Online, via e-mail factureren.

[old account]

Hallo,

Ik vroeg me af hoe het zit met het online, via e-mail factureren. Ik stuur nu mijn facturen iedere maand met de post, het zou natuurlijk voordeliger zijn dit via het internet te doen.

 

Kan ik gewoon de factuur via e-mail versturen of zijn hier bepaalde regels aan verbonden?

 

Jelmer.

[hcv]

Papieren facturen moeten op het briefpapier van de betreffende onderneming staan. Een pdf die je afdrukt op kopieerpapier voldoet niet aan de voorwaarden. Maar ook als je met een boekhoudpakket facturen op gewoon kopieerpapier afdrukt voldoe je niet aan de voorwaarden van de belastingdienst.

 

Een belangrijke voorwaarde is dat authenticiteit van de herkomst is gewaarborgd. Door facturen op gewoon kopieerpapier af te drukken kan je de authenticiteit van de herkomst niet waarborgen.

 

[renep]

Papieren facturen moeten op het briefpapier van de betreffende onderneming staan.

 

Welnee, zo'n regel bestaat niet.

[Bedia]

Volgens mij was de regel dat de herkomst te herleiden moet kunnen zijn, dit kan ook door je logo met je factuur mee te printen. Jij en ik weten dat dat eenvoudig te manipuleren is, maar ik meen dit gisteren toch echt te hebben gelezen. Verder moet je factuur aan de basisregels voor de factuur opmaak voldoen.

 

Ik zie nergens dat een bedrijf verplicht is om voorgedrukt briefpapier te gebruiken met daarin een watermerk. Het is enkel één van de mogelijkheden.

 

Uiteraard geldt; verbeter me als ik het fout heb.

[R.I.P. - Benm]

Het is zeker niet noodzakelijk een factuur af te drukken op voorgedrukt briefpapier of iets dergelijks.

 

Er zijn eisen aan -wat- er op een factuur moet staan ('factuur', nummer, datum, naam van de klant, etc. etc.), maar absoluut niet aan hoe die erop terecht moeten komen.

 

In feite zou je een volkomen geldige factuur kunnen produceren met een closetrol en een balpen.

[renep]

In feite zou je een volkomen geldige factuur kunnen produceren met een closetrol en een balpen.

 

Maar ja, dan weet je wel wat de ontvanger ermee gaat doen :)

 

Ik kreeg vorig jaar nog een handgeschreven factuur, dat zie je niet vaak meer. Gewoon met pen ingevuld op een of ander formulier.

[Merkava]

Papieren facturen moeten op het briefpapier van de betreffende onderneming staan. Een pdf die je afdrukt op kopieerpapier voldoet niet aan de voorwaarden. Maar ook als je met een boekhoudpakket facturen op gewoon kopieerpapier afdrukt voldoe je niet aan de voorwaarden van de belastingdienst.

 

 

Kopieerpapier ???

Nooit geweten dat de belastingdienst ook nog eisen aan het papier stelt ?

Wat is het verschil tussen 90 grams papier dat de drukker gebruikt en de 90 grams versie die ik bij de kantoorboekhandel haal ?

 

 

Wat moet je dan gebruiken 90 grams hv gesatineerd mc ofzo, en dan langlopend zeker ?

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

En je afgedrukte factuur staat op kopieerpapier in plaats van het originele papier wat overeenkomt met de huisstijl van de betreffende onderneming.

 

Nee hoor, Ik heb geen voorgedrukt briefpapier. Ik print ze (soms) uit op gewoon printerpapier, maar meestal gaan ze als Word-document per email de deur uit. Mijn klanten vinden dat tropuwens ook prettiger.

[Revision]

De belastingdienst is zelf niet echt duidelijk in wat wel en niet mag bij elektronisch factureren. Wel is duidelijk dat de factuur authentiek en integer moet zijn. Op de vraag welke methoden zijn toegestaan wordt geantwoord "sommige andere methoden zijn ook toegestaan" naast de genoemde elektronische handtekening. Het beste kun je contact opnemen met het belastingkantoor en navragen of jouw verzonden facturen rechtsgeldig zijn.

 

Wellicht dat een beveiligde PDF ook een toegestane methode is/kan zijn? Hiermee voorkom je dat er geknoeid kan worden met de gegevens doordat dit geblokkeerd wordt. Verder zou je de regels van het gebruik van briefpapier kunnen toepassen (toevoegen van bedrijfslogo). Ik ben benieuwd naar jullie mening over deze methode. Zelf stuur ik mijn facturen gewoon per post en het onderwerp is voor mijn bedrijf dan ook niet echt relevant.

[Pukje Piet]

Ik heb geen briefpapier laten drukken, dit draai ik zelf uit mijn laserprinter.

