offertes: vasthouden aan uurindicatie?

[doubleart]

Ik heb nu van een aantal ondernemers binnen de ontwerpbranche hun mening hierover gehoord, maar ben nog niet tot een eenduidige conclusie voor mijzelf gekomen:

De offertes die wij sturen geven een indicatie van het aantal uur dat wij aan een project denken te werken. In hoeverre is het verstandig om hier bij facturering van af te wijken?

 

Enerzijds kun je bij jezelf te rade gaan of de indicatie die je in eerste instantie gaf wel correct was en of je eventueel extra werk dan wel moet meerekenen. Daarbij geeft het volgens mij een raar signaal naar de klant als er ineens extra uren worden gerekend.

 

Anderzijds kan er met name bij een wat meer subjectief werk als ontwerpen veel tijd extra ontstaan door een klant die dingen anders ziet en wil. Tijd die onmogelijk van tevoren in te calculeren valt.

 

Wat zijn jullie bevindingen: vasthouden aan de eerste urencalculatie en eventueel risico van extra werk misschien meenemen in die calculatie? Of in uiterste gevallen toch afwijken hiervan en meenemen in de factuur?

[NathanW]

Hier loop ik ook wel eens tegen aan.

 

Ik heb mezelf ten doel gesteld de klant van dienst te zullen zijn.

Het is hierbij naar mijn mening belangrijk om bij je eerste gesprekken proberen te achterhalen wat je klant wil. Wil hij zekerheid omtrent de prijs of wil hij op de eerste plaats kwalitatief goed werk. Uiteraard zal het een combinatie zijn.

 

Ik probeer in mijn offerte altijd risico van extra werk mee te nemen. Extra werk is meestal geen uitzondering. Bij het bepalen van de hoogte hiervan kun je de mate van zekerheid meenemen die je klant wenst. Daarbovenop biedt ik duidelijkheid betreft eventuele extra kosten. Ik zie offertes maken als maatwerk.

 

Voor mij is die 'duidelijkheid' erg belangrijk. Je komt transparanter en betrouwbaarder over. Vertel wat men voor het bedrag krijgt (eventueel uitgedrukt in uren). Vertel ook hoe je aan je uiteindelijke factuur komt (nacalculatie). Men heeft een concreet bedrag in handen, maar beseft ook, afhankelijk van de eisen, dat dit meer kan zijn...misschien zelfd minder. Ik breng klanten tussentijds ook op de hoogte van extra kosten.

 

Voor de duidelijkheid, ik beweer niet dat dit DE manier is, maar zo doe ik het. Tot nog toe alleen maar lof over mijn offertes.

 

Er bestaan vele naslagwerken over succesvol offertes maken. Ook weet ik dat de kvk geregeldeen seminar geeft 'succesvol offertes maken'.

[Anders Floor]

Je zou kunnen denken aan het vaststellen van een aantal iteratieniveaus, en daarbij aangeven wat de tijd is die je per iteratie incalculeert. Indien de klant daar sterk van (wil) afwijken, kun je de extra uren apart in rekening brengen.

 

Voorbeeld (waarbij je aanvankelijk 3 ontwerpen oplevert waaruit de klant er 1 kan kiezen die je uitontwikkelt):

 

Iteratie 1

Oplevering 3 initiele ontwerpen - 40 uur

 

Iteratie 2

Verwerken feedback, uitontwikkeling 1 ontwerp: 30 uur

 

Iteratie 3

Verwerken feedback, opleveren definitief onwerp: 30 uur

 

Wanneer je het werk opdeelt in "hapklare brokken" kun je makkelijker en eerder aangeven wanneer je ingeplande tijd niet overeenkomt met de tijd die je er werkelijk aan besteedt. Je kunt een tijdsoverschrijding zo tijdens het project al aan de klant communiceren en vervolgens besluiten of je de extra tijd in rekening brengt, de iteratietijd voor een volgende fase verkort, of iets anders. Dat is altijd beter dan achteraf een moeizame discussie voeren over urenoverschrijding waar de klant weinig inzicht in heeft.

[NathanW]

Vind ik een hele goede en leuke oplossing. Doe ik zeker mijn winst mee. Ik ken het itereren voor systeemontwikkeling. Waarom niet voor je ontwerpen. Je smeert zo ook je risico van extra werk over de verschillende iteraties.

[doubleart]

 

Voorbeeld (waarbij je aanvankelijk 3 ontwerpen oplevert waaruit de klant er 1 kan kiezen die je uitontwikkelt):

 

Oe! Dit brengt me direct op een andere vraag! :) Even een nieuw topic starten.

 

Overigens lijkt het aanbrengen van iteratieniveaus me een prima manier van werken, maar is dit niet een redelijk standaard manier? Bij het uitsplitsen van je offerte geef je toch al aan waaraan je hoeveel uur besteedt? We zij nog niet lang bezig hoor, dus correct me if I'm wrong.

 

Overigens lijkt het me inderdaad noodzaak om helder naar de klant te zijn en dus tijdig op de hoogte brengen van evt. extra uren

[Anders Floor]

Oe! Dit brengt me direct op een andere vraag! :) Even een nieuw topic starten.

 

Graag, want het is wel een interessant onderwerp :)

 

Overigens lijkt het aanbrengen van iteratieniveaus me een prima manier van werken, maar is dit niet een redelijk standaard manier? Bij het uitsplitsen van je offerte geef je toch al aan waaraan je hoeveel uur besteedt?

 

Klopt, maar waar het meestal toe beperkt blijft, is een opsplitsing naar discipline. Bij de ontwikkeling van een website heb je dan bijvoorbeeld te maken met (even heel simpel):

 

Projectmanagement 10 uur

Design 20 uur

Implementatie 40 uur

 

Vaak wordt apart van de offerte een projectplan gemaakt met deadlines en andere mijlpalen.

 

Zeker bij maatwerk-producten/diensten zou je bepaalde disciplines hierbij nog op kunnen delen in genoemde iteratiefases. In bovenstaand voorbeeld dus het design en de implementatie. Je kunt - afhankelijk van het soort project - besluiten in je offerte reeds de data voor deadlines/mijlpalen te koppelen aan de iteratiefases, om zodoende jezelf en de klant al meer houvast te bieden dan wanneer je alleen een einddatum hanteert. Hou dan wel rekening met uitloop en onvoorziene omstandigheden, anders blijf je chronisch achter de feiten aanlopen als er iets tegenzit.

 

Iteratieniveaus zie ik in de praktijk alleen bij de echt grote projecten (als in: maanden werk) terugkomen, terwijl het mijns inziens ook geschikt is voor kleinere projecten.