factuurnummering en factuurdatum

[wilco u]

Twee vragen over factuureisen:

 

1) Mijn dienstverlening is voornamelijk op basis van uurtje-factuurtje. Grote klanten wil ik per 2 weken factureren, de kleinere afnemers bij voorkeur per kwartaal of halfjaar. Nu specificeer ik mijn diensten op de factuur zelf en ik bouw dus een factuur op bij de start van de dienst en deze krijgt op dat moment een nummer. Hierdoor loopt de factuurnummering niet meer synchroon met de data waarop de facturen de deur uitgaan. Diensten worden wel altijd in het betreffende jaar gefactureerd.

 

2) De kleinere diensten kennen niet echt een vaste einddatum. De klant laat weten wanneer hij ondersteuning nodig heeft en de aard ervan kan divers zijn (vaak probleemgeoriënteerd ::) ) Ik noem de factuur dus meestal maar een verzamelfactuur. Nogmaals, de factuur is wel goed gespecificeerd naar inzet, tarief en aard van geleverde dienst.

 

Wat vindt de fiscus hiervan? :-K

[Roel J]

De fiscus verlangt een doorlopende nummering, door de door jou gekozen methode word de aansluiting op de btw aangiften lastiger. feitelijk gebruik je factuurnummers als projectnummers of opdrachtnummers en dat is gewoon niet handig.

Ik zou in plaats van de factuurnummers dus gewoon projectnummers benoemen en je factuurnummer gewoon maken als je de factuur stuurt.

 

Maar los van je factuurnummering heb je nog een ander probleempje, je moet namelijk volgens de btw wetgeving diensten uiterlijk 15 dagen na de maand waarin ze geleverd zijn factureren aan je klanten. dat betekent dat je feitelijk gewoon elke maand een factuur moet sturen aan je kleine afnemers (voor zover ze diensten hebben afgenomen)

[ronaldinho]

Een factuur bouw je niet op gedurende een bepaalde periode, maar maak je direct voordat je hem verstuurt. Wat je wel kan doen, is je specificatie bij de factuur vast gedurende de factuurperiode opstellen en op de factuur alleen het bedrag en een verwijzing naar de specificatie vermelden. De factuur stel je dan dus aan het eind op.

 

Per kwartaal of per half jaar factureren kan nog wel eens voor problemen zorgen, zeker als het om kleine klanten gaat waar je maar af en toe iets voor doet. Stel je doet iets in januari en vervolgens komen er een tijd lang geen opdrachten meer. In juli stuur je een factuur. Je klant reageert vervolgens met: ja maar wat heb je dan wel niet gedaan en heb je dat niet al lang gefactureerd? En hij heeft nog gelijk ook, want ergens is er nog een regeltje dat werkzaamheden uiterlijk helverwege de maand volgend op de maand waarin de werkzaamheden zijn afgerond dienen te worden gefactureerd. En doe je eens een keer wat meer in die periode, dan wordt het zo'n enorme factuur dat de klant helemaal achterover slaat.

 

Ook/juist bij de kleine klanten zou ik dus minimaal 1 keer per maand factureren. Zoveel werk is het ook niet, als je toch al doorlopend de specificaties invult. Is ook beter voor je cashflow.

[wilco u]

Allen, dank voor de reacties.

 

Die 15 dagen termijn had ik over het hoofd gezien. Zal eens kijken wat ik daar mee ga doen. Liever geen maandelijkse facturen voor 1 of 2 uurtjes. Misschien dan maar even handmatig bijhouden en aan de hand daarvan een verzamelfactuurtje maken. De betreffende klanten ken ik overigens al heel lang en over de betaling maak ik me geen zorgen. Over het zoekraken van specificaties dan weer wel......

 

 

[KindSupport]

Eeeehhhhhhhh,

 

Verzamelfactuurtje kan dus niet, zie Roel: je moet namelijk volgens de btw wetgeving diensten uiterlijk 15 dagen na de maand waarin ze geleverd zijn, factureren aan je klanten.

