Koppelen bankafschriften aan facturen, is dit nou nodig?

[Sheepdog]

De situatie:Aan de dienstverlening kant heb ik zo'n 20 tot 30 facturen per maand. Deze werden en worden gekoppelt aan de bankafschriften omdat de accountant dat graag wil voor het overzicht. Bij dit aantal facturen is dat ook niet echt een probleem.

Nu zijn we twee webshops gestart al een flinke tijd terug en hebben we ongeveer 300 facturen per maand extra, hier zitten ook veel batch betalingen van iDEAL tussen.

Nu kunnen ze wel ge-importeerd worden maar alles moet toch handmatig nagelopen worden een veel klanten zijn nieuw.

 

Mijn vraagen:

 

[*]Is deze koppeling nodig voor de fiscus zodat zij ook een goed overzicht hebben of is mijn accountant zo lastig?

[*]Is hier een andere oplossing voor?

 

Ik kan me niet voorstellen dat winkels elke pinbetaling koppelen aan een kassabon.

[ecofin]

Astron,

 

Het verzoek is wel te begrijpen maar het sorteren van facturen bij de ontvangsten op een dagafschrit is een vrij tijdrovend karwei zeker als het er honderden worden. Het grootste probleem bij verkopen via webwinkels is dat als de aantallen groter worden het veelal telkens nieuwe afnemers betreft. Dit geldt alleen dan indien sprake is van betaling achteraf. Het betekent namelijk dat voor iedere verkoop een nieuwe debiteurenrekening aangemaakt zou moeten worden. Deze rekening wordt vervolgens slechts één hoogstens enkele malen gebruikt. Je krijft aldus een verhoudingsgewijze gigantisch debiteurenbestand.

 

Voor het goed volgen van openstaande vorderingen is dit echter wel belangrijk. Er is nog een andere mogelijkheid die echter wel zorgvuldig moet worden opgezet omdat hierbij een foutje snel gemaakt is en terugzoeken van de fout is niet gemakkelijk gezien de aantallen.

 

Je kunt in de eerste plaats direct betaalde bestellingen afzonderen van verkopen op rekening waarbij derhalve later dan de besteldatum wordt betaald op factuur. De direct betaalde posten boek je op een tussenrekening b.v. Idealbetalingen. Het saldo van die rekening moet overeenstemmen met het saldo tegoed bij Ideal. Dan houd je de echte factuurposten over en deze neem je op in een spreadsheet waarbij de ontvangsten aan de hand van het dagafschrift uit dit sheet worden gefilterd. continue bewaking van aansluitingen is een eerste vereiste in deze uiteraard.

 

Hopelijk heb je iets aan deze oplossing.

 

John

 

 

[Sheepdog]

Hartelijk dank voor je reactie!

 

Jouw antwoord zet mij aan het denken en daarmee kom ik er achter dat ik niet veel info verstrekt heb.

Wellicht is het handig om te weten dat we voor de dienstverlening een eigen administratie voeren en voor de twee webshops ook. Verkopen in de webshops worden allemaal vooruit betaald met iDEAL, bankoverschrijving of contant bij afhalen. De betaling is dus binnen op het moment dat de factuur gemaakt wordt. Er zijn in de administraties van de webshops dus geen open posten.

 

Het bewaken van de betalingen is dus niet nodig.

[ecofin]

Ron,

 

Dan wordt het een stuk eenvoudiger. Een goede controle rond de bevestiging dat de betaling binnen is en de bijbehorende uitlevering van het bestelde is dan voldoende en de administratie zelf wordt een stuk eenvoudiger. Ontvangsten kunnen in "bulk" worden geboekt en het nut van het sorteren van verkoopfacturen bij de ontvangsten op de dagafschriften is overbodig. Dat scheelt een hoop werk.

 

John

[ronaldinho]

hoe zit dat dan met terugboekingen, om welke reden of op welke manier dan ook? Hoe klein de kans ook is, dat is toch iets waar je ook op zal moeten letten, en wat je dan moet kunnen koppelen aan de juiste order?

[ecofin]

Terugboekingen worden eenvoudig gesignaleerd middels de bankmutaties. Deze retourverkopen moeten altijd zeer individueel en zorgvuldig worden behandeld. Je moet ze ook als zodanig in de administratie verwerken op een afzonderlijke rekening waarbij gelet moet worden op eventueel reeds verzonden en dus retour te ontvangen goederen. Ergo een kwestie van een goede administratieve organisatie rond deze retouren.

 

John

[PimEffting]

Hallo Ron,

Doet je boekhoudpakket dit niet automatisch?

Zelf maken we gebruik van Twinfield en die doet wat "slimme" truuks om de koppeling te maken tussen betalingen en facturen. Dat doet hij op basis van bijvoorbeeld factuurnummer, bedrag, rekeningnummer (als de klant eerder heeft besteld), et cetera.

Wij doen +/- 10.000 facturen per jaar en het kost niet eens zoveel tijd om allemaal te koppelen. Het legt echter ook feilloos de onvolkomenheden in je administratie bloot: facturen die er niet zijn of verkeerde betalingen zul je boekhoudkundig moeten corrigeren.

[Sheepdog]

Nee, ons boekhoudpakket doet dat niet automagisch. Anders was de vraag bij me opgekomen. Is wel een mooie functie moet ik zeggen.