efficient werken - welke software?

[member123]

Ik loop de laatste tijd steeds vaker te klooien met e-mail, agenda en op locatie hebben van bestanden.

 

Daarbij komt dat ik diverse verouderde software gebruik zoals office XP (ergens uit 1997 ofzo).

Nu heb ik zitten kijken naar het kopen van een nieuw office pakket met nieuwe outlook versie maar wordt van al die verschillende versies niet echt wijs meer.

Net kwam ik ook nog eens Office 365 tegen van microsoft maar onduidelijk of dit nu weer de opvolger is voor office 2010.

 

Wat ik eigenlijk wil is dat ik de software op 1 bepaalde plek heb staan (online??) en dat ik dat vanaf verschillende plekken kan gebruiken. dus vanaf de pc op kantoor, maar ook vanaf mijn laptop als ik onderweg ben of als ik in het magazijn ben op een computer, of op mijn Iphone (of straks de Ipad of galaxy TAB). eigenlijk gewoon van overal waar ik op dat moment ben.

Wil mijn e-mail vanaf overal kunnen bekijken zonder dat ik zoals nu op elke locatie apart moet ophalen en steeds opnieuw alle spam moet weggooien (als ik nu op iphone e-mail kijk en gooi de spam web en kom op kantoor wordt opnieuw alle mail opgehaald inclusief op iphone weggegooide spam).

 

Ik wil excel dus van overal kunnen gebruiken en mogelijk ook andere software die ik nu op mijn pc heb staan.

 

Nu lees ik veel over zaken en zie ik veel termen voorbij comen zoals cloud enz.

maar sbap er allemaal niet veel van en geen idee waar ik moet beginnen met het zoeken van een oplossing.

 

En ik ben Nederlander dus moet ook tegen een schappelijk prijsje;-)

 

Wie kan me op de goede weg helpen om aan al die wirwar aan verschillende oplossingen en programma een eind te maken zodat ik een stuk efficienter kan werken.

[Howard]

Ik zelf heb al mijn software op kantoor draaien en gebruik dan Teamviewer om deze van elke plek op de wereld in te loggen en te gebruiken. Je computer dient dan wel aan te staan op kantoor.

 

[Sandra.]

Voor het delen van bestanden is Dropbox heel handig, het wordt dan op internet opeslagen waardoor je vanaf overal erbij kan maar het lijkt voor je pc net alsof het op je eigen pc is, hoef dus niet via internet te downloaden ofzo.

 

Wat mail betreft gebruik ik imap, daarmee kan je het vanaf verschillende pc's opvragen zonder zelfde handeling meerdere keren te moeten doen. Wat ook optie zou kunnen zijn is gmail.com. Je kan je mail van je eigen domeinnaam koppelen aan gmail.com. Je stelt dan bij je server in dat mail naar 'n adres van gmail moet gaan. De klanten merken er niets van dat je vanaf gmail mailt. Het is gewoon 'n makkelijke oplossing om vanaf overal bij je mail te kunnen komen.

[member123]

voor extern toegang krijgen tot mijn pc gebruik ik logmein.com maar dat is leuk als je af en toe wat moet opzoeken op je pc op kantoor maar niet geweldig om hele tijden op te werken.

 

Dropbox gebruik ik ook maar is ook leuk voor bepaalde bestanden die je inderdaad vanaf meerdere plekken wil kunnen gebruiken maar niet geschikt voor grote hoeveelheden files.

Bovendien gaat er nog wel eens wat mis bij dropbox als er meerdere mensen tegelijk een file gaan gebruiken waarbij je meerdere versies van een bestand krijgt.

 

Imap is een optie (weet sinds 3 dagen wat het is) maar dan moet je dus op elke pc waar je eens wil werken een outlook versie instaleren (en dus overal een aparte licentie kopen)

 

G.mail heb ik 3 keer geprobeerd maar kan niet wennen aan het ontbreken van mappen en de manier van filteren van mails. (ik gebruik nu bij gebrek aan beter windows live mail)

[R.I.P. | Peter Bonjernoor]

Office 365 is de nieuwe online versie van Office - ik weet alleen niet hoe stabiel/compleet die op het moment is. Voor offline is Office 2010 de meest recente.

[member123]

ik kon zo bij office 365 niks vinden over excel, word, outlook enz.. wat ik er van begreep moest je b.v. nog weer aparte outlook kopen.

[Sandra.]

...

 

Imap is een optie (weet sinds 3 dagen wat het is) maar dan moet je dus op elke pc waar je eens wil werken een outlook versie instaleren (en dus overal een aparte licentie kopen)

...

Is Mozilla Thunderbird niets voor je? Is gratis, werkt voor groot deel hetzelfde denk ik als outlook (was voor mij iig niet echt wennen). Imap is daar mogelijk en je kan ook handige add-ons toevoegen waaronder quicktext waarmee je extra snel mail kan opstellen.

