overleg plaatsvind indien het werkelijke aantal uur meer als 25% hoger komt te liggen als in de offerte begroot, zoiets staat er niet toevallig in of in hun voorwaarden?

[Sheepdog]

Hij kan natuurlijk niet zomaar een hoger uurtarief rekenen dan wat in de offerte staat.

Hij heeft bij het maken van de offerte de verantwoording de uren zo goed mogelijk in te schatten. Als hij twee keer langer bezig is geweest, is dat buitenproportioneel!

Wat je rechten eventueel zijn weet ik niet maar ik zou duidelijk bij hem klagen dat:

a. de uren te hoog zijn berekend

b. de gefactureerde uren niet in verhouding staan met ZIJN schatting.

[Jenson]

Het hogere uurtarief kan nog iets zijn waarmee je kan.

Vaak staat er indien er op nacalculatie gewerkt wordt dat er eerst overleg plaatsvind indien het werkelijke aantal uur meer als 25% hoger komt te liggen als in de offerte begroot, zoiets staat er niet toevallig in of in hun voorwaarden?

 

Dat staat er niet in.

Dus ik denk dat mijn accountant in de veronderstelling is dat je dan mag factureren wat je maar wilt >:(

_{...en het maar goedpraten door te zeggen dat je bij Ernst&Young of Deloitte nog veel meer geld kwijt zou zijn geweest dan bij hem}

[deno]

jenson,

 

heb je algemene voorwaarden ontvangen bij de offerte?

Wellicht dat daar iets in staat. Je kunt ook kijken of hij zijn AV bij de kvk heeft gedeponeerd.

 

Wat je ook tegen hem kunt zeggen is dat de begroting voor jou een inschatting was om met hem in zee te gaan. En op nacalculatie wil niet zeggen dat de kosten 2x zo hoog moeten uitvallen.

 

Blijkbaar heeft hij zelf geen goede voorcalculatie gemaakt en moet hij daar ook verantwoording voor nemen.

Succes

Deno

[Abcora]

Beste Jenson,

 

De meeste accountantskantoren doen vaak niet eens aan een voor- en nacalculatie en brengen simpel en tegelijk zeer vervelend elk geschreven uurtje in rekening. Omdat alle medewerkers van beginende assistent tot accountant zeer uiteenlopende tarieven hebben kan dit nogal snel in zeer uitlopende facturen resulteren terwijl de werkzaamheden voor twee jaren nagenoeg exact hetzelfde waren qua werk. Tracht specificaties te krijgen niet alleen op basis van werkzaamheden maar ook dat je wil zien wie de werkzaamheden heeft verricht. Wellicht heeft de accountant zelf 2 uren meer geschreven al gauw resulterend in een rekening die alleen daardoor al 700 - 800 euro hoger uitvalt of is een te ervaren duurdere assistent op werk gezet wat normaal door een medewerker die een veel lager tarief heeft wordt gedaan.

Ik weet dat accountantskantoren dit inzicht niet graag aan hun klanten verstrekken maar het is mij omdat ik zelf in de accountancy heb gewerkt al eens gelukt om een soortgelijke situatie als de jouwe positief op te lossen met een forse creditnota als resultaat en keiharde duidelijke afspraken over specificaties.

 

Ik wens je succes. ;)

 

[P.J.]

Ik krijg eigenlijk meer de indruk dat de meeste accountants hoog in een toren zitten waar je blij mee moet zijn dat je voor ze in de rij mag gaan staan...... NOT dus!

[Joost Rietveld]

Hoi Jenson,

 

Ik laat het geschop tegen de branche even voor wat het is.

Het kan en hoort ook anders te zijn, maar zoals zo vaak: scheer de branche niet over 1 kam.

 

De offerte ging uit van een X tarief per uur en een verondersteld aantal uren. Dat X tarief is overschreden dus op basis daarvan is de offerte al onjuist en kun je eisen dat alle uren teruggerekend worden naar het offertetarief. Tussentijdse tariefswijzigingen hadden ze jou moeten voorleggen en dan had je de keuze gehad om door te gaan of de overeenkomst tot dienstverlening op te zeggen.

 

Daarnaast is er nog zoiets als redelijkheid en billijkheid. Dat wordt hier grof geschonden. De offerte veronderstelt een X aantal uren. Als er in jouw bedrijfsvoering zich geen zaken hebben voorgedaan die al die extra uren kunnen rechtvaardigen, dan lijkt het mij logisch dat de accounant zich òf schromelijk verkeken heeft op de uren òf er een medewerker bezig is geweest die de kennis niet had en zodoende te veel uren heeft gemaakt om alles toch in orde te krijgen.

 

Nacalculatie is 1 ding, daarin redelijk zijn is een ander. Ik zal een HL jurist eens PM-en en hem vragen wat hij weet van redelijkheid en billijkheid m.b.t. offertes en nacalculatie.

 

groet

Joost

 

 

[Jeroen van Dam]

Hoi Jenson!

