Tips en ervaringen gezocht over archivering van dossiers/hangmappen

[LAvdLe]

Wat is jullie advies m.b.t. het archiveren van oude dossiers, die geplaatst moeten worden in een zogenaamd statisch of historisch archief. Er zal niet vaak worden teruggegrepen op dit statische archief. Maar het moet wel overzichtelijk blijven.

 

Welke materialen, kasten, dozen, hangende dossiers etc. etc. zijn hiervoor het meest geschikt. Het moet niet te tijdrovend zijn om dossiers op te bergen, met archivering verdien je namelijk niets.

 

Bij voorbaat dank voor jullie expertise op dit gebied.

[Tonino]

Go Frans!

[Highio]

Dat is de branche van HL-lid Frans Sijtsma, heb je zijn profiel al bekeken?

 

Edit twee reacties binnen twee en drie minuten, hehe... ;D

 

Groet,

 

Highio

[Frans Sijtsma]

Zag hem ook al maar wilde niet meteen hier mijn bedrijfsnaam gaan lopen spammen ;). Dank dat jullie dat dus ff voor mij gedaan hebben.

 

@TS.

 

De belangrijkste vraag is eigenlijk wat u precies op te bergen heeft

Er zijn honderdduizend varianten varierend van hangmappen tot archiefdozen en van ordners tot Zippel- of TUB l'obliquemappen etc.

 

Daarnaast speelt de hoeveelheid op te bergen materiaal een rol, de ruimte die u eventueel beschikbaar heeft, de raadpleegfrequentie en het aantal mensen dat met archiveren belast is en eventueel het budget dat u heeft.

 

Ben het met u eens dat je met archiveren weinig kunt verdienen, maar er kan wel veel geld mee verloren worden als u net dat ene dossier dat u dringend nodig hebt niet meer terug kunt vinden, dus enige aandacht ervoor is zeker wel noodzakelijk.

 

Frans

 

 

[LAvdLe]

Antwoord op vraag 1: Oude dossier mappen, met correspondentie e.d. van afgelegde zaken in een open papieren map

Antwoord op vraag 2: Omdat er nu een achterstand ligt is het wel een behoorlijke hoeveelheid dat moeten worden opgeborgen. Het zal echter bijna nooit worden geraadpleegd het is vooral omdat hiervoor wettelijke verplichtingen gelden. Ik zal zelf de archivering voor mijn rekening nemen, er is niemand in dienst voor dit soort hand en span diensten. Wat is een relatief goedkope en praktische oplossing?

De dozen waar nu gebruik van wordt gemaakt zijn niet bepaald handig en vrij tijdrovend (je moet ze toch elke keer in elkaar vouwen etc.)

 

Hoor graag van u

[Frans Sijtsma]

Archiveren kost tijd.

De keuze is alleen of u er nu relatief veel tijd in steekt en indien noodzakelijk minder tijd nodig hebt als u moet raadplegen of nu weinig tijd erin steken en eventueel wat meer tijd investeren als er iets opgezocht moet worden.

 

Indien het eerste het geval is dan kan ik natuurlijk allemaal mooie mapjes, binnenmapjes , labelsystemen en rekken aanbieden, maar dat lijkt me een beetje overdone.

 

Het andere uiterste is gewoon een paar rekjes neerzetten. Grote(re) kartonnen dozen met deksel kopen. In die dozen uw mappen netjes naast elkaar ordenen en zorgen dat het compleet is en op de buitenkant een duidelijke omschrijving zetten van de zaken die erin zitten, hetgeen denk ik meer aansluit bij uw idee.

 

Heeft u (te) weinig ruimte beschikbaar dan kan uitbesteden of toepassing van een verrijdbaar archief nog overwogen worden.

 

Zorg er alleen voor dat er een consequent systeem in de wijze van archiveren zit.

Kies voordat u begint of u per project gaat bewaren of per onderwerp, of wellicht nog per jaargang.

Bijvoorbeeld alle facturen bij elkaar, alle pakbonnen, alle urenlijsten etc.

