E-factuur

[Hans van Heertum]

Ik ben bij Register.nl verantwoordelijk voor het in de markt zetten van e-factureren. Uit onderzoek blijkt zo'n 80% van de bedrijven in NL gebruik te willen gaan maken van digitaal factureren. Er leven bij ons nogal wat vragen.

 

Wie wil helpen?

 

Er is nogal wat verwarring rond het woord 'e-factuur'. Een elektronische factuur is een plaatje per e-mail. Alleen een digitale factuur (met een bestandje) is ook direct verwerkbaar in boekhouding en voorraadadministratie. Staatssecretaris Frank Heemskerk kondigde onlangs een project aan waarbij de overheid in 2010 25% van de aan haar gestuurde facturen wil ontvangen als e-facturen. Uit de rest van zijn tekst bleek dat hij digitale facturen bedoelt.

 

Om 'e-facturen' digitaal te kunnen verwerken is een standaard nodig waarmee elke softwareproducent de facturen kan verwerken. Voor de uitwisseling van bedrijfsinformatie is wereldwijd gekozen voor XBRL. Wij ontwikkelden de taxonomie (woordenlijst voor XBRL) Invoice waarin de factuur wordt beschreven. Zo kunnen ook facturen in de nieuwe standaard worden uitgewisseld.

 

Het product:

Online e-facturen maken (elektronisch én digitaal) op Register.nl.

Veiligheid gewaarborgd door Trusted Third Party. Online verwerking door grote IT-partij. Beoordeeld door de Belastingdienst.

Geschikt voor alle kortings- en btw-situaties.

Rechtsgeldig van bedrijven in Nederland (met inschrijfnummer van de KvK) en voor bedrijven in de hele EU.

Geschikt om te factureren aan bedrijven in de rest van de wereld.

Prijs 1 euro per factuur.

 

De vragen die ik heb betreffen heel verschillende onderwerpen:

1. Wie is onze doelgroep? Zijn het alleen de grootfactureerders (meer dan 100.000 facturen per jaar, of meer dan 5.000 per keer)? Of is onze doelgroep juist het MKB?

2. Hoe zetten we dit in de markt?

3. Gaan bedrijven geloven dat dit kan en mag? Er zijn bedrijven die hardnekkig blijven geloven dat hiervoor een eigen vergunning nodig is of speciale toestemming van de belastingdienst.

4. Een bottleneck is nog dat de e-facturen weliswaar worden verzonden met een digitale bijlage, maar dat deze bijlage pas bruikbaar is als het boekhoudpakket XBRL-enabled is. Waarom zouden softwareleveranciers e-facturen inbouwen?

 

(De site opent september 2008 voor e-factureren)

 

Alvast bedankt!

 

 

[Hans van Heertum]

Wij hebben kennelijk enige spraakverwarring veroorzaakt. Een PDF per e-mail is een electronische factuur. In plaats van een factuur per post, stuur je dan een plaatje van de factuur per e-mail. Met het toevoegen van een digitaal bestand in een open standaard (XBRL) kan de factuur ook direct verwerkt worden. Je hoeft de factuur dan niet over te typen. Daar zit een besparing en het voorkomt fouten.

 

Is d-factuur misschien een betere benaming?

 

Hans van Heertum

 

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Daar zit een besparing en het voorkomt fouten.

 

Dus het is wachten tot de makers van facturatiepakketten XBRL ondersteunen (voor zover ze dat nog niet doen, natuurlijk - degenen die het nog niet hebben zijn het nu aan het bouwen, namelijk) en dan regelt alles zichzelf.

 

Waarom moesten bedrijven jullie nou ook alweer inschakelen?

[Henny van der Pluijm]

Wij hebben kennelijk enige spraakverwarring veroorzaakt. Een PDF per e-mail is een electronische factuur. In plaats van een factuur per post, stuur je dan een plaatje van de factuur per e-mail. Met het toevoegen van een digitaal bestand in een open standaard (XBRL) kan de factuur ook direct verwerkt worden. Je hoeft de factuur dan niet over te typen. Daar zit een besparing en het voorkomt fouten.

 

Is d-factuur misschien een betere benaming?

 

Hans van Heertum

 

 

De besparing zit alleen aan de kant van de ontvanger. Tenminste, als die eerst zijn inkoopsystemen vervangt.

 

Aan de kant van de verzender zit een extra kostenpost.

 

Per saldo is er dus geen besparing.

 

Sterker nog, je dwingt startende ondernemers die geen geld en nog amper klanten hebben te investeren in een systeem dat ontwikkeld is voor grote organisaties. Gewoon even een factuurtje sturen met Word wordt onmogelijk.

 

De kleine en met name startende ondernemer wordt dus de dupe, de innovatie in Nederland wordt daardoor verder gefrustreerd en de maatschappelijke schade is dus enorm.

 

© NO INNOVATION WITHOUT REPRESENTATION.

 

 

[Hans van Heertum]

Daar zit een besparing en het voorkomt fouten.

