Administratie: een ramp of een zegen?

[Marije Miggiels]

Je bent al 4 jaar ondernemer en kan jezelf en je gezin daar prima mee onderhouden. Je betaalt iedere maand keurig je € 1.200,00 huur. Je andere vaste lasten worden op tijd betaalt. Je kan lekker eten en kan ook nog ieder jaar lekker op vakantie.

 

Maar dan besluit je om een huis te gaan kopen. Je moet binnen 3 maanden je huis uit, dus er is haast geboden. Je hebt natuurlijk een hypotheek nodig en wilt weten hoeveel je kan lenen. De bank kijkt echt niet naar wat jij maandelijks aan huur betaalt. Er moeten minstens 2 jaarrekeningen en de aangiften inkomstenbelasting worden overlegd. Sommige banken vragen om 3 jaarrekeningen en er zijn er ook die om een prognose voor het komende jaar vragen.

 

Je liet je belastingaangifte altijd door een kennis verzorgen. Hij wist wel hoe dat moest want hij deed ook altijd z'n eigen aangifte. Hij is alleen geen ondernemer, maar dat maakt toch niets uit?

 

Onlangs werd ik door een ondernemer benaderd. Ze had van een gezamenlijke kennis vernomen dat ik haar misschien wel kon helpen. Het bovenstaande verhaal deed zich voor. Ik had nog geen idee wat de schade zou zijn, dus ik kon niet meteen een prijs afgeven en ging dus bij haar langs. We maakten kennis en ik kreeg inzage in de boeken.

 

We spraken af dat ik 3 jaarverslagen zou maken (2007 - 2009). Ik zou controleren of de belastingaangiften kloppen. Ik zou een prognose opstellen voor 2010 en ik zou een middelingsonderzoek doen (controleren of het zinvol is om de inkomsten over drie aaneengesloten jaren te middelen). Mocht blijken dat de belastingaangiften moeten worden gecorrigeerd, dan volgt er een nieuwe opgave.

 

Inmiddels zijn er flink wat uren verstookt, veel informatie was niet bekend bij de ondernemer maar ligt bij de genoemde kennis. Wel is duidelijk dat de administratie een potje is en een boekencontrole door de belastingdienst tot narigheden zal leiden. Daarnaast is van een aantal aftrekposten helemaal geen gebruik gemaakt.

 

Voor deze ondernemer is de administratie duidelijk een ramp. Maar wat nu als de administratie keurig geregeld was? Dan was de hypotheek snel aangevraagd en goedgekeurd. Ze had geweten wat ze kan besteden aan een huis. Was dat een zegen geweest? In het laatste geval had ze er waarschijnlijk niet eens bij stilgestaan. Maar op dit moment wenst ze dat ze het meteen goed geregeld had.

 

Moraal van dit verhaal: laat je goed adviseren. Advies kan je vaak gratis binnen je eigen kennissenkring krijgen en anders is je netwerk er nog. Veel goede adviezen hoeven niets te kosten maar zijn goud waard. Let er dan trouwens wel op WIE die adviezen geeft.

[P.J.]

Ik sta 100% achter de inhoud van deze column. Mijn administratie vormt deel van mijn gereedschap en is absoluut noodzakelijk om belangrijke beslissingen te nemen. Als je een doorgewinterde ondernemer bent heb je geen "ondernemer"-administrateur nodig. Dat kan zelfs een basis voor conflicten zijn. Als je een starter bent kun je heel veel leren van een goede en open administratie.

Ik zou nog een stapje verder willen gaan. Maak altijd een liquiditeitsoverzicht, en verwerk daarin de geplande inkomsten en uitgaven. Dan kun je zien of je niet in de knel komt als je bepaalde andere uitgaven gaat doen zoals o.a. een investering. Dit is iets wat je niet van een administratiekantoor kunt verlangen. Doe het dus zelf en zorg er dus voor dat je op elk gewenst moment de financiële status van je ondernemerschap kunt overzien.

[Sartorius]

Je, ze, ik, hij. Ik moest moeite doen om er achter te komen over wie je verhaal nou precies ging. Enfin, buiten dit gemuggenzift, ik vind je voorbeelden niet echt overtuigend. Aftrekposten en middeling zijn mijns inziens een van de meest triviale onderwerpen voor een ondernemer. In de meeste gevallen niet moeilijk te begrijpen en er staat uitgebreide uitleg over op legio websites: een kijkje op de site van de Belastingdienst moet je toch een belletje doen laten rinkelen als ondernemer.

