Administratie: een ramp of een zegen?

[Marije Miggiels]

Je bent al 4 jaar ondernemer en kan jezelf en je gezin daar prima mee onderhouden. Je betaalt iedere maand keurig je € 1.200,00 huur. Je andere vaste lasten worden op tijd betaalt. Je kan lekker eten en kan ook nog ieder jaar lekker op vakantie.

 

Maar dan besluit je om een huis te gaan kopen. Je moet binnen 3 maanden je huis uit, dus er is haast geboden. Je hebt natuurlijk een hypotheek nodig en wilt weten hoeveel je kan lenen. De bank kijkt echt niet naar wat jij maandelijks aan huur betaalt. Er moeten minstens 2 jaarrekeningen en de aangiften inkomstenbelasting worden overlegd. Sommige banken vragen om 3 jaarrekeningen en er zijn er ook die om een prognose voor het komende jaar vragen.

 

Je liet je belastingaangifte altijd door een kennis verzorgen. Hij wist wel hoe dat moest want hij deed ook altijd z'n eigen aangifte. Hij is alleen geen ondernemer, maar dat maakt toch niets uit?

 

Onlangs werd ik door een ondernemer benaderd. Ze had van een gezamenlijke kennis vernomen dat ik haar misschien wel kon helpen. Het bovenstaande verhaal deed zich voor. Ik had nog geen idee wat de schade zou zijn, dus ik kon niet meteen een prijs afgeven en ging dus bij haar langs. We maakten kennis en ik kreeg inzage in de boeken.

 

We spraken af dat ik 3 jaarverslagen zou maken (2007 - 2009). Ik zou controleren of de belastingaangiften kloppen. Ik zou een prognose opstellen voor 2010 en ik zou een middelingsonderzoek doen (controleren of het zinvol is om de inkomsten over drie aaneengesloten jaren te middelen). Mocht blijken dat de belastingaangiften moeten worden gecorrigeerd, dan volgt er een nieuwe opgave.

 

Inmiddels zijn er flink wat uren verstookt, veel informatie was niet bekend bij de ondernemer maar ligt bij de genoemde kennis. Wel is duidelijk dat de administratie een potje is en een boekencontrole door de belastingdienst tot narigheden zal leiden. Daarnaast is van een aantal aftrekposten helemaal geen gebruik gemaakt.

 

Voor deze ondernemer is de administratie duidelijk een ramp. Maar wat nu als de administratie keurig geregeld was? Dan was de hypotheek snel aangevraagd en goedgekeurd. Ze had geweten wat ze kan besteden aan een huis. Was dat een zegen geweest? In het laatste geval had ze er waarschijnlijk niet eens bij stilgestaan. Maar op dit moment wenst ze dat ze het meteen goed geregeld had.

 

Moraal van dit verhaal: laat je goed adviseren. Advies kan je vaak gratis binnen je eigen kennissenkring krijgen en anders is je netwerk er nog. Veel goede adviezen hoeven niets te kosten maar zijn goud waard. Let er dan trouwens wel op WIE die adviezen geeft.

[StefanO]

Ter aanvulling op mijn eerder comment. Zelf boekhouden is prima. Je houdt grip op de cijfertjes en weet hoe je ervoor staat. Maar de aangifte vpb of IB en het opstellen van de jaarrekening zou ik niet zelf doen. Zelfs niet als je er heel veel vanaf weet.

[Hans van den Bergh]

Interessant dat deze column pas over 2 dagen gepubliceerd staat. ;)

 

Paar tips: let op taalfouten en de tijd en persoon (was al aangegeven) waarin je schrijft. De leesbaarheid werd daardoor voor mij vertroebeld.

 

Ook de moraal is mijns inziens wat vlak: want wat is een goed advies en wie is dan een goed adviseur? Daar kom je vaak pas achter nadat je het hebt overgenomen, of juist niet en dat de adviseur dan zegt: "Zie je nou wel?!". De vraag is dus in hoeverre het uiteindelijke resultaat in overeenkomst met het advies is.

 

Ik zou dan - naast het terechte pleidooi over het instrument administratie - iets meer over advies willen lezen, bijvoorbeeld: een advies krijg je van iemand die goed naar je luistert en blijk geeft jouw situatie goed te begrijpen. Die de informatie over jouw situatie goed kan analyseren en dan een advies uitbrengt met een deugdelijke onderbouwing. En die adviseurs kom je niet vaak tegen, althans zelden in je familie- en kennissenkring, maar dat is mijn mening.

