Heeft dit Produkt/deze markt volgens jullie potentie

[patrickOD]

Beste ondernemers en aspirantondernemers,

 

Ik ben bezig met het opzetten van een softwarebedrijf, gericht op Digitaal Archiveren. Zie de bijlage om een beeld te krijgen van Digitaal Archiveren (aangezien ik geen reclame wil maken heb ik de naam van het systeem weggehaald).

 

Ik ben in contact gekomen met een softwarebedrijf welke een Digitaal Archiveringssysteem heeft ontwikkeld, hiervan kan ik reseller worden.

 

De afgelopen periode heb ik mij verdiept in de DA-markt en welke leveranciers er zich in die markt bevinden. Wat mij vooral opvalt is dat er veel leveranciers van dure archiveringssystemen zijn die prijstechnisch, volgens mij, niet interessant zijn voor het mkb. Het produkt waar ik reseller van kan worden is prijs- en kwaliteittechnisch volgens mij juist interessant voor het MKB. Dit produkt heeft ook een pro-versie gericht op de grote organisaties.

 

Je ziet dat op dit moment voornamelijk de grote bedrijven (denk aan Aegon, KPN, Bouwfonds enz) digitaal archiveren. Wel merk je dat de interesse bij de bedrijven in het MKB aan het groeien is. Ik verwacht zelf dat de komende jaren digitaal archiveren een hot item wordt binnen de bedrijven en dat velen ook over zullen gaan hierop, mits natuurlijk de prijs-/kwaliteitverhouding van de systemen verbeterd.

 

Wat is volgens jullie het potentieel van DA systemen in Nederland? En welke produkten met welke kenmerken zijn volgens jullie interessant?

Digitaal_archiveren.doc

[zrski]

Wat ik altijd het nadeel van dit soort systemen vond was dat het lang duurde voordat het gescanned was en dat de gescannde documenten vol met onleesbare zinnen stonden.

 

Als het systeem full-proof en snel is zie ik er het nut wel van in. Denk je dat je dat nut goed kan verkopen aan kleine partijen?

 

Wat voor marges denk je te kunnen gaan maken? Met andere woorden, wordt je rijk als reseller of wordt je uitgemolken? ;)

[R.I.P. - Benm]

Ik weet niet hoe ver het inmiddels is met OCR en scantechnieken... maar ik kan me voorstellen dat het bruikbaar is als je de documenten onder een soort copier legt en vervolgens ergens de meta-data invoert.

 

OCR hoeft natuurlijk niet per se realtime, je zou de documenten rap kunnen inlezen (niet scannen, maar in 1 flits zoals veel grote copiers doen), en dan in idle time OCR'en.

 

Specifiek op de situatie in het MKB: Hoe groot is je klant, en wat zijn zijn huidige kosten voor het archiveren? Als er bijvoorbeeld slechts 0.2 FTE wordt ingezet voor archiveren en terugzoeken, heeft het weinig zin een systeem aan te schaffen. Wanneer er meer dan 1 FTE wordt ingezet, zou het systeem deze kunnen vervangen, wat een aanzienlijke kostenbesparing opleverd. Daarbij moet deze medewerker wel gemakkelijk af te vloeien of over te plaatsen zijn, dwz. een bedrijf in de groei of een archivaris op uitzendbasis.

 

 

[patrickOD]

Bedankt voor jullie reacties.

 

De duur van het scannen van documenten is afhankelijk van de soort scanner.

 

Gescande documenten staan vol met onleesbare zinnen (OCR)? Tegenwoordig is de kwaliteit van scannen en OCR zeer goed. Onleesbare zinnen komen bij scanning zeker niet meer voor, bij OCR is dit afhankelijk van welke OCR software gebruik wordt gemaak.

 

Te kleine partijen is niet zo interessant, ik sluit ze niet uit want voor EUR 800 kun je met ons systeem al digitaal archiveren. Interessant zijn volgens mij de bedrijven met 10 fte of meer en bedrijven met meerdere vestigingen.

 

De marge is goed, ik wordt zeker niet uitgemolken!

 

 

[Mikky Vrolijk]

Een interessant idee. Met name omdat je meldt De marge is goed, ik wordt zeker niet uitgemolken!, ga ik er vanuit dat je marktonderzoek hebt gedaan.

 

Maar ... in ons digitale tijdperk vraag ik me daarbij wel iets af ... wellicht interessant voor de SWOT analyse in je businessplan?

 

Alle documentatie vind meer en meer digitaal plaats. Brieven via e-mail, bijlagen idem.