Ik zeg uiteraard niet dat extern advies overbodig is, maar als je als ondernemer blindelings vertrouwt op een kennis die je administratie wel even doet, dan is de vraag of je wel echt betrokken bent bij je eigen onderneming en de cijfers. En natuurlijk een beetje naïef. Je wilt toch op zijn minst weten hoe je in een jaar gedraaid hebt? Het komt je allemaal niet aanwaaien als ondernemer (en dat is maar goed ook), maar een beetje onderzoek en verstand van zaken vormt toch wel de basis van goed ondernemerschap.

[Marije Miggiels]

Ik zou nog een stapje verder willen gaan. Maak altijd een liquiditeitsoverzicht, en verwerk daarin de geplande inkomsten en uitgaven. Dan kun je zien of je niet in de knel komt als je bepaalde andere uitgaven gaat doen zoals o.a. een investering. Dit is iets wat je niet van een administratiekantoor kunt verlangen. Doe het dus zelf en zorg er dus voor dat je op elk gewenst moment de financiële status van je ondernemerschap kunt overzien.

Helemaal mee eens. Ik had de indruk dat dat bij de meeste ondernemers van tegenwoordig ook het geval is. Ik heb in de afgelopen week echter zo al 5 ondernemers gesproken die geen idee hebben. De administratie wordt als een lastige bijkomstigheid beschouwd en niet als fundament ::)

[Marije Miggiels]

Je, ze, ik, hij. Ik moest moeite doen om er achter te komen over wie je verhaal nou precies ging. Enfin, buiten dit gemuggenzift, ik vind je voorbeelden niet echt overtuigend. Aftrekposten en middeling zijn mijns inziens een van de meest triviale onderwerpen voor een ondernemer. In de meeste gevallen niet moeilijk te begrijpen en er staat uitgebreide uitleg over op legio websites: een kijkje op de site van de Belastingdienst moet je toch een belletje doen laten rinkelen als ondernemer.

Ik zeg uiteraard niet dat extern advies overbodig is, maar als je als ondernemer blindelings vertrouwt op een kennis die je administratie wel even doet, dan is de vraag of je wel echt betrokken bent bij je eigen onderneming en de cijfers. En natuurlijk een beetje naïef. Je wilt toch op zijn minst weten hoe je in een jaar gedraaid hebt? Het komt je allemaal niet aanwaaien als ondernemer (en dat is maar goed ook), maar een beetje onderzoek en verstand van zaken vormt toch wel de basis van goed ondernemerschap.

Je bent niet overtuigd door mijn voorbeelden, prima. Hoeft ook niet. Als jij je zaken goed op orde hebt, dan is deze collumn dus niet voor jou bestemd. :) Er zijn ondernemers die de hele middelingsregeling niet kennen. Veel ondernemers weten niet welke kosten ze allemaal kunnen aftrekken. Er zijn ondernemers die een auto klakkeloos op de zaak zetten terwijl dit voor hen heel ongunstig is. Dinsdag sprak ik nog iemand met een privé-auto die dacht dat ie z'n kilometers niet meer hoeft bij te houden omdat ie een MKB-brandstofpas heeft... Deze collumn is voor die ondernemers. Ja, het zijn echt de basics, maar ook die zijn niet voor iedereen bekend. Sterker nog: ik zou ze de kost niet kunnen geven.

Daarnaast zijn er dan ook nog ondernemers die denken alles te weten, de vraag is of dat ook echt zo is. Ik weet ook niet alles en heb ook weer mijn adviseurs. ;)

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Dit is een discussie die wel vaker langskomt, en wat mij betreft niet vaak genoeg.

 

Ik ben voorstander van de boekhouding en belastingaangiftes zo lang mogelijk zelf te doen, en als dat niet meer lukt, toch dagelijks bovenop de cijfers te zitten. Anders is het als varen in de mist. Een tijd lang gaat dat goed, maar op een gegeven moment is loop je vast op de rotsen. Soms onherstelbaar.

 

Het gegeven voorbeeld vind ik extreem maar komt blijkbaar toch nog vaak voor.

[Jeroen Reith]

toch dagelijks bovenop de cijfers te zitten.

