Een tijd van komen en een tijd van gaan. (wanneer is het te laat)

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Weet je nog? Het moment dat het kwartje viel en je besloot om een bedrijf te starten? De hemel zou je bestormen, de wereld zou aan je voeten liggen. Werelddominantie zou slechts een kwestie van tijd zijn. Champagne bij de beslissing, champagne na de KvK inschrijving, champagne bij het tekenen van de huurovereenkomst, champagne bij het tekenen van de financiering, champagne bij de eerste klant, champagne bij de eerste binnengekomen betaling. Iedereen die niet onder een rots lag te slapen, zou van je horen. Jij had het gat in de markt gevonden.

 

Maar helaas was vooral jij die mening toegedaan. Klanten waren toch lastiger te vinden dan je dacht. De wereld was toch iets minder afhankelijk van jouw product of dienst. De champagnebubbels knapten een voor een en bij het laatste belletje spatte ook jouw droom uiteen. Jouw introductie op de markt bleek weinig opzienbarend. De honden blaften en de karavaan trok voorbij…

 

Je moet stoppen. Of niet? Als die ene offerte nou doorgaat… Ik ben een doorzetter, ik geef niet zo snel op. Afhaken is voor mietjes. Wat zal mijn omgeving wel niet denken? Ik kan toch niet zo snel opgeven? Ofwel: wanneer neem je die stap? Wanneer geef je aan jezelf toe dat doorgaan geen optie meer is? Is dat wanneer je die korte droge tik hoort wanneer die de meneer in een zwarte jurk die ze Edelachtbare noemen met zijn hamertje op het bureau slaat? Lijkt me rijkelijk laat… Is dat dan wanneer je een betalingsherinnering van een leverancier krijgt en je hebt even het geld niet op je rekening staan? Hmmmm…. Dat is nou net weer even te vroeg. Maar wanneer dan?

 

Het gekke is: Niemand kan je dat zeggen. Ja, achteraf. Dan zijn er tientallen die je precies weten te vertellen, op de minuut af, wanneer je beter had kunnen stoppen. Maar tot die tijd ben jij degene die met een handdoek in de hand staat te twijfelen of je al moet gooien of niet.

 

Ik heb het vaker gezegd: zorg dat je de cijfers in je vingers krijgt. En rap ook. Wie zijn administratie goed op orde heeft, kan daar veel informatie uithalen. Maar ja, we zijn zo druk met ondernemen, dat het er nog wel eens bij inschiet. Wie denkt dat ik mijn administratie punctueel op orde heb, heeft het gevloek van mijn boekhouder nog nooit gehoord wanneer ik weer eens drie dagen voor de BTW-aangifte met een vergeten stapel bonnetjes aankom… Maar die cijfers zijn zo verdomd belangrijk dat het de moeite waard loont om jezelf maar te blijven schoppen en je iedere keer maar weer voor te nemen opnieuw je leven te beteren. Wat zijn nou zo maar een paar dagelijkse vragen die de cijfers je kunnen vertellen?

 

Kan ik mijn rekeningen op dit moment betalen?

Voor het antwoord op deze vraag heb je de volgende gegevens nodig:

[*]De aankoopwaarde van alle bedrijfsbezittingen die voor een periode van minder dan een jaar zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld grondstoffen, halffabrikaten. [*]De waarde van de voorraden

[*]Liquiditeitspositie (banksaldo, kasgeld)

[*]Debiteurenstand tot 60 dagen oud

Neem de waarde van de vlottende activa, minus de voorraden. Hierbij tel je de debiteurenstand en de liquide middelen bij op. Dit geheel deel je door de kortlopende schulden. Ligt de uitkomst tussen de 0,5 en 1, dan kun je rustig gaan slapen. Is de uitkomst lager dan 0,5 dan gaat het niet goed. Deze waarde wordt de Quick Ratio genoemd. De reden dat de voorraden niet meedoen in de berekening is om te voorkomen dat een grote incourante voorraad (die dus nooit meer het inkoopbedrag zal goedmaken) voor een hogere ratio zou zorgen.

