"real-time" boekhouding

[Badabigboom]

Voor mijn BV stuur ik ieder kwartaal alle stukken naar mijn accountant. Vervolgens krijg ik op papier een kort, eenvoudig overzicht.

Nu wil ik vanaf 2009 ook echt activiteiten in deze BV ontplooien (hiervoor was het alleen aandeelhouderschap in een andere BV). Het lijkt mij hierbij toch wel fijn een meer up-to-date boekhouding te hebben, dan slechts 1x per kwartaal een update. En ook zou ik op het niveau van journaalposten mee willen kijken met wat de accountant inboekt.

 

Mijn vraag is hoe anderen dit nu doen, wanneer ze niet zelf de boekhouding doen? Wat raden jullie aan?

 

Ik hoor wel eens dat ondernemers dit via een internet-based systeem doen. Bijvoorbeeld: de ondernemer upload documenten op ieder gewenst moment (zoals ik ze nu 1x per kwartaal opstuur) en de boekhouder kijkt bv. 1x in de week of de ondernemer nog nieuwe gegevens heeft geupload en boekt deze in. De ondernemer kan via het systeem de boekhouding bekijken.

 

Bestaat een dergelijk systeem en wat raden jullie aan?

 

[djluc]

Ik ga vanaf 2009 elke 2 weken een map afgeven bij een administratiekantoor. Dan ben je redelijk up-to-date en het is lekker simpel. Uiteindelijk zou een geheel digitale administratie mijn voorkeur hebben maar dat laat nog even op zich wachten...

[ecofin]

Zeker bestaan dergelijke systemen.

Een andere mogelijkheid is gebruik maken van een programma dat zowel bij jou als bij de accountant draait. Elke keer dat is bijgewerkt stuurt de accountant een zip van de administratie retour die je kunt inladen. Dan zijn alle bijgewerkte bestanden te bekijken.

 

John

[GastonS]

Ik heb zelf goede ervaringen met BizBalance dat aangeboden wordt door Reeleezee.

In dit boekhoudsysteem worden al je bankbetalingen en -ontvangsten volledig automatisch opgenomen in de boekhouding. Hier hoef je zelf niks voor te doen. Je boekhouder kan deze transacties vervolgens online administreren en jij kan ieder moment online meekijken.

 

Voordelen:

- Iedere dag inzicht in de financiele situatie van je bedrijf

- Geen wekelijkse ritjes of enveloppen naar het administratiekantoor

 

Nadelen:

- Kost geld ;D . Maar omdat je je boekhouder tijd bespaart bij het inboeken, verdien je dat terug.

 

[Iwan van Geelen]

Zeker bestaan dergelijke systemen.

Een andere mogelijkheid is gebruik maken van een programma dat zowel bij jou als bij de accountant draait. Elke keer dat is bijgewerkt stuurt de accountant een zip van de administratie retour die je kunt inladen. Dan zijn alle bijgewerkte bestanden te bekijken.

 

John

 

Jongens het is bijna 2009:

 

http://www.reeleezee.nl/

http://www.exactonline.nl

etc etc

 

[Henri Kroeze]

Erg interessant, ik wil dit ook graag gaan 'doen'.

Helaas is nog niet veel boekhoud software voorzien van eenvoudige koppelingen met bijvoorbeeld Paypal (90% van mijn betalingen) en de verkoopgegevens met mijn webwinkel.

 

Maar het zou enorm veel werk schelen als dat allemaal geintegreerd zou zijn!

 

Mijn boekhourder werkt met King software en nou vraag ik mij af, als ik een ander pakket zou kiezen, bestaat er dan een soort universeel protocol zodat deze software pakketten onderling informatie kunnen uitwisselen? Al is het maar via CSV files?

[Marc Schepper]

Ik werk met asperion,

 

Boekhouder en ik kunnen tegelijk in mijn boekhouding. Werkt prima.

Real time, verwerkt mijn bankgegevens automatisch en je kan er ook facturen vanuit versturen die meteen weer op de balans komen.

 

Succes ermee!

[ecofin]

Als aanvulling (verduidelijking) op mijn eerdere post inzake de zip: ik had hier een zipbestand op het oog dat per mail wordt verzonden; er komt dus geen schijfje aan te pas.

 

Een en ander wordt gerealiseerd met een gratis te verkrijgen boekhoudprogramma. 't Is maar waarvoor je kiest.

