trucjes voor tijdsbesparing e-mails beantwoorden

[Sandra.]

Als webwinkel zijnde heb je op 'n gegeven moment wel inzicht wat voor mailtjes je krijgt, bv vraag over voorraad, wens voor specifiek product, artikelen terug willen sturen, etc. Om tijd te besparen heb ik al wat standaard antwoorden in een tekstbestandje staan die ik dan eenvoudig kan knippen/plakken, maar het kan vast nog beter en meer tijdsbesparend. Bv ook kortere teksten zoals 'Bedankt voor de e-mail'. Ik heb het nagevraagd, ' Nu vroeg ik me af, gebruiken jullie hier trucs voor? Ik heb al 'n keer begrepen dat er programma's zijn waarmee je dan zelf toetscombinaties kan maken, bv ctrl-a1 (ik zeg maar wat), wat dan tekst plakt 'Als er nog vragen zijn dan hoor ik het graag'. Heeft er hier iemand ervaring mee? Of nog andere tips&trucs om tijd te besparen?

 

Alvast bedankt voor de tips! :D

[djluc]

Als je echt wilt gaan professionaliseren heb je goede tools zoals Zendesk: http://www.zendesk.com waarmee je helpdesk/klantcontact kan stroomlijnen.

 

update: let op grote prijsveranderingen gaande daar, zie supportforum

[ironny]

Je kunt het ook simpel aanpakken door een aantal standaard templates te genereren.

Met een paar simpele handelingen heb je dan altijd de juiste tekst klaar als antwoord.

Als je met Outlook werkt, kun je op onderstaand filmpje mooi zien hoe dit werkt.

Is handig en niet te complex.

 

http://www.ehow.com/video_4993516_create-template-outlook.html

 

gr ronny

 

[SanderVh]

Kun je in Outlook niet gewoon gebruik maken van sjablonen??

 

http://www.microsoft.com/netherlands/artikelen/howto/outlook_sjablonen.aspx

[XiaoDi]

Voor het automatiseren van wat je maar wilt op je computer (macro's voor je computer): http://www.autohotkey.com/

 

 

[headquarters]

Je zou ook met verschillende mailadressen kunnen werken, waarachter autoreply's zitten.

Hiermee kun je niet alle menselijke handelingen wegnemen, maar bijvoorbeeld een heel vaak voorkomende vraag over levertijd kun je vaak met een autoreply waarin alles over de levertijd wordt verteld beantwoorden. levertijd@webshop.nl.

[Frans Sijtsma]

Sjablonen is een optie

 

Heb zelf gewoon een 4-tal verschillende handtekeningen aangemaakt die ik naar gelang de situatie in mijn reply invoeg.

 

Frans

[SanderVh]

Autohotkey klink misschien zelfs nog makkelijker dan sjablonen, mits je het goed

instelt natuurlijk. Dan kun je gewoon werken met keyboard shortcuts ;)

[Jac Hereijgers]

Er zijn tonnen van mogelijkheden, maar bedenk eerst hoe je je alles wil indelen.

 

Bepaal of je je mail in categorieen in kan delen

Maak per categorie een procedure hoe je die categorie aan wil pakken.

maak voor iedere procedure een standaard mail (indien van toepassing)

 

Wat volgens mij de meeste tijdswinst oplevert is je outlook niet continu open hebben maar bv 4x per dag je mail verwerken.

Op deze manier wordt je niet continu "gestoord" tijdens andere werkzaamheden, waardoor je tijd wint. en je dus weer meer tijd hebt om je mails rustig af te handelen.

 

Een goed boek hiervoor is "Getting things done"

 

 

 

[Sandra.]

Iedereen bedankt voor de reacties! Ik zal eens kijken naar autohotkey, klinkt wel handig. @Jac: 'getting things done' is inderdaad een goede truc. Je kan ook een dagcursus daarvan volgen bij www.meereffect.nl, kan ik wel aanraden. Ik probeer al vooral 's ochtends en eind van de dag mails af te handelen. Dan is het even snel routinewerk, schiet alleen nog niet zo op met standaard mails, vandaar dat ik me afvroeg hoe anderen het doen.

 

@headquarters: dat is ook een goed idee, bedankt. In mijn geval, als klein kralenshopje, vind ik autoreply niet zo netjes. Maar je bracht me nu wel op het idee bv de mails dat bestelling is verstuurd uitbreiden met FAQ, bv over als je het niet volgende dag al hebt ontvangen, hoe je iets kan terugsturen of ruilen, etc, dat kan ook al tijdsbesparend zijn.