 

Ik maak dus een factuur aan en ipv dat ik deze nu naar mijn printer stuur gaat deze naar mijn "CutePDF printer". Met wat handigheidjes heb ik even later mijn briefpapier er ook bij-ingeplakt en is de factuur klaar. Of ik deze nou op een stukje papier print of via een mail naar mijn klant stuur (die hem dan vervolgens uitprint), wtf maakt het uit?

Het is voor mij een kostenbesparing, ik heb best vaak factuurtjes van rond de 25 à 30 euro, als hier dan het papier en envelop en versturen ook nog eens af moet? Blijft niks van over.

 

Als ik de zin en tijd heb zal ik volgende week eens een telefoontje richting de fiscus plegen.

[R.I.P. - Benm]

Ik kreeg vorig jaar nog een handgeschreven factuur, dat zie je niet vaak meer. Gewoon met pen ingevuld op een of ander formulier.

 

Ik denk dat het nog best wel voor komt, maar het verschilt natuurlijk per bedrijfstak. Zo kan ik me voorstellen dat bijvoorbeeld een loodgieter ter plekke bij de klant een factuurtje maakt (voor zover er loodgieters bestaan die factuurtjes maken).

[renep]

Wellicht dat een beveiligde PDF ook een toegestane methode is/kan zijn?

 

PDF is geen beveiliging, het is een opmaaktaal. Wat de belastingdienst zal willen weten is welke beveiligingsmethode je gebruikt om authenticiteit en integriteit te waarborgen.

[r.i.p. Ruben van den Oord]

Maar nu even een andere kant van de administratieve verplichting van de facturatie: de bewaarplicht. Je moet je facturen 7 jaar bewaren. Stel dat je 7 jaar geleden je volledige administratie (files van je boekhoudpakket, scans van inkomende facturen, verkoopfacturen en je benzinebonnetjes) op een ZIP- of JAZZ schijf hebt opgeslagen. Scheelt toch weer een meter of 3 ordners en archiefmappen. Wie heeft er nu nog een ZIP drive? Zelfs de SCSI-poort bestaat volgens mij niet eens meer... De ontwikkelaar van je boekhoud pakket heeft wellicht inmiddels het loodje gelegd, en de nu verkrijgbare boekhoudpakketten kunnen de bestanden van jouw OkkieControl 5.6 pakket niet importeren.

 

Hoe zou je nu je 2007 administratie moeten opslaan dan? Op CD-rom / DVD? USB stick? Over 7 jaar is wellicht het hele idee van mechanische opslagmedia achterhaald en is USB verbannen naar het museum.

 

Maar als ondernemer ben je wel verplicht om de gegevens even op te halen....

[Revision]

Wellicht dat een beveiligde PDF ook een toegestane methode is/kan zijn?

 

PDF is geen beveiliging, het is een opmaaktaal. Wat de belastingdienst zal willen weten is welke beveiligingsmethode je gebruikt om authenticiteit en integriteit te waarborgen.

Je kunt een PDF wel beveiligen met onder meer een wachtwoord, waardoor het onmogelijk wordt gemaakt om deze aan te passen.

[Bedia]

Dat is ook de reden dat ik mijn administratie ook nog eens uitdraai op papier, en deze in mappen bewaar. Zelfs als je dan nog iets mist, kun je wel aantonen dat je naar beste weten hebt gehandeld.

 

Maar daar dit echt een totaal ander ontwerp is, kun je hierover denk ik het beste een aparte thread starten.

 

Over email sturen in PDF; met de nodige software kan ik de bestanden wel bewerken. Photoshop kan zelfs al PDF bestanden openen, tenzij je er een wachtwoord op zet. Maar dan zijn er wel weer andere mogelijkheden.

 

Ook is het zonder electronische handtekening lastig voor de klant om te verifiëren dat de email van jou afkomstig is. Iedereen kan immers jouw email adres als "From" instellen en zo de ontvanger misleiden. En aangezien ik weiger om honderden euro's neer te tellen voor een electronisch stukje code, blijf ik mijn facturen gewoon per post versturen.

[renep]

Je kunt een PDF wel beveiligen met onder meer een wachtwoord, waardoor het onmogelijk wordt gemaakt om deze aan te passen.

 

Dat geldt voor documenten in elke opmaaktaal. Je kunt bijvoorbeeld ook Word- en platte-tekstdocumenten (denk aan een XML-gebaseerde standaard voor gestructureerde uitwisseling van facturen) met encryptie en PKI beveiligen. De vraag is niet in welke opmaaktaal de factuur wordt opgemaakt, de vraag is of de belastingdienst de methode die je gebruikt voor authenticatie en encryptie goedkeurt.

 

Goedkeuring van een XML-gebaseerde standaard (met encryptie en PKI) zou veel zinniger zijn dan goedkeuring van PDF, vanwege de extra mogelijkheid van geautomatiseerde verwerking van facturen.

