Online, via e-mail factureren.

[old account]

Hallo,

Ik vroeg me af hoe het zit met het online, via e-mail factureren. Ik stuur nu mijn facturen iedere maand met de post, het zou natuurlijk voordeliger zijn dit via het internet te doen.

 

Kan ik gewoon de factuur via e-mail versturen of zijn hier bepaalde regels aan verbonden?

 

Jelmer.

[djluc]

Als het er maar 1 is en het verder een goede klant is lijkt het me geen probleem om gewoon een factuurtje op te sturen?

 

Wij versturen facturen altijd per post. Een klant heeft een e-mail ontvangen met daarin de factuur als PDF in de bijlage. Ook kan hij de factuur online bekijken als html-formaat met daarop alle correcte factuurgegevens. Toch wil hij persé de facturen per post ontvangen. Hiervoor brengen we dan altijd extra administratiekosten in rekening wat ook staat in onze algemene voorwaarden. De klant geeft echter aan hier niet mee akkoord te gaan en dat "Het is wettelijk vereist om een papieren factuur op origineel briefpapier te versturen. Op deze manier handelt u in strijd met de Wet en als u weigert een factuur op origineel briefpapier per post te versturen zonder de extra kosten dan zullen wij genoodzaakt zijn dit bij de belastingdienst te melden." Wat moet ik hiermee?

[mspo]

Het gaat hier om een klein bedrag dat periodiek (elke drie maanden) gefactureerd wordt. Er is nog nooit een klant geweest die hier een probleem van maakt, echt nu dus wel. Aangezien dit echt buiten onze standaard administratieve proces valt, vind ik extra kosten in rekening brengen reëel en is het daarom ook opgenomen in onze algemene voorwaarden. Veel online providers sturen toch ook alleen nog maar digitale rekeningen?

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ik weet niet meer zeker hoe het zat - en nu geen tijd om te gaan zoeken - maar volgens mij is het wettelijk geregeld dat je per factuur iets van 7 euro administratiekosten mag rekenen.

[renep]

Je mag elektronisch factureren, als de afnemer ermee akkoord gaat en je aan alle technische randvoorwaarden voldoet. Gewone e-mail met een PDF-je doet dat volgens mij niet.

 

Een klant die niet bereid is om zelf dat ding te printen en zo de papieren factuur te creëren heeft inderdaad het volste recht op een klassieke factuur, lijkt me.

 

Ik vind al die systemen van leveranciers ook weleens irritant. De ene site is net even niet bereikbaar op het moment dat je de factuur bij de betaling nodig hebt om hem in te boeken, de andere gebruikt het factuure-mailadres ook om te spammen, die webpagina print net niet op A4, op dat PDF-je crasht de Adobe Reader et cetera. En het voordeel is meestal niet voor de klant, maar voor de leverancier.

 

De oplossing is volgens mij: positief omdraaien. De prijs is zoveel, als u facturen per e-mail accepteert en zelf uitprint voor uw administratie dan krijgt u zoveel korting.

[djluc]

Het is inderdaad vreemd dat de klant zijn administratieve proces aan zou moeten passen omdat jij als leverancier niet voldoet aan de normale manier van factureren (papier in Nederland dus).

[smart4u]

Zoals al eerder gesteld in deze draad is digitaal facturen in Nederland toegestaan en niet verboden. Wel moet je aan bepaalde eisen voldoen. Deze zijn eigenlijk terug te leiden naar het feit dat het onomstotelijk vast moet komen te staan dat deze facturen van jouw onderneming komen en niet van iemand anders.

 

Hiervoor zijn verschillende technieken, zoals deze hier beschreven worden: http://www.factuurwijzer.nl/index.php/id_structuur/6894/drie_fiscale_varianten.html

Ook Diginotar heeft hiervoor oplossingen en er zullen waarschijnlijk ook nog wel andere aanbieders zijn.

 

Het gewoon omzetten van een word document naar PDF of andere variant is dus niet voldoende.