 

Succès en groet,

 

Hans

[P.J.]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt. Zonder materiaal kun je immers niet produceren, terwijl de adviserende dienstverlener voldoende heeft aan mobiliteit, kennis en wat hulpmiddelen. Mijn voorraad is grotendeels voldoende om een jaaromzet te realiseren. Dat is ook wel eens anders geweest natuurlijk. De gemiddelde starter is niet in staat om dat binnen een paar jaar te realiseren. Ook dat voorraadbeheer en inkopen vormt een super-belangrijk onderdeel van de administratie. Dat geldt ook voor het "beheren" en "beheersen" van groei. Stel je limieten en mogelijkheden vast en spar daarover met een mede-ondernemer als je kunt. Ik heb zelf een vriend, die een jarenlang een hoge directiefunctie bij de bank heeft gehad. Ik vind het leuk als hij mij een spiegel kan voorhouden en spart. Maar meestal zijn we het wel eens. Ik zit nu al wel zoveel jaren in dit "spelletje", dat ik de weg wel kan vinden. Maar ook ik moet beslissingen nemen die soms heel goed voor m'n bedrijfje zijn, maar minder voor mijn liquiditeit. Een actieve ondernemer wil immers altijd meer dan hij kan!

[Hans van den Bergh]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt.

 

Dit vind ik erg kort door de bocht gesteld en haast per definitie onvergelijkbaar met elkaar. Bijvoorbeeld: Voor een concreet product wordt bij de ruiltransactie afgerekend, maar een adviseur moet soms erg zoek naar het moment dat hij zichzelf declarabel opstelt, dus wanneer is de acquisitie afgelopen en wanneer gaat dan de 'teller' lopen.

 

En dan zijn er nog diverse tussenvormen mogelijk, dus wat dan gemakkelijker is ...?

 

Succès en groet,

 

Hans

[R.I.P. - Fred Wiersma]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt. Zonder materiaal kun je immers niet produceren, terwijl de adviserende dienstverlener voldoende heeft aan mobiliteit, kennis en wat hulpmiddelen.

...

 

Niet mee eens. Een complex project managen kan veel ingewikkelder zijn dan een simpel inkoop-voorraad-verkoop proces. En omgekeerd. Een complex dossier beoordelen is ook geen sinecure. Denk bijv aan het coordineren van verschillende disciplines die input moeten geven. En een goed advies geven kan ook nog wel eens wat meer vereisen dan opzoeken in een boekje.

 

Ik begrijp wel dat je de gemiddelde dienstverlener even hoog inschat als M$ ;) maar je gaat toch wat kort door de bocht hier.

[Hans v N]

Odems heeft m.i. wel een punt. Het dilemma of je wel of niet de teller aanzet heeft weinig met de administratie van doen.

Punt is dat er natuurlijk verschillen zijn in ingewikkeldheid en daarmee behoefte aan ondersteuning.

 

Veel mensen beginnen maar. Net zoals ikzelf. Mijn zwager had nog een legale Davilex liggen dus ben ik daarin begonnen. Gelukkig bleek een vriend van een vriend accountant te zijn en die wilde me wel helpen met de jaarrekening en de IB. Dan krijg je inderdaad vragen als heb je investeringen gedaan en zo ja hoeveel? Ben snel overgestapt op Reeleezee en daarin de zaken opgezet, inclusief de beginbalans, met de accountant. Een goed begin is ook hier het halve werk.

 

 

 

[Hans van den Bergh]

Ben snel overgestapt op Reeleezee en daarin de zaken opgezet, inclusief de beginbalans, met de accountant. Een goed begin is ook hier het halve werk.

Grappig hoe ervaringen kunnen verschillen, ik ben indertijd ook in zee gegaan met Reeleezee, maar mijn boekhouder werd er gek van en laat het steevast overzetten naar zijn eigen programma, Davilex of zoiets.

 

@ Hans: Ik vind de vergelijking van Odems in termen van 'gemakkelijker' niet opgaan, appels met peren, als je het mij vraagt.

