Werk al 8 (!) maanden aan een offerte die de klant nu cancelt: wat nu?

[Events]

In opdracht van een bedrijf 8 maanden voorbereiding voor een groot bedrijfsfeest getroffen. Agenda's, notulen, mailverkeer (500x) vergaderingen, planning datum (7 november 2009) en locatiebezoeken. Kortom alles wat nodig is voor een groot evenement waar 1600 gasten verwacht worden. Voorbereidingskosten ca. € 20.000,=

 

Net voordat een overeenkomst zou worden getekend en alles helder en duidelijk voor alle partijen was, annuleerde de opdrachtgever 6 weken voor aanvang van het event. Ik ontving een brief waarin staat vermeld "dat alles slechts orienterend" was.

 

Mijn vraag is of iemand weet wat mijn rechten zijn...

 

(Titel verduidelijkt.)

[Jeroen Bakker]

Het event zou 7 november moeten zijn geweest? Wat heb je in de afgelopen twee maanden hiermee gedaan?

[TwaBla]

 

Accommodatie, acts, catering: allemaal acht maanden voorbereiding zonder enige overeenkomst en dan zes weken voor datum alsnog geen contract?

[Merkava]

Doet mij aan dit verhaal denken; Opdrachtgever haakt plotseling af

[Events]

Vraag wat ik afgelopen 2 maanden heb gedaan:

2 maanden opperste verbazing uitgesproken en getracht een regeling te treffen. Totaal beduusd dat een bekend bedrijf zoiets kan doen en "net doet alsof ze gek zijn". Gaat nl niet alleen om de kosten, danwel het princiepe een elegante afhandeling te verwachten....Wat overigens geen schokkende bedragen hoefden te zijn...Helaas zonder resultaat, men wijst alles af!

Toen via internet info ingewonnen en op enkele mogelijkheden gestuit, juridisch echter niet eenvoudig.

 

Nu in fase, wat te doen! verder gaan of niet...

 

 

 

 

[Events]

Accommodatie, acts, catering: allemaal acht maanden voorbereiding zonder enige overeenkomst en dan zes weken voor datum alsnog geen contract?

 

INDERDAAD, wat zeker niet ongebruikelijk is, simpelweg omdat de enorme hoeveelheid info eerst "op een rijtje moet gezet" voordat een overeenkomst volgt.

Helemaal, als het een al bestaande klant betreft, die eerder haar vertrouwen gaf...

[Hans van den Bergh]

Beste Events,

 

Zeer frustrerend, ik werkte zelf in de evenementenbranche en herken dit soort reactie van een enkele klant. Voor dit soort grote contracten nam ik de kosten van de offerte op in de opdracht en bedong ik een aanbetaling van 50% van het geraamde budget voor dekking van de eerste kosten.

 

Soms wil de klant daar niet (in zijn geheel) aan, maar dan stelde ik wel éénzijdig een opdrachtbevestiging op, waarin ik refereer aan tussen partijen gevoerde (e-mail) correspondentie en (telefoon)gesprekken en aan een artikel in de tekst van de door ons gehanteerde - en meegestuurde - leveringsvoorwaarden:

 

'De overeenkomst, ongeacht of deze is vastgelegd in een definitieve opdrachtbevestiging, is rechtsgeldig aangegaan op het moment dat dit schriftelijk, mondeling, telefonisch, via e-mail of anderszins door of namens opdrachtgever is bevestigd.' (Lijkt overbodig, een overeenkomst hoeft niet schriftelijk te zijn vastgelegd, maar het is lastig te bewijzen)

 

Wellicht hanteer je ook leveringsvoorwaarden als hierboven, maar nog belangrijker: misschien kun je uit de gevoerde correspondentie (500 e-mails) toch iets halen wat erop duidt dat deze klant rechtsgeldig een overeenkomst is aangegaan wat je als bewijs aandragen en op basis daarvan enige genoegdoening zien te krijgen.

 

Het is dan de afweging of je dit via incasso e.d. al dan niet tot en met de rechter uitspeelt of zo, maar het wil wel eens helpen als je laat blijken dat er wel degelijk een overeenkomst van kracht is.

 

Succès en groet,

 

Hans

 

 

 

[Events]

 

 

DANKJE HANS,

 

Maar voorwaarden gelden niet als er geen overeenkomst is! Wel bstaan er allerlei mogelijkheden (positieve contracten heet dat...)), die echter alleen juridisch kunnen worden bevochten helaas. kost dus geld, veel geld...

