Help, de administratie!

[Right]

Hallo,

 

Ik ben Right en ik lees al een tijdje mee op Higher level.

Ik ben al een tijdje bezig met plannen voor een eigen onderneming. Vekopen/handelen kan ik als de beste, maar administratie vormt voor mij een zwak punt. Ik heb er een gloeiende hekel aan, en vind het (diep van binnen) eigenlijk maar geneuzel en tijdsverspilling.

 

Rationeel bezien weet ik echter donders goed dat een gezonde administratie onvermijdelijk is voor succesvol en gezond ondernemerschap. Het eerste wat in mij opkomt is dan ook: uitbesteden, zodat ik me met de business kan bezighouden. Toch denk ik dat laatstgenoemde mij als toekomstig ondernemer zeer kwetsbaar maakt. Het voelt alsof ik de helft van mijn (toekomstige) onderneming uit handen geef aan iemand die daarmee kan doen en laten wat hij/zij wil, terwijl ik daar geen inzicht in heb.

 

Mijn vraag is als volgt:

Zijn hier ondernemers die zwak zijn/ oorspronkelijk zwak waren in administratie. Hoe heb je dit aangepakt/opgelost/ getackeld? Ik stel jullie bijdrages ontzettend op prijs, en ik hoop hiermee iets verder te komen in deze (voor mij) zeer lastige hiaat.

 

Alvast hartelijk dank! :)

[Viskus]

Als ik jouw verhaal hoor raad ik je aan een goede boekhouder in de arm te nemen die het geen probleem vindt dat jij met een schoenendoos met bonnetjes bij hem/haar aankomt.

[GJ Bramer]

Hoi,

 

Een vd eerste dingen die ik ooit heb gedaan is een online boekhoudprogramma gezocht met een accountant die mijn handje vasthield. Daarmee dwong ik mezelf alles goed te organiseren en dat heeft me uitstekend geholpen.

 

GJ

[Kena]

Hallo Right,

 

Juist omdat een goede administratie belangrijk is heb ik vanaf dag 1 besloten om dit uit te besteden. Ook omdat ik de tijd niet heb en mijn expertise ergens anders ligt.

Uiteraard houd ik mijn inkomsten/uitgaven voor mezelf een beetje bij, dus ik weet wel hoe ik draai. Maar facturen, bankafschriften inboeken etc.... dat besteed ik uit.

[Quibke]

Begin eens bij het begin, niet iedereen heeft vanaf dag 1 zijn boekhouding compleet onder controle.

 

Haal een paar ordners en een perforator.

 

Ordner 1 is je kasboek. (als je een kasstelsel hanteert). Iedere uitgave die je doet, zet je in een excel sheetje.

 

1. datum : tanken : € 45,00

 

Die "1 " schrijf je ook op je bonnetje. Zo hou je dit netjes bij, tot einde van de maand of kwartaal.

 

Ordner 2 wordt je bankboek. Wanneer je een bankafschrift binnen krijgt, stop je alle genoemde posten / facturen achter dit bankafschrift.

 

Zo heb je de eerste basis gelegd.

 

Ik ga er wel vanuit dat je een boekhouder hebt. Deze zal al blij worden dat er in ieder geval systeem in je "boekhouding" zit. Laat hem vooralsnog de BTW aangifte en dergelijke doen.

Van hem/haar krijg je vast en zeker de tip om het weer net iets anders aan te pakken, zodat het weer wat makkelijker werkt, en jullie er beiden beter mee over weg kunnen.

 

Na controle van je boekhouder, krijg je je mappen terug, met waarschijnlijk een uitdraai met alle boekingen. Ga hier eens voor zitten, en kijk eens goed of men alles geboekt heeft zoals jij. Hebben ze bepaalde bonnen anders geboekt, bijvoorbeeld je tankbonnetje onder "privé opname" vraag dan na waarom men dat gedaan heeft. Zo leer je iedere keer een beetje meer.

 

En voordat je het weet doe je zelf je aangifte's, is het een kolfje naar je hand geworden en hik je er ook niet meer zo tegen aan.

 

Maar blijf vragen waarom men één en ander anders gedaan heeft, alleen hier kun je van leren. Enne...ook boekhouders maken fouten, en zo hou je het ook allemaal mooi in de gaten.

 

Succes !

