Boekhoudkundige raadsels

[Jkorff]

Hallo,

 

sinds 2 maanden ben ik in een eenmanszaak bezig met het maken van video's. Ik wil zoveel mogelijk zelf doen, ook de administratie, de aangiften en de jaarrekening. Ik kwam op higherlevel EasyAdmin tegen en ben dit gaan gebruiken. Ik gebruik overigens de eerste versie aangezien ik de 2de versie in mijn Open Office Calc (open source excell) niet aan de gang kreeg. Ik heb een rekeningenschema en grootboeken gemaakt, en ben gaan boeken. Maar ik loop, ondanks vele uren lezen, waaronder op dit uitstekende forum, nog tegen wat raadsels aan:

 

1. Rekeningenschema

Zo twijfel ik aan mijn rekeningenschema. Kan ik met dit rekenschema (zie bijlage hieronder) alle boekingen doen? Ik twijfel vooral aan de balans. De posten heb ik overgenomen van een andere balans, maar ik weet van veel regels niet wat ze betekenen, en dat maakt het boeken wat lastig....

In het excell sheet heb ik er een vraagteken achter gezet. (zie sheet vraag 1)

 

2. Memoriaal

Daarnaast snap ik nog steeds niet helemaal waarvoor je een memoriaal grootboek gebruikt, en of die gekoppeld moet worden aan de balans of aan de resultatenrekening. Nu heb ik hem wel opgenomen als grootboek, maar niet opgenomen in balans of resultatenrekening. Klopt dit? (zie sheet vraag 1)

 

3. Privé

Veel van de eerste uitgaven, waaronder een cursus, heb ik privé betaald. Ik wil dat “voorgeschoten” geld voorlopig nog niet onttrekken aan de eenmanszaak. In een cursus boekhouden heb ik gelezen dat ik dan als volgt kon boeken:

 

Grootboek Kas reknr 050

reknr 040, B: Prive Storting, Voorschot Cursus, 200 credit (balansrekening)

reknr 210, R: Opleidingen, Cursus, 176,47 debet (resultatenrekening)

reknr 030, B: Te ontvangen BTW hoog, 33,53 debet (balansrekening)

 

Ik vraag me af of ik het zo goed boek??

 

4. Boeken verlies/winst

In de handleiding van Easy Admin staat:

 

“In de balans staat boven elk kwartaal de kreet “gesloten” met daarachter de waarde Ja of Nee. Deze

waarde kunt u aanpassen. Indien u “Ja” invult dan wil dit zeggen dat de boekingsperiode afgesloten is.

Het gevolg is dan dat de beginbalans van het volgende kwartaal getoond wordt. Dat een periode is afgesloten wil niet zeggen dat er geen boeking meer ingevoerd kan worden!

Als de balans en/of de resultatenrekening niet in evenwicht is dan verschijnt boven het betreffende

kwartaal het verschilbedrag. ......... Als hiervoor de juiste boeking gedaan is verdwijnt het verschilbedrag.

”

 

Maar wat is “de juiste boeking” ?. In mijn geval wil ik kwartaal 2 afsluiten, waar ik een verlies heb geleden van 180,84 (zie attachment, sheet vraag 4). Ik boek dit onder Memoriaal (die niet gekoppeld is aan de balans of resultatenrekening):

 

Grootboek Memoriaal

30-06-2009; reknr 850 R: Ovrg. Verlies, Verlies 2de kwartaal, 180,84 credit (resultatenrekening)

30-06-2009 reknr 043   B: Prive VerliesVerlies 2de kwartaal, 180,84 debet (balansrekening)

 

Het gevolg is dat het verlies wordt weggeboekt op de balans en resultatenrekening. Maar ik begrijp niet dat je een verlies op de balans als debet moet boeken, waardoor het een activa = bezit is geworden?

 

Ik zou enorm geholpen zijn als jullie me een eind op weg kunnen helpen met antwoorden op bovenstaande vragen.

 

Alvast bedankt,

Jasper

 

[Sander DS-Finance]

Beste Jasper,

 

Een hoop vragen en onduidelijkheden. Ik raad je aan om je toch goed af te vragen of je het wel zelf wilt blijven doen. Er gaat zo een hoop tijd verloren die anders in je onderneming had kunnen stoppen. Daarnaast is het ook van belang om door te hebben dat naast het voeren van je boekhouding, het ook belangrijk is om naar de belastingen te kijken. Door zelf alles te proberen uit te vogelen, kan je misschien een hoop belastinggeld laten liggen en dan is jouw 'besparing' helemaal teniet gedaan.

