Opdracht teruggeven

[tnwbdsgn]

Ik heb een mooie opdracht gekregen voor een aantal maatwerk producten. Er was een behoorlijk scherpe deadline en daarom heb ik in het eerste gesprek en ook in de opdrachtbevestiging goed omschreven wat ze kunnen verwachten. Opdrachtbevestiging is getekend retour gekomen en ook het voorschot is overgemaakt.

 

So far so good en m'n leveranciers aan het werk gezet.

 

Maar nu we een aantal weken verder zijn blijven er maar aanpassingen komen op wat er afgesproken is. Normaal gesproken zou je dit soort aanpassingen op meerwerk zetten en een factuur sturen. Probleem nu is echter dat er gewoon te weinig tijd is.

 

Ik heb dit al een aantal malen aangegeven bij de klant maar het lijkt wel of hij niet wil luisteren.

Zit je een uur aan de telefoon krijg je de volgende dag doodleuk weer een mailtje waarin hij precies dezelfde aanpassingen vraagt.

 

Ik wil de klant graag van dienst zijn maar dit wordt een moeizame relatie zo. Opdracht teruggeven en kosten factureren zou ik op dit moment het liefste doen maar daarmee komt de klant in de problemen. Toch zit ik er wel hard aan te denken want ik zit niet echt te wachten op dit geneuzel.

 

Hebben jullie nog suggesties?

[member123]

Ik zou de klant schriftelijk nog even op de gemaakte afspraken wijzen en hem daarbij aangeven dat je graag al zijn latere aanpassingen wil verwerken (tegen meerkosten) maar dat de deadline van het project dan niet gehaald zal worden.

Indien de deadline dus heilig is kunnen de aanpassingen niet verwerkt worden.

Wil hijd e aanpassingen wel doorgevoerd hebben dan vervalt de afgesproken deadline dus en komt dat voor zijn eigen rekening.

 

Blijft hij dan aanpassingen sturen stemt hij er mee in dat deadline zal vervallen.

 

Wel even netjes per e-mail, fax, post en aangetekende post versturen.

Niet het allervriendelijkst misschien hoe dat overkomt maar je moet wat als een klant de boodschap kennelijk niet wil horen.

[djluc]

Zijn de afspraken en specificaties wel geheel duidelijk voor beide partijen? Daar loopt het vaak mis, als er verschillende verwachtingspatronen zijn.

[John B]

Maar nu we een aantal weken verder zijn blijven er maar aanpassingen komen op wat er afgesproken is.

Heb je tot nu toe al een aantal aanpassingen geaccepteerd en zo ja, onder welke condities? Wat heb je in je opdrachtbevesting c.q. in je algemene voorwaarden geroepen over meerwerk en het effect daarvan op prijs en opleverdatum?

 

Voor dit soort gevallen kan het helpen om het principe van time-boxing toe te passen. Kun je een deel van de functionaliteit verschuiven en die later opleveren (na de oorspronkelijke deadline) zodat je in eerste instantie maar een gedeelte oplevert, maar wel met alle gewenste aanpassingen? Uiteraard tegen meerkosten, maar dat zou een win-win situatie kunnen zijn (de klant krijgt uiteindelijk precies wat hij hebben wil en jouw opdracht wordt groter). [Edit] Of dit een optie is hangt natuurlijk af van het soort product waar het om gaat, maar dat kan ik uit je vraag niet opmaken.

[tnwbdsgn]

Time boxing en meerwerk is geen optie omdat er gewoonweg geen tijd voor is.

 

Het probleem is inderdaad dat ze -ondanks de uitgebreide beschrijvingen op de opdrachtbon- een ander verwachtingspatroon hebben waaraan ik op deze korte termijn niet kan voldoen.

 

 

[Rene van Zandwijk]

Een nieuwe factuur verzenden met de extra kosten maar ook de mededeling dat de gemaakte overeenkomst vervalt en de oplevering nu 1 week later is.

 

Dan moet de klant wel reageren.