Online tools voor een administratiekantoor

[Yeliz]

We zijn in 2008 opgestart als administratiekantoor en hebben vanaf het begin betaalbare doch gebruikersvriendelijke software in gebruik genomen (offline). Niet altijd de juiste keuze gemaakt maar goed. Een erg trage start gemaakt doordat we bewust niet al teveel geld en tijd in acquisitie hebben gestoken. We zijn er namelijk heilig van overtuigd dat mond op mond reclame de beste manier van reclame is en 2010 bewijst dit nu voor ons door de huidige instroom aan nieuwe klanten. De verwachting is dat dit nog zal toenemen en wij wensen graag nog voordat het zover is om een groot gedeelte van onze werkzaamheden te automatiseren en applicaties zoveel mogelijk online te gebruiken opdat er een duidelijke communicatie richting klant, omgekeerd en naar derde partijen, zoals de belastingdienst, kvk etc zal bestaan.

 

Ik ben degene die zich met name bezighoudt met research naar gedegen online software en dien onder andere te kijken naar een online boekhoudpakket voor administratiekantoren/accountants en een online salarispakket (eventueel aangevuld met HR) terwijl ik kaas heb gegeten van deze online producten. Tel daarbij op dat al die softwareleveranciers voor hun producten een erg mooi verkooppraatje klaar hebben, dan raak je binnen de kortste keren in de war.

 

Nou volg ik de forum al wel wat langer als ongeregistreerde gebruiker maar heb dit keer wat advies nodig van de experts die al langer in de business zitten en dus reeds ervaring hebben opgedaan in het gebruik van online software voor administratiekantoren/accountants. Zodoende hoop ik ook een juiste keuze voor ons kantoor te kunnen maken en daarmee de automatisering die we in gedachten hebben te kunnen realiseren.

 

Aangaande het boekhoudpakket hebben we diverse demonstraties gehad en krijgen we nog demonstraties van enkele andere partijen. We hebben behoorlijk wat positieve reviews gelezen over twinfield dus we kijken ook erg uit naar de demonstratie hiervan. Weliswaar hebben we er nooit mee gewerkt maar de demo die we van imuis online hebben gekregen beviel ons ook, niet alleen omdat het een online pakket is maar meer door de compleetheid van het product (geen losse modules buiten de jaarraportgenerator om en de kosten van het laatstgenoemde is hetzelfde als wat we nu maandelijks aan infine betalen = 1 compleet product). Voor wat betreft dit gedeelte zou ik graag van jullie willen weten wat jullie ervaringen zijn met de genoemde producten, negatief alsmede positief.

 

Voor de keuze inzake het online salarispakket (eventueel aangevuld met HR) hebben we tot op heden een presentatie gehad van ADP en NMBRS. We zijn nog van plan om ook Unit4 te benaderen om een demo van hun online oplossing te krijgen en zouden ook hierin graag jullie mening alsmede ervaring in willen lezen.

 

Naast het bovengenoemde zijn we tijdens ons zoektocht ook gestuit op http://www.pinkweb.nl/ en ook hiervan krijgen we volgende week een demonstratie en zouden graag willen weten of het product jullie bevalt en of jullie hiermee bekend zijn.

 

Ik weet dat ik een erg lange post heb gemaakt, maar ik wil graag in mijn keuze zo helder mogelijk blijven om verkeerde keuzes te voorkomen en achteraf geen spijt hoef te krijgen van de keuzes die ik heb gemaakt.

 

Alvast bedankt voor jullie advies en/of tips!

[GJ Bramer]

Mijn accountant gebruikt King en ik dus ook en dat bevalt prima.

Twinfield komt al jaren als een van de betere online pakketten in tests naar voren, dat klopt.

Het is wellicht ook wel aardig om te zien welk pakket je makkelijk je eigen look & feel mee kunt geven ofwel een eigen branding. Op die manier kun je je klanten iets eigens bieden op basis van het product van een derde.

