Overschrijding offerte van 88%

[B13R]

Wij hebben op basis van een offerte van Unit 4 besloten om ons boekhoudprogramma te updaten. De geoffreerde totaalsom bedroeg €3.610,-. Na ontvangst van alle facturen bleek het totaalbedrag de geoffreerde som met maar liefst 88% te overschrijden. Wij kregen namelijk 2 rekeningen gepresenteerd van € 3.320,11 en van € 3.448,03 = samen € 6.768,14 !

 

De gangbare nodige uren zijn in de offerte meegenomen. Er wordt wel gesproken over een stelpost genaamd 'Bezoekkosten a € 150,- per uur', maar dat dit zou betekenen dat de rekening € 3.158,14 hoger zou worden dan de offerte is ons nooit verteld.

 

Staan wij in ons recht als we stellen dat een dergelijke overschrijding buitensporig en onacceptabel is?

Welke stappen zouden jullie mij adviseren om te nemen?

 

alvast enorm bedankt voor het meedenken.

Thijs

[B13R]

Hierbij een kopie van de offerte en rekeningen

(ivm de forumregels zijn alle persoonsgegevens verwijderd)

 

 

 

[RiVe]

Het is natuurlijk ook netjes alle adresregels en naam van de aanbieder te verwijderen.

Bedrijf wordt nu al beschadigd, zonder wederhoor.

 

 

Edit; Ik zie overigens ook een regel in de offerte, "Diensten worden uitgevoerd op basis van nacalculatie."

En vlak daaronder wordt een handtekening voor akkoord gevraagd.

 

Daar kan het pijnpunt zitten.

 

[B13R]

Bij deze zijn adresregels en naam ook verwijderd.

[Wouter Hol]

Met ICT bureaus komt het regelmatig voor dat het factuurbedrag afwijkt van de begroting. Dit komt vanwege onvoorziene omstandigheden of, meestal, vanwege eisen van de klant die van te voren niet goed doorgesproken waren of als de klant er gaandeweg nog van alles bij verzint of commentaar levert. Dat is in elk geval mijn eigen ervaring.

 

In hoeverre is er afgeweken van de begroting mbt. de afgesproken punten? Is er onderweg veel bij geprogrammeerd, waren er onvoorziene omstandigheden etc. kortom, kan je iets meer vertellen over hoe dit project verlopen is?

 

Overschrijden ze structureel de begroting of is dit een incidentele opdracht en/of overschrijding daarvan?

 

[B13R]

Er is geen sprake van specifieke wensen vanuit ons of andere afwijkingen, het betreft een standaard update van hun eigen software. Van te voren is geinvenariseerd wat er moest gebeuren en daarop geoffreerd. Dit is voor mij de eerste keer dat een update wordt uitgevoerd, de laatste was alweer 6 jaar geleden en daar is weinig meer van terug te vinden.

 

Posten die er extra bij zijn gekomen zijn onder andere: uren voor het schrijven van bezoekverslagen en actiepunten, boel extra uren die zijn geschreven, 4x bezoekkosten voor evenveel bezoeken (dit was de stelpost).

[Astrid Heijkamp]

Altijd vervelend als een faktuur tegenvalt. Je zou mogen verwachten dat de offerte/kostenraming een goede inschatting geeft van de te verwachten kosten. Indien dat zo ver uiteenloopt dan is een verzoek om nadere uitleg zeker op zijn plaats. Uiteindelijk neem je op basis van de kostenraming een beslissing om een traject in te gaan of niet.

 

De benaming stelpost in de offerte is volgens mij onjuist en zou de klant op een dwaalspoor kunnen brengen. Stelposten zijn bedragen die naar eer en geweten worden ingeschat maar die worden afgerekend tegen de werkelijke kosten. Bij rechtzaken over stelposten gaat de rechter vaak uit van een redelijke bandbreedte van 10%. In deze offerte staat de benaming stelpost waar eigenlijk had moeten staan nader te bepalen of iets dergelijks. Deze bedragen zijn namelijk helemaal niet in de offerte/kostenraming opgenomen.