 

John

[Badabigboom]

Bedankt voor de reacties! Mooi om te horen dat datgene waar ik op hoopte ook bestaat. Nu maar eens met mijn boekhouder bespreken welke mogelijkheden hij specifiek biedt.

[Joost Rietveld]

Veel boekhouders/administrateurs en accountants werken met Exact.

 

Je kunt exact online kopen (vanaf 30 euro per maand) en jouw boekhouder toestemming geven tot toegang. Je kunt er ook voor kiezen om onder de licentie van jouw boekhouder te werken (scheelt aanzienlijk in de kosten, volgens mij 180 euro per jaar).

 

Wie de administratie inboekt is dan aan jou. Of het systeem compatibel is met jouw adviseurs software is van het grootste belang.

 

Groet

Joost

 

 

[djluc]

Wie heeft er een boekhouding die al verder geautomatiseerd is? Dus bijvoorbeeld een webshop waarbij de productcategorieën zijn gekoppeld aan omzetgroepen in je administratie e.d? Dat zou natuurlijk 't mooiste zijn. Dan heb je echt actueel inzicht in je positie.

[ondernemertje30]

Mijn boekhourder werkt met King software en nou vraag ik mij af, als ik een ander pakket zou kiezen, bestaat er dan een soort universeel protocol zodat deze software pakketten onderling informatie kunnen uitwisselen? Al is het maar via CSV files?

 

Dat is een zeer goede vraag, ben zelf ook opzoek naar een antwoord daarop.

 

Nu heb ik b.v. een boekhouder welke snelstart gebruikt. Kan straks in mijn nieuwe opzet dus ook snelstart gaan kopen en daarvoor een koppeling met de webshop laten maken.

Ben ik zo een 6000 euro kwijt.

 

Maar misschien wil ik over een jaar wel overstappen naar een andere boekhouder (of accountant) en werkt die ineens met een ander boekhoud systeem.

 

Wil dus niet hebben dat ik dan weer andere boekhoud software moet gaan kopen en opnieuw een koppeling moet gaan laten bouwen.

 

Oplossing moet dus zo zijn dat ik mijn systeem gewoon kan behouden en dat het evengoed nog in een ander pakket geimporteerd kan worden.

 

wie weet er hier meer over?

[Iwan van Geelen]

Veel boekhouders/administrateurs en accountants werken met Exact.

 

Je kunt exact online kopen (vanaf 30 euro per maand) en jouw boekhouder toestemming geven tot toegang. Je kunt er ook voor kiezen om onder de licentie van jouw boekhouder te werken (scheelt aanzienlijk in de kosten, volgens mij 180 euro per jaar).

 

Wie de administratie inboekt is dan aan jou. Of het systeem compatibel is met jouw adviseurs software is van het grootste belang.

 

Groet

Joost

 

 

 

Of een boekhouder nemen die met exact werkt gekoppeld aan bijvoorbeeld synergy, dan kan je via die portal meekijken etc. Andere oplossing is Exact bij de boekhouder benaderen via Terminal Server

 

 

[ecofin]

Hoe meer te koppelen is, hoe mooier het is. Maar..... het wordt af en toe een obcessie op zich waarbij, hoe dan ook, men zich in allerlei bochten gaat wringen om koppelingen tot stand te brengen. Dat heeft dan vervolgens allerlei consequenties in die zin dat of de koppeling wel erg ingewikkeld tot stand gebracht kan worden, of de koppeling wel werkend te krijgen is maar bij elke volgende update van één van de gebruikte software-onderdelen het weer laat afweten en slechts met grote moeite weer aan de praat te krijgen is.

 

Als je werkt met duizenden artikelen en talrijke verkopen per dag kan ik me die inspanning nog wel voorstellen. Maar als het gaat om op zich hanteerbare aantallen is het maar de vraag wat goedkoper/eenvoudiger is. Ik kan voorbeelden geven van boekhoudprogramma's die allerlei functionaliteiten in zich herbergen maar die elk onverwacht moment het laten afweten. Technici zijn dan nog in staat om elk voorbijkomend probleem weer op te lossen en het systeem weer aan de praat te krijgen, totdat..... juist, het volgende probleem zich weer voordoet. Als je dan terugkijkt over een periode van een jaar blijkt dat enorm veel tijd is gestoken in het aan de praat houden van het systeem. En dat terwijl die tijd veel beter had kunnen worden gestopt in analyses uit het systeem, want dat levert tenminste voordeel op voor een onderneming in de vorm van tijdige bijsturing.