 

Verder kan ik je rekening schema niet vinden en kan je dus niet helpen met vraag 1

 

Voor vraag 2 geldt dat je het memo gebruikt voor alle transacties die niet via inkoop, verkoop, bank of kas loopt. Het koppelen hoeft in principe niet, want het memo moet altijd in evenwicht staan na boeken. Door het wel te koppelen, kan de software zijn verschillen kwijt.

 

Voor vraag 3 geldt dat je dit nu net via het memo moet boeken en niet in de kas (want die gaat pas lopen als de onderneming bestaat).

 

Voor vraag 4 verwijs ik je graag naar mede HL-leden want ik ken Easy Admin niet.

 

Succes

 

 

[Jkorff]

Hoi Sander,

 

Bedankt voor je reactie. Ben het met je eens, dat zelf doen niet altijd de meest handige en voordeligste oplossing is. Ik houd het in de gaten.

 

Als het goed is, zit nu de excell sheets er wel bij. Sorry.

 

Ik begrijp je zin: "Door het wel te koppelen, kan de software zijn verschillen kwijt.' niet. Misschien helpt het als je een voorbeeld geeft van een mogelijk verschil, hoe je dat boekt en waardoor dan een koppeling handig is.

 

De onderneming bestond al wel, maar had nog geen zakelijke rekening. Begrijp ik het goed dat als ik de drie boekingen invoer onder memoriaal dat het dan wel goed is.

 

De laatste vraag is denk ik niet een specifieke Easy Admin vraag, maar ook een algemene boekhoudkundige vraag. Ik begrijp namelijk de logica niet dat je een verlies op de balans als debet moet boeken, waardoor een verlies een activa = bezit is geworden? Dus ik twijfel aan de juistheid van de boeking.

 

jasper

Rekeningenschema_higherlevel.xls

[Sander DS-Finance]

Hoi Jasper

 

Ik begrijp je zin: "Door het wel te koppelen, kan de software zijn verschillen kwijt.' niet. Misschien helpt het als je een voorbeeld geeft van een mogelijk verschil, hoe je dat boekt en waardoor dan een koppeling handig is.

 

Een boeking staat altijd in evenwicht. Sommige pakketten staan het toe dat het memo niet in evenwicht is en dan boekt het pakket het verschil op die rekening zodat de boeking weer wel in evenwicht staat. Ook kan het zijn dat het pakket alle tegenboekingen (dus iets wat jij debet boekt, credit door het pakket wordt geboekt en vv) via die rekening laat lopen. In principe maakt het dus niets uit waar die rekening staat, want het saldo moet altijd nul zijn.

 

De onderneming bestond al wel, maar had nog geen zakelijke rekening. Begrijp ik het goed dat als ik de drie boekingen invoer onder memoriaal dat het dan wel goed is.

 

Dat betekent dat alle transactie die niet via de kasboek lopen (als je al een kassa gebruikt) maar door jou zijn 'voorgeschoten' via het memo moeten worden geboekt.

 

De laatste vraag is denk ik niet een specifieke Easy Admin vraag, maar ook een algemene boekhoudkundige vraag. Ik begrijp namelijk de logica niet dat je een verlies op de balans als debet moet boeken, waardoor een verlies een activa = bezit is geworden? Dus ik twijfel aan de juistheid van de boeking.

 

Hier maak je een denkfout. Als je winst maakt, is je creditzijde in je resultatenrekening hoger dan de debetzijde. Aangezien alles in evenwicht moet zijn, boek je het verschil dus debet in je resultatenrekening. Alle debet boekingen hebben een creditboeking tegenover staan. In dit geval dus het resultaat in het eigen vermogen op de balans. Daarmee zijn zowel de resultatenrekening en de balans weer in evenwicht. Bepaalde grootboekrekeningen (bijvoorbeeld Eigen vermogen) staan altijd credit en als je daar debet op boekt, wordt het een negatieve credit post (zoals in jouw geval).

 

Je rekeningschema ga ik doornemen en daar kom ik later op terug.

 

[Sander DS-Finance]

Hoi Jasper,

 

Op zich zie ik niets vreemds aan je schema. Wel een beetje summier en vreemde namen voor je tabbladen.

 

Het enige dat me opvalt is de afkorting achter de R. Die snap ik niet helemaal.

 

En BTW uit eigen reiskosten?