Helemaal mee eens, alhoewel misschien niet dagelijks maar zeker wekelijks.

 

Administratie is 1 van de gereedschappen om te werken. Wellicht niet het meest favoriete

gereedschap van velen maar wel een noodzakelijke.

En ook hiervoor geldt hoe vaker je er mee bezig bent, hoe beter je het beheerst.

 

Deels uitbesteden kan maar sommige zaken moet je zelf doen.

 

Geen ramp, een zegen dus.

 

Groet.

Jeroen

[R.I.P. - Fred Wiersma]

toch dagelijks bovenop de cijfers te zitten.

Helemaal mee eens, alhoewel misschien niet dagelijks maar zeker wekelijks.

...

 

Het hang een beetje af van de snelheid van je business, maar grosso modo: liever 1x/dag 5 minuten, dan 1x/week een uur.

 

En niet persé alle boekhoudcijfers, maar wel de belangrijkste stuurcijfers.

[Zomaar iemand]

Herkenbaar onderwerp, alleen zijn er ook genoeg boekhouders en administrateurs die geen idee hebben waar ze mee bezig zijn. Ik ben nu 8 jaar officieel ondernemer en ben pas sinds een jaar of 3 teruecht gekomen bij iemand die duidelijk weet wat ze doet.

Terwijl de andere boekhouders stukken duurder waren en er nog langer over deden ook.

En dan heb ik het in dit geval alleen over de jaaraangifte want de rest deed ik zelf.

 

Maar ook met goede stukken is een hypotheek niet zo aangevraagd, vooral in deze tijd moet je haast zoveel winst maken dat je de hypotheek niet meer nodig hebt. En dan spreek ik uit ervaring (net 2 jaar geleden een huis gekocht.)

[lemans3]

Daarnaast zijn er dan ook nog ondernemers die denken alles te weten, de vraag is of dat ook echt zo is. Ik weet ook niet alles en heb ook weer mijn adviseurs. ;)

 

 

Meestal is goede administratie de ontbrekende factor/ gereedschap oorzaak van vele faillisementen. De alles weters komen pas later er achter. :'(

[Jaap Haagmans]

Ik zou nog een stapje verder willen gaan. Maak altijd een liquiditeitsoverzicht, en verwerk daarin de geplande inkomsten en uitgaven. Dan kun je zien of je niet in de knel komt als je bepaalde andere uitgaven gaat doen zoals o.a. een investering. Dit is iets wat je niet van een administratiekantoor kunt verlangen. Doe het dus zelf en zorg er dus voor dat je op elk gewenst moment de financiële status van je ondernemerschap kunt overzien.

Helemaal mee eens. Ik had de indruk dat dat bij de meeste ondernemers van tegenwoordig ook het geval is. Ik heb in de afgelopen week echter zo al 5 ondernemers gesproken die geen idee hebben. De administratie wordt als een lastige bijkomstigheid beschouwd en niet als fundament ::)

Kleine nuance: het ene bedrijf is het andere niet. Als ik in een week 40 uur gewerkt heb weet ik precies wat er binnen komt en hoe ik ervoor sta. Mijn administratie is een hulpmiddel, meer niet.

[TimK]

Marije, bijna helemaal mee eens.

Ben het namelijk ook eens met Jaap. Als je helemaal via het kassysteem werkt bijvoorbeeld en je business is eenvoudig dan moet het op zijn manier kunnen.

 

Ik denk echter wel dat veel ondernemers (en speciaal die waar het even wat minder gaat), zich liever niet met de administratie bezig houden omdat het negatieve nieuws dat daaruit voort zou kunnen komen het laatste beetje energie van de dag uit ze slurpt. Dat dit geen goede houdig is lijkt me evident.

 

Als je vertrouwt op een kennis of relatie die het er voor weinig even bij doet, doe je eigenlijk exact hetzelfde. Namelijk niet zelf je verantwoordelijkheid nemen voor je zaken en niet de second best maar de sevent best optie kiezen.

[P.J.]

Zo'n column lijkt me in de eerste plaats voor starters. Als dat een startende DGA is die alles van de adm. uit handen geeft en nergens inzicht in heeft, begeeft die zich wel op glad ijs..... ;)

[Joost Rietveld]

Ik juich het van harte toe dat ondernemers zelf (online)boekhouden. De redenen zijn simpel en het oude adagium "besteed uit wat je moeite (en dus geld) kost" is oud, achterhaald en onzin.