Belangrijke documenten (juridische contracten, facturen/offertes e.d.) zijn hierin nog even een uitzondering denk ik. Doordat de geschreven handtekening op dit moment nog van belang is (alhoewel ik dit in the furture wel zie veranderen).

Kan me voor lang gevestigde bedrijven voorstellen dat er animo is voor een digitaal archivaris omdat daar de kasten uitpuilen met dossiers.

Maar het MKB (> 10 <250 fte) zullen zelf hun spullen toch digitaal verwerken. Zodra de directories op de PC volraken brandt men het op CD-rom (met uiteraard een copie van elke CD als back-up). Dit "eigen" digitale archief heeft maar weinig opslagruimte nodig.

Of zit ik in een verkeerde richting te denken ?

[Bart]

Ja idd Kermie, dat klopt! Al moet je veel (afhangkelijk van je bedrijfsvorm) originele poststukken bewaren. Handtekeningen, watermerken etc.

 

Toevallig heb ik onlangs op school een project van 10 weken achter de rug wat ging over digitaal archiveren! Wij moesten een hele postverwerkingslijn opstellen dat zo ver mogelijk geautomatiseerd was. (sorteren, openen, vouwen, scannen, opslaan)

 

Ook wij liepen tegen de software problemen op. Een brief wordt gescand en moet vervolgens digitaal in het archief komen, maar hoe? met welke kenmerken? geadresseerde, afdeling, afzender, datum?? Hoe herkent de software dit, ook bij verschillende type brieven?

 

Krijgt iedere medewerker een bepaald nummer/code en kan de software binnengekomen post koppelen aan die medewerker door het herkennen van de geadresseerde?

 

Wij hadden nog tal van andere problemen maar die vroegen om een meganische oplossing (en das goed te doen voor een ijzervreter ;D)

De ICT kant van het verhaal is dan ook een beetje mysterieus gebleven...

 

Bart

 

 

 

 

 

[patrickOD]

Wederom bedankt voor de reacties.

 

In het digitale archief waar ik het over heb, kun je ingescande documenten archiveren maar ook digitale bestanden. Het voordeel dat een digitaal archiveringssysteem heeft is de retrieval van documenten en de beheersbaarheid van digitale documenten, ook de beschikbaarheid van de documenten voor meerdere personen (die daartoe bevoegd zijn) is beter geregeld. Dus m.i. is ook voor de toekomst, met grotendeels digitale documenten, een digitaal archief een uitkomst. Mijn idee is dat je de komende tien tot twintig jaar zeker nog afhankelijk bent van papieren documenten. Hoe denken jullie hierover?

 

Wat Bart opmerkt klopt wel een beetje. Je kunt op dit moment nog niet alles automatiseren. Wel is het mogelijk dmv een OCR-masker gegevens op vaste plekken uit het gescande document gehaald kunnen worden en als metagegevens aan het document toegevoegd worden, middels deze gegevens kan dan weer bepaald worden op welke plek het document gearchiveerd moet worden. Maar ook met deels handmatig werk heeft digitaal archiveren grote efficiency voordelen.

 

Eigenlijk discussieren we nu over de mogelijkheden van digitaal archiveren (wat ik uitermate interessant vind hoor en zeker wat aan heb) maar niet over de potentie van digitaal archiveren. Mijn verwachting is eigenlijk dat digitale archivering dezelfde kant op gaat als met boekhoudsoftware. Twintig jaar geleden deed een enkel bedrijf de boekhouding middels de computer (voornamelijk de grote bedrijven) en tegenwoordig doet 99% van de bedrijven de boekhouding middels een daartoe bestemd softwarepakket Hoe denken julli hierover?

 

Groeten,

 

Patrick

[Mikky Vrolijk]

Ik ben vóór een digtaal tijdperk zonder papierworm! En hiermee bedoel ik het veelomvattend. Hoe vaak gaan er geen papieren en waardevolle history verloren door wateroverlast, brand en slijtage ?

Ik denk dus zeker dat er potentie inzit! Zijn er al veel concurrentie op jouw markt?

 

[Bart]

Ik denk zeer zeker dat er toekomst in zit! Zoals ik eerder al aangaf hebben wij geen bedrijven gevonden die een dergelijk software pakket kunnen leveren. Alleen voor uitgaande post is wel het een en ander te krijgen, maar das een ander verhaal.