 

Succès en groet,

 

Hans

 

 

[Pieter Reitsma]

Weer een ander zweert bij Asperion. Uiteindelijk gaat het erom dat de boekhouder het meest efficient werkt. Mijn boekhouder gebruikt zo King voor de administratie. De vraag is: heb je je boekhouder al en wil je je aanpassen aan zijn/haar manier van werken, of kies je een pakket uit die jou het handigst lijkt ( zodat je zelf een deel van de administratie kunt doen ) en kies je daarbij de boekhouder uit. Op websites van Asperion of Snelstart o.i.d. staat welke boekhoudkantoren met hun pakket werken.

[Jaap Haagmans]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt.

 

Dit vind ik erg kort door de bocht gesteld en haast per definitie onvergelijkbaar met elkaar. Bijvoorbeeld: Voor een concreet product wordt bij de ruiltransactie afgerekend, maar een adviseur moet soms erg zoek naar het moment dat hij zichzelf declarabel opstelt, dus wanneer is de acquisitie afgelopen en wanneer gaat dan de 'teller' lopen.

Klopt, dat is een moeilijk punt waar ik ook vaak tegenaan loop en nog lang niet zo consequent in ben als ik zou moeten zijn. PJ doelt volgens mij echter vooral op de administratieve kant van het verhaal. Ik heb geen voorraad, investeer weinig en heb niet te maken met leveranciers.

 

Of het eenvoudiger ondernemen is laat ik verder in het midden, maar administratief heb ik het wat dat betreft vrij gemakkelijk.

[Marije Miggiels]

@Allen: dank voor de reacties, aanvullingen, tips, etc.

 

Er zijn genoeg reacties om op te reageren, ik probeer dat nu in een bericht... Ondertussen was ik alweer druk bezig met puinruimen bij een andere klant die zijn OB aangiften niet op orde had... De eerste 2 waren voor het gemak 0 aangiften, de derde helemaal niet, dus een flinke boete en ook het vierde kwartaal niets gedaan... Uit z'n administratie bleek maar weer dat alles er wel in stond, maar niet volledig.

 

Deze ondernemer wíl z'n administratie graag zelf blijven doen, wil graag weten hoe alles zit, maar is eigenlijk een jaar te laat met hulp vragen. Ik heb 3 uur besteed aan het doornemen van zijn administratie en alle aandachtspunten. Hij heeft nog het eea te corrigeren in zijn excel-sheet, maar met m'n tips kan hij weer een heel eind verder. Ondertussen handel ik het BTW-stuk voor 2009, de jaarrekening en de IB af.

 

Over zelf doen versus uitbesteden. Voor beiden valt een hoop te zeggen. In mijn klantenbestand zit een ZZP-er in de bouw, hij heeft geen kaas gegeten van cijfers (desondanks kan hij wel erg goed hoofdrekenen). Moet hij dan z'n hele boekhouding zelf doen? Hij heeft nauwelijks investeringen.

Tot voor kort werd zijn administratie gedaan door een groot kantoor. Dit kantoor bleek geen geschikte keuze te zijn. Het betreffende kantoor komt niet op eigen initiatief met adviezen, ook niet wanneer dit voor de hand ligt. Ze kloppen simpelweg de bonnen in, doen de aangiftes en leveren flinke declaraties in. Het afgelopen jaar was maar liefst 40 uur gedeclareerd.

 

Gelukkig was er een familielid die ervan overtuigd was dat dit echt ernstig overdreven was, dus ze gingen maar eens informeren naar een ander kantoor en kwamen bij mij uit. De ondernemer was bij het gesprek aanwezig, maar ook het familielid waardoor er goede en vooral kritische vragen werden gesteld. Na een gesprek van anderhalf uur waren we eruit: de klik was er en ook het vertrouwen dat zij meer inzicht krijgen in de administratie.

 

Het is simpelweg niet voor iedereen weggelegd om het zelf te doen. Of iemand zelf de bonnen inklopt in de administratie, vind ik helemaal niet belangrijk, daar word je echt niet zoveel wijzer van. Inzicht in de financiële en bedrijfseconomische kant van je onderneming is veel belangrijker. Dat krijg je door maandelijks een volledig overzicht te hebben van de historie en een goede planning van de financiën in de toekomst.

 

Wat betreft mijn vlakke advies rondom advies: ik ben daarin wat terughoudend geweest omdat ik niet de indruk wilde wekken een commercieel praatje te houden. Duidelijk dus te terughoudend. Advies win je in bij iemand die er verstand van heeft. Hoe kom je daarachter? Veel vragen stellen, desnoods vraag je iemand die je vertrouwt om deel te nemen aan het gesprek.

Ik zal nog eens een lijst met voorbeeldvragen opstellen, maar dat komt echt later.