[wilco u]

Ik had Roel ook heel goed begrepen. Wanneer de dienstverlening precies eindigt is rekbaar. Als ik bijvoorbeeld na mijn advies de terugkoppeling van een milieudienst afwacht, dan zit daar al gauw 8 weken tussen.

 

 

[John Kode]

Wanneer de dienstverlening precies eindigt is rekbaar. Als ik bijvoorbeeld na mijn advies de terugkoppeling van een milieudienst afwacht, dan zit daar al gauw 8 weken tussen.

 

Dag Wilco,

 

ff voor alle duidelijkheid (ook voor andere lezers)

Je hebt gelijk: bij langlopende diensten maak je de factuur pas als die dienst af is en dan dus uiterlijk binnen de termijn die Roel al aangaf. Als je dat met rekbaar bedoelt, O.K.

 

Als je echter bedoelt dat je zelf de termijn op mag rekken, dan ga je de fout in.

 

groet,

 

John

[12mark12]

@ Roel Jongman:

 

Ik lees je reactie en vraag me het volgende af. Ik maak onderhouds offerte's die ik gedurende een jaar uitvoer. Deze factureer ik elk kwartaal. Zoals ik jou begrijp is dit niet mogelijk dan. Het onderhoud betreft vaak maandeijks of 2 wekelijks en is qua kosten ongeveer 300-400 euro per kwartaal. Zou dit zoveel problemen kunnen geven?

 

of moet ik een offerte zien als een opdracht en niet bijv. elke maand als apparte opdracht.

 

alvast dank voor je reactie

[John Kode]

Dag Mark,

 

dit zegt artikel 35 van de Wet OB erover:

 

5.De factuur moet worden uitgereikt vóór de vijftiende dag na de maand waarin de levering of de dienst is verricht. In geval van vooruitbetalingen als bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, moet de factuur telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan.

 

6.Voor verscheidene afzonderlijke leveringen of diensten kan een periodieke factuur worden opgemaakt, mits de periode waarop de factuur betrekking heeft niet langer is dan een maand.

 

Jij factureert per kwartaal en dat is dus niet toegestaan. Er staat niet dat het moet, maar als je tussentijds factureert, dan moet dat per maand.

Bij doorlopende huur- en onderhoudscontracten is maandelijkse facturering trouwens tamelijk gebruikelijk.

 

groet,

 

John (Roel geniet nog even van een z'n welverdiende nachtrust, denk ik)

[djluc]

Mm, een webhosting account van een tientje hoef je toch ook niet per maand te factureren? Waarom dit wel? Kan je niet een dienst hebben: Een kwartaal abonnement onderhoud op basis van nacalculatie o.i.d?

 

Vanuit positie van de BD is het wel logisch overigens, op het moment dat jij je omzet later pakt draag je gedurende maanden geen omzetbelasting af over de uitgevoerde werkzaamheden dus daar benadeel je de BD. Aan de andere kant is het ook weer niet voor eigen profijt want je krijgt ook niet betaald dus niemand wordt er echt wijzer van.

 

Overigens betreft het moment van het opstellen van een factuur direct voor verzending: Als je geen aparte projectadministratie bijhoudt kan je prima een lijst met concept facturen bijhouden. Dit zit in veel facturatie tools. Die concept facturen vormen dan de verzamelplaats voor de verleende diensten en eens in de zoveel tijd verzend je zo'n concept factuur. Die krijgt dan het factuurnummer wat er op dat moment bij hoort.

[4711]

Mm, een webhosting account van een tientje hoef je toch ook niet per maand te factureren? Waarom dit wel? Kan je niet een dienst hebben: Een kwartaal abonnement onderhoud op basis van nacalculatie o.i.d?

 

Ja, dat is zo. Dat zijn 'Doorlopende diensten' en bij doorlopende prestaties (zich herhalende leveringen en diensten) kan je de periode (max 1 jaar!) waar het om gaat vermelden op de factuur.

 

Maar of dat hier ook geldt, is niet zo duidelijk (lijkt mij).