[Roel J]

 

misschien kun je uit de gevoerde correspondentie (500 e-mails) toch iets halen wat erop duidt dat deze klant rechtsgeldig een overeenkomst is aangegaan wat je als bewijs aandragen en op basis daarvan enige genoegdoening zien te krijgen.

 

 

Ik ben geen jurist... maar los van de inhoud van de mails, komt volgens mij geen enkel bedrijf weg met het argument dat het "slechts orienterend" bedoeld was als er 500 e-mails zijn gewisseld over een periode van 8 maanden.. Kortom ik zou zeker bekijken met een jurist wat hier uit te halen is.. Een overeenkomst kan ook ontstaan door het doen van handelingen die op een overeenkomst wijzen..

 

 

voor de toekomst vind ik de tip van Hans van de eenzijdige opdrachtbevestiging een hele goeie.

 

 

[Hans van den Bergh]

Probeer me even goed te begrijpen: Een overeenkomst hoeft niet op schrift te staan, het wordt dan alleen lastiger te bewijzen. Maar stel dat er in al die e-mails ook maar iets te vinden is, wat bevestigt dat er sprake is van een opdracht, dan kan dat worden gezien als een overeenkomst en kun je dat als bewijs laten dienen om met de opdrachtgever in gesprek te gaan over genoegdoening.

 

Ik kan me niet voorstellen dat er in die 500 mails niet iets staat wat gaat over invulling met bijbehorende kosten en dat de klant jou vroeg om dat voor hem te regelen. Dat soort dingen kan wijzen op een deal.

 

Succès en groet,

 

Hans

[Jeroen Bakker]

Als je een rechtsbijstandsverzekering hebt, is dit geen enkel probleem om door hen op te laten pakken (tip voor als je hem niet hebt of voor anderen die dit lezen: topics als deze bewijzen maar weer hoe handig zo'n verzekering is, regelen is dus zeer een te raden). Wij hebben ooit een enigszins vergelijkbaar iets gehad, en via de verzekering en een mediator er prima uitgekomen. Je hebt dus wel kans imho, maar zorg dat je juridische steun krijgt zodat je geen fouten maakt die je kwestie kunnen bemoeilijken.

[John B]

Accommodatie, acts, catering: allemaal acht maanden voorbereiding zonder enige overeenkomst en dan zes weken voor datum alsnog geen contract?

INDERDAAD, wat zeker niet ongebruikelijk is, simpelweg omdat de enorme hoeveelheid info eerst "op een rijtje moet gezet" voordat een overeenkomst volgt.

Je hebt het over 20.000 euro aan voorbereidingskosten en als ik je goed begrijp gaat het hier voornamelijk om bestede uren (e-mails, vergaderingen, notulen, lokatiebezoeken). Met een uurtarief van 50 euro zou je dus al grofweg 400 uur in dit evenement hebben gestoken.

 

Puur uit nieuwsgierigheid: ik probeer me voor te stellen welke "enorme hoeveelheid info" ervoor nodig is om 400 uren mee te vullen. En waar die 500 mails allemaal over gaan. Natuurlijk moet er nagedacht worden over de lokatie en de invulling van het programma. Maar zijn bij zo'n feest ook niet heel veel zaken standaard of pas relevant om te regelen nadat de knoop is doorgehakt? Je kunt immers geen harde afspraken maken met leveranciers voordat je rugdekking hebt in de vorm van een overeenkomst met je klant. Waar zijn de meeste uren in gaan zitten?

 

Is het feest overigens niet doorgegaan of is het verzorgd door een andere partij?

[R.I.P. - Fred Wiersma]

John, die kosten kunnen ook bijv gemaakte reserveringen zijn waar annuleringskosten of voorschotbedragen mee gemoied zijn.

[Events]

Roel,

 

Inderdaad er is (wat mij betreft) voldoen voorhanden. Agenda, notulen, afspraken met derden, de voortgang, besprekingsverslagen en wat al niet meer...

[John B]

John, die kosten kunnen ook bijv gemaakte reserveringen zijn waar annuleringskosten of voorschotbedragen mee gemoied zijn.