 

Wat betreft mijn schrijfstijl: ik ben een vrij impulsieve schrijver en heb dus meteen op de verzendknop geklikt na het schrijven. Daarnaast heb ik m'n collumn nog eens gelezen en ik zie de onduidelijkheden niet. Daarmee wil ik niet zeggen dat jullie maar beter moeten lezen, maar als iemand mij specifieke voorbeelden kan geven van de onduidelijkheden en suggesties kan aandragen over hoe het beter kan, zijn die van harte welkom.

 

Tenslotte nog over de verschillende programma's: er zijn er zo veel dat het bijna onmogelijk is om die allemaal uit te proberen. Ik heb er zelf een aantal getest en heb ook nog in excel lopen rommelen. Tenslotte is iemand van Afas bij mij op bezoek geweest die mij een complete "rondleiding" door hun programma heeft gegeven. Ik was meteen om, heb er niet over getwijfeld om dit pakket aan te schaffen. Het grote voordeel is dat alles gekoppeld is aan Office, rapportages zijn voor iedereen leesbaar en ook de CRM is volledig geìntegreerd, compleet met dossier. Voor iedereen is er wel een pakket te vinden. Het allerbelangrijkste is dat je er efficiënt mee kan werken en dat kan nog wel eens verschillen voor de een of de ander.

 

gr, Marije

[P.J.]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt. Zonder materiaal kun je immers niet produceren, terwijl de adviserende dienstverlener voldoende heeft aan mobiliteit, kennis en wat hulpmiddelen.

...

 

Niet mee eens. Een complex project managen kan veel ingewikkelder zijn dan een simpel inkoop-voorraad-verkoop proces. En omgekeerd. Een complex dossier beoordelen is ook geen sinecure. Denk bijv aan het coordineren van verschillende disciplines die input moeten geven. En een goed advies geven kan ook nog wel eens wat meer vereisen dan opzoeken in een boekje.

 

Ik begrijp wel dat je de gemiddelde dienstverlener even hoog inschat als M$ ;) maar je gaat toch wat kort door de bocht hier.

 

Hahaha.... Nee, dat is echt niet zo Fred. Dan "vertaal" je mijn vorige post toch echt verkeerd. Natuurlijk hebben dienstverleners ook administratie en bijbehorende problemen. Maar het ligt echt wel even wat anders als je ook een productie moet plannen.Ik moet zelfs met mijn klanten "meedenken" om te voorkomen dat ze zelf stil komen te staan......

Ik wist overigens ook wel dat jullie op mijn post zouden gaan reageren.... ;)

[P.J.]

Ik denk wel dat je kunt stellen dat een adviserende dienstverlener het stukken eenvoudiger heeft dan iemand die een productiebedrijf runt.

 

Dit vind ik erg kort door de bocht gesteld en haast per definitie onvergelijkbaar met elkaar. Bijvoorbeeld: Voor een concreet product wordt bij de ruiltransactie afgerekend, maar een adviseur moet soms erg zoek naar het moment dat hij zichzelf declarabel opstelt, dus wanneer is de acquisitie afgelopen en wanneer gaat dan de 'teller' lopen.

 

En dan zijn er nog diverse tussenvormen mogelijk, dus wat dan gemakkelijker is ...?

 

Succès en groet,

 

Hans

 

Ja dat klopt. Het wat kort door de bocht, maar dat is goed voor een discussie en daaropvolgend weer voor nieuwe informatie.

Als jij met je klanten duidelijke afspraken maakt, kan declarabel of niet-declarabel geen punt van discussie meer zijn. Ofwel je doet jezelf tekort door langs de afspraken heen te fietsen en zaken voor niets te gaan doen. Ofwel je declareert maar wat raak. Beiden kloppen niet. En juist van dienstverleners moet je verwachten dat ze uitermate duidelijk zijn over de te verwachten declaraties.

[Arjan Vos]

Ik heb met interesse dit topic doorgelezen... En met verbazing!

 

Door de bank genomen trek ik uit de reacties de conclusie dat je je administratie voert om je fiscale aangiften te kunnen doen, te weten of je je investeringen in december of januari moet doen en om je hypotheek aan te kunnen vragen. En belangrijkste eis aan de software is dat het efficiënt werkt.

 

Dat is allemaal niet onbelangrijk. Maar is er dan niemand die de administratie (van zowel financiële als niet-financiële informatie!) ziet als onmisbare basis om zijn/haar bedrijf beter te laten presteren?