 

Lijkt me goed als je het gesprek met iemand van dat bedrijf aangaat en om uitleg vraagt. Ten aanzien van de bezoekkosten/stelpost heb je misschien wel een onderhandel puntje. Verder kunnen ze je wellicht prima uitleggen waardoor de werkzaamheden uiteindelijk een stuk meer zijn geworden dan van te voren aangegeven.

 

 

[B13R]

Bedankt voor de uitleg tot dusver.

 

Is er juridisch ook iets waaraan de verhouding offerte/factuur aan moet voldoen? Ik kan me namelijk voorstellen dat een overschrijding van 88% niet als redelijk kan worden aangemerkt door een eventuele rechter. Een gesprek ingaan met de wetenschap waar je in je recht staat is een stuk sterker namelijk.

[RiVe]

Misschien wil Steven hier naar kijken, je kan altijd een pm sturen voor het snelste antwoord.

 

[-retired member-]

Wat een verhaal...

 

Ik ben eigenlijk heel erg benieuwd naar de reactie van je leverancier? Ik neem aan dat je hem hierop hebt aangesproken?

 

 

[B13R]

Ik zit nu nog in de brainstormfase. De klachtenbrief heb ik in concept wel zo'n beetje geschreven en die gaat deze week naar de aanbieder toe.

[Roel J]

WAt mij opvalt is dat beide facturen nagenoeg hetzelfde bedrag zijn. Tevens valt mij op dat op de factuur van 29-04 een ordernummer N1149404 staat en op de factuur van eind juni staat geen order nummer. Er word wel bij Uw referentie beide keren naar dezelfde offerte verwezen. Het lijkt bijna alsof er dubbel is gefactureerd, maar doordat er duidelijk verschillende weeknummers en data worden gebruikt is dat onwaarschijnlijk,

 

Meer aannemelijk is dat er 2x een volledige conversie uitgevoerd, klopt dat?. waarschijnlijk 1 test conversie en een definitieve conversie. en waren er afspraken over gemaakt in de (eerste) offerte? Het lijkt erop dat de offerte uitgaat van 1 conversie en dat ergens in het proces is besloten het 2x te doen waardoor de kosten verdubbeld zijn.

 

[StevenK]

Lastig is dat in de ondertekende offerte expliciet staat dat de uren op nacalculatie worden berekend. Toch zou ik het standpunt huldigen dat je er terecht op mocht vertrouwen dat het afgesproken werk voor de afgesproken prijs zou worden uitgevoerd\.

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Ik zit nu nog in de brainstormfase.

Dus je plempt eerst alles met naam en toenaam op het internet terwijl er een alleszins redelijke kans is dat ze gewoon een foutje hebben gemaakt? Chique... ::)

[B13R]

Bedankt voor de uiterst constructieve bijdrage Peter...

 

Er is wel degelijk een mondeling contact geweest na de eerste factuur, want daar schrok ik al enigszins van. Deze eerste factuur is gekomen na installatie van de testversie van het programma. Om daarmee gelijk ook Roel te bevestigen: de eerste factuur was voor de testversie en de tweede factuur kwam na de livegang. De repliek was dat de uren toch echt daadwerkelijk waren gemaakt en dat het niet zo transparant was geweest. Hij noemde het een leerpuntje. Dit heb ik laten rusten tot de tweede factuur kwam en de daadwerkelijke kosten helder werden. De brainstormfase heeft betrekking op hoe ik mijn klacht ga neerleggen, wat mijn rechten en plichten zijn, en of we grond op klagen hebben. Dat er vreemd is geoffreerd/gefactureerd staat wat mij betreft buiten kijf gezien het extreme verschil zonder extra maatwerk of iets dergelijks.

 

In de offerte worden beide fases besproken:

De eerste 4 uur technische consultancy is het installeren van de test.

De 8 uur installatie daarna is de livegang.

De 8 uur update begeleiding is iemand die voor livegang alles uit komt leggen.

De 4 uur consultancy is begeleiding na livegang.