 

Door zelf de boekhouding te doen:

- begrijp je beter wat er financieel speelt in jouw bedrijf;

- kun je zelf beter inschatten welke beslissingen je wanneer moet nemen die financiële gevolgen hebben;

- begrijp je beter wat er allemaal af te leiden valt uit die cijfers;

- ben je een betere sparringpartner voor jouw adviseur;

- kun je jouw adviseur veel beter controleren;

- bespaar je kosten aan de adviseur die je in kunt zetten bij die adviseur voor advies dat echt geld oplevert.

 

Ondernemers met kennis van hun eigen geldelijke handel en wandel en liefst ook een portie fiscale kennis, betalen echt minder belasting omdat ook zij herkennen waar kansen liggen voor besparingen. Als adviseur kun je namelijk niet alles zien, maar soms hooguit tips geven.

 

Simpel voorbeeld: investeringen die aan het einde van het jaar gedaan worden, zijn vaak van invloed op de investeringsaftrek. Soms is het beter om de investering uit te stellen tot volgend jaar, soms kun je die beter wel alsnog meteen doen. Als de ondernemer weet hoe het werkt en in zijn cijfers kan zien welke keuze hij het beste kan maken, dan bespaart hij op advieskosten en voorkomt hij dat hij een verkeerde beslissing neemt. Investeringsbeslissingen worden nu eenmaal meestal gedaan zonder overleg met de adviseur, want je hebt iets meestal nodig en bestelt dat gewoon. Tegelijk kan dat vaak best wat weken wachten tot in het nieuwe jaar.

 

Een adviseur die alert is, kan hooguit eind oktober zijn klant even de tip geven om na te denken over de investeringen van de komende maanden. Het is echter de cliënt die zelf de beslissing maakt. Krijgt hij het signaal en weet hij hoe het werkt, dan verkrijgt hij de hogere investeringsaftrek.

 

Auto kopen is ook zo'n mooie. Als je dat blind doet en de factuur opbergt in de administratie, dan ziet jouw boekhouder die veelal pas maanden later. Als je weet dat die beslissing gevolgen heeft qua keuze zakelijk/privé, dan raadpleeg je jouw adviseur op voorhand en komt die met het beste advies.

 

Tot slot zijn er veel ondernemers die maar oog hebben voor bepaalde signalen. Banksaldo en debiteurenstand blijken vaak de basis om te denken: "het gaat goed, er is genoeg of er komt snel geld genoeg binnnen".

 

Dat is gewoon naïef!

 

[*]Hou oud zijn die vorderingen op debiteuren?

[*]Zitten er debiteuren tussen die op omvallen staan?

[*]Hoe zit het met mijn crediteuren?

[*]Welke fiscale verplichting komen eraan?

 

 

Meer abstract:

 

[*]Moet ik afscheid nemen van personeel (ontslagvergoeding)?

[*]Wil mijn mede-vennoot stoppen? Kan ik dat betalen?

[*]Wanneer wil ik stoppen? Kan dat wel? Heb ik genoeg reserves?

 

 

Allemaal vragen die makkelijker te beantwoorden zijn als je weet wat er financieel speelt in jouw bedrijf.

 

Dus ja! Weet wat er financieel (maar ook bedrijfseconomisch) speelt in jouw onderneming.

 

groet

Joost

[Joost Rietveld]

Herkenbaar onderwerp, alleen zijn er ook genoeg boekhouders en administrateurs die geen idee hebben waar ze mee bezig zijn. Ik ben nu 8 jaar officieel ondernemer en ben pas sinds een jaar of 3 teruecht gekomen bij iemand die duidelijk weet wat ze doet.

Terwijl de andere boekhouders stukken duurder waren en er nog langer over deden ook.

En dan heb ik het in dit geval alleen over de jaaraangifte want de rest deed ik zelf.

 

Nog een mooie reden om het zelf in regie te nemen

[Joost Rietveld]

Als ik in een week 40 uur gewerkt heb weet ik precies wat er binnen komt en hoe ik ervoor sta. Mijn administratie is een hulpmiddel, meer niet.

 

 

Precies, je weet het banksaldo en wat er nog moet komen. Weet je ook of alles wat moet komen ook komen gaat? Of heb je helder wat jij nog aan anderen moet laten toekomen? Plan je jouw investeringen?