 

Ik heb een administratiekantoor, maar ben het grootste deel van de week werkzaam voor een internationale groothandel in sportartikelen. Daar is de administratie allang geen kostenpost meer, maar een winstgenerator. Hoe? Voorbeelden:

 

Maandelijks bekijken we de omzet per klant en vergelijken dit met vorige perioden. Klanten die beduidend minder zijn gaan afnemen worden benaderd door een van onze verkopers om eens te informeren wat de reden is. Is men wellicht ontevreden en kunnen wij daar iets aan doen? Dat levert niet alleen extra omzet op, maar via die gesprekken ook weer waardevolle informatie. Tips hoe jij je service kunt verbeteren bijv., maar soms hoor je dat het slecht gaat met je klant. Da's vervelend voor hem, maar zo weet jij ook meteen dat je voorzichtig moet zijn met wat je nog op rekening gaat leveren.

 

Simpel voorbeeld van niet-financiële informatie is de voorraad. Of je krijgt tig telefoontjes per dag van je klant of je een artikel op voorraad hebt... of je houdt je voorraad bij en je maakt deze via internet inzichtelijk (binnenkort online!). Dat scheelt veel tijd die je veel nuttiger kunt besteden (bijv. aan échte verkoopgesprekken i.p.v. orderafhandeling). En passant heb je ook nog eens veel beter inzicht in wat je moet inkopen. Sterker nog: bij ons gaat binnenkort een deel van de inkopen volledig op de automatische piloot door de software!

 

Zomaar twee alledaagse zaken waar een goed opgezette administratie zich héél nuttig maakt. En uiteraard valt er nog veel meer te bedenken.

 

Conclusie:

Natuurlijk moet je administratie je in staat stellen om je fiscale aangiften te kunnen verzorgen en natuurlijk moet dit met efficiënte software gebeuren. Maar bedenk vooral eens met wat voor informatie jij meer resultaat uit je bedrijf haalt! Als je bedrijf nog klein is, dan heb je deze informatie vaak nog wel zelf in je hoofd zitten. Maar als je groter groeit, dan is het niet meer uit het hoofd bij te houden en moet je je informatie ergens anders vandaan halen.

 

Als je je administratie vanuit deze hoek benadert, dan ga je heel andere eisen aan je administratie en je software stellen. Dan moet je software nog steeds efficiënt werken. Maar dan is het veel belangrijker of de software jou ook die informatie kan verschaffen, die jij nodig hebt.

 

Als je tegen de administratie aankijkt als noodzakelijk om fiscale aangiften te kunnen doen en alleen als kostenpost, dan vind ik dat een gemiste kans.

 

Mijn motto is dan ook: haal winst uit uw administratie!

[P.J.]

Dat is voor mij een open deur zoals je hebt kunnen lezen.

Maar toch even een kanttekening op jouw verhaal. Dit is een forum voor starters en doorstarters. Niet zozeer gericht op grote internationale handelsmaatschappijen e.d. Bij een kleiner bedrijf kunnen de kosten voor een actueel voorraad-overzicht via internet de baten gemakkelijk overstijgen. En een eenmans-ondernemer heeft echt wel doorlopend "zicht" op zijn klanten, om die op allerlei aspecten te benaderen, als hij dat aanvoelt. Ik ben nog van de ouderwetse stempel en ik lever mijn klanten niet alleen service, maar ook steun en support waar mogelijk. Als het hen goed gaat, gaat het met mijn omzet ook goed. Die gegevens hoef ik niet uit mijn administratie te halen. Mijn klanten waarderen dat ten zeerste. Op die manier bouw je langdurige relaties op en dus eigenlijk ook een netwerk.

[Arjan Vos]

@P.J. Odems, ik ondersteun je visie voor jouw eigen situatie volledig!

 

De informatievoorziening moet afgestemd zijn op de behoeften van de ondernemer. En bij een eenmansbedrijf kunnen die behoeften inderdaad heel beperkt zijn. Zie de eerste alinea in mijn conclusie, daar geef ik dat eigenlijk al aan. Een simpele administratie volstaat dan.

 

Toch ken ik een aantal ondernemers die zichzelf hierin overschatten.