De 2 uur projectleiding is voor de projectmanager

De stelpost bezoekkosten zijn reiskosten per bezoek, dit bleken er 4 te zijn

 

[John B]

De geoffreerde totaalsom bedroeg €3.610,-. Na ontvangst van alle facturen bleek het totaalbedrag de geoffreerde som met maar liefst 88% te overschrijden. Wij kregen namelijk 2 rekeningen gepresenteerd van € 3.320,11 en van € 3.448,03 = samen € 6.768,14 !

Let op dat het bedrag van € 3610,- excl. btw is en de rekeningbedragen die je noemt zijn incl. btw ...

 

Blijft een groot verschil, maar altijd wel goed om zaken juist te vergelijken.

 

Kernvraag voor mij zou zijn of het hier een standaard update betreft die door opdrachtnemer al talloze keren is uitgevoerd. Zo ja, dan zou ik verwachten dat er een betere inschatting van de uren mogelijk zou zijn geweest. Ik zou bijvoorbeeld denken dat het bij zo'n klus standaard is dat er bezoekverslagen worden gemaakt, maar in de offerte is daar geen sprake van en voor mij komen die uren bij de factuur dus ineens als een konijn uit een hoge hoed.

[Roel J]

Even een beetje kort door de bocht.. Behalve projectleiding hebben ze overal 2x zo lang over gedaan als ze hebben geoffreerd. DAt lijkt mij onacceptabel. De stelpost is hier niet het probleem, die is 600 euro. 4 uur voor een stelpost is best redelijk en ik denk dat als ze jou 3600+die 600 hadden gefactureerd dat je nu niet zou klagen.

 

Helaas is het niet zo dat ik kan zeggen op grond van art X uit dat wetboek hoef je die 2e factuur niet te betalen. Het word dus toch onderhandelen.. maar je hebt wel een terecht punt vind ik.

 

Unit4 is een grote organisatie met vele duizenden klanten en het is niet voor het eerst dat ze een conversie traject doen, dus je mag van hen verwachten dat ze een redelijke inschatting kunnen maken van de benodigde werkzaamheden.

Ik zou fors inzetten en vrijwel de volledige 2e factuur betwisten. Ik zou nog wel even de bezoekverslagen goed lezen, als daar iets instaat wat een aantal extra uren rechtvaardigt, hou daar dan rekening mee in je voorstel. Check ook voor hoeveel uur je urenstaten hebt getekend. als je voor bepaalde uren niet getekend hebt ook niet accepteren, zeker in deze situatie.

 

Uiteindelijk denk ik dat je een budget overschrijding van ca. 1000 euro zult moeten accepteren, maar das puur een inschatting.

 

Als het aankomt post voor post te onderhandelen dan zou ik ter discussie stellen

- 2 uur projectleiding, conform offerte, maar kennelijk weinig leiding want project loopt gierend uit de klauw..

- 3 uren voor bezoekverslagen en actielijsten? Ik vind dit altijd al kolder, ik laat consultants altijd hun bezoekverslag aan het einde van de dag schrijven, wat in 8 uur gepland is kan best in 7 uur uitgevoerd zjin, heeft ie nog een uur voor zijn verslag.

- 4 uur update begeleiding na installatie test.. waarom? dat komt volgens de offerte pas na de live installatie.

- 8,5 uur live begeleiding ipv 4 uur begroot waarom, is ie gezellig blijven hangen of zijn er concrete problemen geweest die zijn opgelost? waren er zoveel vragen/onduidelijkheden tijdens live gaan? en kwam dat dan door fouten van Unit 4 of was de eigen organisatie onvoldoende voorbereid?

 

Verder zou ik later in een gesprek ook vragen naar de deskundigheid/ervarenheid van de consultants. Het is niet erg een beginnend consultant te hebben maar dan moeten ze of het tarief matigen of een aantal uren verminderen.

 

Afijn een hoop ingrediënten voor een brief en onderhandeling, kijk zelf even wat je bruikbaar vind en verschiet niet al je kruit ineens. Gewoon flink het vuur aan de schenen leggen, bijvoorkeur inhoudelijk zoals hierboven (en dan natuurlijk aangevuld met feiten uit jullie implementatie. Dan lukt het vrijwel zeker om een flinke creditnota te krijgen..

