controle woonland werknemer

[Dekave]

Goedemorgen,

 

Onze onderneming heeft een aantal werknemers op afstand in loondienst. Het werk wordt uitgevoerd via internet. Dit heeft tot gevolg dat de werknemers wat ons betreft mobiel zijn; het maakt niet uit waar zij zitten, als zij hun werk maar doen. Wij hebben echter het vermoeden dat een van die werknemers feitelijk in het buitenland woonachtig is. Bij navraag gaf zij echter te kennen dat dat niet het geval is.

 

Zijn wij als werkgever verplicht te monitoren in welk land werknemers woonachtig zijn, of kunnen wij de verplichting om dat te melden contractueel geheel bij hen neerleggen?

 

Enerzijds maakt het ons niet uit waar zij hun woonplaats hebben en lijkt het ook ondoenlijk en met name zeer kostbaar om dat te monitoren. Anderzijds willen wij natuurlijk niet in de problemen komen als het gaat om loonbelasting, zorgverzekering, doorbetaling van loon bij ziekte etc.

 

Kan iemand hier iets over zeggen?

 

Groeten,

 

D.K.

[Joost Rietveld]

Dag D.K.

 

Het zal qua belastingheffing niet uitmaken of een werknemer binnenlands is of niet. Voor beide categorieën moet immers gewoon loonheffing ingehouden en afgedragen worden.

 

Het wordt wel anders als het een werknemer is die geen werkvergunning heeft voor NL terwijl die wel verplicht is.

 

Beschik je over kopieën van hun legitimatiebewijzen (dat ben je verplicht nl.!)?

Hebben de werknemers arbeidsovereenkomsten getekend en hebben ze jou dit formulier ingevuld en ondertekend geretourneerd?

 

Allemaal zaken die jij sowieso in bezit moet hebben van ze. Als daaruit geen vermoeden ontstaat dat iemand buitenlands is, dan lijkt het mij sterk dat jij daar als werkgever op aangesproken kan worden.

 

groet

Joost

 

 

[Dekave]

Hallo Joost,

 

Hartelijk dank voor je antwoord! We hebben een complete loonadministratie met alle benodigde documenten (contracten, identiteitsbewijzen, formulieren). Al het personeel heeft de Nederlandse nationaliteit, dus een probleem met werkvergunningen hebben we ook niet. Alle Nederlandse belastingen en premies worden netjes afgedragen.

 

Het enige probleem is dat we geen controle kunnen (en eigenlijk ook niet willen) uitoefenen op het woonland van de werknemers. Onze voornaamste zorg op dat gebied is dat wij aansprakelijk worden gesteld als de werknemer een ongeluk krijgt/arbeidsongeschikt raakt en de Nederlandse zorgverzekering/verzuimverzekeringen niet willen betalen als de betreffende werknemer opeens woonachtig blijkt te zijn in het buitenland.

 

Persoonlijk zegt mijn gevoel ook dat het de taak van de werknemer is om de werkgever te informeren over zijn woonland, maar we zouden graag zekerheid hebben hierover.

 

Groet,

 

D.K.

[Joost Rietveld]

Tja, dan is het een verzekeringskwestie. Ik zal eens een expert een PM sturen.

 

groet

Joost

[Norbert Bakker]

Op verzoek van Joost reageer ik op deze vraag.

 

Vooropgesteld: Iedere arbeidsovereenkomst dient het juiste adres van de werknemer te bevatten. Tekent een werknemer willens wetens een arbeidsovereenkomst met een vals opgegeven adres, dan is dat een frauduleuze handeling.

 

 

Het enige probleem is dat we geen controle kunnen (en eigenlijk ook niet willen) uitoefenen op het woonland van de werknemers.

Je kunt niet controleren op het feitelijk adres, maar wel op het adres zoals dat in de Gemeentelijke Basisadministratie staat, via burgerservicenummer gekoppeld aan administratie Belastingdienst en zorgverzekeraars.

Vraag werknemers (zowel bestaande als nieuwe) om een uittreksel Bevolkingsregister. (Tip: vergoed eenmalig de kosten en tijd daarvoor, dan vermijd je discussie daarover). Als het door werknemer opgegeven adres klopt met het uittreksel heb je als werkgever al het mogelijke (en meer dan wettelijk verplicht) gedaan.

 

Onze voornaamste zorg op dat gebied is dat wij aansprakelijk worden gesteld als de werknemer een ongeluk krijgt/arbeidsongeschikt raakt en de Nederlandse zorgverzekering/verzuimverzekeringen niet willen betalen als de betreffende werknemer opeens woonachtig blijkt te zijn in het buitenland.

 

Als de werknemer ziek is en herhaaldelijk niet bereikbaar is voor controle op het opgegeven adres dan is dat een probleem voor de werknemer, met mogelijk opschorting van de loondoorbetalingsplicht. Voor consequenties werkgever verzuimverzekering en WIA hoef je IMHO dan ook niet bang te zijn.

 

Bij onverzekerde ziektekosten ligt dat mogelijk anders, maar uitsluitend als die kosten gerelateerd zijn aan een beroepsziekte of een bedrijfsongeval : je kunt in dat geval als werkgever aansprakelijk gesteld worden voor de onverzekerde ziektekosten. Een goede bedrijfsaansprakelijksverzekering draagt die kosten indien je als werkgever inderdaad aansprakelijk bent voor de oorzaak van de ziekte of arbeidsongeschiktheid. Zorg uiteraard wel voor goede arbeidsomstandigheden die voldoen aan Arbobesluit (ja, ook voor thuiswerkers!), en een actuele Risico- inventarisatie en evaluatie.

 

Grote kans overigens dat die eventuele aansprakelijkheid aanzienlijk gematigd wordt vanwege frauduleus handelen van de werknemer richting werkgever en ziektekostenverzekeraar, waardoor bepaalde kosten niet meer gedekt zijn.

 

 

 

 

[Dekave]

Hallo Norbert,

 

Hartelijk dank voor je antwoord! Dit helpt ons echt een stuk verder! Sterker nog, we zijn eruit denk ik.

 

Ook bedankt voor de link over thuiswerk; dat is wel een punt waar we aandacht aan moeten besteden. Zoals gezegd is het principe bij ons dat de medewerkers mobiel mogen zijn. We kunnen dus niet elke werkplek gaan controleren. Wel is het misschien een idee om een budget beschikbaar te stellen voor ergonomische benodigdheden. We gaan deze vraag in ieder geval even neerleggen bij de bedrijfsarts.

 

Met vriendelijke groet,

 

D.K.

 

[Ricardinho]

Als je wilt achterhalen waar iemand zit kan je dat via het IP-adres opzoeken.

[ebia]

Als je wilt achterhalen waar iemand zit kan je dat via het IP-adres opzoeken.

 

Is niet helemaal foolproof als iemand via een proxy werkt...