- Bijv. vader en zoon die samen handelden in 2e hands bedrijfswagens. Deden ook veel uit het hoofd, maar schrokken toen ik ze liet zien dat ze soms zonder het te weten met verlies doorverkochten. Een simpel overzicht in Excel loste dit op en verbeterde de winst aanzienlijk!

- Een klein reclamebureau dat geen idee had op welke projecten ze nou geld verdienden of toelegden. De administratie uitbreiden met projectnummers en urenregistratie (uurtarief berekenen en de uren per project vastleggen) gaf het gewenste inzicht.

 

Open deuren? Voor de een wel. Voor de ander nu eenmaal niet...

 

Voorraad bijhouden hoeft trouwens niet duur te zijn. Er is tegenwoordig goedkope en zelfs gratis software van goede kwaliteit beschikbaar! Veel tijd hoeft het dan ook niet te kosten.

 

Gouden regel blijft om altijd af te wegen: Wat is bepaalde informatie mij waard? En wat kost het me om het bij te houden?

(En nogmaals: vaak wordt onderschat wat informatie waard is en overschat hoeveel het kost om die bij te houden!)

 

En als je groeidoelstellingen hebt: bedenk dan niet alleen wat je nu aan informatie nodig hebt, maar ook wat je later nodig hebt: hoe groter, hoe meer informatiebehoefte!

[P.J.]

Voor je laatste zin krijg je een reus. En dat is een moeilijk onderwerp, waarin je je als ondernemer behoorlijk moet verdiepen, om niet op je bak te gaan.

[Micha van Veen]

Een beetje een dooddoener op marketing gebied maar hij gaat wel een beetje op in deze:

Wij hebben oplossing op een vraag die nog niet gesteld is.

 

Wanneer alles goed is is het perfect, maar wanneer het minder loopt is het kl*te. Als ik nooit gehoord zou hebben over aftrekposten e.d. dan zou ik mijzelf de beste boekhouder ter wereld vinden. Maar omdat je weet dat die regels en variaties er zijn ga je inschatten snap ik dit of niet? En zo komt een expert om de hoek kijken (of je wordt er zelf een).

 

Ik werk op apparatuur die mijn werkzaamheden vergemakkelijken. Deze zoek ik zelf uit en investeer ik in na bepaalde afwegingen (omdat ik daarvoor de kennis heb). Dit zelfde geld voor de administratie. Heb je het overzicht en denk je "ik overzie het allemaal goed". Prachtig. Maar wees wel reëel "tunnelvisie kan iedereen overkomen", en een externe blik kan soms van pas komen.

 

Kennis = macht. En je hoeft niet alles te weten, maar wel wat je moet weten (desnoods met behulp van andere).

 

Micha

 

ps @ odems

Je reacties lijken een beetje op het topic je bent als zzp'er geen echte ondernemer. Met je voorraad en inkoop en handeling heb je het automatisch moeilijker als de rest. Je bedoelt het niet zo, maar elke keer wordt het wel zo geïnterpreteerd ???

[P.J.]

Oei.... dan moet ik wat behoedzamer worden.....

 

Ik heb wat geprikkeld om de discussie breder te maken. Best grappig dat dit simpele onderwerp zoveel reacties heeft gekregen.

[Marije Miggiels]

Best grappig dat dit simpele onderwerp zoveel reacties heeft gekregen.

 

Verbaasde mij eigenlijk ook :)

[P.J.]

Maar dat doet niet af dat het een goede en nuttige column was natuurlijk.

[Marije Miggiels]

Door de bank genomen trek ik uit de reacties de conclusie dat je je administratie voert om je fiscale aangiften te kunnen doen, te weten of je je investeringen in december of januari moet doen en om je hypotheek aan te kunnen vragen. En belangrijkste eis aan de software is dat het efficiënt werkt.

 

Dat is allemaal niet onbelangrijk. Maar is er dan niemand die de administratie (van zowel financiële als niet-financiële informatie!) ziet als onmisbare basis om zijn/haar bedrijf beter te laten presteren?

 

Ik heb een administratiekantoor, maar ben het grootste deel van de week werkzaam voor een internationale groothandel in sportartikelen. Daar is de administratie allang geen kostenpost meer, maar een winstgenerator. Hoe? Voorbeelden:

 

Maandelijks bekijken we de omzet per klant en vergelijken dit met vorige perioden. Klanten die beduidend minder zijn gaan afnemen worden benaderd door een van onze verkopers om eens te informeren wat de reden is. Is men wellicht ontevreden en kunnen wij daar iets aan doen? Dat levert niet alleen extra omzet op, maar via die gesprekken ook weer waardevolle informatie. Tips hoe jij je service kunt verbeteren bijv., maar soms hoor je dat het slecht gaat met je klant. Da's vervelend voor hem, maar zo weet jij ook meteen dat je voorzichtig moet zijn met wat je nog op rekening gaat leveren.

