Bewaren administratie, hoe wat wie waar?

[Alef Arendsen]

Ha mensen,

 

ik zit hier nu met een ordner of twintig in m'n _niet brandvrije_, wel redelijk braakvrije kast. Ik denk dat ik meer dan de helft van deze administratie ook digitaal heb (dat draait allemaal mee in de backup), danwel zou kunnen krijgen. Loonadministratie, facturen, kopiën van belastingaangiften, uwv papieren, etcetera.

 

Ik heb eigenlijk geen zin om een ontzettend dure brandvrije kast te kopen waar 10 ordners in kunnen. Wat doen mensen hier? Thuis bewaren wat je niet meer nodig hebt? Bij de bank (kan dat nog tegenwoordig???)

 

En hoe om te gaan met dingen die je dagelijks nodig hebt en waarvan het toch wel redelijk jammerlijk zou zijn als het in rook op zou gaan?

 

Alef

 

[Ronald Kleverlaan]

Grootste deel ligt bij mijn accountant, alleen dingen waar we dagelijks mee werken hebben we bij de hand. Het liefst ook zoveel mogelijk digitaal natuurlijk, maar helaas kan dit niet altijd. Ik zoek inderdaad ook nog een andere goede oplossing, maar zou die ook niet zo 1-2-3 weten.

 

R.

[paulmatthijs]

wij hebben alles digitaal, kwestie van inscannen en opslaan als pdf... voordeel is dat we hier vanaf dag 1 mee begonnen zijn, dan kost het niet zoveel moeite.

[Celletje1974]

Tja, digitaal is het alleen nog een kwestie van back-ups op meerdere locaties bewaren...

 

Maar als je nu al vele mappen vol hebt staan met stoffig papier? Dan zou het toch veel te veel werk zijn om dat allemaal te digitaliseren... Op mijn werk heb ik altijd de gewoonte om achter kopieën van de aangiftes e.d. lijstwerk te stoppen en kopiën van grote facturen die de boel voor het grootste deel verklaren... zo'n map zou je op een andere plek kunnen bewaren... de kans dat beide panden tegelijk afbranden is natuurlijk niet zo groot... Zeker als ze niet naast elkaar staan...

[Alef Arendsen]

Ja, dat is precies hoe ik het aan het plannen ben. Ik heb geen zin om elke maand 50 A4'tjes van bijvoorbeeld de salarisadministratie alleen al in te gaan zitten scannen, arbeidscontracten samen met journaalposten per kwartaal zou toch geloofwaardig genoeg moeten zijn...

 

Thanx voor de info.

[Edward]

Alef en anderen,

Uit juridisch oogpunt is dit zeker een interessante discussie. Wat ik tot zover in deze thread mis is jullie overwegingen om alles te bewaren, weg te gooien, wanneer je iets vernietigt en als je iets digitaliseert of je dan de brondocumenten vernietigt. Kunnen jullie hier eens wat meer over vertellen? Bij voorbaat mijn dank.

 

 

[paulmatthijs]

klein zijtakje misschien, maar wat als je alles digitaal hebt en niet de ruimte om 100 ordners te herbergen?

[Edward]

klein zijtakje misschien, maar wat als je alles digitaal hebt en niet de ruimte om 100 ordners te herbergen?

Alles digitaal kan een probleem opleveren in procedures. Zeker indien het gaat om twee "gelijkwaardige" partijen en één de juistheid van een gedigitaliseerd document betwist. Nu is het in Nederland wel zo dat een rechter niet snel aan één document bewijskracht zal toekennen, hij zal altijd ondersteunend bewijs vragen. Indien het gewraakte digitale document en bijvoorbeeld correspondentie daarover goed beschikbaar is in digitale vorm, dan heb je als partij in beginsel een sterke positie. Desalniettemin is het raadzaam om brondocumenten, zoals overeenkomsten op papier te bewaren. Eerst nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken en ook geen aansprakelijkheidskwesties meer uit de papieren documenten kunnen voortvloeien, kunnen deze met zekerheid worden vernietigd.

[paulmatthijs]

hoho, ik zei niet dat we alles alleen digitaal hadden ;D

 

we gooien helemaal niets weg hier, voor .nl-formulieren staat tien jaar bewaarplicht. is alleen lastig als het om een muur multomappen gaat. misschien ga ik er zo'n selfstorage ruimte voor huren ofzo.

[Edward]

hoho, ik zei niet dat we alles alleen digitaal hadden ;D

 

we gooien helemaal niets weg hier, voor .nl-formulieren staat tien jaar bewaarplicht. is alleen lastig als het om een muur multomappen gaat. misschien ga ik er zo'n selfstorage ruimte voor huren ofzo.

Ben jij blij dat je geen aanbieder bent van levensverzekeringen ;D

[Gast Leopard]

Alef en anderen,

Uit juridisch oogpunt is dit zeker een interessante discussie. Wat ik tot zover in deze thread mis is jullie overwegingen om alles te bewaren, weg te gooien, wanneer je iets vernietigt en als je iets digitaliseert of je dan de brondocumenten vernietigt. Kunnen jullie hier eens wat meer over vertellen? Bij voorbaat mijn dank.

 

De regelgeving omtrent bewaarplicht valt onder de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. De bewaarplicht is immers primair bedoelt om de fiscus inzage te kunnen geven in de administratie Dit is een behoorlijk uitgebreide wet die je kan bekijken op www.wetten.nl . Ook op de KvK website vind je wat informatie over de bewaarplicht.

[Edward]

De regelgeving omtrent bewaarplicht valt onder de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. De bewaarplicht is immers primair bedoelt om de fiscus inzage te kunnen geven in de administratie Dit is een behoorlijk uitgebreide wet die je kan bekijken op www.wetten.nl . Ook op de KvK website vind je wat informatie over de bewaarplicht.

 

En dat is nou precies het probleem. Bij mijn opdrachtgevers stuit ik regelmatig op het feit dat men deze bewaartermijnen wel kent, maar net verder kijkt dan de opgelegde verplichtingen. Soms mag ik zelfs al blij zijn dat men de wettelijke bewaartermijnen in acht neemt. Overigens gaan die verder dan enkel de fiscus, maar dat ter zijde. In dit kader heb ik ook de vraag gesteld wat de overwegingen zijn om iets al dan niet te bewaren, dan wel te vernietigen. Neemt men enkel de wettelijke termijnen in acht of spelen meer overwegingen een rol?

[Celletje1974]

Lopende contracten zijn uiteraard geen spullen om weg te gooien, maar ik zie bij de meeste bedrijven dat alles wat X jaar geleden gearchiveerd is, zonder pardon vernietigd wordt. Alles wat na die tijd nog opgevraagd is, wordt onder het nieuwe jaar gearchiveerd (uiteraard met 'betreft jaar X'), en blijft daardoor dus langer bewaard...

 

De meeste bedrijven vinden het alleen maar lastig dat de wettelijke termijn zo lang is. De enige reden waarom documenten na die tijd voor het bedrijf nog waarde lijken te hebben is een sentimentele... 'Oh ja, weet je nog?'