[Sander DS-Finance]

En om je vraagtekens te beantwoorden:

 

B: Vooruitbetaalde bedragen

Bedragen waarvan de prestatie in het volgend boekjaar liggen, denk aan verzekeringen, leasetermijnen. Worden niet ten laste van het resultaat van het boekjaar gebracht.

 

B: Nog te betalen bedragen

Facturen die je in januari ontvangt, maar waarvan de prestatie in het boekjaar ervoor liggen, denk aan telefoongesprekken december. Worden wel ten laste van het resultaat van het vorige boekjaar gebracht.

 

B: Overlopende activa

Vorderingen uit het boekjaar (prestatie moet nog worden geleverd) maar de factuur is reeds lange tijd in boekjaar ontvangen(denk aan een verzekering die van juli-juni loopt)

 

B: Overlopende passiva

Kosten waarvan je nog geen rekening hebt ontvangen, maar waarvan je zeker weet dat ze gaan komen (bankkosten 4e kwartaal, accountant). Worden ten laste van het vorige boekjaar gebracht.

 

B: Kruisposten

Rekening om geld onderweg te plaatsen. Het is niet mogelijk om op een grootboek waar een dagboek aangekoppeld is direct te boeken. Plus dat er soms dagen tussen zitten als het van de ene bank naar de andere gaat.

 

B: Tegoed saldo

Zou het werkelijk niet weten.

 

 

 

[Jkorff]

Hoi Sander,

 

enorm bedankt voor je antwoorden, zeer verhelderend.

 

Bepaalde grootboekrekeningen (bijvoorbeeld Eigen vermogen) staan altijd credit en als je daar debet op boekt, wordt het een negatieve credit post (zoals in jouw geval)

 

Ja, dat dacht ik ook, het lukt mij echter niet om in Easy Admin een dergelijke boeking te doen. Ik hoop dat een Easy Admin gebruiker mij hier nog het laatste zetje in de goede richting kan geven!!

 

^{En BTW uit eigen reiskosten?}

 

Je doelt denk ik op R: R/V. OV, let op 6% BTW. Dat is voor mij een herinnering dat er op Openbaar Vervoer kaartjes 6 %btw zit, zodat ik geen 19% BTW opvoer als terug te vorderen BTW

 

jasper

 

 

 

[ROVened]

Soms is het verstandiger om met een goed boekhoudpakket te werken dan met een raadselachtig pakket. ;D

Het probleem van dit soort software is dat zodra er nieuwe koppelingen gemaakt of gewijzigd worden de uitkomst een nog grotere raadsel wordt. Succes

[Jkorff]

Als het zo raadselachtig blijft voor mij als nu, dan heb je zeker een punt. Hoop dat andere Easy Admin gebruikers even naar mijn laatste puzzel; hoe een verlies boeken op de balans aan de credit kant willen kijken

 

Jasper

[ROVened]

Een positief ondernemersvermogen staat altijd credit, voor de kijkers rechts. De resultaten (winst/verlies) van een eenmanszaak en v.o.f. wordt altijd naar het vermogen geboekt. Wanneer een onderneming (eenmanszaak of v.o.f.,) verlies lijdt daalt het ondernemersvermogen. Dus een verlies komt debet (links) op de balans en wordt gecorrigeerd op het vermogen.

[Jkorff]

Hoi Rob,

 

Duidelijk. In mijn rekeningenschema bestaat het EV op de balans uit vier posten:

040   B: Prive Storting

041   B: Prive Opname

042   B: Prive Winst

043   B: Prive Verlies

 

Storting en winst komen credit te staan en opname en verlies debet. Ik heb geen verzamel post EV. Heb even een excell sheet van mijn balans bijgesloten. Is het correct om met bovengenoemde posten te werken en geen verzamel EV?

 

[ROVened]

De omschrijvingen van de grootboekrekeningen zijn wat verwarrend. Het beste kun je de omschrijvingen van de grootboekrekeningnummers 042 en 043 wijzigingen in Ondernemers winst/verlies. Dit geldt ook voor rekeningnummer 850.

Wanneer je een verlies heb geleden krijg je de journaalpost 043 € .... aan 850 € ......

Het totaal van de priverekeningen en 042/043 geven dan jouw ondernemersvermogen weer. Ik ken het Easyadmin niet, is het wel zinvol om per kwartaal het resultaat naar het vermogen over te boeken?

[Jkorff]

Omschrijvingen van Balans 042 en 043 en Resultatenrekening 850 en 840 ga ik aanpassen.

 

Dank.