Bezoekrapport laten ondertekenen?

[tijnkikizoe]

Beste,

 

Ik ben freelance IT-er, en heb recent een aantal opdrachten binnengehaald. Hiervoor heb ik vooraf mijn opdrachtgever een offerte gestuurd, en deze is ondertekend teruggestuurd. Kort gezegd houdt mijn opdracht in om een dag consultancy te geven over een Softwarepakket.

 

Mijn vraag is, als ik op het einde van de dag klaar ben bij de klant, moet ik dan een bezoekrapport laten tekenen? En moet ik dan een kopie hiervan meesturen met de factuur?

 

Of is dit alles niet nodig?

 

MVG Stefan

[John B]

Hallo Stefan,

 

Het voelt soms een beetje vreemd om de klant te laten tekenen voor alleen maar het feit dat je "geweest bent". Als je op uurbasis werkt is het wel zinvol, dan noteer je de bestede uren en laat je daarvoor tekenen. Dan krijg je later in ieder geval geen discussie over het aantal uren. En sommige bedrijven willen voor de facturering graag een "bewijs van levering" en daarvoor is zo'n kopie bij de factuur een goed middel. Laat wel volledig tekenen, dus met leesbare naam erbij.

 

Je zou kunnen overwegen om zo'n formulier iets meer inhoud te geven. Ik neem aan dat je aan het eind van zo'n dag met de klant evalueert of je consultancy conform verwachting was en of er wellicht nog aanvullende ondersteuning nodig is. Sommige consultants vinden het lastig om hierover te beginnen en dan helpt het als het gewoon op zo'n formulier staat. Maak het niet te uitgebreid, een paar korte vragen is voldoende. Is goed voor de continue verbetering van je dienstverlening en ook nog eens commercieel handig.

 

Groet,

 

John

[Edward]

 

Mijn vraag is, als ik op het einde van de dag klaar ben bij de klant, moet ik dan een bezoekrapport laten tekenen? En moet ik dan een kopie hiervan meesturen met de factuur?

 

 

Niks moet, maar verstandig is het wel. Maak het gewoon onderdeel van je bedrijfsvoering. Een getekende offerte zegt niets over de geleverde prestatie. De opdrachtgever zegt daarmee alleen maar dat hij akkoord gaat met jouw aanbod om x uren te leveren tegen y prijs. Door de opdrachtgever te laten aftekenen voor het aantal uren voorkom je discussie achteraf. Neem ook zeker het goede advies van John over door de klant iets over de kwaliteit te laten zeggen. Voor de klant wordt het dan wel buitengewoon lastig om daar achteraf nog opmerkingen over te maken.

 

Ik ken meer IT-dienstverleners die het doen, vreemd is het zeker niet. Daarnaast ontvang je bij opleidingen en symposia ook altijd een evaluatieformulier. Het levert je als spreker/docent veel waardevolle informatie op die je weer kunt gebruiken om je diensten te verbeteren.