 

In een onderneming met weinig opdrachtgevers en weinig crediteuren werkt dit vaak wel, maar dan nog kun je de plank lelijk misslaan bij investeringen. Zo is de investeringsaftrek van 2009 naar 2010 behoorlijk anders geworden. Veelal is 25% nu 28% geworden en zijn de dremples en plafonds aangepast.

 

 

[Zomaar iemand]

knip....

 

Nog een mooie reden om het zelf in regie te nemen

 

Alleen sommige dingen kun je niet zelf. Elk jaar veranderen er een hoop dingen. Ik heb wel eens geprobeerd dit bij te houden,maar snap niets van de ambtenarentaal. En bovendien hou ik me liever bezig met dingen die ik wel kan.

 

BTW aangiftes, kasboeken, offertes, facturen, debiteurenbeheer en crediteurenbeheer moet elke ondernemer met een goed opgezette boekhouder zonder al te veel problemen kunnen.

Een jaarrekening en de jaarlijkse check zou ik wel laten uitvoeren door iemand die het wat vaker per jaar doet.

[Joost Rietveld]

Een jaarrekening en de jaarlijkse check zou ik wel laten uitvoeren door iemand die het wat vaker per jaar doet.

 

hoho, precies mijn idee. Ik moedig ook alleen het zelf boekhouden en enige fiscale kennis verwerven aan.

 

groet

Joost

[Micha van Veen]

Ik ben(was) zelf een boekhoudkundige kneus.

In het begin heb ik het zelf opgestart m.b.v. van mijn vrouw welke een goede basiskennis heeft en geduld. Na 1,5 jaar werd het te moeilijk en te twijfelachtig om zelf te blijven doen (met alle regels).

 

Toen ben ik op zoek gegaan naar een boekhouder onder de volgende afspraak.

Ik houd alles bij en lever dit per kwartaal als pakket in (basis administratie houdt ik zelf per week bij).

De boekhouder verwerkt dit verder.

En per kwartaal nemen we met de boekhouder alles door. Wat de status is, de stappen en keuzes die hij maakt en alle andere zaken worden uitgelegd aan mij (en nog een keer en nog een keer) totdat ik het begrijp.

 

En bij elke keuze waarvan ik of mijn vrouw vind dat wij toch twijfels hebben zoeken wij dit zelfstandig uit via HL, belasting site of google. En deze twijfels leggen wij weer voor totdat hij die twijfel kan wegnemen.

 

Dit is de afgelopen 5 jaar leerzaam geweest, geeft mij een goed gevoel en het wordt elk jaar gemakkelijker. En ik heb inzicht in alles wat er gebeurt op een manier die werkt voor mij.

 

 

Micha

 

[Marcel (Up)]

Administratie : een ramp !

 

In mijn vorige bedrijf moest ik een vrij uitgebreide administratie voeren. Aangezien ik mijn bedrijf "uit het niets" gestart ben (zien, kopen en beginnen) , binnen 6 weken de boel rond had en een winkel overgenomen had, moest ik mijn schoolbank kennis weer behoorlijk oppoetsen.

Hoe zat dat ook weer, zo'n kasboek ??

 

Mijn kasboek, een 20-tal mutaties per dag, voornamelijk door de kassa, werd bijgehouden in excel. Wanneer de bankafschriften binnen kwamen, gingen de betaalde facturen daar netjes achter, met een mooi "BETAALD" stempeltje erop.

 

Eén maal per maand ging er een tas vol ordners richting de boekhouder en een week later kwam alles weer netjes terug.

 

Totdat ik hun correctie's eens ging nakijken. Er werden dingen op privé geboekt, terwijl toch duidelijk was dat dit zakelijk was ! Ik hield privé en zakelijk strikt gescheiden. We gingen naar de kapper van het kasgeld, maar dit werd netjes als privé opname geboekt bijvoorbeeld.

 

Iedere maand kreeg ik netjes een complete uitdraai met allemaal mooie cijfertjes, welke mij niks beteknden. Het zal allemaal wel. En wanneer ik vroeg waarom het 2e hands copieer apparaat nog niet was afgeschreven, kreeg ik allerlei omzwervende antwoorden. Maar ja, die kerel had er verstand van, dus het zal zijn redenen wel hebben.

