Fout in boekhouding / facturen gedelete.

[mijnlogin]

Ik heb in het begin van het jaar wat doms gedaan in mijn boekhouding....

 

- Ik heb 1.000.000 omzet

- ALLE betalingen komen via de bank binnen

- Alle betalingen zijn inclusief BTW

 

Nu annuleren er wel eens klanten een bestelling die betaald is, of ze retourneren het.

 

De facturen van deze klanten heb ik gedelete en teruggeboekt..........

 

 

Het probleem is dus dat ik ze gedelete heb.

Ik kan dus met facturen niet aantonen dat ik een omzet heb van 1.000.000

want volgens mijn facturen heb ik een omzet van 990.000

 

Omdat ik alles via de bank doe geeft mijn bank wel aan dat er 1.000.000 omzet is en deze gebruik ik ook in mijn berekening.

 

En nu? Hoe ga ik dat in mijn boekhouding doen?

Hoe kijkt de belastingdienst hier tegen aan? Zullen ze erg lastig gaan doen?

Hoe verklaar ik dat ik 10.000E aan facturen niet heb?

 

[djluc]

Daar worden ze, zachtgezegd, niet blij van. Je had ze moeten crediteren. Je zal dus die betalingen moeten gaan uitzoeken en alsnog gaan crediteren. Je klanten hebben die creditnota's ook nodig om hun administratie kloppend te krijgen.

[mijnlogin]

De creditnotas heb ik wel gemaakt, inmiddels dat deed ik eerst ook niet.

Alleen daarop staat het bestelnummer niet meer :-*

 

Hierop staat alleen.

Naam + plaatsnaam + bedrag + btw

 

???

 

Wat nou als belastingsdienst er niet blij van word. Hoe zullen ze dit beoordelen. Boetes etc etc?

 

Inmiddels word dit goed bijgehouden...

 

 

[Karel Stromph]

mijnlogin,

 

Er zijn gelukkig deskundigen hier die je de juiste "technique" zullen aanreiken. Ik reageer als ondernemer. Hoe doe je BTW aangifte? Maand, kwartaal, jaar. Je zou daarmee misschien wat problemen krijgen (wellicht ook niet, aangenomen dat je correct hebt afgerekend - dus feitelijk te veel - omdat je de creditnota's - nog niet - hebt verrekend? of vergis ik me?).

 

30 jaar geleden was het een sport om te veel BTW aan te geven, daarna corrigeren, zodat de fiscus vervolgens een vette rentevergoeding gaf bij de terugstorting (de fiscale rente was veel hoger dan de wettelijke rente). Dat is natuurlijk lang voorbij, en dus de rente gewoon laag.

 

Facturen - en dus creditnotas's - dienen aan een vormvereiste te voldoen, onlangs heeft Norbert dat hier ergens beschreven. Zoals je jet hier weergeeft is niet correct, er ontbreken veel vereiste gegevens.

 

Maar ik denk dat je dit alles nog tot 31-12 kunt herstellen, met correcte creditnota's. De belastingdienst kijkt pas mei 2009 tegenaan (buiten de BTW dus).

 

Dus ontspan je maar, tot je berichten krijgt van onze deskundigen.

 

Karel

[mijnlogin]

Ik heb alles verekend.

Het bedrag van de crediteringen was namelijk wel bekend.

 

Alle facturen voldoen (behalve die wegzijn) en de creditnotas die hiervoor gemaakt zijn voldoen niet ..

 

Ik dacht dat mijn bankafschriften wel bewijs genoeg was.

 

Ik ben niet vrijwillig ondernemer geworden..het begon als hobby en ik werkte in een fabriek.

Niet veel later had ik opeens 35 000 klanten per jaar...en was er geen stoppen meer aan...

Dan komt er opeens zoveel op je af en moet je zoveel leren... Het ene moment sta je schroefjes te draaien en niet veel later

zit je te onderhandelen met tomtom of RTL..... :P

 

[Karel Stromph]

Goed van je dat je zo snel goede zaken deed.

 

Wacht nu maar af wat de deskundigen zeggen. Je kunt nog altijd je klanten vragen een copie van de facturen (die weg zijn) te sturen. Hoe hebben ze gereageerd op je onvolledige creditnota?

 

Sterkte, Kaarel

[mijnlogin]

De meeste hebben deze creditnota niet gekregen..

Veel klanten zijn ook niet zakelijk dus deze gooien de factuur gewoon weg en een creditnota zal; hun een zorg zijn.