De opsomming van specifieke activiteiten en het feit dat TS aangaf dat hij een "elegante afhandeling" had verwacht "waarbij het niet om schokkende bedragen ging", deden mij vermoeden dat het hier voornamelijk compensatie van uren betreft.

 

Ik kan me ook nauwelijks voorstellen dat je vaste afspraken maakt met leveranciers, waarmee behoorlijke risico's dan wel kosten zijn gemoeid, terwijl je klant nog geen formele opdracht heeft gegeven en er ook niets is vastgelegd hoe met die kosten om te gaan.

 

Maar misschien dat TS hier opheldering kan verschaffen.

 

[Events]

John,

 

Inderdaad, je blijkt geen idee te hebben wat er allemaal voor een feest om de hoek komt kijken. De wensen van opdrachtgevers zijn enorm, technische mogelijkheden uitermate verschillen, de tarieven niet te vergeten, al of niet vrij entertainment en wachten op wat vrij zou kunnen komen, het bedenken van een draaiboek, het opzetten van vloertekeningen voor techniek en zo kan ik nog een tijdje doorgaan...

Overigens werketn hieraan 3 mensen buiten de andere evenementen die ook werden geproduceerd.

[Events]

Feest is niet doorgegaan wegens problemen met vakbondsbesprekingen!

[Events]

even voor de helderheid....de genoemde kosten betreffen absoluut niet die van entertainment of locaties! Alleen de productiekosten...

[John B]

Inderdaad, je blijkt geen idee te hebben wat er allemaal voor een feest om de hoek komt kijken. De wensen van opdrachtgevers zijn enorm, technische mogelijkheden uitermate verschillen, de tarieven niet te vergeten, al of niet vrij entertainment en wachten op wat vrij zou kunnen komen, het bedenken van een draaiboek, het opzetten van vloertekeningen voor techniek en zo kan ik nog een tijdje doorgaan...

Ik kan me best voorstellen wat er allemaal bij zo'n feest komt kijken. Gezien de titel van het topic vroeg ik me alleen af waarom er zoveel uren in de offerte-fase zijn gaan zitten, terwijl in mijn optiek een aantal zaken pas relevant zijn om te regelen of uit te voeren nadat de opdracht is verleend. Jij bent hierin duidelijk verder gegaan dan ik persoonlijk gedaan zou hebben.

[Events]

Vergeef me John,

 

Grote klant vraagt een offerte te maken voor een feest voor 1600 gasten. Heeft geen idee wat het kost en zegt: kom maar met iets moois... Is een bekend groot bedrijf waarmee eerder zaken is gedaan.Dus vertrouwen.

 

Eerst kiezen, wat zouden ze willen, wensen vragen en productievergadering plannen. locatiesuggesties samenstellen die bij locatie, opdrachtgever, aantal gasten en soort gasten past, niet verder dan 75 km van bedrijf.

je moet met pasklare offerte komen, compleet met draaiboek voorstel. kosten ca 140 p.p. is dus zo'n 225000 euro. Belangrijk genoeg om je optimaal in te ztten in een tijd van crisis. Ik kom met 3 voorstellen, waarbij het ondernemersrisico ios dat de kosten voor de baat uitgaan. Moet wel, want anders bellen ze één van de andere 6000 aanbieders.

 

Dis is slechts het begin...

[Frans Sijtsma]

Als dat het begin is het je dus meerdere offertes gemaakt.

 

Wat was de reactie na iedere offerte? En heb je dat schriftelijk?

 

Frans

[Joost Rietveld]

Hoi Events

 

Niet voor nu, maar voor de toekomst. Het lijkt me niet onetisch om dergelijke offertes gewoon op uurtarief uit te werken. Nemen ze jouw offerte, dan vervallen die kosten. Wijzen ze jouw offerte af, dan stuur je de nota.

 

Verder sluit ik me aan bij de gegeven tips: er is zoveel correspondentie dat het mij sterk lijkt als er geen advocaat te vinden is die hieruit in elk geval jouw kosten kan terughalen bij jouw opdrachtgever.

 

Succes

Joost

[Events]

Als dat het begin is het je dus meerdere offertes gemaakt.

 

Wat was de reactie na iedere offerte? En heb je dat schriftelijk?

 

Frans

 

Er worden 3 offertes gepresenteerd met AV..(tegelijk) Dit om opdrachtgever de meerdere mogelijkheden tegen verschillende tarieven aan te kunnen bieden. Reactie was prima op 1 voorstel, waarmee we verder gingen en waarvan veel verklaringen zijn, maar geen overeenkomst...