 

Simpel voorbeeld van niet-financiële informatie is de voorraad. Of je krijgt tig telefoontjes per dag van je klant of je een artikel op voorraad hebt... of je houdt je voorraad bij en je maakt deze via internet inzichtelijk (binnenkort online!). Dat scheelt veel tijd die je veel nuttiger kunt besteden (bijv. aan échte verkoopgesprekken i.p.v. orderafhandeling). En passant heb je ook nog eens veel beter inzicht in wat je moet inkopen. Sterker nog: bij ons gaat binnenkort een deel van de inkopen volledig op de automatische piloot door de software!

 

Zomaar twee alledaagse zaken waar een goed opgezette administratie zich héél nuttig maakt. En uiteraard valt er nog veel meer te bedenken.

 

Conclusie:

Natuurlijk moet je administratie je in staat stellen om je fiscale aangiften te kunnen verzorgen en natuurlijk moet dit met efficiënte software gebeuren. Maar bedenk vooral eens met wat voor informatie jij meer resultaat uit je bedrijf haalt! Als je bedrijf nog klein is, dan heb je deze informatie vaak nog wel zelf in je hoofd zitten. Maar als je groter groeit, dan is het niet meer uit het hoofd bij te houden en moet je je informatie ergens anders vandaan halen.

 

Als je je administratie vanuit deze hoek benadert, dan ga je heel andere eisen aan je administratie en je software stellen. Dan moet je software nog steeds efficiënt werken. Maar dan is het veel belangrijker of de software jou ook die informatie kan verschaffen, die jij nodig hebt.

 

Als je tegen de administratie aankijkt als noodzakelijk om fiscale aangiften te kunnen doen en alleen als kostenpost, dan vind ik dat een gemiste kans.

 

Mijn motto is dan ook: haal winst uit uw administratie!

 

Ik kan niet anders dan het met je eens zijn. Dat is precies de reden waarom ik mijn rapportages afstem op de behoefte van de ondernemer. Die behoeften verschillen namelijk van ondernemer tot ondernemer. Onder een efficient systeem valt voor mij ook hoe makkelijk je de informatie kan ophalen die je nodig hebt en niet alleen hoe makkelijk het is om cijfers in te voeren ;).

 

[phiebe]

Ook al ging de column hier niet over..

 

In deze column heb ik voor het eerst van de middelingsregeling gehoord, en heb dit meteen toe kunnen passen over de jaren 2003 t/m 2005 wat resulteert in (als de belastingdienst het ook met mij eens is) een teruggave van ruim 700 euro ;D

 

Toch leuk

 

[Robbert12]

Ook al ging de column hier niet over..

 

Dit is voor het eerst dat ik van de middelingsregeling heb gehoord, en heb dit meteen toe kunnen passen over de jaren 2003 t/m 2005 wat resulteert in (als de belastingdienst het ook met mij eens is) een teruggave van ruim 700 euro ;D

 

Toch leuk

 

 

Wellicht ten overvloede, maar heb je wel rekening gehouden met de drempel van €545,-? Daarnaast moet het middelingsverzoek binnen 36 maanden na het onherroepelijk worden van de laatste aanslag, dus dit zou over 2005 ook nog wel eens lastig kunnen worden, of niet?

 

Zou vervelend zijn als je op het geld hoopt en het uiteindelijk toch niet uit blijkt te komen...

[phiebe]

Hoi Robbert,

 

De 700 euro is na aftrek van de drempel. En ik heb de definitieve aanslag over 2005 op 21 april 2007 binnengekregen, Het kan allemaal nog nét met die 36 maanden.

 

Dank voor het meedenken!

 

Groet,

Phoebe

[Marije Miggiels]

Hoi Robbert,

 

De 700 euro is na aftrek van de drempel. En ik heb de definitieve aanslag over 2005 op 21 april 2007 binnengekregen, Het kan allemaal nog nét met die 36 maanden.

 

Dank voor het meedenken!

 

Groet,

Phoebe

Wat een feest om te lezen dat m'n column je een flink financieel voordeel heeft opgeleverd!