[nbrabant]

Hoe doe je dat met de belasting/btw als je een factuur betaald dat niet op papier staat?

[Deimos]

Hoe doe je dat met de belasting/btw als je een factuur betaald dat niet op papier staat?

Die kan je toch gewoon printen.. Of mis ik nu iets,

[Gast Verwijderd account]

Het maakt niet uit waar(op) een factuur staat. Zolang maar aangetoond kan worden dat het echt een factuur is van de organisatie en de factuur voldoet aan de eisen van een factuur.

[Tonino]

Eisen electronisch factureren schijnen vervallen te zijn. Wie weet meer?

 

Gr

Mark

[Maarten]

Op https://www.higherlevel.nl/forum/index.php?board=16;action=display;threadid=23631;start=0#lastPost loopt over hetzelfde onderwerp een discussie.

[nimda]

Eisen electronisch factureren schijnen vervallen te zijn. Wie weet meer?

 

Gr

Mark

 

Dit bericht klopt inderdaad. En PDF is eenvoudig te kraken. Die versleuteling is echt een lachertje.

[Maarten]

Dit bericht klopt inderdaad. En PDF is eenvoudig te kraken. Die versleuteling is echt een lachertje.

 

Wat je schrijft klopt niet helemaal. Als je het over de PDF schrijfbeveiliging met een wachtwoord hebt, dan is dit inderdaad relatief eenvoudig te kraken. Je kunt het bericht met wat truuks zonder al teveel moeite gewoon aanpasen. Adobe staat hier overigens niet alleen in, dergelijke beveiligingen zijn extreem lastig te maken.

 

Wat de belastingdienst echter altijd verplicht heeft gesteld is een digitale handtekening met SSL encryptie. Je kunt de PDF dan nog altijd wijzigen, maar de handtekening is dan direct ongeldig. Met SSL encryptie zijn helaas de laatste tijd wel wat problemen bekend (MD5 problemen en problemen in Debian bijvoorbeeld), maar de techniek is bewezen veilig. Het is dezelfde encryptietechniek die wordt gebruikt bij beveiligde websites, en daar kom je absoluut niet zomaar even omheen.

 

De belastingdienst was wat dat betreft goed op de hoogte, alleen jammer dat ze het wat te ver doorgevoerd wilde hebben. Een "normale" digitale handtekening van enkele euro's per jaar had ook een goede beveiliging gegeven, de SSL encryptietechniek blijft immers gelijk.

[SubRosa]

http://www.kvk.nl/regio/middennederland/Nieuws/eindeaanpapierenfactuur.asp

Einde aan papieren factuur

 

U kunt vanaf 16 februari uw rekeningen e-mailen. Papieren facturen zijn als het aan staatssecretaris De Jager van Financiën ligt namelijk niet meer nodig. Elektronische facturen zijn net zo veilig en leveren een flinke besparing op van papier- en verzendkosten.

 

Het was al mogelijk om elektronische facturen te sturen, maar die moesten aan allerlei voorwaarden van de Belastingdienst voldoen om o.a. de echtheid te kunnen controleren. De Jager schrapt die regels, zodat het net zo makkelijk wordt om een factuur te e-mailen. Ondernemers besparen op jaarbasis zo’n 600 miljoen euro met deze administratieve lastenverlichting.

 

Het goede en gratis PDF Creator 0.9.7 staat op :

http://www.pdfforge.org/products/pdfcreator/download

 

[SubRosa]

En hier staat de tekst van de staatssecretaris :

 

http://www.minfin.nl/Actueel/Besluiten_beleidsregels/2009/02/Omzetbelasting_Administratieve_en_factureringsverplichtingen

 

2. paragraaf 3.4: de regels voor elektronisch factureren worden sterk vereevoudigd. Deze vereenvoudiging vindt plaats omdat een brede acceptatie en toepassing van elektronisch factureren belangrijk is voor het bedrijfsleven; daarmee zijn namelijk kostenbesparingen mogelijk. Ik keur, vooruitlopend op een wijziging van de omzetbelastingwetgeving voor elektronisch factureren en met inachtneming van Europese ontwikkelingen[1] op dit terrein, goed dat de vormgeving en implementatie van oplossingen voor elektronisch factureren volledig aan marktpartijen wordt overgelaten. Door deze goedkeuring kan de (wijze van) opmaak en het versturen van de elektronische factuur vorm- en middelvrij plaatsvinden.

De nu al toegestane methoden voor elektronisch factureren blijven bestaan. Ondernemers die gebruik maken van deze methoden hoeven dit niet meer bij de Belastingdienst te melden.

Verder wordt niet meer de eis gesteld dat de ondernemer de aanvaarding van de elektronische factuur door zijn afnemer vastlegt in zijn administratie;