Facturen postdateren, mag dat?

[macfunk]

Hallo,

 

ik ben nu 6 maanden ondernemer en kom van alles en allerlei situaties tegen wat je ook maar fout kan doen. Ik noem dat een leerproces. Heel interessant ook.

 

Mijn vraag: ik heb een opdrachtgever, een semi-overheidsinstelling, die mij uitbetaalt op basis van een door hen aangevraagde subsidie bij de provincie. Zeer onlangs heb ik ontdekt dat ze deze subsidie nog niet toegewezen hadden gekregen. Aha, meteen duidelijk waarom facturen niet betaald werden.

 

Aanvankelijk wilde de directie van de semioverheidsinstelling mij ervoor laten vliegen en met onbetaalde facturen laten zitten. Dat heb ik weten te voorkomen, er is een compromis en een aantal facturen zijn nu door ze betaald.

 

Echter, er zijn op dit moment ook nog openstaande facturen bij hen van het tweede kwartaal, die ze pas kúnnen betalen na half juli, aangezien dan de provincie de betreffende subsidie vrijgeeft.

 

Juridisch gezien, vanuit de provincie, mogen er dan alleen facturen betaald worden met data van na half juli 2010. Gaat het mijn bedrijf problemen opleveren als ik de verschillende factuurdata van het 2e kwartaal verander in data van na half juli?

 

Alvast bedankt voor jullie antwoorden!

[djluc]

Heb jij een overeenkomst met hen met als "voorwaarde" dat de subsidie daadwerkelijk verstrekt wordt?

[macfunk]

Nee.

[r.i.p. Ruben van den Oord]

In dat geval moeten ze gewoon op tijd betalen. Antidateren (een datering vervroegen) of postdateren (veranderen in een latere datum) zijn falsificaties waarbij antidateren meer dan postdateren wordt gezien als fraude, valsheid in geschrifte. Met het vervroegen van een datum probeer je tenslotte voor te doen dat iets is gebeurd in het verleden wat niet heeft plaats gevonden.

 

Postdateren is in een beperkt aantal gevallen geen probleem. De belastingdienst doet dit bijvoorbeeld ook. De datum van een aanmaning is vaak een paar dagen later gezet dan de datum van verzenden. Hiermee wil men de belastingbetaler de tijd van postbezorging niet afnemen van de betalingstermijn die ingaat op datum aanmaning.

 

Echter, met facturen kom je in de knoei met de eis dat datum en nummering van de facturen aaneengesloten opvolgend dienen te zijn. Dus factuur nummer 10 op 25 januari moet worden opgevolgd door factuurnummer 11 op een datum die niet vóór 25 januari ligt. Als je nu zeg 30 dagen gaat postdateren, dan kun je een maand lang geen facturen sturen omdat de opvolgende factuurnummers anders op een datum worden gezet die vóór de postdateerde factuur ligt. (Volg je het nog???)

 

Wat helemaal uit den boze is, is om een factuur die eenmaal is uitgegeven, aan te passen. Je zou dan eerst een creditnota moeten versturen, gevolgd door een nieuwe factuur met de nieuwe gegevens. Pas echter wel op dat je de nieuwe factuur niet te laat verstuurt. Facturen dienen verstuurd te worden uiterlijk 14 dagen na het begin van de maand die volgt op de maand waarop de levering betrekking heeft. Dus in mei leveren is uiterlijk 14 juni factureren. Dit is om te voorkomen dat bedrijven die met een maandelijkse BTW aangifte werken iedere maand correcties moeten aanleveren op hun aangifte omzetbelasting.

 

Dus alles bij elkaar: Niet doen. Gewoon lekker factureren op de datum waarop die factuur thuishoort. Scheelt je een hoop gezeik.

[TwaBla]

 

Stel vast dat je een overeenkomst hebt met deze opdrachtgever waaraan aanvankelijk geen voorwaarden waren verbonden. Hun subsidie is hun probleem. Constateer vervolgens dat deze klant een voorkeur heeft voor facturen die gedateerd zijn na een bepaalde datum. Wat weerhoudt je om in overleg een credietnota voor de eerdere facturen te verzenden en een nieuwe op te maken op de gewenste datum?

 

Menig semi-overheidsinstelling vraagt om facturen aan het einde van het subsidiejaar voor prestaties die in het volgende subsidiejaar verlangd worden.