Verder ook geen idee hoe ik ze kan contacteren ik herb alleen naam + plaatsnaam ik de meeste gevallen.

Bedrijven retourneren zelden iets, in theorie hebben ze hier ook geen recht op (wet koop op afstand).

In praktijk sta ik dat meestal wel toe (dat is wel zo aardig..)

 

Goede zaken doen is een ding.

Je geld vervolgens weer aan de belastingdienst moeten doneren door slechte kennis van administratie is natuurlijk minder dan :P

[ecofin]

mijnlogin,

 

Te simpele vraag wellicht: Geen backup ergens op enig moment van die administratie?

 

Zoniet, dan zit er volgens mij niets anders op dan de desbetreffende facturen opnieuw aan te maken aan de hand van de creditnota's. Een hele uitzoekerij overigens.

Hangt er wellicht ook vanaf met welke programma je werkt.

 

John

[mijnlogin]

Die creditnotas bevatten alleen, naam + plaats + bedrag + datum........

 

Volgens mij teweinig om hiervan facturen te maken.

 

Ik gebruik mijn eigen boekhoudprogramma (welke inmiddels alle denkbare functies heeft maar in het begin van het jaar nog niet)

 

[Karel Stromph]

Die creditnotas bevatten alleen, naam + plaats + bedrag + datum........

 

Volgens mij teweinig om hiervan facturen te maken.

 

Ik gebruik mijn eigen boekhoudprogramma (welke inmiddels alle denkbare functies heeft maar in het begin van het jaar nog niet)

 

 

Met je bankafschriften erbij kom je een heel eind.

 

Karel

[ecofin]

En....

 

als je hiermee in staat bent de verdwenen facturen weer te reproduceren en op te nemen in je administratie dan heb je het lek wel boven.

Ik kan mij niet voorstellen als je dit voor elkaar hebt en uitlegt aan een controleur van de Belastingdienst dat hij daar geen genoegen mee neemt. Ze zijn misschien wel streng, en terecht want je wil niet weten wat er wordt gerommeld, maar geen onmensen zoals ik overigens al meerdere keren heb geconstateerd..

 

John

[mijnlogin]

Ja sowiezo...

 

Strenger als bij mij zullen ze niet zijn.

Jonge ondernemer x internetbedrijf x hoge omzet = hele strenge belastingdienst.

 

Terwijl er niet eens te frauderen valt agz alles via de bank gaat :)\Overal is achter te komen tov een gewone winkel of horeca ondernemer die zo nu en dan een graai in de kassa doet.

 

[Tamaradebruyn]

als ik je verhaal goed heb begrepen gaat het om gerealiseerde omzet, welke nadien is teruggeboekt?

 

A) houd rekening met je BTW aangifte --> fouten maken mag, corrigeren daarentegen ook. Suppletie kan vlgs mij tegenwoordig ook digitaal. = correctie

 

B) wat ik zou adviseren is om een getotaliseerde credit nota te maken, hierin specificeer je vervolgens de bedragen waarvoor je in den beginnen een credit nota had moeten maken. dit is veel werk, ik weet het. maar je gaat gelazer krijgen. Om niet beslagen ten ijs te komen, adviseer ik je om bijv. een kopie te draaien van alle retouren welke zijn binnen gekomen, dat kan wellicht via je voorraadadministratie? anders zul je nog kopieen kunnen maken van de gestorneerde bedragen, dus de bankafschriften kopieeren. wellicht heb je ergens genoteerd welk factuurnummer je hebt laten vervallen cq dubbel hebt gebruikt? dit zou je aan kunnen geven op je getotaliseerde credit nota.

 

C) credit nota's hoef je niet per definitie te versturen, je mag ze ook intern houden.

 

Veel succes en maak je geen zorgen om de belastingdienst. Ik lig er ook altijd mee in de clinche, maar door je vooraf goed voor te bereiden kom je erg ver. Bovendien heb je het recht om te mogen corrigeren ;;-) maak gebruik van dit recht en doe alsof je nergens verstand van hebt ;-) n beetje gemeen miss, maar wel doeltreffend

[Merkava]

C) credit nota's hoef je niet per definitie te versturen, je mag ze ook intern houden.