 

 

[deBecon]

Ik denk dat je eerste stap zou moeten zijn: een simpele administratie in de vorm van een 'ouderwets' kasboek. Wel met iets meer kolommetjes dan de inkomsten en uitgaven. Denk aan een spreadsheet (zoals bijgesloten). Dan heb je in ieder geval een meer inzicht over de gang van zaken dan bij een 'schoenendoos' administratie.

Uit ervaring weet ik dat op deze manier beginnen met een administratie, al veel inzicht geeft in de onderneming. Het is voor de ondernemer dan ook een 'eenvoudige stap' om, als de groei er in komt, het echte werk uit te besteden. En daarbij dan toch nog de touwtjes in handen heeft.

Boekhouding_Voorbeeld.xlsx

[shopuntiludrop]

Hoi,

 

Ik heb zelf een accountant in de arm genomen die de btw aangifte voor mij doet toen ik net van start ging. Ik was bang voor fouten en tja "don't mess with the belastingdienst" :) Omdat ik een kleine onderneming heb, heb ik inmiddels zo goed als alles zelf overgenomen omdat het gewoonweg zonde was van de kosten. Zij heeft me erg geholpen met het opzetten van de administratie en het verkrijgen van overzicht/alle benodigdheden voor aangifte en andere zaken die van waarde zijn. Je leert het vrij snel vond ik, dus voor mij geen schoenendozen met bonnetjes meer. Als je alles zelf goed op orde houdt is het eigenlijk alleen een kwestie van alles invoeren in een excell sheet. Inmiddels doet mijn accountant alleen nog de controle. Dat scheelt een hoop geld uiteraard. Uiteindelijk is het de bedoeling dat ik het gewoon alleen af kan. Hoe vervelend ik het ook vind om te doen, het is natuurlijk toch wel erg prettig als je aan het eind van de rit precies weet wat je kosten, omzet, winst zijn...

 

Hoe gecompliceerd je administratie is hangt er natuurlijk vanaf hoe groot je onderneming is. Zelf heb ik bijvoorbeeld niet te maken met zaken als import of personeelskosten. Vraag eens in je omgeving naar een goede boekhouder/accountant, is vast dichter bij huis te vinden dan je denkt.

 

Succes!

[Right]

Tot nu toe hartstikke bedankt voor alle bijdrages. Super!

 

Als ik jullie reacties goed doorlees, kan ik daar zo'n beetje uit opmaken dat ik het het beste kan beginnen met een simpele basisadministratie d.m.v een kasboek/excelsheet. Daarnaast verdiend het aanbeveling om in de beginfase de hulp in te schakelen van een onafhankelijke deskundige om zodoende mijzelf ( toch maar) de basisbeginselen van het boekhouden eigen te maken. Als mijn onderneming (hopen we dan maar ;)) ietwat verder is gegroeid, kan ik dan met een geruster hart meer administratieve taken uitbesteden aan een externe partij, omdat ik dan door mijn opgedane kennis tóch een oogje in het zeil kan houden.

 

Lijkt mij opzich een prima uitgangspositie!

 

Als ik nog één keer lastig mag zijn:

Plannen jullie een vast tijdstip per dag/week/maand in voor administratieve handelingen, of doen jullie dit als een soort automatisme tussen de bedrijven door? :)

[shopuntiludrop]

ja, elke maandag anders stapelt het teveel op en laat ik het verslonzen

[phiebe]

Als ik het bankafschrift binnen krijg. Door nu een accountant te zoeken die je helpt bij het opzetten van een administratie, bouw je nu al een vertrouwensband op waardoor je hem later makkelijker meer kunt laten doen als je onderneming groeit.

 

Vergeet ook HL niet, daar staat ook een schat aan informatie en vragen staat vrij :)

 

Groet,

Phoebe.

[Dick Marjot]

Als ik nog één keer lastig mag zijn:

Plannen jullie een vast tijdstip per dag/week/maand in voor administratieve handelingen, of doen jullie dit als een soort automatisme tussen de bedrijven door? :)

 

Meer het laatste. Soms valt er een gaatje in de tijd en poets ik eea weg, soms heb ik cijfers nodig en poets ik eea weg, soms is het te druk en blijft het wat langer liggen... ;)

[Marije Miggiels]

Tot nu toe hartstikke bedankt voor alle bijdrages. Super!

