Software Documenten Beheer

[stefaanm]

Hoi,

 

Ik ben opzoek naar software waar ik het volgende mee kan doen:

- Het moet al mijn mails kunnen importeren;

- Het moet al mijn .doc, .pdf, ... documenten kunnen importeren;

- Het moet gescande documenten kunnen importeren en via OCR keywords er uit halen

- Aan ieder geïmporteerd document kan ik tags toevoegen en in verschillende categorieën steken.

 

- Ahv een zoekfunctie kan ik mijn te zoeken document terug vinden dmv woorden in het document, tags, datums, categorieën, ...

-Evt een functie dat ik van op afstand(online) mijn documenten kan benaderen.

 

Ik zou zo graag al mijn documenten digitaal gaan bijhouden zodoende dat ik administratief vlotjes kan weken en geen papieren meer moet bijhouden.

 

Iemand hier ervaring mee en evt een tip voor goede software?

 

Mvg

[Frans Sijtsma]

Hoi Stefaan,

 

Zoek je het voor een eenmanszaak of voor een bedrijf met meerdere medewerkers/afdelingen etc.?

[stefaanm]

Ik wil gewoon dit administratieve luik van bij het starten van de onderneming meteen in orde hebben.

Ik zal starten alleen, maar het is de bedoeling dat er in de loop van de tijd meerdere mensen bij komen.

Dusja systeem voor meerdere mensen.

Mijn vader heeft al 20j een bedrijf en hij houd alles bij in een archieven en dozen. Soms moet hij in het weekend een extra dag naar het werk gaan om alles te klasseren... dit zou ik dus graag van in het begin allemaal digitaal en efficiënter doen.

 

 

[Sartorius]

Ik weet niet of je op Mac zit of op Windows, maar het programma Daylite (http://www.marketcircle.com/daylite/) biedt veel van de mogelijkheden die jij zoekt. Een programma voor de Mac - dus met veel gebruiksgemak.

Er is ook een goede koppeling mogelijk met financiële administratie (facturen) en een geïntegreerde projectadministratie.

[msteer]

Je kunt ook zoeken op bijvoorbeeld Sourceforge naar open source document management software.

[stefaanm]

Hoi,

 

Ik ben idd een mac user. Dat programma dat je daar geeft lijkt wel top. Maar zie niet direct die tool van het beheer van die documenten. Lijkt mij meer een crm programma.

Dan zou ik toch eerder opteren voor "salesforce". Dat lijkt mij het grootste,bekendste en meest gebruikte in zijn markt.

Alhoewel ik kom hier op terug op salesforce... je hebt wss maar een bepaald aantal GB dat je aan bestanden kunt uploaden, en aangezien ik alles wil inscannen zal dit snel vol zitten.

Opensource kan ik idd ook doen... maar ben daar niet zo'n voorstander van.

 

Nog mensen die zo iets van software gebruiken?

 

Thx

 

[stefaanm]

Ik denk dat ik gevonden heb wat ik nodig heb (en het is wel open source :) )

http://www.alfresco.com/

Super programma.

[Sartorius]

Ik denk dat ik gevonden heb wat ik nodig heb (en het is wel open source :) )

http://www.alfresco.com/

Super programma.

 

Alfresco lijkt inderdaad een heel mooi pakket, en dat is het ook. Het probleem is echter dat het bedoeld is voor grote organisaties met veel systeembeheerders (en geld). Vooral de wat specifiekere functies zoals CIFS-bestandsdeling zijn niet gemakkelijk op te zetten. Hier is erg veel expertise en configuratie voor nodig.

Snijd je vingers er dus niet aan. Als je overigens alleen de webfunctionaliteit (share) wil gebruiken is e.e.a. nog wel te doen. Echter, gezien je eisen zoals het koppelen van e-mail ben ik bang dat Alfresco al snel een iets te log pakket voor je is.

Aangezien je op de Mac zit hier nog een tip; http://www.marinersoftware.com/sitepage.php?page=152

Ben er zelf niet zo'n fan van, maar het is wel een handig programma om je correspondentie in bij te houden. Eigenlijk meer gericht op de consument, maar wellicht ook wel toe te passen voor jouw doelen.

Zo zijn er nog wel meer 'productivity'-tools voor de Mac. Zie bijvoorbeeld Macupdate hiervoor.

[stefaanm]

dat lijkt idd ook wel te voldoen aan mijn behoeften.

Maar denk dat ik mijn keuze al gemaakt heb: alfresco ;)

Oké mss is het niet makkelijk op te zetten, je kunt alles mooi terug vinden op de forum's en wiki's heb ik gezien.

Het zal me wat tijd kosten in het begin maar het kan alleen maar de efficiëntie ten goede komen op LT.

 

Merci

[XiaoDi]

- Het moet al mijn mails kunnen importeren;

- Het moet al mijn .doc, .pdf, ... documenten kunnen importeren;

- Het moet gescande documenten kunnen importeren en via OCR keywords er uit halen

- Aan ieder geïmporteerd document kan ik tags toevoegen en in verschillende categorieën steken.

- Ahv een zoekfunctie kan ik mijn te zoeken document terug vinden dmv woorden in het document, tags, datums, categorieën, ...

-Evt een functie dat ik van op afstand(online) mijn documenten kan benaderen.