 

Probeer een goede variant te vinden, want facturen zijn onder andere het visitekaartje van jouw onderneming. Het dus goed op poten zetten van het gehele traject order->factuur->betalingsherinnering(?) zegt veel over de organisatie van de onderneming en de kwaliteit van de producten.

 

Succes

[NOYB]

Klopt wat je zegt smart4U, ook al was dit niet de vraag van Maarten.

 

@Maarten, ik zou gewoon de nota printen en sturen, zoals je zegt het gaat om een relatief klein bedrag 4x per jaar.

 

Door er eindeloos over te gaan discuseren maakt het er niet winstgevender op om de factuur te produceren. Normaal kost het 5 minuten om de factuur te printen en enveloperen etc, dit maal 4 is 20 minuten meerwerk per jaar.

 

Ga je er intern een half uur aan zitten ben je langer bezig dan wat het kost om de factuur op papier te krijgen.

 

Succes

[Edo van Santen]

is wel een boeiend issue.

 

Mijn jurist heeft juist aangegeven dat het geen probleem is electronisch te factureren, sterker nog, het is bij mij onderdeel van het bestel- en betalingsproces. Ik stuur uitsluitend een e-mail factuur. Moet ik dit nu ook in PDF meesturen?

[renep]

Moet ik dit nu ook in PDF meesturen?

 

Zie de link hierboven naar de eisen op de site van de belastingdienst. Het gaat niet om het bestandsformaat, maar om de wijze van uitwisseling (EDI) en een 'geavanceerde elektronische handtekening' (PKI).

 

Dat PDF een veiliger formaat is dan Word of HTML of wat dan ook is zo langzamerhand een onuitroeibare mythe.

[willemj]

Mijn jurist heeft juist aangegeven dat het geen probleem is electronisch te factureren, sterker nog, het is bij mij onderdeel van het bestel- en betalingsproces. Ik stuur uitsluitend een e-mail factuur. Moet ik dit nu ook in PDF meesturen?

 

Er is geen verplichting om een factuur te sturen. Althans ik heb gelezen dat dat voor consumenten zo is. Niet zeker of er een andere regel is voor b2b. Maar voor bedrijven gelden wel regels voor de factuur wil je deze opnemen in je boekhouding / opvoeren als kosten. Dus maakt het eigenlijk weinig uit of er een factureringsplicht is.

 

Een electronische factuur mag en Smart4u geeft uitstekend aan wat daar de eisen voor zijn:

Deze zijn eigenlijk terug te leiden naar het feit dat het onomstotelijk vast moet komen te staan dat deze facturen van jouw onderneming komen en niet van iemand anders.

 

Een standaard e-mail voldoet daar niet aan, net zo min als een PDF. Beide kan ik zonder probleem vervalsen. De standaard geaccepteerde oplossing is de geavanceerde digitale handtekening (die kun je toepassen op zowel je mail als PDF) maar die is vrij kostbaar. Voor andere methoden moet je een ontheffing van de belastingdienst hebben.

 

Dus het versturen van een mail als 'factuur' is geen probleem. Maar die accepteren levert je als ondernemer het probleem op dat de belastingdienst het niet ziet als factuur.

 

Daarnaast heb je met een digitale factuur die wel voldoet aan de wensen van de belastingdienst een ander probleem. Om te voldoen aan de bewaringsplicht heb ik een systeem (moeilijk woord voor ordner ;-) ) Voor die enkele digitale factuur moet ik nu in eens een extra systeem bij gaan houden. Met printen en in diezelfde ordner stoppen gaat nl. de authenticiteit van de factuur verloren. Het originele digitale stuk is de factuur.

 

"Het is wettelijk vereist om een papieren factuur op origineel briefpapier te versturen. Op deze manier handelt u in strijd met de Wet en als u weigert een factuur op origineel briefpapier per post te versturen zonder de extra kosten dan zullen wij genoodzaakt zijn dit bij de belastingdienst te melden."