 

Veel succes en maak je geen zorgen om de belastingdienst. Ik lig er ook altijd mee in de clinche, maar door je vooraf goed voor te bereiden kom je erg ver. Bovendien heb je het recht om te mogen corrigeren ;;-) maak gebruik van dit recht en doe alsof je nergens verstand van hebt ;-) n beetje gemeen miss, maar wel doeltreffend

 

Credit nota's niet versturen, geen wonder dat jij altijd overhoop ligt met de belastingdienst.

Een goede kennis van mij vertelde mij laatst nog dat hij veel gezeik heeft gehad met de bd omdat hij de creditfacturen ook intern hield (vierkant archief), heeft hem behoorlijk wat ellende opgeleverd en geld gekost !

[Tamaradebruyn]

@Merkava : nee hoor, een credit nota mag je intern houden. je hebt zoiets als interne credit nota's, die gebruik je nl als je bijv een factuur hebt gemaakt, nog niet hebt geboekt en je klant annuleert.

 

In principe kan de BD je vragen om uitleg hierover, maar als die plausibel is, zul je daar zeer zeker geen gelazer mee krijgen noch op kosten worden gejaagd.

 

Maar goed, ieder zn mening, laten we het daarop houden ;)

[Karel Stromph]

Tamara heeft (letterlijk) gelijk. De creditnota's hoeven niet per se verstuurd te worden, echter WEL bewaard (het is een negatieve factuur) - en wat belangrijk is dat het bij de controlerende BD "voorlegbaar" moet zijn. Je kunt dus niet zeggen, ja het is mijn computer.

 

Karel

[Maarten]

@Merkava : nee hoor, een credit nota mag je intern houden. je hebt zoiets als interne credit nota's, die gebruik je nl als je bijv een factuur hebt gemaakt, nog niet hebt geboekt en je klant annuleert.

 

Dat je het gebruikt, betekend niet dat het mag.

 

Het is overigens bekend dat de belastingdienst hier ook mee leest, ik zou als ik jou was een beetje oppassen met wat je hier neer zet. Je komt bij de belastingdienst echt niet altijd weg met 'oh, dat wist ik niet'.

 

 

[Tamaradebruyn]

natuurlijk lezen ze hiermee, logisch toch... maar als je iets echt niet weet, krijg je daardoor heus geen problemen. Natuurlijk is het de taak van de BD om te proberen zo min mogelijk te hoeven terug te betalen in welke vorm dan ook, of eerder gezegd, men zoveel mogelijk te laten betalen net hoe je het bekijkt ;-)

 

Weet je, waarom heeft iedereen toch zo n vrees van de BD - niet zozeer bedoel ik dit door de reacties hier - maar in het algemeen, fouten maken mag echt hoor, dingen niet weten is ook geen schande en eerlijk toegeven, sorry ik wist het niet daar is ook helemaal niets mis mee... ;)

[Maarten]

Weet je, waarom heeft iedereen toch zo n vrees van de BD - niet zozeer bedoel ik dit door de reacties hier - maar in het algemeen, fouten maken mag echt hoor, dingen niet weten is ook geen schande en eerlijk toegeven, sorry ik wist het niet daar is ook helemaal niets mis mee... ;)

 

Omdat het de bedoeling is dat als je iets niet weet, dat je dan gaat uitzoeken hoe het moet. Het is niet de bedoeling dat je gewoon maar doet wat je zelf het beste uit komt. Als er een keer per ongeluk een fout wordt gemaakt kom je daar wellicht wel mee weg. Maar met gewoon maar doen wat je uit komt, en doen alsof je nergens verstand van hebt zoals je eerder aangaf ga je het op lange termijn echt niet redden bij de belastingdienst.

[Dave Penders]

Als een klant een factuur betaald dienen ze bij mij een factuurnummer te noteren bij het overboeken.

Als je op die manier werkt kan je al de juiste creditnota koppelen aan de gegvens die op je bankafschrift staan.

 

Met de juiste creditnota heb je dan de NAW gegevens. Als je pakbonnen gebruikt kun je aan de hand van de NAW de juiste pakbon zoeken. Hierop staan alle artikelen, kijk of dit strookt met het totaal factuur bedrag.

 

Dit alles kun je dan gebruiken om je facturen opnieuw te kunnen maken.

[Tamaradebruyn]

ik heb het miss verkeerd omschreven, maar ik bedoel niet dat je altijd doet alsof je nergens wat van weet... maar zo eens een keertje mag het echt wel... maar eerlijkheid staat boven alles, als jij alles eerlijk aan kunt leveren, is het risico dat er wat fout gaat veel minder