 

Wat ik met dit hele verhaal wil zeggen is dat je ook moet kijken naar wat al die koppelingen eigenlijk opleveren aan efficiency en hoeveel tijd je kwijt bent aan het oplossen van allerlei koppelingsproblemen. Wat is nu het uiteindelijke positieve rendement?

 

Een voorbeeld. Een zzp'er met, noem eens wat, 100 inkoop- en 100 verkoopfacturen op jaarbasis die zelf weinig tijd wil besteden aan zijn administratie, kan wel trachten de verkopen vanuit de webwinkel te koppelen aan zijn administratie maar de vraag blijft of al die inspanningen rendement op gaat leveren. Stuur die 8 inkoop- en verkoopfacturen per maand nu gewoon even op naar een boekhouder en laat ze verwerken. De bijgewerkte administratie komt (over de lijn) weer terug en je hebt een bijgewerkte administratie waar je vervolgens alle informatie uit kunt halen. Simpeler kan het en.... het werkt altijd. 't Is maar een voorbeeld, elke situatie moet natuurlijk op zijn merites worden beoordeeld.

 

Een andere, vergelijkbaar qua omvang, zzp'er klopt die fakturen zelf in laat periodiek zijn administratie even screenen. Ook prima. En nog steeds werkt het altijd zonder haperen.

 

Gaat er iemand van pakket wisselen? Maakt niets uit; zolang die boekhouder maar meegaat met het pakket werkt het nog steeds in beide voorbeelden. Je kunt je ook volledig "ophangen" aan de automatisering maar dat wordt dan snel als je niet uitkijkt echt ophangen met alle gevolgen vandien.

 

John

[ondernemertje30]

tja... met 10 facturen per maand is het niet interesant, maar met honderden/duizenden uiteraard wel.

Daarnaast zou je als je die koppeling niet maakt bepaalde functionaliteiten uit het boekhoud programma helemaal zelf moeten gaan laten bouwen. denk hierbij b.v. aan een voorraad beheer systeem, een bestel systeem voor leveranciers, koppelingen voor b.v. parcelware enz..

Daarnaast meer tijd voor veel beheers functies en veel extra kosten voor de boekhouder.

Ik schat in dat ik 500 a 600 euro per jaar kan gaan besparen op de boekhouder.

Daarnaast bespaar ik naar verwachting 2000 euro op ontwikkelingskosten voor b.v. voorraad beheer systeem en daarnaast nog eens 5 tot 10 uur per maand met overtypen van gegevens.

 

Nu is het wel een redelijke investering (3000 euro voor boekhoud software + 3000 euro voor koppeling) maar is die binnen 1 1/2 jaar a 2 jaar terug te verdienen schat ik zo in.

 

Maar uiteraard hangt het van de situatie, de diensten en het vollume af hoe dat precies zit.

 

maar de vraag blijft staan hoe dat zit met compatibiliteit met verschillende boekhoud programma's

[ecofin]

En dat is nu exact wat ik bedoelde te zeggen. Voor veel ondernemingen zal het derhalve niet interessant zijn en moet je het ook niet willen. Voor anderen is het wellicht wel interessant maar dan zijn de investeringen in geld en tijd ook binnen redelijke tijd terugverdiend.

 

Alleen in die situatie zal er ongetwijfeld enig maatwerk moeten worden geleverd om koppelingen te realiseren en dat betekent bij wisselen van boekhoudprogramma of zelfs maar bij updates dat er weer problemen kunnen ontstaan. ook dan zal weer bekeken moeten worden of de (reparatie)investering opweegt tegen het rendement van de daardoor weer verkregen koppelingen.

 

Ik ken een boekhoudprogramma dat geen voorraadregistratie systeem bevat. Argument van de makers: het wordt bijna nooit gevraagd dus is het niet interessant. Ik ken een boekhoudprogramma waar allerlei features inzitten en bovendien nog allerlei plugins voor kunnen worden aangeschaft. Het resultaat is dat nooit alles werkt zoals het zou moeten werken en vervolgens bij elke update er weer op een andere plaats in het programma problemen gaan ontstaan. Gevolg: ellenlange tijd en ergenis noodzakelijk om de boel weer te repareren.

 

Alles blijft dus een afweging van kosten en rendement van de koppelingen.