 

Voor B2C ben ik 99% zeker dat er geen factureringsplicht is dus een mail volstaat absoluut. Voor B2B zadel je je klant met een probleem op door geen geldige factuur te sturen.

[djluc]

[...]

Daarnaast heb je met een digitale factuur die wel voldoet aan de wensen van de belastingdienst een ander probleem. Om te voldoen aan de bewaringsplicht heb ik een systeem (moeilijk woord voor ordner ;-) ) Voor die enkele digitale factuur moet ik nu in eens een extra systeem bij gaan houden. Met printen en in diezelfde ordner stoppen gaat nl. de authenticiteit van de factuur verloren. Het originele digitale stuk is de factuur.

[...]

Is dit in de praktijk ook een probleem? Of wordt het gewoon geaccepteerd als je er een printje van hebt?

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Je mag elektronisch factureren, als de afnemer ermee akkoord gaat en je aan alle technische randvoorwaarden voldoet. Gewone e-mail met een PDF-je doet dat volgens mij niet.

 

Hoe gaat de belastingdienst bij controle dan ontdekken dat de factuur niet op mijn printer is uitgedraaid, maar op die van mijn klant? ;)

 

Zolang je klant het best vindt en de factuur uitprint, wat hij zal doen omdat hij een papieren factuur in zijn administratie moet hebben, is er dus niets aan de hand.

[Tonino]

Hmm

Ga geloof ik graag de discussie aan met de bd. Wat een onzin. Stuur al mijn facturen in e-mail met pdf. Ze voldoen aan alle "normale" eisen en zie absoluut geen meerwaarde aan gewone post. Straks gaan ze nog eisen dat het per eigen kweek postduif moet...

 

Grr >:(

[smart4u]

Wie de factuur daadwerkelijk afdrukt doet niet terzake. Het gaat om het principe. Jij moet een administratie voeren die voor derden toegankelijk is en met voldoende administratieve bescheiden onderbouwd. Hoe die onderbouwing gemaakt wordt, staat niet beschreven. Dit kan dus gewoon die ordner zijn met alle facturen, bankafschriften en kasbladen, maar dat hoeft niet.

 

Een aantal klanten hebben alles alleen maar digitaal. Bankafschriften ontvangen ze al enige tijd niet meer en de facturatie gaat volledig via de elektronische snelweg. Inkomende facturen en post wordt gescaned en vervolgens versnipperd (tenminste de papiervorm dan). Het elektronische document gaat natuurlijk de organisatie in om behandeld te worden door de juiste persoon of personen.

 

Het versturen van facturen via de mail is dus mogelijk, tenzij de ontvanger niet kan vaststellen dat deze factuur van jou af komt. Zoals gezegd, email is gemakkelijk te vervalsen, net als Word-documenten of PDF-bestanden. Wanneer de ontvanger van de factuur hieraan twijfelt, heeft hij een juridische grond, waarop hij kan eisen om een factuur op papier te hebben, tenzij jij gebruik maakt van de elektronische handtekeningen die zijn voorgeschreven.

 

Zo dat zei de wet, nu terug naar de praktijk. Wanneer je klanten tevreden zijn met de manier van facturatie zoals je dat nu doet, niets veranderen. Eventueel kan de Belastingdienst nog moeilijk doen als het een en ander gemakkelijk is te veranderen achteraf en het een en ander niet sluitend genoeg is opgezet (inzichtelijkheid tbv derden). Gaat een klant klagen, beoordeel dan of je verder wilt met deze klant en zo ja, dan facturatie aanpassen of afscheid nemen. Ook een mogelijkheid is om een factuur meteen op jaarbasis toe te zenden en vooraf te laten betalen voor jouw diensten. Dan loop je ook geen debiteurenrisico meer of gebeurt alles middels een automatische incasso?

 

Succes met beslissen en factureren!

[renep]

Tsja, ik voel met jullie mee. Dit is typisch een gebied waarop ondernemers sneller innoveren dan de wetgever. En maar praten over het belang van innovatie >:(

 

Neem nou dat verhaal over EDI. Kent iemand die afkorting nog? Dat is een archaïsche vorm van elektronische gegevensuitwisseling van vóór het internet en XML.