 

Hoeveel geld is er nu eigenlijk beschikbaar?

Voor het antwoord op deze vraag heb je de volgende gegevens nodig:

[*]De aankoopwaarde van alle bedrijfsbezittingen die voor een periode van minder dan een jaar zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld grondstoffen, halffabrikaten. [*]De waarde van de voorraden

[*]Liquiditeitspositie (banksaldo, kasgeld)

[*]Debiteurenstand tot 60 dagen oud

[*]Crediteurenstand

[*]Stand rekening courant

 

Deze is heel simpel: Trek het totaal van de crediteuren en rekening courant af van het totaal van de vlottende activa (aankoopwaarde bedrijfsbezittingen < 1 jaar vast + voorraden + liquiditeitspositie + debiteuren tot 60 dagen). De uitkomst is het netto werkkapitaal. Als dat positief is dan gaat het goed, negatief is niet goed.

 

Als het fout gaat, kan ik dan ingeval van een faillissement mijn schulden betalen?

Hier gaat het om solvabiliteit. Kredietwaardigheid. De debt-ratio is de verhouding tussen het vreemd vermogen op het totaal vermogen. Is dat kleiner dan 0,5, dan gaat het goed. Je kunt ook de het vreemd vermogen delen door het eigen vermogen. Dan dient de uitkomst maximaal 1 te zijn.

 

Kan ik met mijn bedrijf voldoende weerstand bieden bij economische tegenwind?

Deel je bedrijfsresultaat door je rentekosten. Dan krijg je je rentedekkingsfactor Als je dit ieder kwartaal doet zie je het getal groter of kleiner worden. Loopt dit getal op, dan gaat het steeds beter, anders gaat het steeds een beetje minder goed. Het is afhankelijk van je branche rond welk getal je hoort uit te komen.

 

Iedereen kan in excel een template maken waar de W&V rekening en tussenbalans snel ingevuld kan worden. De formules om tot de ratio’s te komen staan hierboven. Hou deze gegevens ieder kwartaal (of beter nog iedere maand) netjes bij en je weet precies of je bergopwaarts gaat, of hard achteruit holt.

 

Verder is het goed om te weten dat winst maar beperkt belangrijk is voor de beslissing of je door moet gaan of niet. Cashflow is king, profit comes next. Als je na twee jaar ploeteren nog geen positieve cashflow kunt genereren, wordt het misschien tijd om eens flink achter de oren te krabben. En dat geldt dan voor de gemiddelde MKB starter. Er zijn natuurlijk altijd bedrijven, concepten of branches waar langere periodes verdedigbaar zijn.

 

Zoveel is duidelijk: als je pas aan stoppen denkt op het moment dat de deurwaardersexploiten en dwangbevelen als kogels om je oren vliegen ben je eigenlijk al te laat voor een kleerscheurloze aftocht...

[Henri Kroeze]

eenvoudig te doen door zaterdags alle kassabonnen op te tellen.

Ik had daarbij al een lijstje van de vaste kosten, eigen salaris en de inkoopbonnen.

 

Yep, dat houdt ik nu zelf ook bij op dezelfde manier. Alleen rolt het bij mij uit de computer (verkoop) en de inkoop moet ik even intikken. Op maandagavond 'mag' ik niet naar de garage (m'n vrouw is dan weg) en heb ik mij verplicht dit overzichtje te maken.

[Henri Kroeze]

@Fred: bedankt voor deze uitleg. Idd is dit precies wat ik bedoel.

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Een boekhouder houdt de boeken bij. Dat is zijn taak. Zolang je hem niet verteld op welke manier jij graag je boekhouding ingericht wilt hebben, zal hij zijn standaard grootboekrekeningschema tevoorschijn trekken. Voorbeeldje. Als je geen andere instructie geeft, zal hij alle omzet boeken op grootboekrekening 8000 (Omzet 19%). Andere standaard grootboekrekeningen zijn:

 

Verkoop:

8000 (19%)

8010 (6%)

8020 (0%)

8030 (Intra-EU)

8040 (Export)

 

Inkoop:

7000 (19%)

7010 (6%)

7020 (0%)

7030 (Intra-EU)

7040 (Import non-EU)

 

De grootboeknummers kunnen van pakket tot pakket iets verschillen, maar grofweg is dit wel de indeling. Hieruit kun je opmaken dat er ruimte is voor een vrije invulling mbt de opengebleven nummers. Een voorbeeld rekeningschema zou kunnen zijn:

8000 (19% omzet winkel)

8001 (19% webshop)

8002 (19% uitverkoop)

8003 (19% speciale bestellingen)

8004 (19% adviesuren)

8005 (19% partijenhandel)

etc.