 

Welke van de hier door jou genoemde functionaliteiten heeft het programma? Ook de OCR?

[stefaanm]

Alles zit er in denk ik.

Die OCR niet standaard, maar er zijn genoeg topics over te vinden op het internet. Je kan dit laten werken door er een extra module aan te koppelen.. Dat is het voordeel van open-source natuurlijk...

De mails dat zit er ook standaard niet in, maar valt ook te integreren.

Ook zie ik op de site dat het door bekende spelers ook wordt gebruikt: "toyota, cisco,..." mooie referenties.

 

Naast dit zou een goed crm systeem ook wel top zijn denk ik.

 

[Sartorius]

Alles zit er in denk ik.

Die OCR niet standaard, maar er zijn genoeg topics over te vinden op het internet. Je kan dit laten werken door er een extra module aan te koppelen.. Dat is het voordeel van open-source natuurlijk...

De mails dat zit er ook standaard niet in, maar valt ook te integreren.

Ook zie ik op de site dat het door bekende spelers ook wordt gebruikt: "toyota, cisco,..." mooie referenties.

 

Naast dit zou een goed crm systeem ook wel top zijn denk ik.

 

 

Klopt, de referenties zijn goed, maar besef je wel dat dit dus gebruikers van de Enterprise-versie zijn en flink betalen voor de support. Als je de open source variant gebruikt dan moet je alles uit de fora halen - die zijn best uitgebreid, maar verkijk je er niet op. Veel slaat nog terug op oude versies (2.1 e.d.) en slechts weinigen gebruiken Mac OSX als platform, dus die specifieke antwoorden vind je daar niet terug.

Ik wens je erg veel succes met het systeem, ik wil je niet op voorhand al ontmoedigen, maar het is echt allemaal niet zo mooi en beheersbaar als het op het eerste gezicht lijkt. Het is ook echt een hele klus om iets te veranderen op de juiste plek in de broncode, niet iets dat je zomaar doet.

Ben benieuwd naar je bevindingen.

[stefaanm]

Hmm je hebt er dus duidelijk ervaringen mee als ik dit zo lees...

 

Idd die grote firma's zullen idd veel geld aan support en ontwikkeling uitgeven. Maar dit zal vooral komen omdat die firma's ook complexer en hiërarchischer zijn.

Voor mij zal de basis mits enkele aanpassingen volstaan, dus nood aan service heb ik dan nog niet.

 

Heb jij soms een beter alternatief? sharepoint mss? maar dit is niet gratis eh.

[WaltervL]

Kijk eens naar http://www.zoho.com/

 

edit: alleen online

 

[Henri Kroeze]

Nog een systeem dat uitblinkt in eenvoud en intuiviteit: http://www.m-files.com/eng/home.asp

 

Had ik over de budgetten beslist, had een vorige werkgever dit zeker aangeschaft.

[ebia]

Ik ben opzoek naar software waar ik het volgende mee kan doen:

- Het moet al mijn mails kunnen importeren;

- Het moet al mijn .doc, .pdf, ... documenten kunnen importeren;

- Het moet gescande documenten kunnen importeren en via OCR keywords er uit halen

- Aan ieder geïmporteerd document kan ik tags toevoegen en in verschillende categorieën steken.

 

- Ahv een zoekfunctie kan ik mijn te zoeken document terug vinden dmv woorden in het document, tags, datums, categorieën, ...

-Evt een functie dat ik van op afstand(online) mijn documenten kan benaderen.

 

Volgens mij heb je al zo'n programma op je Mac: Finder (in combinatie met Spotlight en Mail).

 

Ik bedoel, serieus, spotlight zoekt prima door je mails, (OCR) documenten, in zelfs in je attachments.

Je maakt een logische bestandsstructuur aan (per onderwerp, per jaar, per wat dan ook) en op die manier kun je makkelijk alles terugvinden (en back-uppen). In principe voldoet het aan al je eisen, op de tags na dan. Maar je zou ook van je bestandsstructuur de tags kunnen maken, want het laat zich toch wel goed doorzoeken met spotlight. Meerdere tags zijn dan wel onmogelijk maar ja, je kunt niet alles hebben voor iets wat 'gratis' is :P

 

Geen gedoe met softwarepakketen, licenties, migraties, e.d. (Alfresco? Niet aan beginnen...). Mocht je Apple Mail niet vertrouwen kan je nog altijd een export doen van de e-mails en deze separaat opslaan. Kost teveel tijd? Dan kun je eens zoeken of er geen AppleScript (Automator) voor bestaat.

 

Daarnaast schaf je een goede en snelle scanner aan (Fujitsu Scansnap 1500 wordt vaak genoemd), zodat je makkelijk van alles kunt scannen en digitaliseren.

 

Daylite werd al genoemd, maar idd dat is meer een soort business collaboration suite. Erg mooie software trouwens, maar niet helemaal bedoelt voor dit soort werk. Wel toepasbaar als je nog niet je complete business 'in the cloud' wilt stoppen, zoals in Google Apps of Zoho...

 

Mijn insteek: Het loont pas om aan een echt DMS te beginnen als je bijvoorbeeld honderden poststukken in de maand verzend, waarbij je verwacht dat die ook weer terugkomen (bijv een antwoordfomulier). Dan moet je serieuzere stappen ondernemen om de zaak te administreren...