 

Het wordt tijd dat de (Europese) overheid naar de nieuwe praktijk van factureren via internet kijkt en daar praktisch hanteerbare regels voor opstelt. Bijvoorbeeld bepaalde gangbare bestandsformaten, versleutelings- en archiveringstechnieken accorderen.

[Tonino]

typisch een gebied waarop ondernemers sneller innoveren dan de wetgever

Geef eens een voorbeeld van het tegenovergestelde? ;D

[renep]

typisch een gebied waarop ondernemers sneller innoveren dan de wetgever

Geef eens een voorbeeld van het tegenovergestelde? ;D

 

De wettelijk verplichte blokkade van inkomende telefoontjes met "nummer onderdrukt", die KPN voor zover ik weet nog steeds niet geïmplementeerd heeft.

 

En hoe kan ik hem vergeten... de doelstelling voor de reductie van CO2-uitstoot. Dat is een van overheidswege opgelegde innovatie). En zo zijn er waarschijnlijk nog veel meer milieuvoorbeelden, want milieu is een collectief belang en geen eigenbelang van een onderneming.

[Tonino]

Hmm ben erg benieuwd naar jouw idee van innovatie.

Telco’s hebben een systeem waarbij geen nummerinformatie kan worden doorgegeven. Technische innovatie – nu kunnen wel nummers worden doorgeven. Om de consument tegemoet te komen (privacy) wordt het mogelijk om het nummer af te schermen. Dan is het nu “innovatie” volgens jou dat het altijd moet (wet?) worden doorgegeven?

 

Verschillende industrieën zijn al jaren bezig om zo doeltreffend mogelijk producten te produceren. Veel technische innovaties sinds de uitvinding van de zaagmolen in (of voor) de gouden eeuw. De overheid stelt nu nieuwe regels op ten faveure van CO2 terugdringing maar maakt het van de andere kant onmogelijk om bijvoorbeeld extra biologische brandstoffen aan biodiesel en -benzine toe te voegen. Technisch mogelijk, maar de staat zou teveel belasting ontlopen bij een hoger percentage. Daarnaast kom je steeds meer artikelen tegen die waarschuwen dat er waarschijnlijk en te grote nadruk op CO2 wordt gelegd en wordt vergeten om naar andere broeikas gassen te kijken. Methaan (veeteelt) bijvoorbeeld. Helaas past het terugdringen van koeien in de wei niet bij een groen imago.

[renep]

Dan is het nu “innovatie” volgens jou dat het altijd moet (wet?) worden doorgegeven?

 

De innovatie is bescheiden: een nieuwe functionaliteit in de telefooncentrales waarmee de individuele klant kan aangeven dat hij geen 'nummer onderdrukt' wenst te ontvangen. Oké, misschien overdreven om het een innovatie te noemen. Maar redenerend vanuit consumentenbelangen loopt de overheid bij dit soort dingen soms wel degelijk voor op het bedrijfsleven.

 

Verschillende industrieën zijn al jaren bezig om zo doeltreffend mogelijk producten te produceren.

 

Yep, maar met een ander doel dan het milieu ;D

 

Maar verder ben ik het wel met je eens. De eenzijdige focus op CO2 vind ik zwaar overdreven en overschaduwt allerlei andere milieukwesties. Volgens mij is broeikasgassen niet eens het grootste probleem, dat is de afnemende biodiversiteit. Maar eh... waar ging deze draad ook alweer over :-X

[NOYB]

Je mag elektronisch factureren, als de afnemer ermee akkoord gaat en je aan alle technische randvoorwaarden voldoet. Gewone e-mail met een PDF-je doet dat volgens mij niet.

 

Hoe gaat de belastingdienst bij controle dan ontdekken dat de factuur niet op mijn printer is uitgedraaid, maar op die van mijn klant? ;)

 

Zolang je klant het best vindt en de factuur uitprint, wat hij zal doen omdat hij een papieren factuur in zijn administratie moet hebben, is er dus niets aan de hand.