 

Van boekhoud- en belastingregels heb ik geen verstand, maar de belastingdienst heeft jaren beweerd dat ze het 'makkelijker' willen maken. Dat lijkt me een goeie leidraad in dezen. ;D

[Zomaar iemand]

@ Ruben,

 

Ik pas wel eens een factuur aan via mijn boekhoudprogramma, dit doe ik omdat er soms een korting niet is gegeven of wanneer adres gegevens niet kloppen. De klant moet dan de oude factuur vernietigen en de nieuwe in de boekhouding stoppen.

 

Waarom moet er een credit factuur komen voor dit soort kleine veranderingen?

[ronaldinho]

Omdat, als de klant de nieuwe factuur weggooit en de oude bewaart, jullie verschillende facturen in de administratie hebben. Dat vindt de Belastingdienst niet zo prettig. Door het opmaken van een creditfactuur en een nieuwe factuur kun je dan laten zien wat er is gebeurd. Op die manier is je administratie inzichtelijk, corresponderen je factuurnummers met de factuurdatum (in plaats van een onverklaarbare, onlogische volgorde) en loop je geen risico's.

 

Weggooien is overigens uit den boze, iedere factuur behoort tot de administratie en de administratie dient bewaard te worden. Als de klant zich aan de regels houdt, heeft hij dus twee facturen in zijn administratie en jij maar één. Ga jij over 5 jaar nog maar eens uitleggen waarom dat - niet in zijn algemeenheid, maar in dat specifieke geval - zo is. Dan is het prettig om dat op inmiddels aan elkaar plakkend en vergeeld papier te kunnen laten zien. Levert een hoop begrip op bij de fiscus.

[Zomaar iemand]

ok duidelijk, wel raar dat mijn boekhouding de mogelijkheid geeft om een factuur aan te passen. Waarin bovendien een melding wordt gegeven dat ik ervoor moet zorgen dat de klant het origineel moet vernietigen.

 

Ik zal in het vervolg netjes een credit maken.

 

Moet dit trouwens ook als je iets simpels als een ander adres of contactpersoon veranderd?

[dennishoefnagel]

Ik ben het helemaal eens met de uitleg van Ruben.

[Bazzio]

Moet dit trouwens ook als je iets simpels als een ander adres of contactpersoon veranderd?

inderdaad, bij elke wijziging dus.

[Roel J]

Moet dit trouwens ook als je iets simpels als een ander adres of contactpersoon veranderd?

inderdaad, bij elke wijziging dus.

 

nou... je kunt het ook overdrijven natuurlijk, het gaat om veranderingen aan de factuur met fiscale gevolgen of wijzigingen in de wettelijk vereiste gegevens op de factuur, dus de bedrijfsnaam, de bedragen, de factuurdatum.

 

Als een bedrijf verhuisd en je hebt nog naar het oude adres gestuurd dan hoef je echt geen nieuwe factuur uit te schrijven.. wat ga je met de creditnota doen? ook naar het oude adres sturen maar ja die komt niet aan natuurlijk..

en hoe dan als je de credit nota en de nieuwe factuur naar het nieuwe adres stuurt hoeven ze dan persaldo niet te betalen??

een simpele adressticker eroverheen doet wonderen in dat geval hoor.. gaat geen inspecteur over vallen.. en een beetje bedrijf zorgt bij verhuizing voor een post doorstuurservice..

 

Een contactpersoon is geen wettelijk vereiste dus wijziging daarvan heeft ook geen gevolg voor de status van de factuur.

Een adreswijziging is eenvoudig na te trekken via communicatie van het bedrijf en kvk inschrijving, het is wel zo volledig om even de adreswijzigingsbrief of mail bij je administratie te bewaren.. en als je het heeel netjes wilt doen vraag je van het bedrijf een uittreksel Kvk met oude en nieuwe gegevens op..

 

 

[Bazzio]

mijn adviseur is het niet met je eens, maar dat geeft verder niet.

 

als ik een factuur naar een oud adres had gestuurd maak ik een creditnota,

en stuur een nieuwe factur naar het juiste adres.

je kan het mierenn*euken noemen, maar lijkt mij het meest voor de hand liggend.

[naftart]

Nee.

 

Per ongeluk in mijn oude boekhoudprogramma er een fout mee gemaakt en dit heeft veel ellende gekost.