Problemen met volgorde van ordernummers en nummering van facturen

[Rob S.]

Ik heb een webwinkel, waarbij eigenlijk alleen consumenten bestellingen plaatsen.

 

Nu is er aan elke order een ordernummer gekoppeld, echter zijn er ook wel eens dubbele bestellingen of foute bestellingen en die mogen dan verwijderd worden. Hierdoor is de ordernummerreeks niet meer oplopend, kan dit problemen geven of wordt hier helemaal niet naar gekeken.

 

Tevens zou ik willen weten hoe het zit met een factuur versturen, naar mijn klanten (consumenten) stuur ik niet standaard een factuur. Als ik nu iemand toch een factuur wil sturen, begin ik dan gewoon bij nummer 1 in de reeks of moet ik eerst al mijn andere verkopen optellen en factuurnr ... sturen. ?

[djluc]

Als je ordernummer tevens je factuurnummer is zou je de orders niet meer mogen verwijderen en zou je die dus altijd moeten crediteren anders klopt je administratie niet.

 

Wat je echter ook kan doen is pas op moment van levering een automatische echte factuur er achteraan knallen.

[Rob S.]

Huidige situatie:

 

Er wordt een bestelling geplaatst en deze kan via ideal of handmatige overboeking betaald worden. Elke bestelling krijgt een ordernummer. Echter wil het regelmatig voorkomen dat een bestelling toch niet betaald wordt, dan gooi ik het ordernummer weg.

 

Ordernummer is dus eigenlijk niet het factuurnummer, momenteel heb ik geen factuurnummer omdat ik de klanten geen factuur standaard stuur. Volgens mij hoef je consumenten ook niet standaard een factuur te sturen.

 

Moet ik voor mijn boekhouding van elke verkoop een factuur maken (zonder deze evt naar klanten te sturen), als ik factuurnummer dan opvolgend houdt, dus zodra er een betaling is gedaan dat er dan een factuur wordt gestuurd?

Gaat het problemen geven dat er ordernummers uit de lijst zjin verdwenen?

Ben ik verplicht om voor elke verkoop een factuur aan te maken en deze ook op te sturen naar de consument?

 

 

[John Kode]

Voor verkoop aan consumenten hoef je geen facturen te sturen. Doe je het wel, ook goed.

Weggooien van administratieve bescheiden is uit den boze. Dat moet je dus niet doen. Er zijn wel uitzonderingen, maar om zeker te zijn kun je beter niets weggooien en zeker geen ordernummers.

 

Je hoeft niet voor iedere verkoop voor je eigen adm. een factuur te maken, boek gewoon de ontvangsten op datum in je kas-/bankboek met omschrijving van wie en waarvoor + bedrag en evt. de BTW apart.

 

Ontbrekende factuurnummers? Niet echt handig als je niet op vragen van de fiscus zit te wachten met alle mogerlijke narigheid van dien. Vervallen facturen gewoon crediteren of bij een verschrijving bewaren als mislukte factuur.

 

Probeer door de ogen van de fiscus te kijken: onlogische zaken (als ontbrekende nummers in een reeks) leveren vragen op.

 

groet,

 

John

 

 

[Rob S.]

Oke, dat de administratie helemaal op orde moet zijn dat begrijp ik en dat er evt creditfacturen gestuurd moeten wordne.

 

Echter wil ik het weten voor mijn webwinkel. Als het systeem achter de webwinkel niet altijd correct werkt mbt ordernummers en dat er dus ordernummers af en toe weggegooid moeten worden. Kijkt de beastingdienst ook naar het systeem van de webwinkel wat je gebruikt, of puur de facturen etc die in je administratie zitten.

 

Als de betalingen / facturen / uitgaven etc goed verwerkt zijn in de administratie is dat voldoende, of moet het systeem (programmeergedeelte) ook 100% eruit zien en wordt dat ook gecontroleerd. Of gaat het echt om wat jij doet als ondernemer, en werkt het systeem dat is dat aleen prettig voor mezelf.

 

[djluc]

Als jij gewoon een map het met doorlopende facturen is dat geen enkel probleem. Wel moet je volgens mij toegang geven tot de administratiesoftware maar alleen als ze echt een onderzoek gaan doen.

[John Kode]

 

Echter wil ik het weten voor mijn webwinkel. Als het systeem achter de webwinkel niet altijd correct werkt mbt ordernummers en dat er dus ordernummers af en toe weggegooid moeten worden. Kijkt de beastingdienst ook naar het systeem van de webwinkel wat je gebruikt, of puur de facturen etc die in je administratie zitten.

 

Als de betalingen / facturen / uitgaven etc goed verwerkt zijn in de administratie is dat voldoende, of moet het systeem (programmeergedeelte) ook 100% eruit zien en wordt dat ook gecontroleerd. Of gaat het echt om wat jij doet als ondernemer, en werkt het systeem dat is dat aleen prettig voor mezelf.

 

 

Ik snap niet precies waar je heen wilt, maar misschien wordt het duidelijker als ik je vertel dat er in de wet (AWR) staat dat je zodanig boek moet houden dat de fiscus binnen een redelijke tijd je fiscale verplichtingen moet kunnen vaststellen (vrij vertaald).

Als er een onderzoek komt kan de fiscus in principe alles (binnen redelijke grenzen) bekijken wat zij fiscaal van belang acht. Dat kan zelfs zover gaan dat ze bij je leveranciers/afnemers gaat kijken.

 

En webwinkel of niet, dit geldt voor alle soorten ondernemingen.

 

groet,

 

John

[lyonesse]

Dag Sniffertje,

 

Ik heb zelf (ook) een webwinkel en begrijp wat je bedoelt. Ook als een iDEAL-transactie niet wordt doorgezet, wordt het ordernummer toch 'gebruikt'. Het ordernummer is daarnaast gekoppeld aan de voorraadadministratie (tenminste, in mijn winkel), dus als je de order van de mislukte transactie NIET weggooit, kun je de voorraad niet corrigeren. Oftewel: zou je 'm laten staan, dan geeft 'ie een lagere voorraad aan dan er daadwerkelijk aanwezig is.

 

Mijn winkel is dusdanig klein, dat ik voor een hele andere oplossing heb kunnen kiezen. Ik lever de bestellingen 1x per twee weken uit en maak ook per 2 weken 1 'verkoopfactuur': een overzicht met de geleverde orders en de hele financiële verantwoording die daarbij hoort.

Ik weet van een andere webwinkeleigenaar dat 'ie alle facturen uitprint en inboekt; ook een mogelijkheid, maar afhankelijk van de hoeveelheid orders wel een bewerkelijke.

 

Zolang jij een manier vindt waarmee je én inzicht hebt in alle verkopen én inzicht hebt in alle betalingen én die twee sluitend zijn, dan zal/kan de Belastingdienst daar nauwelijks moeilijk over doen.

 

Groeten, Renée Daniëls

[Ewout Wolff]

(onderwerp wat aangepast, zodat mensen begrijpen wat het probleem was)