Ga naar inhoud
  • 0

Bewaren administratie, hoe wat wie waar?

  • Translate to English
Retired Mod     1,2k 45

Ha mensen,

 

ik zit hier nu met een ordner of twintig in m'n _niet brandvrije_, wel redelijk braakvrije kast. Ik denk dat ik meer dan de helft van deze administratie ook digitaal heb (dat draait allemaal mee in de backup), danwel zou kunnen krijgen. Loonadministratie, facturen, kopiën van belastingaangiften, uwv papieren, etcetera.

 

Ik heb eigenlijk geen zin om een ontzettend dure brandvrije kast te kopen waar 10 ordners in kunnen. Wat doen mensen hier? Thuis bewaren wat je niet meer nodig hebt? Bij de bank (kan dat nog tegenwoordig???)

 

En hoe om te gaan met dingen die je dagelijks nodig hebt en waarvan het toch wel redelijk jammerlijk zou zijn als het in rook op zou gaan?

 

Alef

 

The New Motion - elektrisch rijden geregeld

Alef op Twitter

Alef op LinkedIn

Link naar reactie

Aanbevolen berichten

12 antwoorden op deze vraag

  • 0
Retired Mod     2,3k 6

Grootste deel ligt bij mijn accountant, alleen dingen waar we dagelijks mee werken hebben we bij de hand. Het liefst ook zoveel mogelijk digitaal natuurlijk, maar helaas kan dit niet altijd. Ik zoek inderdaad ook nog een andere goede oplossing, maar zou die ook niet zo 1-2-3 weten.

 

R.

Passie voor ondernemerschap en crowdfunding en HL-er van het eerste uur.

Link naar reactie
  • 0
Legend     328 2

Tja, digitaal is het alleen nog een kwestie van back-ups op meerdere locaties bewaren...

 

Maar als je nu al vele mappen vol hebt staan met stoffig papier? Dan zou het toch veel te veel werk zijn om dat allemaal te digitaliseren... Op mijn werk heb ik altijd de gewoonte om achter kopieën van de aangiftes e.d. lijstwerk te stoppen en kopiën van grote facturen die de boel voor het grootste deel verklaren... zo'n map zou je op een andere plek kunnen bewaren... de kans dat beide panden tegelijk afbranden is natuurlijk niet zo groot... Zeker als ze niet naast elkaar staan...

Comfi puzzelt aan comfort in de afstemming tussen mensen, systemen en strategie.

Comfi vervult hierbij een brugfunctie tussen management, automatisering, controlling en de uitvoerende organisatie.

Link naar reactie
  • 0
Retired Mod     1,2k 45

Ja, dat is precies hoe ik het aan het plannen ben. Ik heb geen zin om elke maand 50 A4'tjes van bijvoorbeeld de salarisadministratie alleen al in te gaan zitten scannen, arbeidscontracten samen met journaalposten per kwartaal zou toch geloofwaardig genoeg moeten zijn...

 

Thanx voor de info.

The New Motion - elektrisch rijden geregeld

Alef op Twitter

Alef op LinkedIn

Link naar reactie
  • 0
Retired Mod     3k 90

Alef en anderen,

Uit juridisch oogpunt is dit zeker een interessante discussie. Wat ik tot zover in deze thread mis is jullie overwegingen om alles te bewaren, weg te gooien, wanneer je iets vernietigt en als je iets digitaliseert of je dan de brondocumenten vernietigt. Kunnen jullie hier eens wat meer over vertellen? Bij voorbaat mijn dank.

 

 

jurist - interim manager legal - maar bovenal ondernemer 4legal ||legalalert | JuridischActueel |

Link naar reactie
  • 0
Retired Mod     3k 90

klein zijtakje misschien, maar wat als je alles digitaal hebt en niet de ruimte om 100 ordners te herbergen?

Alles digitaal kan een probleem opleveren in procedures. Zeker indien het gaat om twee "gelijkwaardige" partijen en één de juistheid van een gedigitaliseerd document betwist. Nu is het in Nederland wel zo dat een rechter niet snel aan één document bewijskracht zal toekennen, hij zal altijd ondersteunend bewijs vragen. Indien het gewraakte digitale document en bijvoorbeeld correspondentie daarover goed beschikbaar is in digitale vorm, dan heb je als partij in beginsel een sterke positie. Desalniettemin is het raadzaam om brondocumenten, zoals overeenkomsten op papier te bewaren. Eerst nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken en ook geen aansprakelijkheidskwesties meer uit de papieren documenten kunnen voortvloeien, kunnen deze met zekerheid worden vernietigd.

jurist - interim manager legal - maar bovenal ondernemer 4legal ||legalalert | JuridischActueel |

Link naar reactie
  • 0
Retired Mod     3k 90

hoho, ik zei niet dat we alles alleen digitaal hadden ;D

 

we gooien helemaal niets weg hier, voor .nl-formulieren staat tien jaar bewaarplicht. is alleen lastig als het om een muur multomappen gaat. misschien ga ik er zo'n selfstorage ruimte voor huren ofzo.