 

De belastingdienst kan het niet zoveel schelen hoe je je administratie bewaard als je hem maar bewaard. Dus als al je facturen in PDF staan, en dus geboekt zijn in de administratie dan is de herkomst te herleiden en vindt de belasting dat OK.

 

Dit houdt in dat als je een consistente factuurnummering voert er ook geen problemen kunnen ontstaan.

[renep]

Dus als al je facturen in PDF staan, en dus geboekt zijn in de administratie dan is de herkomst te herleiden en vindt de belasting dat OK.

 

Misschien weet jij meer over wat er in de praktijk wordt geaccepteerd, maar op de website van de belastingdienst staat dus een strenger verhaal over waar elektronische facturering/administratie aan moet voldoen.

[NOYB]

Ja dat klopt idd, rene, de regels zijn zeer streng over waarborgen van authenticiteit etc.

 

Dit kan de inspecteur ook gebruiken als hij je "wilt pakken, maar niet voldoende heeft" maar in de praktijk kijkt de inspecteur hier niet echt naar (dit wil niet zeggen dat ze het niet doen natuurlijk), authenticiteit van een factuur, als je alleen blanco kopieen bewaard is ook niet alles denk ik.

 

Als je (digitale) administratie op orde is, en de inspecteur heeft geen reden om aan te nemen dat de administratie niet klopt, verwacht ik geen grote moeilijkheden, wel is het zo dat je een waarschuwing kan krijgen.

 

Maaaar dan moet de inspecteur wel op de hoogte zijn van de regels hiervoor, en ook al pretenderen bijna alle inspecteurs overal van op de hoogte te zijn, dan is dat helaas echt niet zo.

 

Voor iedereen die weten wil wat de belastingdienst zegt hier de brochure electronisch factureren

[willemj]

Smart4u en/of Erik: hebben jullie al eens een controle van de belastingdienst meegemaakt waarbij sprake was van facturering per e-mail danwel ontvangen facturen in electronische vorm? Er zit een verschil tussen de theorie en de praktijk dus ben wel benieuwd hoe ver die uit elkaar liggen.

 

Las net een aankondiging van xs4all dat hun overstap naar digitaal factureren definitief is. In de veel gestelde vragen kwam ik deze twee tegen:

 

7. Mag deze manier van factureren van de Belastingdienst?

Ja, het tonen van de factuur in het Service Centre valt volgens de Belastingdienst onder 'ter beschikkingstellen'. Door het gebruik van SSL-beveiliging is de authenticiteit en integriteit voldoende gewaarborgd.

 

9. Kan ik een kopie van de factuur die ik zelf print, gebruiken voor de omzetbelasting?

Ja, de Belastingdienst accepteert een kopie-factuur voor de omzetbelasting.

 

Voor de duidelijkheid: het 'service centre' is een beveiligd gedeelte van de website van xs4all waar je in kunt loggen met je abonnementsgegevens.

 

Niet helemaal hetzelfde als het mailen van een PDF maar een SSL servercertificaat en het daarmee tonen van je facturen is dus blijkbaar genoeg.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Leaseweb verstuurt vanaf 1-1-2007 geen papieren facturen meer, alleen een factuur in PDF formaat per email die je eventueel in je SSL beveiligde login-omgeving na kunt lezen.

 

Ook Planet Internet vertuurt alles al een tijdje alleen per email, en die kan ik niet eens nakijken in een beveligde omgeving.

[willemj]

Ook Planet Internet vertuurt alles al een tijdje alleen per email, en die kan ik niet eens nakijken in een beveligde omgeving.

 

Ook voor zakelijke abonnementen? Er is voor b2c geen factureringsplicht dus wat je ook stuurt het is altijd goed. Voor b2b is er wel die plicht en zal wat je stuurt dus aan eisen moeten voldoen. Misschien is die mogelijkheid om via SSL de factuur te bekijken wel voldoende om aan die eisen te voldoen.