Verwerken bankontvangsten

[assurantiekantoor]

Hallo,

 

Ik heb een assurantiekantoor en breng uit dien hoofde abonnementsbijdragen in rekening bij mijn klanten. Iedere maand factureer ik mijn klanten een maandbijdrage die vervolgens betaald wordt.

 

Deze bijdrage verwerk ik in mijn administratie in volgorde van binnenkomst: de oudste openstaande maand op een debiteur wordt afgeboekt met de bankontvangst.

 

Vergeet mijn klant om bijvoorbeeld de maand april te voldoen, en betaald hij mei wel weer keurig, dan boek ik zijn betaling af op april en laat ik mei openstaan.

 

Een klant gaf aan dat deze werkwijze juridisch niet houdbaar zou zijn. Weet iemand hier meer van, los van de dagelijkse praktijk?

[ecofin]

Of het juridisch niet houdbaar is, kan ik niet over oordelen (ben geen jurist). Administratief en in communicatie naar de klant is het niet bepaald handig. Je kan namelijk op deze wijze niet meer zien welke maand(en) niet zijn betaald; aangenomen dat de bedragen (soms) identiek zijn. Dan wordt het wel moeilijk (ook voor een klant) om na te gaan in de administratie om welke maand(en) het werkelijk is gegaan als je de klant rappelleert.

 

John

[ronaldinho]

Als een betaling duidelijk op een bepaalde maand ziet, kun je die inderdaad niet op een andere maand afboeken. Stel dat een klant moeite heeft met een bepaalde factuur en die betwist. Als je dan een andere betaling op die factuur afboekt, en (veel) later nog eens gaat aanmanen op de factuur die de klant betaald denkt te hebben, ontstaat er een probleem. Stel de verjaringstermijn voor de betwiste factuur is verlopen, en de verjaringstermijn voor de niet-betwiste factuur is nog niet verlopen. Dan zou je dus naar de rechter kunnen om betaling van die laatste factuur af te dwingen (een factuur waarmee de klant het op zich mee eens is), terwijl de vordering die je eigenlijk zou moeten incasseren al verjaard is. Daar zal een rechter niet mee akkoord gaan, die zal aannemen dat de betaling ziet op de factuur die bij de betaling is vermeld.

 

In die zin heeft de klant dus gelijk - zij het dat het geen probleem zal geven als de klant uiteindelijk beide facturen betaalt.

[wimj]

Volgens mij geeft het Burgerlijkboek hier een antwoord op:

 

Boek 6, artikel 43

 

1)

Verricht de schuldenaar een betaling die zou kunnen worden toegerekend op twee of meer verbintenissen jegens een zelfde schuldeiser, dan geschiedt de toerekening op de verbintenis welke de schuldenaar bij de betaling aanwijst.

 

2)

Bij gebreke van zodanige aanwijzing geschiedt de toerekening in de eerste plaats op de opeisbare verbintenissen. Zijn er ook dan nog meer verbintenissen waarop de toerekening zou kunnen plaatsvinden, dan geschiedt deze in de eerste plaats op de meest bezwarende en zijn de verbintenissen even bezwarend, op de oudste. Zijn de verbintenissen bovendien even oud, dan geschiedt de toerekening naar evenredigheid.

 

 

[Roel J]

mooi dat scheelt mij zoeken naar het artikel. waar het op neer komt:

 

Als er op het bankafschrift een duidelijke omschrijving staat waarvoor de betaling is, in jou geval "abonnement mei" dan mag je de betaling alleen toewijzen aan de factuur van mei.

 

Als op het bankafschrift staat "Maandelijks abbonement verzekeringen" dan mag je zelf bepalen aan welke facturen je toewijst met de beperking dat je eerst de vervallen facturen moet aanzuiveren en daarna eventueel nog niet vervallen facturen.

De achtergrond van dat laatste is natuurlijk dat je niet de betaling voor de meest recente factuur, nog niet vervallen factuur gebruikt en daarna vrolijk over de oudste rente en (incasso)kosten gaat rekenen.

 

 

[kakafoon]

een gerelateerde vraag, als een incasso bureau een vordering verwerkt zeggen ze altijd dat het geld wat als eerste binnenkomt bij een betalingsregeling voor hun kosten zijn (zodat ze zelf de buit al binnen hebben) en daarna pas het geld voor de originele vordering mag dit ?

[Marjan]

Zal waarschijnlijk in hun voorwaarden staan. Volgens mij werkt het bij de belastingdienst ook zo.

Lijkt me op zich ook wel reëel.

[assurantiekantoor]

Dank voor de snelle reacties!

 

Wellicht nog een toelichting:

 

- Automatische incasso's incasseer ik zelf zonder specifiek betalingskenmerk, maar met een algemene omschrijving die verwijst naar het abonnement (dus de maand wordt niet genoemd);

- Bij acceptgiro's hanteer ik omwille van de administratieve eenvoud een betalingskenmerk per klant (en dus niet per maand). Dus ook hier zijn de betalingen niet meer toe te wijzen naar de maanden (tenzij een klant dit specifiek aanvullend vermeldt bij de betalingsopdracht).

 

Dus in beginsel lijkt mijn werkwijze toegestaan denk ik.

[Roel J]

 

Dus in beginsel lijkt mijn werkwijze toegestaan denk ik.

 

dat lijkt mij ook. Misschien kun je ook eens kijken of er feitelijk juridische sprake is van 1 jaarcontract met betaalverplichting waarvoor termijnbetalingen zijn overeengekomen. Bij een autoverzekering sluit je meestal een verzekering van 1 jaar af die niet tussentijds opzegbaar is behalve bij verkoop of sloop van de auto.