Ben jij blij dat je geen aanbieder bent van levensverzekeringen ;D

jurist - interim manager legal - maar bovenal ondernemer 4legal ||legalalert | JuridischActueel |

Link naar reactie
  • 0
Guests

Alef en anderen,

Uit juridisch oogpunt is dit zeker een interessante discussie. Wat ik tot zover in deze thread mis is jullie overwegingen om alles te bewaren, weg te gooien, wanneer je iets vernietigt en als je iets digitaliseert of je dan de brondocumenten vernietigt. Kunnen jullie hier eens wat meer over vertellen? Bij voorbaat mijn dank.

 

De regelgeving omtrent bewaarplicht valt onder de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. De bewaarplicht is immers primair bedoelt om de fiscus inzage te kunnen geven in de administratie Dit is een behoorlijk uitgebreide wet die je kan bekijken op www.wetten.nl . Ook op de KvK website vind je wat informatie over de bewaarplicht.

Link naar reactie
  • 0
Retired Mod     3k 90

De regelgeving omtrent bewaarplicht valt onder de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. De bewaarplicht is immers primair bedoelt om de fiscus inzage te kunnen geven in de administratie Dit is een behoorlijk uitgebreide wet die je kan bekijken op www.wetten.nl . Ook op de KvK website vind je wat informatie over de bewaarplicht.

 

En dat is nou precies het probleem. Bij mijn opdrachtgevers stuit ik regelmatig op het feit dat men deze bewaartermijnen wel kent, maar net verder kijkt dan de opgelegde verplichtingen. Soms mag ik zelfs al blij zijn dat men de wettelijke bewaartermijnen in acht neemt. Overigens gaan die verder dan enkel de fiscus, maar dat ter zijde. In dit kader heb ik ook de vraag gesteld wat de overwegingen zijn om iets al dan niet te bewaren, dan wel te vernietigen. Neemt men enkel de wettelijke termijnen in acht of spelen meer overwegingen een rol?

jurist - interim manager legal - maar bovenal ondernemer 4legal ||legalalert | JuridischActueel |

Link naar reactie
  • 0
Legend     328 2

Lopende contracten zijn uiteraard geen spullen om weg te gooien, maar ik zie bij de meeste bedrijven dat alles wat X jaar geleden gearchiveerd is, zonder pardon vernietigd wordt. Alles wat na die tijd nog opgevraagd is, wordt onder het nieuwe jaar gearchiveerd (uiteraard met 'betreft jaar X'), en blijft daardoor dus langer bewaard...

 

De meeste bedrijven vinden het alleen maar lastig dat de wettelijke termijn zo lang is. De enige reden waarom documenten na die tijd voor het bedrijf nog waarde lijken te hebben is een sentimentele... 'Oh ja, weet je nog?'

Comfi puzzelt aan comfort in de afstemming tussen mensen, systemen en strategie.

Comfi vervult hierbij een brugfunctie tussen management, automatisering, controlling en de uitvoerende organisatie.

Link naar reactie
Gast
Dit topic is nu gesloten voor nieuwe reacties.
Verberg sidebar
  • Wil je onze Nieuwsflits ontvangen?
    Deze verzenden we elk kwartaal.

  • Wie is er online?
    5 leden, 111 Gasten

  • Breng jouw businessplan naar een higher level!

    Op dit forum worden alle onderwerpen m.b.t. ondernemerschap besproken.

    • Stel jouw ondernemersvragen
    • Antwoorden/oplossingen van collega ondernemers
    • > 75.000 geregistreerde leden
    • > 100.000 bezoekers per maand
    • 24/7 bereikbaar / binnen < 6 uur antwoord
    •  Altijd gratis

  • Ook interessant:

    Ook interessant:

×
×
  • Nieuwe aanmaken...

Cookies op HigherLevel.nl

We hebben cookies geplaatst op je toestel om deze website voor jou beter te kunnen maken. Je kunt de cookie instellingen aanpassen, anders gaan we er van uit dat het goed is om verder te gaan.