 

Succes!

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Bedankt voor de uiterst constructieve bijdrage Peter...

Graag gedaan, hoor!

 

PS - ik kan alleen maar reageren op de informatie die jij geeft, en als je dat soort 'triviale' dingen achterwege laat, dan kan ik daar geen rekening mee houden, natuurlijk...

[B13R]

Bedankt wederom voor de zeer bruikbare reacties. De verwachting dat een dergelijk bedrijf een betere inschatting hoort te maken van de te besteden uren vind ik met name zeer bruikbaar in de beargumentatie. Het is immers een standaard update geweest zonder bijzonderheden. De link met de dure projectbegeleiding ga ik daarbij zeker gebruiken. Ik zal het geheel vanacht eens laten bezinken en meld morgen mijn ongenoegen middels een schrijven richting projectbegeleider en accountmanager. Bij ontwikkelingen zal ik jullie hier wel op de hoogte houden. Voor aanvullende tips houd ik me graag aanbevolen.

 

mvg

Thijs

[Alexander_vD]

Een projectleider stuurt in zijn projecten op 3 peilers: Tijd, Kwaliteit en Geld.

(In algemene zin maar met name met de methodiek PRINCE2)

 

Het was zijn taak om je tijdig op de hoogte te brengen van een forse overschrijding.

Hij organiseert de mensen die volgens de offerte (zijn budget) niet zoveel tijd beschikbaar zijn.

 

Ook volgens de vacaturetekst voor een Projectmanager bij dit bedrijf is deze persoon verantwoordelijk voor budgetten.

(en heeft een pre voor certificering in PRINCE2)

 

Nu dit is nagelaten heb je geen keuze meer gehad en dat is op z'n zachts gezegd niet netjes bij een forse overschrijding.

Wellicht had je willen beslissen om de update dan maar niet in productie te doen omdat er niet meer geld beschikbaar is ???

[adlasko]

Uit Leveringsvoorwaarden unit$

 

14. Wijziging en meerwerk

14.1 Indien U4 op verzoek of met voorafgaande instemming van de Klant werkzaamheden

of andere prestaties heeft verricht die buiten de inhoud of omvang van de overeengekomen

werkzaamheden en/of prestaties vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties

door de Klant worden vergoed volgens de overeengekomen tarieven en bij gebreke

daarvan volgens de gebruikelijke tarieven van U4. U4 is nimmer verplicht aan een dergelijk

verzoek te voldoen en kan verlangen dat daarvoor een afzonderlijke schriftelijke

Overeenkomst wordt gesloten.

14.2 De Klant aanvaardt dat door werkzaamheden of prestaties als bedoeld in dit artikel 14

het overeengekomen of verwachte tijdstip van voltooiing van de diensten en de wederzijdse

verantwoordelijkheden van de Klant en U4 kunnen worden beïnvloed. Het feit dat

zich tijdens de uitvoering van de Overeenkomst de vraag naar meerwerk voordoet, is

voor de Klant nimmer grond voor opzegging of ontbinding van de Overeenkomst.

UNITNIT4 15

14.3 Voor zover voor de diensten een vaste prijs is afgesproken, zal U4 de Klant desgevraagd

schriftelijk informeren over de financiële consequenties van de extra werkzaamheden

of prestaties als bedoeld in dit artikel 14.15.

 

Zie 14.3

Is dit gebeurd ?

Denk ik niet ;)

 

Hun eigen leveringsvoorwaarden, persoonlijk zou ik dit als basis nemen in mijn verweer en de 2e factuur volledig ter discussie stellen en erop wijzen dat ze dit ook niet in het bezoekverslagen hebben vermeld, dus het verslag is ook niet gemaakt volgens de kwaliteitsnorm. Vraag daarbij wat ze nog meer niet hebben vermeld.

 

Heb je hier iets aan ?

Succes, Roland

[Roel J]

Ronald daar heeft ie hooguit wat aan als referentie naar gebruikelijk beleid om de klant te informeren bij overschrijdingen. Maar in de offerte staat nadrukkelijk vermeld dat de kosten en uren op nacalculatie basis worden uitgevoerd, daardoor is het per definitie geen offerte met vaste prijzen.