 

Suc6

GJ

[Yeliz]

Look & feel is inderdaad een ander belangrijk aandachtspunt. Dat is dan ook de reden waarom Pink Web Application Portal ons wat leek. Schijnt dat dat te verweven is in je eigen website of zoiets. Hoe of wat, dat moeten we tijdens de presentatie te zien krijgen. Daarom leek het me handig om alvast poolshoogte te nemen bij de kantoren die dit of iets soortgelijks gebruiken en zien in hoeverre zij hiermee tevreden zijn gesteld.

 

Van King wist ik overigens niet dat zij inmiddels ook een online applicatie hadden. Hun offline applicatie heb ik voor het laatst in het jaar 2000 gebruikt en was er niet echt tevreden mee, lees: was toen niet echt gebruikersvriendelijk. Kan natuurlijk inmiddels veranderd zijn dus zal straks ook op hun website kijken of ik wat meer info kan vinden over hun online applicatie.

[Joost Rietveld]

Hoi Constans

 

Ons kantoor gebruikt Exact Online. Dat is zo geboren vanuit het gebruik van Exact Globe (Offline) en dus de compatibiliteit, maar we merken dat ook onze relaties die zelf boekhouden erg goed uit de voeten kunnen met exact online. Zelfs degenen die er helemaal geen achtergrond in hebben.

 

groet

Joost

[Yeliz]

^ In principe ben ik een erg grote fan van Exact, met name de Globe 2003 versie. Heb daar van implementatie tot aan het verbeteren en automatiseren van diverse werkprocessen binnen een medische keuringsinstituut 6 jaar mee gewerkt. Na het gebruik van een dermate uitgebreide product vielen de beperkingen in exact online me dan ook zeer tegen. Het aanschaffen van het product is ook geen optie want voor een klein kantoor als die van ons is het veel te duur. Aan de andere kant heb je wel gelijk wanneer je zegt dat klanten goed overweg kunnen met exact online. Binnen mijn klantenkring geldt dit echter alleen voor die groep die reeds een beetje kennis van boekhouden hebben. We zien nog te vaak gebeuren dat klanten na een tijd alsnog weer overgaan tot totale uitbesteding van de boekhouding of dat ze overstappen tot boekhouden in excel. De beperkte help functie bij exact online is weer een ander reden waarom de klanten niet verder uit de voeten kunnen met exact online.

 

Tot op heden hebben we naast het gebruik van een offline applicatie, bij die groep klanten die gebruik wilden maken van een online applicatie, ook altijd gekozen voor exact. Vanuit de feedback die we van klanten krijgen is de help functie een belangrijk aandachtspunt waar we op letten tijdens de demonstraties die we krijgen voor de toekomstige applicatie(s). Een ander aandachtspunt is dat we een zo compleet mogelijk product willen hebben. Dus geen tig aparte modules voor alle voorkomende werkzaamheden. En uiteraard weer dat je de applicatie in je eigen huisstijl (indien mogelijk geïntegreerd in je eigen website dan wel web-portal moet kunnen aanbieden). Daar komt natuurlijk een hele lijst met andere belangrijke aandachtspunten bij kijken en wanneer we al deze aandachtspunten in acht nemen valt Exact online gelijk af van ons lijst. Het enige wat exact online overhoudt is dat het er grafisch gezien mooier uitziet dan de rest en daar houd het voor ons bij op. Vandaar ook dat we op zoek zijn naar kantoren die reeds hebben gewerkt of werken met de in de topicpost genoemde software. De praktijkervaring geeft altijd een beeld van de realiteit weer terwijl je met verkooppraatjes bij alle producten wel het idee krijgt dat er van alles mee mogelijk is, terwijl de beperkingen in deze praatjes achterwege worden gelaten. Met name het laatstgenoemde is waar we nu achter proberen te komen:)

 

Groet,

Yeliz