Of de factuur, de pakbon en de urenlijst van één project gezamenlijk in een map, of minutenstaten per partner per jaar in een doos. etc.

Maak hiervan een lijst en houd u hieraan, dat scheelt heeeeel veel gezoek achteraf (ik spreek uit ervaring)

 

Kort gezegd is het systeem belangrijker dan de oplossing.

 

Frans

 

[LAvdLe]

Heeft u een voorbeeld van een dergelijke kartonnen doos met deksel? U zit inderdaad goed wanneer u stelt dat het niet overdone moet zijn. Het gaat echt om een statisch archief welke slechts zeldzaam zal worden geraadpleegd maar waarbij het wel noodzakelijk is dat het niet te veel tijd kost om dossiers toe te voegen.

 

Bedankt zover

[Frans Sijtsma]

Hangt van de maatvoering van de bij u in gebruik zijnde dossier af, maar onderstaand zou bijvoorbeeld kunnen

 

 

Maatvoering binnenzijde hxbxd = 320 x 420 x 300 mm

 

Past in rekken met een diepte van 300 mm (ordnerdiepte)

 

Indien u nu gebruik maakt van hangmappen dan zijn daar weer andere dozen voor

 

Frans

 

 

[LAvdLe]

Haha, ik ben weer niet volledig geweest natuurlijk. Er wordt inderdaad gebruik gemaakt van hangmappen.

Sorry voor de onduidelijkheid. Dit soort dozen zijn allemaal bij u te bestellen?

[TvG]

Wordt dit Marktplaats/B2B?

[Frans Sijtsma]

Wordt dit Marktplaats/B2B?

 

Dat wilde ik juist voorkomen, vandaar dat ik TS al een pm heb gestuurd ;)

 

Je hebt wel gelijk dat het die kant opgaat, vandaar dat ik het nog enigszins algemeen heb proberen te houden zonder mijn eigen producten hier te lopen pushen.

Wellicht dat een andere/toekomstige lezer er op die manier ook nog wat aan heeft

 

De afgebeelde doos wordt door mij trouwens juist niet geleverd. Is meer als voorbeeld

 

@TS. Rechtboven in uw scherm staat '1 nieuw bericht' in het rood. Die kunt u aanklikken

 

 

[TvG]

Lag meer aan de vraagstelling die degradeerde van een "compleet archiefsysteem" tot een paar archiefdozen...

[Frans Sijtsma]

Lag meer aan de vraagstelling die degradeerde van een "compleet archiefsysteem" tot een paar archiefdozen...

 

Niet helemaal waar.

Ieder archief begint met de archiefstukken, vervolgens de dozen en dan pas het systeem :)

 

Onderstaande klant begon met 1 rekje met 5 dozen ...

 

[Maarten]

Alles (laten) inscannen en op een betrouwbare manier opslaan is geen optie? Het is even wat meer werk, maar het terugvinden is extreem eenvoudig en backups zijn ook een stuk sneller gemaakt. Het bespaard je daarnaast een hoop ruimte.

[Frans Sijtsma]

Alles (laten) inscannen en op een betrouwbare manier opslaan is geen optie? Het is even wat meer werk, maar het terugvinden is extreem eenvoudig en backups zijn ook een stuk sneller gemaakt. Het bespaard je daarnaast een hoop ruimte.

 

Is inderdaad een optie, echter de kosten van het inscannen zijn nog behoorlijk hoog, vooral als je alles met terugwerkende kracht wil inscannen, voorzien van metainformatie en dergelijke.

Op dit moment gaat men uit van 8-16 uur per strekkende meter archief. (uitpakken, ordenen, controleren, data toevoegen)

 

Je moet niet vreemd opkijken als dit 750-1000 euro per strekkende meter kost afhankelijk van de ordening van het archief en het aantal stuks papier per strekkende meter.

Voor kleinere (en ook grotere) bedrijven redelijk onbetaalbaar.

 

Daarom wordt ook vaak SoD (Scanning on Demand) aangeboden.

Het archief wordt extern opgeslagen en alleen de stukken die beschikbaar moeten komen worden gescand en verstuurd aan de klant.

 

Frans