 

In dit geval had de project manager na de testinstallatie moeten vaststellen dat de kosten nu al het prijsnivo van de offerte heeft bereikt en moeten bellen met de klant dat er dus nog zo'n kostenpost aankomt omdat een live installatie qua proces een kopie is van de test installatie.

[B13R]

Omdat voorwaarden bij bedrijven van deze omvang normaal gesproken nogal zijn dicht getimmerd, ben ik toch iets huiverig om ze daarmee om de oren te slaan. Ik vrees dat ik deze bal dan 2x zo hard krijg terug gekaatst en denk dat het momenteel beter is de discussie buiten de voorwaarden te laten.

 

De verwachting van de leiding om ons te informeren over de enorme overschrijding, waarvoor we zelfs dik betalen, vind ik ook een belangrijk argument wat zeker wordt meegenomen.

[adlasko]

Ronald daar heeft ie hooguit wat aan als referentie naar gebruikelijk beleid om de klant te informeren bij overschrijdingen. Maar in de offerte staat nadrukkelijk vermeld dat de kosten en uren op nacalculatie basis worden uitgevoerd, daardoor is het per definitie geen offerte met vaste prijzen.

 

Dat weet ik Roel, :)

 

On topic :

Maar in dit geval zijn er geen extra werkzaamheden uitgevoerd of extra aanpassingen uitgevoerd. (zoals ik heb begrepen en als er geen bijzonderheden staan vermeld in de rapportage).

Een standaardinstallatie volgens opdracht is in dit geval vergelijkbaar met een fixed-price opdracht, als argumentatie voor het niet betalen van de 2e factuur, inderdaad refererend aan leveringscondities fixed-price

Door omstandgheden is een overschrijding van 10% aanvaardbaar.

Is het echter 88%, dan : (heel zwart-wit)

1- Is dit niet te wijten aan B13R, maar een slecht geleverde prestatie

of

2- Opzettelijk een te lage prijs berekend bij opdracht, want je mag er van uitgaan, dat ze al ontelbare keren een testupdate uitgevoerd hebben, zelfs voor de releaze al.

 

Formeel gezien is B13R naar mijn mening afhankelijk van coulance van zijn leverancier.

Hij heeft immers geen maximum overschrijding% afgesproken of een all-in bedrag onderhandelt.

De installatie is op locatie geweest, hij had de overschrijding ook zelf vast kunnen stellen, dat de projectmanager het niet gesignaleert heeft, kan zijn argumenten in deze kracht bijzetten voor de slecht geleverde prestatie.

 

Zoals ik aangaf, heb je een realistisch referentiepunt om te onderhandelen en tot positief overleg te komen.

Door simpelweg aan te geven dat het de projectmanager zijn schuld is, zul je volgens mij inderdaad de reactie krijgen, "maar je was er zelf toch ook bij ?". Als het goed is, zijn de werkuren afgetekend door B13R, en dan ?

 

De inzet moet dus zijn op basis van fixed-price leveringsvoorwaarden met argumentatie slechte prestatie levering.

Hieruit zal handjeklap volgen, en zal je ergens tussen opdracht en totaalbedrag uitkomen.

Desnoods kun je een gedeelte betalen tegen nog een strippenkaart, geven en nemen.

 

Of een keiharde onderbouwde juridische invalshoek, maar die is er volgens mij niet.

Of wel ?

 

Groetjes,

Roland

 

[B13R]

Graag geef ik jullie en potentiele toekomstige lezers de uitkomst van dit geschil:

 

De leverancier was het met ons eens dat het een zeer hoge overschrijding betrof. Wij hadden in een eerder stadium een stuk maatwerk aangevraagd waarvan de waarde op € 2.000,- werd geschat. Dit maatwerk is als compensatie voor onze klacht gratis aangeboden en wij hebben dat geaccepteerd.

 

mvg

B13R

[member123]

ze zijn waarschijnlijk gewend voor de overheid te werken, daar is het heel normaal dat iets uiteindelijk 2 keer zoveel kost als in eerste instantie was begroot.