 

Totdat er letterlijk geen brood meer op de plank kwam, en ik me toch eens goed ging verdiepen. Alleen op de privé opname stond al 50K, die niet te verantwoorden waren ! Alles waar men geen raad mee wist, had men op privé weggetikt, terwijl wij (bijna) alles in de zaak pompten om die draaiende te houden.

 

Maar ja, wanneer je je toko steeds harder de afgrond in voelt glijden, zijn de cijfers te confronterend, en doe je gauw je oogkleppen op, da's namelijk een stuk makkelijker..... :-\

 

Toen de schellen éénmaal van mijn ogen vielen, heb ik 2 externe adviseurs erbij gehaald, welke onafhankelijk van elkaar de spullen doorgenomen hebben. Zij kwamen tot dezelfde conclusie : de boekhouding was een ramp. Ik hield het goed bij, maar vele dingen werden compleet verkeerd weggeboekt en er was ongeveer aan 25K teveel BTW betaald de laatste jaren.

 

Gelukkig door suppleties een hoop terug kunnen vorderen, maar het hek was van de dam.... de rest is hier geloof ik algemeen bekend.

 

Nu, midden in de opstart van mijn nieuwe bedrijf, wil ik alles bijhouden. Gelukkig heb ik een erg goede adviseur naast me staan, die het ook ondersteund, om zoveel mogelijk zelf te doen.

Man, wat was ik enige maanden geleden trots, dat ik zelf mijn BTW aangifte had gedaan ! Heb ik nl in 10 jaar nog nooit gedaan !

 

Nu is alles ook beter te overzien.Waar ik vroeger een 25 ordners bomvol op jaarbasis had, inclusief een salarisadministratie, gaan er nu 2 jaar in 1 ordner ;D

 

Maar toch, ik wil de vinger in die gloeiend hete pap hebben, ik wil weten hoe het er bij staat !

 

Administratie : Een zegen !

 

Je column is dan voor mij ook zeer herkenbaar !

 

[Jaap Haagmans]

Als ik in een week 40 uur gewerkt heb weet ik precies wat er binnen komt en hoe ik ervoor sta. Mijn administratie is een hulpmiddel, meer niet.

 

 

Precies, je weet het banksaldo en wat er nog moet komen. Weet je ook of alles wat moet komen ook komen gaat? Of heb je helder wat jij nog aan anderen moet laten toekomen? Plan je jouw investeringen?

Investeringen? Die doe ik niet ;) Ik ben een loonslaaf in vermomming, ik stuur maandelijks een factuurtje naar al mijn klanten voor de gewerkte uren en that's it. Ja, ik heb m'n vaste kosten en die betaal ik netjes elke maand. Maar dat doet een "echte" loonslaaf ook.

 

Mijn rekensom is heel simpel, alles boven de x euro is bonus en gaat in 't spaarpotje. Als er ooit een opdrachtgever lang wacht met betalen heb ik altijd het spaarpotje nog.

 

Ik oversimplificeer dit natuurlijk bewust, ik heb in januari bijvoorbeeld veel te weinig verdiend en dan ben je vanzelf wat scherper op je administratie aan het letten. Het gaat mij er meer om dat m'n administratie voor mij niet meer is dan een overzicht. Uiteindelijk draait het erom of ik mijn werk goed doe en voldoende uren kan maken.

[geanonimiseerd__]

In het verleden ook 2 x bedrijfje in Nederland gehad... Administratie was ook een nachtmerrie. Blauwe envellope in de brievenbus: paniek!

 

Al doende leert men, maar ik denk dat vele, vooral startende bedrijven, niet goede administratie bijhouden omdat ze:

1 Heel druk zijn met ondernemen

2 Denken dat ze enkel aan het investeren zijn dus verlies draaien en de administratie dan niet zo "nodig" is.

3 Bang zijn onderbewust om de realiteit onder ogen te zien.

4 Geen enkele ervaring hebben in administratie.

5 Wachten tot laatste moment met opmaken jaarrekeningen,

6 Administratie in het begin niet belangrijk lijkt maar gaandeweg wel maar toch verzuimen er meer tijd aan te besteden wanneer het wel erg nodig is.