 

Als ik jullie reacties goed doorlees, kan ik daar zo'n beetje uit opmaken dat ik het het beste kan beginnen met een simpele basisadministratie d.m.v een kasboek/excelsheet. Daarnaast verdiend het aanbeveling om in de beginfase de hulp in te schakelen van een onafhankelijke deskundige om zodoende mijzelf ( toch maar) de basisbeginselen van het boekhouden eigen te maken. Als mijn onderneming (hopen we dan maar ;)) ietwat verder is gegroeid, kan ik dan met een geruster hart meer administratieve taken uitbesteden aan een externe partij, omdat ik dan door mijn opgedane kennis tóch een oogje in het zeil kan houden.

 

Lijkt mij opzich een prima uitgangspositie!

 

Als ik nog één keer lastig mag zijn:

Plannen jullie een vast tijdstip per dag/week/maand in voor administratieve handelingen, of doen jullie dit als een soort automatisme tussen de bedrijven door? :)

Als ik een tip mag geven: ga met verschillende administratiekantoren praten, schrijf voor jezelf op wat absoluut heel belangrijk is voor jou als je je administratie uitbesteed en kies dat de partij waar je het meeste vertrouwen in hebt.

Daarnaast: begin op tijd met regelen, vaak wordt het vooruitgeschoven en als het dan écht tijd is om je OB aan te geven, is het nog een grote janboel en moet alles vlug, vlug. Vlug, vlug kost over het algemeen veel meer tijd (raar maar waar) dan goed bijhouden.

 

Wat de planning van je administratie betreft: ik raad altijd aan om dat op een vaste dag in de week te plannen, bij voorkeur maandag, want op vrijdag staat je hoofd daar echt niet meer naar. Als je administratietijd in je agenda plant, loop je minder risico dat je toch even snel iets anders tussendoor doet. Even tussendoor is niet goed voor je zaken en ook niet goed voor de administratie (zeker bij mannen, want die kunnen toch niet multi-tasken? ;)).

 

Succes :)

 

 

[ironny]

Ik doe mijn administratie ook op maandag. D.w.z. mijn betalingen. De reden is dat maandag de business langzaam pas op gang komt en ik nog langzamer... omdat ik dit toch de minste dag van de week vind, kan ik dan net zo goed mijn betalingen doen, dan verstoren die de rest van de dagen niet meer.

Verder heb ik sinds kort besloten om mijn administratie uit te besteden aan iemand die hier goed in is en dit ook nog eens leuk vindt. Als je ergens tegenaan hikt wordt t 100x uitgesteld en dan nog half werk. Je hebt alles dan tig keer in je handen, weggelegd, teruggepakt en weer weggelegd maar je merkt dat het vanzelf dan nog niet wordt gedaan. Het gaat dan m.i. ten koste van de dingen waar je wel energie en tijd in wil steken en wat je leuk vindt.

Zoals je leest uit de reacties, kan het bijhouden van administratie best meevallen door een goede organisatie en kost het uitbesteden ervan geld.

De een vindt het uitbesteden van de administratie zonde van t geld, de ander (ik bijv) heeft het geld er voor over. Al moet mijn administrateur zich nog bewijzen ;), het voelt heel goed dat ik er niet meer tegenaan hoef te hikken.

Het is een kwestie van keuzes maken en dat moet je dus ook doen. Een keuze maken waar je je het best bij voelt, zodat je je kunt concentreren op dingen die je wel leuk vindt en waar je goed in bent...

 

Ik heb overigens nog eens ooit een kasboek gedownload. wat met wat aanpassingen best nuttig kan zijn. Ik zal m bijvoegen, wie weet kun je er je voordeel mee doen.

 

gr ronny

 

Kasboek1.xls

[VNIS]

Het is voor elke ondernemer belangrijk dat hij de beginsels van een administratie beheerst.

 

Het bijhouden van een kasboek c.e excel sheet vergroot het inzicht in de eigen onderneming.

Uitbesteden aan een administratiekantoor dient m.i. gepaard te gaan met een regelmatige terugkoppeling / periodieke rapportage.

 

Dus is het aan te bevelen om, aan de hand van een professional, zelf de boekhouding zo lang als dit mogelijk is te verzorgen.

Pas als de zaken zo goed gaan dat er echt geen, vaste, tijd meer voor te vinden is kan uitbesteden een goede oplossing bieden.

Maak dan duidelijke afspraken met de boekhouder over de overdracht van taken en terugkoppeling van belangrijke zaken.

 

Succes met de onderneming.