 

Zomaar in een hoekje gaan zitten zou ik nooit doen! Als je het niet met de factuur eens bent moet je dat aangeven. Zij het met een aardige ondergrond.

 

Een accountant die trouwens een dergelijke offerte zo slordig maakt valt wel op vind ik. Ik zou even een background check doen via google; Kijk maar even of je dat wel wilt.

 

Mijn eigen ervaring met mijn huidige accountant is er goed, mijn ouders hebben echter wel een eens man gehad die zich er voor uitgaf en nog in opleiding was. Resultaat een extra vette belasting aanslag met boete.

 

Wat ik wil zeggen: Er zit genoeg kaf tussen het koren. Ga op je gevoel af, zorg voor een strakke fundering voor wat betreft je eigen basis kennis en laat je nooit zomaar afschepen.

 

 

Grt,

 

 

 

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Zorg in ieder geval dat je reclameert binnen 30 dagen, per aangetekende brief. Meestal staat er in de Algemene Voorwaarden zoiets als "na deze termijn van 30 dagen is reclameren niet meer mogelijk en is debiteur gehouden aan het betalen van de factuur". Hoe hoger de bedragen, hoe strakker vaak de Algemene Voorwaarden worden gehanteerd. Dus wees niet te laat.

[P.J.]

Het is wel triest als je het zo treft natuurlijk. Het kost weer een berg improduktieve energie.

[Jenson]

Bedankt voor de reakties en tips.

De volgende keer teken ik geen nacalculatie-overeenkomst meer met een accountantsbureau. Uitsluitend nog fixed-price. Dat scheelt beide partijen een hoop gedoe achteraf. Wel lees ik her en der dat er nauwelijks accountants bestaan die dat bereid zijn te doen....

 

Misschien nog een advies aan collega-ondernemers die net zoals ik denken / dachten eindelijk een betrouwbare accountant te hebben gevonden: Het eerste jaar zijn de kosten nog conform indicatie en tellen ze niet ieder telefoontje en e-mailtje, maar nadat ze je vertrouwen gewonnen hebben gaan velen over tot het maximaliseren van hun omzet. Ik ben blijkbaar niet de eerste die dat heeft moeten ervaren... Blijf de facturen dus nauwkeurig bestuderen, vraag bij iedere factuur een specificatie, en blijf dit alles ook doen als het al anderhalf jaar goed gaat....

 

 

 

[AndrewDB]

_{...en het maar goedpraten door te zeggen dat je bij Ernst&Young of Deloitte nog veel meer geld kwijt zou zijn geweest dan bij hem}

 

Dat hoeven ze bij mij niet te zeggen. Ik zou gewoon eisen dat ze het uurtarief aanpassen naar het oorspronkelijk geoffereerde tarief en verder niet al te moeilijk doen over de gemaakte uren en dan gewoon op zoek gaan naar een goede accountant.

 

Ik weet niet in welke regio je zit? Ik zit nu 6 jaar bij mijn huidige accountant en ben nog steeds erg tevreden.

[Joost Rietveld]

Of neem gewoon geen accountant, maar een goed administratiekantoor!

Overigens kan het wel anders hoor: mijn cliënten krijgen allemaal een urenspecificatie bij de nota als we niet met een fixed fee werken.

 

ciao

[Edward]

Wanneer de offerte redelijk nauwkeurig is en de facto er weinig anders is uitgevoerd dan begroot, dan mag aan de offerte (ook al is deze op basis van nacalculatie) de nodige verwachtingen worden ontleend en kan de accountant daar niet ineens aanzienlijk van afwijken. Wanneer uit de nacalculatie ineens blijkt dat hij aanzienlijk meer uren heeft besteed dan begroot, dan betekent dat hij eigenlijk een verkeerde inschatting heeft gemaakt.

 

Aan de offerte mag dus in alle redelijheid een verwachting worden ontleend. De nacalculatieclausule wordt doorgaans onder offertes opgenomen om de aanbieder in te dekken tegen onvoorziene uren c.q meerwerk. In casu additionele werkzaamheden, vragen nav de stukken, extra accountantsverklaringen, etc.. De clausule mag niet dienen als een verantwoording van uren, wat de accountant in deze kwestie feitelijk wel doet.

 

In ieder geval is het raadzaam om tijdig schriftelijk protest in te dienen tegen de factuur enhet afwijken van de offerte.

 

 

 

 

 

 

[Jenson]

...en kan de accountant daar niet ineens aanzienlijk van afwijken.

Bedankt voor de juridische info, maar wat is "aanzienlijk"? Meer dan 10%, meer dan 20%, meer dan 50% misschien? Wat vindt de gemiddelde rechter?

 

De clausule mag niet dienen als een verantwoording van uren, wat de accountant in deze kwestie feitelijk wel doet.

Als in de offerte staat dat alle begrote uren een indicatie zijn. Heeft dat dan nog invloed op hoeveel je achteraf mag afwijken middels de nacalculatie afspraak?