 

Dus het is wachten tot de makers van facturatiepakketten XBRL ondersteunen (voor zover ze dat nog niet doen, natuurlijk - degenen die het nog niet hebben zijn het nu aan het bouwen, namelijk) en dan regelt alles zichzelf.

 

Waarom moesten bedrijven jullie nou ook alweer inschakelen?

 

Peter,

 

E-facturen moeten aan de eisen van de belastingdienst voldoen. De twee belangrijkste zijn dat de afzender vaststaat en dat de factuur niet gewijzigd mag kunnen worden. Het identificeren van de verzender van een e-factuur is de 'authenticatie' (een beetje ongebruikelijk maar wel correct woord) en dient door een Trusted Third Party te worden gedaan. De 'veiligheid', het onmogelijk maken dat een e-factuur kan worden gewijzigd, moet ook onder toezicht van een onafhankelijke derde gebeuren.

 

Elke ondernemer kan ook zelf de authenticatie en veiligheid regelen met een TTP.

 

Register zorgt er ook voor dat de e-factuur wordt geconverteerd naar de standaard XBRL. Van elke e-factuur wordt door een derde partij (wij maken binnenkort de naam van het bedrijf bekend) een XBRL-instance gemaakt, gecontroleerd en gevalideerd. Dat bestand wordt samen met het plaatje van de factuur per e-mail verzonden om in de boekhouding en voorraadadministratie te worden verwerkt.

 

Uitgaande facturen kosten een MKB-bedrijf met tussen de 1.000 en 2.000 uitgaande facturen per jaar, gemiddeld 9 euro per stuk.

 

E-facturen kunnen bovendien diect en op productniveau in de administratie worden verwerkt. Als een ondernemer bij de Makro zijn inkopen heeft gedaan zou bij terugkomst op de zaak de factuur al in de boekhouding en voorraad zijn verwerkt. Foutloos.

 

vr gr

 

Hans van Heertum

 

[Henny van der Pluijm]

Kortom, een oplossing voor de overheid en een hoop ellende voor het MKB.

 

Over de starters hebben we het maar niet meer, want ondernemers zijn in Nederland eigenlijk niet welkom.

 

 

© NO INNOVATION WITHOUT REPRESENTATION.

[frans74]

Uitgaande facturen kosten een MKB-bedrijf met tussen de 1.000 en 2.000 uitgaande facturen per jaar, gemiddeld 9 euro per stuk.

 

Ik verstuur per jaar zo'n 5000 fakturen waarvan er 2000 een orderbedrag <40,-- hebben voor losse onderdelen, nabestellingen etc..

 

25% van dat bedrag ben ik dus al kwijt aan het versturen van een e-factuur? No thanx

[NOYB]

Ik ben het even kwijt :-[

 

Wij hebben exact globe en exact online, beide programma's sturen facturen in een PDF.

 

Het hoe of wat van de beveiliging etc, kan ik weinig over zeggen want daar heb ik geen kaas van gegeten. Maar ik weet wel dat als je exact online of reeleezee (dat maakt niet uit), dan doet deze het volgende:

 

1) Je maakt een factuur aan (dit moet je toch al doen)

2) je verwerkt de factuur (ook dit moet je al doen)

3) het systeem maakt een digitaal bestand (pdf) en verstuurt deze per e-mail naar de klant

4) Het factuur wordt naar het verkoopboek geboekt, en komt bij de debiteuren te staan.

 

Er is dus denk ik wel voordeel te behalen ook voor (kleine) ondernemers met electronisch factureren, moet je wel een online boekhoudpakket hebben natuurlijk :P

 

Maar dan heb je het in mijn ogen dure register.nl niet nodig.

 

een factuurmodulen in zowel exact als reeleezee kost € 15,00 per maand, stuur je meer dan 15 facturen per maand zou deze module al voordeliger zijn dan register.nl en ook nog eens minder omslachtig.

 

Maak je namelijk weinig facturen, dan is excell, een a4tje en een postzegel nog steeds het meest gunstigste. Niet alles in deze wereld hoeft high tec en state of the art te zijn, behalve als het voordelig is natuurlijk ;)

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Het identificeren van de verzender van een e-factuur is de 'authenticatie' (een beetje ongebruikelijk maar wel correct woord) en dient door een Trusted Third Party te worden gedaan.

 

Zoiets als DigiNotar, bedoel je?

 

De 'veiligheid', het onmogelijk maken dat een e-factuur kan worden gewijzigd, moet ook onder toezicht van een onafhankelijke derde gebeuren.

 

Zoiets als Diginotar Signing Service, bedoel je?

 

Register zorgt er ook voor dat de e-factuur wordt geconverteerd naar de standaard XBRL.

 

De meeste facturatiepakketten ondersteunen XBRL al, en de rest binnenkort, dus dat is niet meer nodig.

 

E-facturen kunnen bovendien diect en op productniveau in de administratie worden verwerkt.

 

Vanzelfsprekend, E-facturen zijn hardstikke handig, maar we hebben het nu voornamelijk over de meerwaarde die jouw bedrijf toe claimt te voegen, en die lijkt nog steeds zoe goed als nul.