 

7000 (19% inkoop winkel)

7001 (19% webshop)

7002 (19% uitverkoop)

7003 (19% speciale bestellingen)

7004 (19% adviesuren derden)

7005 (19% partijenhandel)

etc.

 

Aan de kostenkant kun je werken met kostenplaatsen. Een beetje boekhoudpakket kan prima een verdeelsleutel maken op kostenplaats.

 

500 Winkel

501 Webshop

502 Magazijn

503 Kantoor

504 Productgroep 1

505 Productgroep 2

506 Productgroep 3

507 Productgroep 4

 

Ook kun je kosten op een ordernummer wegboeken. In de tijd dat ik vaak bij Siemens was voor besprekingen, verbaasde ik me over hoe ver dat daar was ingevoerd. Je kon pas koffie uit de automaat bij de spreekkamers tappen als je een kostenplaats of projectnummer had ingetoetst. Gaat dat ver? Ja. Maar de interne uren werden ook op die projecten geboekt. Op deze manier kon precies vastgesteld worden hoe veel een project had gekost in de aanloopfase. In de reclamebranche, accountancy en de advocatuur werkt dat niet anders. Iedere 6 minuten van een dag moeten verantwoord worden op een project. Leegloop uren worden niet geaccepteerd. Als een tijdsblok niet op een order- of dossiernummer kan worden geboekt, dan op zijn minst onder "archivering en administratie", "zelfstudie" of iets dergelijks. Wie dit goed in zijn organisatie inbed, komt tot verrassende inzichten.

 

Zo ken ik een restaurant dat de omzet bijhoudt per kelner, per tafel, per ronde. Hierdoor kan men precies de kelners aansturen op meerverkopen en is men zelfs in staat om "zwakke tafels" te lokaliseren en daar verbeteringen aan te brengen. Zo kwam men tot de ontdekking dat één tafel, ongeacht wie daar de kelner was, ondermaats geld opbracht. Toen de eigenaar een avond zelf aan die tafel ging eten, kwam hij erachter dat er een heel gemeen koud tochtje langs die ene tafel woei. Nadat een kiertje in het kozijn was dichtgekit leverde die tafel weer net zoveel geld op als alle andere tafels. Wie is er hier nu gek?

 

Moet je zover gaan als éénmanszaak of ZZP'er? Ja en nee. Als je meer controle over je omzet en kosten wilt, raad ik het je zeker aan. Waak wel voor over-administratie. Voer het stapje voor stapje in. Pas als stap één een tweede natuur is geworden, ga je naar stap twee. Begin eens met op je kopiefacturen te schrijven op welke omzetgroep je boekhouder moet boeken. Doe hetzelfde met je inkoopfacturen. Ga daarna eens over op 3 kostenplaatsen: Winkel, webshop en algemeen. Bepaal van je vaste kosten hoeveel % je huur op de kostenplaatsen drukt. Je boekhouder hoeft dit maar één keer in te voeren en alle NUON facturen worden automatisch voor 60% op de winkel geboekt, 30% op algemeen en 10% op de webshop. Eén keer invoeren en nooit meer drukmaken over de verdeling.

 

Je boekhouder kan de maandelijkse cijfers prima exporteren naar een CSV- of XLS-bestand. Dat lees je vervolgens in je eigen spreadsheet. Twee minuten werk per maand en je hoeft alleen maar de grafieken af te lezen. Het opzetten is even een klusje, maar daar heb je dan ook jaaaaaaaaaaaren plezier van. En het meerwerk van de boekhouder? Dat valt reuze mee.