onkosten vergoeding een verworven recht ?

[rienjanssen]

Hallo

 

Een van mijn werknemers is nu 32 jaar in dienst, bij intreding is destijds afgesproken dat er een representatie vergoeding betaald werd.

Door de diverse reorganisatie's en fusie's is deze vergoeding geboekt als vaste onkosten vergoeding en word door de fiscus met regelmaat gecheckt of voldaan wordt aan declaratie regels.

Eens per 3 jaar werd geadviseerd te bezien of het declaratie gedrag voldoet aan de richtlijn. we hebben er te lang mee gewacht.

De fiscus heeft nu een naheffing opgelegd, ik heb besloten deze onkosten vergoeding op te heffen en afte bouwen naar nihil

in 2 jaar

Mijn medewerker bestrijd mijn visie en stelt dat het een vast onderdeel is van zijn salaris, en gezien dient te worden als een verworven recht.

En een vast onderdeel van de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Wie heeft er een goed advies

of wie weet waar ik meer kan lezen op internet

groet Rien

 

[odeon]

 

Een onkostenvergoeding is een vergoeding voor kosten die de werknemer voor zijn baas maakt. Geen verkapt loon. Maakt hij geen of veel minder onkosten dan vervalt daarmee m.i. de grond voor de vergoeding.

 

"Verworven recht" vindt ik behoorlijk ouwelijke taal voor iemand van 32. Zeker in een periode waarin het ene naar het andere "verworven recht" sneuvelt. Dadelijk claimt hij ook nog dat AOW op 65- jarige leeftijd een "verworven recht" is.

 

Vanaf 2011 wordt de werkkostenregeling geïntroduceerd. Wellicht een goede aanleiding om het beleid inzake kostenvergoedingen opnieuw onder de loep te nemen.

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Ik ben geen specialist, maar dit lijkt mij een kwestie van een verworven recht. Een 32 jaar lang durende vergoeding eenzijdig opzeggen lijkt me niet echt werknemervriendelijk.

 

@Odeon, de werknemer in kwestie is 32 jaar in dienst. ;)

[odeon]

 

32 jaar in dienst. Sorry, fout gelezen :-[

[ronaldinho]

Als de kostenvergoeding in het verleden wel onderbouwd is, kun je nu alsnog een kostenonderzoek uitvoeren. Als daaruit volgt dat de kostenvergoeding niet bovenmatig is, zul je die naheffing best van tafel kunnen krijgen. Overigens, een dergelijke naheffing gaat standaard gepaard met een boete, daar zou ik in ieder geval bezwaar tegen maken. 9 van de 10 keer gaat die geheel of gedeeltelijk van tafel, omdat de belastingdienst niet aan de bewijslast voor de boete kan voldoen.

[Astrid Heijkamp]

Altijd vervelend zo'n situatie, ik kan me voorstellen dat deze medewerker het niet ziet zitten om de vergoeding maar even af te bouwen naar nihil. Het levert de werkgever een leuke besparing op die in het geheel ten laste komt van de medewerker.

 

Het is toch mogelijk om de medewerker periodiek zelf bonnetjes te laten sparen die de vergoeding onderbouwen. Als dat lukt kan meteen de boete van tafel. Zeker als het om representatiekosten gaat dan moet het toch niet zo'n probleem zijn om bonnetjes bij elkaar te vergaren. Een leuk cadeautje voor een relatie, een lunch etc.

 

Een alternatief kan natuurlijk zijn om de vergoeding bruto uit te betalen. Om de schade te verdelen kan je bijvoorbeeld 150% van het bedrag nemen als bruto uitbetaling. Het kost de werkgever dan iets meer en het levert de werknemer iets minder op.

 

[FrankSplinter]

Is het ook niet (juridisch) mogelijk om de werkelijk gemaakte (on)kosten te vergoeden? Dit houdt dan natuurlijk wel in dat werknemer zelf alle bonnen dient te bewaren en in te dienen. Daarmee heb je ook direct een eventuele bewijslast naar de belastingdienst onderbouwd.

[frelo]

Toen de onkostenvergoeding werd ingevoerd zijn daar waarschijnlijk regels voor opgesteld. De werknemer beroept zich nu op die regels. alleen het feit dat hij, een vergoeding krijgt voor onkosten is niet meteen een verkregen recht in tegenstelling tot LOON wat dat meestal wel is als het lanfere tijd wordt verstrekt. Dus eerst kijken naar wat er afgesproken is.

Vervolgens kijken of de kosten van toen gelijk zijn aan die van nu en dat zijn ze bijna zeker niet. Dat is een reden in in redelijkheid met de werknemer om de tafel te gaan zitten en de kosten opnieuw te bespreken.

Verder kan je altijd van de werknemer, mede op fiscale gronden, vertellen zijn onkosten de komende zes maanden ook daadwerkelijk te onderbouwen. hij zal hieraan moeten meewerken.

Voldoet zijn vaste vergoeding niet aan hetgeen hij redelijkerwijze kan declareren, dan zal de onkosten vergoeding kunnen worden aangepast. Wel opletten op de fiscale regels.

Daar waar nodig zal je eventueel een deel van de vergoeding moeten belasten, waardoor jouw kosten hoger worden en de weknemer netto minder ontvangt, tenzij er nadrukkelijk een NETTO vergoeding is afgesproken.

Maar probeer in alle gevallen wel zoveel mogelijk in overleg e.e.a. op te lossen, want een werknemer werkt niet zomaar 32 jaar vor 1 werkgever.