 

[Events]

Hoi Events

 

Niet voor nu, maar voor de toekomst. Het lijkt me niet onetisch om dergelijke offertes gewoon op uurtarief uit te werken. Nemen ze jouw offerte, dan vervallen die kosten. Wijzen ze jouw offerte af, dan stuur je de nota.

 

Verder sluit ik me aan bij de gegeven tips: er is zoveel correspondentie dat het mij sterk lijkt als er geen advocaat te vinden is die hieruit in elk geval jouw kosten kan terughalen bij jouw opdrachtgever.

 

Succes

Joost

Was het maar waar...ik doe dit al 35 jaar en al 35 jaar wil "het vak|" dat graag, maar helaas...als ik het niet gratis doe staan er 6000 in de rij het wel te doen.

[Frans Sijtsma]

Doet mij aan dit verhaal denken; Opdrachtgever haakt plotseling af

 

Heb je dit topic al van voor tot achter doorgespit incl. bijbehorende links?

 

Er staat vrij duidelijk in waar en wanneer vrijblijvendheid ophoudt aan de kant van de potentiele opdrachtgever

 

Frans

[Jaap Haagmans]

Dit is toevallig uitgebreid aan bod gekomen tijdens mijn studie. Komt dat beetje recht dat ik heb gehad toch nog van pas ;)

 

In de publieke sector zie je dit soort situaties erg vaak voorkomen. Bedrijven worden gevraagd een offerte te maken en deze uitgebreid te presenteren aan bijvoorbeeld een gemeenteraad. Met één bedrijf worden allerlei vervolgstappen genomen en dan ineens trekt iemand binnen de raad de stekker eruit. Het bedrijf heeft aanzienlijke kosten gemaakt en was in de veronderstelling dat de situatie zo ver gevorderd was dat hij de opdracht zou gaan uitvoeren. Hier gaat het om 20.000 euro, maar in de publieke sector gaat het soms wel om miljoenen euro's. Die bedrijven zullen te horen krijgen niets te ontvangen voor hun werk en logischerwijs naar de rechter stappen.

 

Die rechter zal trachten objectief te beoordelen in welke deel van de precontractuele fase de onderhandelingen zich bevonden. Aan de hand daarvan wordt bepaald of er een schadevergoeding betaald dient te worden en zo ja, welke schade dan vergoed dient te worden. Dit kunnen enkel (een deel van) de aanloopkosten zijn of, in sommige gevallen, zelfs de gederfde winst. Er wordt hierbij vaak gesproken van Fase 1 (een vrije fase waarin niemand gebonden is), Fase 2 (een fase waarin aanzienlijke kosten zijn gemaakt en aanzienlijk leed geleden wordt door één partij bij het afzien van de opdracht) en Fase 3 (waarbij er eigenlijk vanuit gegaan mag worden dat het contract slechts een formaliteit is, hierbij wordt in sommige gevallen (zoals wellicht ook bovengenoemd voorbeeld van Peter) dus ook gederfde winst meegenomen, omdat je acquisitie stil heeft gelegen).

 

Zeker gezien het bedrag en het feit dat jij het oprechte vermoeden had dat de daadwerkelijke opdracht je simpelweg niet meer kon ontgaan (getuige ook van de inspanningen) zou ik toch eens contact opnemen met een juridisch adviseur die gespecialiseerd is in verbintenissenrecht. Als ik je verhaal doorlees geef ik je, op basis van de zaken die ik tijdens mijn studie voorbij heb zien komen, toch een redelijke kans. Maar dan moet dat eerder genoemde vermoeden wel een redelijk vermoeden zijn.

 

Voornamelijk aan het adres van John wil ik toch de opmerking plaatsen dat dit geen ongebruikelijke situaties zijn. Voordat een daadwerkelijk contract gesloten wordt kunnen in sommige situaties maanden voorwerk gedaan zijn. Sommige bedrijven sluiten hiervoor een voorcontract, maar dit is lang niet altijd gebruikelijk. Er zijn zelfs sectoren waarin het gebruikelijk is zonder contract toch de kosten voor het maken van offertes e.d. te factureren. Het maken van een offerte maakt lang niet altijd deel uit van de acquisitie zelf.