faktureren particuliere verkoop via webshop

[Derek-Jan]

Sinds een paar maanden doe ik verkoop via een webshop aan particulieren. Helaas kan ik de software van de shop (magento) nog niet koppelen met mijn boekhoudpakket (davilex) dus moet ik in principe alles handmatig verwerken.

 

Tevens zijn er in de shop verschillende winkels wat betekent dat de fakturen die de shop genereert niet opeenvolgend genummerd zijn. bv de nl-shop heeft 100000050 en de it-shop 200000050 en de gb-shop 300000050 en oplopend. Tevens kan ik de niet afgehandelde orders niet verwijderen, dus de verbruikte faktuurnummers blijven in het systeem zitten ondanks dat er niets geleverd of betaald is.

 

Als er nu een bestelling is dan draai ik de faktuur/bestelbon uit en maak aan de hand daarvan een faktuur. Omdat ik normaal voor elke klant alle gegevens in moet voeren doe ik deze fakturen boeken op 'onbekende klant'. De aangemaakte faktuur word automatisch geboekt in mijn boekhoudprog.

 

De bestelbon niet ik eraan vast en zo gaat het in de map. Ik kan dus wel terugzien welke faktuur bij welke bestelling hoort.

 

Maar : doe ik dit zo goed ? Of is er een andere minder tijdrovende manier ? Het zijn tenslotte allemaal particulieren die over het algemeen maar 1 x bestellen en het faktuurbedrag ligt gemiddeld tussen de 15 en 45 euro.

[ecofin]

Boeken op "Onbekende klant" vind ik niet zo sterk. Het volledig aanmaken van debiteurengegevens is juist vanwege het éénmalige karakter van de verkopen een te tijdrovende en dus onzinnige bezigheid.

 

Er zijn twee mogelijkheden.

 

1. Je hebt te maken met verkopen die niet allemaal direct worden betaald.

Je kunt overwegen om in het grootboek slechts één rekening Debiteuren te gebruiken waar de verkopen worden opgeboekt en de ontvangsten worden afgeboekt in totalen. In dat geval zul je daarnaast een specificatie moeten hebben, b.v. in een spreadsheet, waarin je precies kunt zien welk bedrag je van wie nog te vorderen hebt. De som van het sheet moet dan één op één aansluiten op het saldo van de rekening Debiteuren.

 

2. Alle verkopen worden vooruit betaald.

In dat geval kan je de verkopen in totalen boeken op een tussenrekening b.v. Te ontvangen gelden uit verkopen. De ontvangsten boek je uit de bankrekening credit op dezelfde rekening.

 

John

[Derek-Jan]

Alles word voorruit betaald via 4 betalingsproviders ( wat het ook weer complexer maakt).

 

Ik zou dus in eerste instantie voor optie 2 kiezen. Dat betekent dus dat ik geen fakturen aan moet maken?

 

Maar hoe zit dat dan met de btw ? Dat word nu keurig automatisch verwerkt als ik de faktuur inboek (wat weer automatisch gebeurt bij het afdrukken).

[ecofin]

Het heeft geen enkele zin om fakturen aan te maken die je, naar ik aanneem, ook nooit zult versturen.

Hoe het geld binnenkomt is minder belangrijk; je kunt de binnenkomende gelden van de 4 providers op één rekening verantwoorden. Zet er de vorderingen tegenover.

De opboekingen van de verkopen doe je in totalen; dan kan je ook de af te dragen btw afscheiden; al dan niet gebruik makend van het automatisme dat in het boekhoudprogramma gebakken zit. Zelf zou ik me daar niet druk over maken; als het systeem dit niet doet, doe ik het zelf wel.

De boekingsgang wordt dan dus:

 

van een bundel verkopen (b.v. een week)

Te ontvangen gelden

Aan Te betalen BTW

Aan Opbrengst verkopen

 

van de ontvangsten op de 4 geldrekeningen:

Provider 1

Provider 2

Provider 3

Provider 4

Aan Te ontvangen gelden

 

Overheveling van de provider 1 naar eigen bankrekening:

 

Bank

Aan Provider 1

 

Kan je hier iets mee?

 

John