Adminstratie (Exact) inzien

[maarten64]

Goedemorgen,

 

Ik zit met een (in mijn ogen simpel) probleem:

 

Ik ben mede-eigenaar van een klein bedrijf waarbij we de boekhouding hebben uitbesteed aan een administratiekantoor. Aan het eind van het kwartaal gooi ik al mijn inkomende en uitgaande facturen door de brievenbus en zij verzorgen daarna de BTW aangifte en de administratie. Dit doen zij met het administratiepakket Exact.

 

Ik hou zelf onze uitgaande facturen bij in Excel, zodat ik kan zien welke vorderingen open staan en wanneer deze betaald moeten worden.Echter heb ik geen goed overzicht van onze uitgave aangezien alle inkomende facturen gewoon betaald worden en op de 'grote hoop' belanden. En dat wil ik nu net anders.

 

Exact Online zou mij de mogelijkheid bieden om inzicht te krijgen in mijn administratie maar daar zijn maandelijkse kosten mee gemoeid en het liefst zou ik deze uitsparen. Ik vraag me dus af of het mogelijk is om een administratie alleen 'in te zien'. Ik zie dat voor me op de volgende manier: Elk kwartaal geeft onze boekhouder ons een export van het exact bestand waarna wij deze kunnen importeren in een stukje software. Het gaat mij er om dat ik een goed overzicht kan krijgen van de uitgave per rubriek, om zo eventueel te kunnen besparen. Als ik dat ook in Excel moet gaan bijhouden zou dat redelijk veel tijd gaan kosten aangezien het best wel een aantal factureren per maand zijn.

 

Bestaat zoiets?

[Jeroen Bakker]

Wat zei het administratiekantoor toen je dit vroeg? Zij zijn de eerste en beste plek om dit te vragen lijkt me?

[Hermes Ratgers]

Ik zelf werk niet meer met exact maar met Afas.

Afas heeft een directe koppeling met excel, of Exact dit ook heeft weet ik niet maar ik denk wel dat je kantoor dit kan maken.

 

Het is zo dat ik vanuit Afas diverse overzichten genereer met excel. Het is een kleine moeite om dat beschikbaar te maken aan mijn klanten. Zodoende kunnen klanten precies zien wat de stand van zaken is.

Naar mijn mening is dit ook wat een administratiekantoor standaard moet bieden.

 

Ik kan me niet voorstellen dat exact niet kan exporteren naar een csv bestand, dat vervolgens in een mooi draaitabel in excel is om te zetten.

 

Het voordeel wat Afas heeft is dat ik dit draaitabel maar 1 keer heb hoeven op te zetten en elke keer weer kan gebruiken met 1 druk op de knop. Als jouw boekhoudkantoor dat ook kan, dan heb je het helemaal voor elkaar. Anders zou je een soort draaitabel moeten maken, en elke keer weer aanpassen (copieren etc)

 

Alleen niet elke administratiekantoor zal bereid zijn om je de bestanden direct te laten zien.

[maarten64]

Bedankt voor de reacties tot zo ver.

 

Ik heb het inderdaad aan mijn kantoor gevraagd: Ze moeten er even over nadenken hoe we dit kunnen doen zonder Exact Online te gebruiken. Ik kan me overigens niet voorstellen dat zij niet bereid zouden zijn deze data te delen, ze zijn altijd erg betrokken geweest en proberen te helpen waar mogelijk. Wat dat betreft ben ik zeer tevreden over de samenwerking.

 

De Excel export is een goede opmerking, ik geloof dat we in het verleden ooit iets dergelijks hebben gekregen, dus wellicht dat ik daarmee uit de voeten kan. Naar mijn weten is Exact één van de grotere spelers op de markt dus het zou me verbazen wanneer deze mogelijkheid er niet in zit.

 

A.s. vrijdag heb ik een afspraak om deze zaken door te nemen, het doel van dit onderwerp was dan ook om voorbereid ten ijs te gaan. Ik hou jullie op de hoogte van verdere mogelijkheden.

[Jeroen Bakker]

Exact kan (automatisch) CSV- en XML-bestanden op een bepaalde plek wegschrijven. Wij hebben verschillende systemen aangesloten op Exact, en dat is nooit een probleem geweest. In principe zou het moeten kunnen!

[Hermes Ratgers]

Het exporteren van bestanden is het probleem ook niet.

Maar het is een tijd geleden dat ik daarmee gewerkt heb.

 

Afas heeft een automatische koppeling met excel. Dus cijfers selecteren, 1 druk op de knop en ik heb een overzicht.

Hiervoor met Unit4 gewerkt. Daar was ook een directe koppeling mogelijk, alleen moest je die in excel wel per administratie inrichten.

Echter of Exact ook een directe koppeling heeft, dat weet ik dus niet.

[Astrid Heijkamp]

Afas heeft inderdaad een mooie oplossing waarbij je via draaitabellen mooie rapporten kunt maken. Ik heb daar in mijn vorige bedrijf mooie dingen mee kunnen doen.

 

In Exact zit ongetwijfeld een rapportagemogelijkheid bijvoorbeeld naar pdf. Vraag gewoon of het bureau maandelijks na het invoeren van jouw gegevens een rapport wil maken van de balans en w&v al dan niet met grootboekkaarten. Dat zou je voldoende houvast moeten geven.

 

o ik lees nog een keer terug en zie dat je juist een excel sheet wilt.

 

Andere overweging is om een deel van de administratie voor te bereiden in excel, dus zelf een soort van inkoopboek bijhouden. Zodanig dat je accountant er minder werk aan heeft en alleen je totaalcijfers per maand of kwartaal of jaar hoeft in te voeren. Ik voer hier voor het ene bedrijf de inkoopfacturen in in excel. Deze lijst gebruik ik ook om dmv een draaitabel de betaallijsten te produceren (veel inkoopfacturen bij aantal zelfde leveranciers). Als het een beetje handig is opgezet is het niet veel meer werk dan alleen de betalingen moeten doen. Vergt alleen wat structuur.