7 Niet weten wat het nut en noodzaak verhaal is van een goede administratie.

 

Ik krijg ook altijd buikkrampen als ik het woord administratie hoor, maar het hoort erbij, Dus laat ik het een ander doen! Bij velen wordt denk ik ook de administratie gezien als iets wat 100% het tegenovergestelde is van waar een ondernemer zich mee bezig dient te houden. (onterecht natuurlijk)

[geanonimiseerd__]

"Gepubliceerd op 7 februari 2010"

 

Dat geeft maar even aan hoe toekomst gericht hier op HL wordt nagedacht!!

[Pieter Reitsma]

Even vanuit klein-ondernemerschap bekeken:

 

Als je het een "ramp" vind en er totaal geen zin in hebt: uitbesteden.

Helemaal voor een eenmanszaak: het kost (veel) tijd, en als je 40 uur (declarabel) werkt, daarnaast nog

op het vakgebied moet bijblijven, een gezin hebt met kinderen, hobby's hebt, dan moet je prioriteiten stellen.

 

Dat neemt niet weg dat je grip op en begrip voor/over de zaak moet houden.

Ik moet je eerlijk bekennen dat ik daar in het begin te weinig aandacht voor had.

 

Voordat ik de administratieve zaken deponeer bij m'n administratiekantoor, archiveer en nummer is de in- en verkoopfacturen.

Ik heb 3 Excel sheets, nl. voor inkoop en verkoop en daarnaast een "transactieuitleg" voor het administratiekantoor.

In de "transactieuitleg" verklaar ik de banktransacties naar het administratiekantoor waar geen inkoopfactuur voor is.

De administratie word per kwartaal verwerkt, en na elk kwartaal ontvang ik een balans.

 

Hoeveel OB ik moet betalen is altijd een 'verrassing', want ik weet niet helemaal hoe ik dat in m'n sheets kan verrekenen.

Dat wil zeggen: ik heb er geen tijd in gestopt om mijn administratiekantoor te vragen hoe ik dat in de sheet kan krijgen.

Maar goed, ik houd gewoon rekening met 2 a 3000 OB per kwartaal, en dat komt altijd redelijk goed uit.

 

Door de inkoopfacturen ( en "transactieuitleg" transacties ) van de verkoopfacturen af te trekken, krijg ik een

grove indicatie van het bedrag waarover ik belasting moet gaan betalen, en wat ik daarvan dan prive kan onttrekken.

Vervolgens komen er dan nog zaken als startersaftrek en andere fiscale voordelen die ervoor zorgen dat ik uiteindelijk

meer prive mag besteden dan in eerste instantie bedacht.

 

M'n huidige zaak ben ik aan't afbouwen en ik neem ook niet tijd en moeite om beter inzicht te krijgen in de administratie.

Echter, als ik in de toekomst een nieuwe zaak start ben ik van plan e.e.a. meer zelf te doen, of me beter en meer te laten

voorlichten door het administratiekantoor.

[Dick Marjot]

In het begin (10 jaar geleden) hadden wij ook geen idee hoe de administratie in elkaar stak. Gelukkig een goede vriend (accountant) gevonden die dat wel wilde fixen de eerste jaren. Vervolgens is het een kwestie van goed opletten geweest. Beginnend met zelf de BTW-aangifte doen (die dan aan het eind van het jaar zo nodig gecorrigeerd werd door die vriend op basis van de echte boekhouding) en inmiddels al enkele jaren gevolgd door het zelf doen van de hele boekhouding met hooguit een consulterende vraag aan die vriend zo nu en dan...

 

Bevalt goed. Continu inzicht in inkomsten en uitgaven en het feit dat we niet aan het eind van het jaar opeens alles voor de boekhouding moeten fixen geeft ook rust.

 

Wat mij betreft is zelf boekhouden dus een vooruitgang/aanrader!

[StefanO]

Ik kan het hier alleen maar mee eens zijn. Zelf ben ik heel goed in administratie (is m'n vak) en toch loop ik altijd achter (vooruit lopen kan ook niet). Clou is dat het een sluitpost van mijn activiteiten is. Ik verdien mijn centjes bij de klanten en niet met administratie. Vandaar dus dat ik e.e.a. heb uitbesteed aan een accountant / fiscalist. Dat lijkt dan duurder, maar hierdoor ben ik wel meer declarabel. En ook komen er altijd nog zaken naar voren die ik niet heb gezien. Ander puntje dat meespeelt is dat je niet je eigen jaarrekening mag maken (bij hypotheekaanvraag).