[baskie]

Die training heb ik van de week gehad: beetje jammer als je 600 euro betaald om dan met 60(!) mensen in een ruimte te moeten zitten maar eerlijk is eerlijk, het is een goede training. Ik had het boek 'Elke dag je hoofd en inbox leeg' al gelezen waardoor er voor mij minder toegevoegde waarde in de training zat dan anders het geval was geweest verwacht ik. Misschien kun je beginnen door dat boek te kopen. Ik had het in een uur uit, en: het werkt!

[Sandra.]

Voor de mozilla gebruikers heb ik een tip wat standaard mailtjes betreft: https://addons.mozilla.org/nl/thunderbird/addon/quicktext/ . Je kunt templates aanmaken waar ook variabelen zoals naam zender en datum in kan komen. Je kunt het eenvoudig gebruiken dus ook hele kleine stukjes zoals

Geachte ,

Bedankt voor de e-mail.

 

 

 

scheelt toch weer wat tijd. :)

[Jeroen Bakker]

In aanvulling op de tip van Sandra: hiervoor gebruik ik QuickPhrase, werkt erg prettig én werkt in elk programma (Word, browser). Ik heb onder CTRL+cijfer een hele serie standaardberichten zitten, onder meer voor mijn modwerk hier op Higherlevel.nl :)

[RWteY]

Kijk eens of je Eudora pro kunt vinden (email client/programma)

 

Je kan daarmee vrij eenvoudig binnenkomende berichten filteren.

 

Je maakt filters zoals:

header to: contains: naam > transfer to "naam box"

header body: contains: ik wil iets vragen over productnaam > transfer to informatie aanvraag

header body: contains: ik ben m'n wachtwoord kwijt > transfer to "wachtwoord kwijt" + reply with "wachtwoord vergeten?"

 

Het ziet er zo misschien wat ingewikkeld uit, maar het meeste is kwestie van dropdown boxjes selecteren en variabelen invullen.

Je kan stationaries (templates) aanmaken om automatisch te reageren op bepaalde inhoud dus.

 

Je kan het filteren ook automatisch laten gebeuren bij binnenkomst, dus bij veel standaard mail kan je zonder ingrijpen binnen 10 minuten de klant van een passend antwoord voorzien, dag en nacht.

 

In de begin jaren van het internet werkte ik voor een internetbedrijfje met honderduizenden leden, en moest in m'n eentje alle support afhandelen, soms duizenden mailtjes per dag.

Op deze manier een fluitje van een cent, als ik 's ochtends om 10 uur begon, was ik om 11 uur al klaar met het verwerken van 90% van de email.

 

Ze zijn in 2006 wel gestopt met het ontwikkelen van het programma, maar ik gebruik het nog steeds om tientallen emailaccounts te beheren.

[RWteY]

Ik zie nu pas dat ik gereageerd heb op een vraag uit mei 2010. Sorry :-[

 

[Jeroen Bakker]

Ik zie nu pas dat ik gereageerd heb op een vraag uit mei 2010. Sorry :-[

 

Het is meer algemene uitwisseling van tips eigenlijk, dat is nog steeds actueel natuurlijk :)

[vdhork]

Hoezo, zie dit owp nu pas voor het eerst! Eudora ken ik nog van vroeger, maar gebruik nu outlook, desondanks een reus voor de tips.

[fvddungen]

Is het niet handiger om eerst te kijken hoe je de hoeveelheid binnenkomende mail kunt reduceren? Vaak zijn het vragen, waar het antwoord toch al van op de website staat (als het goed is). Dus zorg er voor dat alle informatie duidelijk op de website staat en goed is te vinden. Stel een duidelijke faq op. Ondanks voorgaande blijf je een groep mensen houden, die toch gaan mailen al was het maar dat ze om bevestiging vragen (ik lees op de site dit dan en zo, klopt dat?). Om dat tegen te gaan kun je auto responders gebruiken, waar je weer een faq in verwerkt. En onderaan deze mail kun je dan eventueel een ander e-mailadres plaatsen met de boodschap dat als ze het antwoord echt niet kunnen vinden, dat ze je mogen mailen. Tientallen van die suffe vragen per dag beantwoorden via mail is echt zonde van de tijd en als je dat niet wilt doen moet je dus zorgen dat ze geen reden hebben om je te mailen. Dus automatiseer de boel (staat tevens goed beschreven in het boek de werkweek van 4 uur).

[Jeroen Bakker]

Frank, op zich heb je gelijk maar niet iedereen heeft met "suffe supportmails" te maken die met een FAQ op te lossen zijn. Ik niet bijvoorbeeld, en toch helpt het om patronen te herkennen en deze gemakkelijker te maken door bijvoorbeeld standaardteksten die vervolgens snel op maat te maken zijn.