 

Dat er veel papieren verloren gaan door brand en wateroverlast e.d is toch in grote mate eigen schuld van de bedrijven zelf. Er zijn hele goeie archiefkasten te koop die je bij wijze van spreken, van 10 hoog in een brandende sloot ??? kan laten vallen terwijl de inhoud onbeschadigd blijft. Het is alleen een kwestie van aanschaffen.....maar ja da kost knaken he.. >:(

 

Net als de ontwikkeling van de geautomatiseerde boekhouding zal dit ook zeer zeker plaats vinden bij de postverwerking! De terug verdientijd van een dergelijk systeem is echt heel kort! (mijn opdracht had een exploitatie begroting van net geen € 195.000,- en een reele terugverdientijd van 19 maanden (aantal poststukken per dag min. 9000))

 

Dus als jij ervoor kan zorgen dat je een goed systeem bedenkt/ontwikkeld heb je waarschijnlijk een interessant product voor de toekomst!

 

Su6 ermee!

 

Bart

 

 

 

 

[krd]

Digitaal archiveren heeft enorme potenties maar ook een valkuilen. Digitaal archiveren zie ik als het beschikbaar maken van informatie zodat op elke plaats, elke tijd de info kan worden opgevraagd.

Ik gebruik hiervoor sinds 3 jaar het pakket Superoffice voor. Dit pakket is niet echt goedkoop, maar is zo eenvoudig in gebruik dan je binnen een week niet meer zonder kan!!!! Wij hebben een terugverdientijd gehad van 3 maanden. Elke dag prijs ik het pakket als ik weer iets op moet zoeken.

De grootste valkuil is dat het alleen werkt als iedereen er ook alles in stopt dus je moet nogal wat zendingswerk verrichten. Wij werken nu volledig paperless (wat overigens niet betekent dat je geen papier gebruikt, het tegendeel is waar). Naast het inscannnen van post worden alle documenten met Superoffice aangemaakt en maken we gebruik van faxmaker voor het versturen en ontvangen van faxen.

Aangezien je Superoffice ook kunt webenablen is al je informatie dus overal beschikbaar.

www.superoffice.nl

 

Klaas

 

ps. Ik heb geen aandelen of zo maar dit is software waar echt naar de gebruiker is gekeken, dat is dan ook in de praktijk te merken!

 

[patrickOD]

Ik ben zeer blij met jullie reacties, ik raak er steeds meer van overtuigd dat ik het bedrijf op moet gaan starten.

 

Er is op dit moment zeker concurrentie in de da-markt. Het produkt waar ik reseller van wordt is t.o.v. de conurrentie zeer betaalbaar en ook is het systeem zeer flexibel. Het kan als standaardpakket geleverd worden maar aanvullende maatwerk is ook mogelijk. Voor meer details over het programma kun je de bijlage bij m'n eerste posting bekijken.

 

Zoals ik al aangegeven heb, ben ik van plan om een softwarebedrijf op te starten gericht op digitaal archiveren. Op basis van eigen onderzoek, reacties uit mijn omgeving (netwerk) en reacties op dit forum ben ik ervan overtuigd dat dit voor mij een goede stap is.

 

Enige probleem voor mij is dat ik geen kapitaal heb. Op deze manier is het voor mij moeilijk om een klantenbestand op te bouwen. Mijn netwerk is niet zo groot dat ik daar al enige opdrachten uit kan halen om een goede start te maken.

 

Heb dus eigenlijk kapitaal nodig om mijzelf bekend te maken in de markt (bijv. internetsite, advertenties, direct (E-)mailing enz.). Behalve een redelijk maandinkomen voor mij, hoef ik verder geen investeringen te doen.

 

Zelf heb ik als oplossing bedacht om gebruik te maken van netwerken van anderen, als ik uit een andermans netwerk een opdracht scoor dan krijgt deze persoon bijvoorbeeld 5 tot 10% van de omzet (een soort van netwerkmarketing). Zo kan ik zonder veel marketingkosten toch mijn eigen klantenbestand opbouwen en een inkomen genereren waardoor ik wel geld kan investeren in marketing. Wat denken jullie van mijn idee? is dit wat of hebben jullie nog andere oplossingen voor mijn probleem?

 

Groeten,

 

Patrick

 

 

[Generalife]

Hoi patrick,

Ga je iets bieden wat gelijkwaardig is met www.zylab of www.digital-solutions.nl?

groetjes,

paul

[patrickOD]

Hoi Paul,

 

Het digitale archiveringssysteem wat ik te bieden heb is idd te vergelijken met Zylab en bijvoorbeeld Alchemy van Digital Solutions (er zijn trouwens nog een aantal aanbieders van vergelijkbare DA systemen). Alleen is dit produkt ook betaalbaar voor het MKB. De andere systemen zijn vaak een stuk duurder of bieden minder mogelijkheden.

 

Vanwaar jouw vraag Paul, ben je goed bekend met deze systemen?