Offerte of factuur?

[Marco Spoor]

Voor mijn bedrijf ben ik bezig om een inschrijvingssysteem voor cursussen te maken. Deze worden aangeboden aan zowel particulieren als bedrijven. Wat ik wil doen is klanten via de website hun cursisten laten aanmelden. Nu zit ik echter met een "probleem" waar ik tegenaan loop:

 

Indien ik automatisch een factuur zou genereren en de opdrachtgever besluit er alsnog geen gebruik van te maken staat er een factuur die nooit betaald zal worden. De facturen nummeren automatisch door, en op die manier is de boekhouding wel erg omslachtig als ik allemaal facturen heb met bedrag 0. Hoe kan ik dit het beste oplossen? Noem ik het een offerte met een apart nummer en verstrek ik de factuur achteraf, of noem ik het toch een factuur en moet ik "ongebruikte" factuurnummers voor lief nemen, of is er een andere manier om dit netjes te doen?

 

Bij voorbaat dank!

[Zomaar iemand]

Als je er van te voren al van uit kan gaan dat er een hoop niet akkoord gaan dan zouik maar met offertes gaan werken. Eventueel met een bevestigingsscript. Wanneer menesen dan via een link in hun email de offerte bevestigen alsnog een factuur sturen.

[Marco Spoor]

Dank voor de snelle reactie.

 

Het is via internet, dus de kans op loze aanmeldingen is waarschijnlijk wat groter. En op zich vind ik dat niet zo erg, deelnemers worden pas definitief ingeschreven na betaling. Echter, hoe ik het document met de specificatie van de kosten ga noemen is de vraag. Noem ik het een factuur en moet ik dus doornummeren, of iets anders (en stuur ik de factuur achteraf, uiteraard).

[Zomaar iemand]

Gewoon offerte noemen en ook gewoon doornummeren, anders ga je ze echt niet meer kunnen terug vinden.

 

Bedrijven zullen trouwens eerst een factuur willen voor ze hem betalen, dus daar zul je een ander bevestigingssysteem voor moeten bedenken, zoals een email bevestiging of via de fax .

[herman van der helm]

Ik werk met een faktureringsprogramma(snelstart) waar ik offertes, bevestingen, pakbonnen, werkbonnen en fakturen mee kan maken. Deze hebben allen een eigen nummering. Die zijn intern allen aan elkaar gekoppeld, dus al maak je honderd offertes waarvan er maar twee uitgevoerd worden, komt alles op zijn pootjes terecht. Alle soorten kunnen als pdf via internet worden verzonden naar de klanten.

[brood]

Echter, hoe ik het document met de specificatie van de kosten ga noemen is de vraag..

 

Ik weet niet of dit bruikbaar is maar ik kom ze wel eens tegen.

Pro-forma factuur met offerte nummer.

 

[Zomaar iemand]

Snelstart is ook gedeeltelijk open source dus een koppeling met de website behoort tot de mogelijkheden.

[Marco Spoor]

Indien ik het een pro-forma factuur zou noemen, hoef ik dit niet persé in de administratie te verwerken, toch? (daar gaat het namelijk om). En zou een opdrachtgever genoegen nemen met een proforma factuur om de betaling uit te voeren, waarna ze de normale factuur toegestuurd krijgen?

[Zomaar iemand]

Een pro forma factuur moet je meer zien als offerte. Ze hebben allebei weinig waarde.

 

Icm met een bankafschrift wil de belasting het wel eens accepteren als factuur.

 

Maar wat is er nu precies mis met gewoon een offerte maken?

[Marco Spoor]

Op zich niks. Heb het nu op basis van jou eerdere suggestie gedaan, bevestiging en dan factuur.

 

Bedankt voor de antwoorden!