[member123]

ga het eens bekijken. in verleden wel vaker naar verschillende e-mail programmas gekeken maar viel altijd over de filter opties. heb een stuk of 15 verschillende e-mail adressen in gebruik (pop boxen) en dan nog een x tal aliassen die in de ferschillende pop boxen komen. verder een stuk of 60 verschillende mappen waarin verschillende soorten mails terecht komen zoals klantvragen, orders, betaal e-mails, storneringen, e-mails van partners, twitter mails enz. enz.

[Yorick10]

De term 'cloud' kun je in principe gewoon overal negeren, kort door de bocht plakt iedereen dit labeltje op software die op het internet werkt in plaats van je eigen computer. Office 365 is hier een voorbeeld van (en geen opvolger van Office 2010!) en lijkt vooral te bestaan om de concurrentie aan te gaan met het (gratis) Google Docs.

 

Als je echt op allerlei computers wilt kunnen inloggen op een account om met spreadsheets / documenten te werken dan zou ik zeker Google Docs eens 'n kans geven, zolang de complexiteit van de spreadsheets beperkt blijft kan dit een prima alternatief zijn voor het normale Office of het tevens betaalde Office 365.

[member123]

ik gebruik in excel veel formules voor het samenvoegen van verschillende velden of informatie van verschillende werkbladen. is google docs dan nog bruikbaar? Vind dat bij open office b.v. ook weer niet handig.

 

[member123]

net even kort wat getest met imap en 2 mailprogramma's.

als ik in ene mailprogramma een map aanmaak en mail daarheen verplaats verdwijnt de e-mail in het andere mailprogramma.

 

en natuurlijk als ik op een andere pc kom moet ik daar dus eerst de mail clieent instaleren en de e-mail accounts aanmaken voordat ik ze kan gebruiken.

[Sandra.]

Als het goed is zie je het bij de andere pc dan ook in de map waarheen je het heb verplaatst, dat wil je juist toch, dat het overal uiteindelijk hetzelfde is?

[postmerger]

Heb ook erg goede ervaring met Dropbox. Met name als je samenwerkt met verschillende bedrijven op een groot project en elkaar bestanden wil toezenden.

 

 

[member123]

Als het goed is zie je het bij de andere pc dan ook in de map waarheen je het heb verplaatst, dat wil je juist toch, dat het overal uiteindelijk hetzelfde is?

 

daar was die map niet (automatisch) aangemaakt.

 

Was overigens testje op dezelfde pc maar met windows live en thunderbird.

 

Mogelijk dat dat dus het probleem is dat er 2 verschillende mail programma's gebruikt zijn bij deze test.

[Sandra.]

het kan zijn dat je het even moest vernieuwen, dat de programma niet iedere keer gaat controleren of er 'n nieuwe map is.

[Astrid Heijkamp]

Ook ik ben tevreden Dropbox gebruiker. Ik werk op verschillende locaties en maak gebruik van dropbox. Hierdoor is het mogelijk om offline te werken en worden de bestanden gesyncd naar dropbox. Daarnaast deel ik een aantal mappen met mensen waar ik mee samenwerk. Op het moment dat ik een bestand uit een gedeelde map heb gewijzigd dan staat het enkele minuten later bijgewerkt in dropbox op de computer van de persoon waar ik mee samenwerk.

 

Voor tekstverwerking en spreadsheet werk ik met word en excel , dat heb ik op verschillende computers geïnstalleerd. Word en excel bestanden kunnen via dropbox op de iphone en ipad wel bekeken worden maar niet bewerkt. Ik doe vrij veel met excel en de alternatieven hiervoor werken voor mij niet handig. De extra kosten voor excel en word neem ik voor lief. Voor mail heb ik wel outlook maar ook thunderbird. Outlook werkt op sommige punten iets makkelijker, thunderbird is gratis dus op computers waar ik niet veel op zit kan ik goed uit de voeten met thunderbird. De accounts die via gmail lopen kan ik uiteraard ook via Gmail benaderen (lezen, verzenden, archiveren etc)

 

Ik gebruik mijn google account voor agenda, contactpersonen en mail. Een aantal accounts heb ik aan gmail toegevoegd en 1 account heb ik apart aan mijn mailprogramma's toegevoegd (omdat ik deze mail apart wil houden van andere mails). De accounts zijn ingesteld als imap waardoor inderdaad de mappen op alle device's gelijk lopen. Het is in gmail even uitzoeken hoe het ingesteld moet worden maar als het goed is ingesteld dan loopt alles gelijk. Als iets op de ene device naar een map verplaatst wordt dan is dat op de andere device ook zichtbaar.

 

Voor mijn agenda gebruik ik google agenda, gekoppeld aan mijn iphone en ipads. Een afspraak ingevoerd op 1 device staat binnen de kortste keren ook op de andere devices. Ik heb met een aantal mensen ook gekoppelde agenda's waardoor ik direct inzicht heb in onze agenda's en direct afspraken kan maken.

 

Voor aantekeningen, to do lijsten en andere dingen die ik wil onthouden of terug wil zoeken gebruik ik evernote. Dit is een programma dat werkt op computer, mac, iphone, etc. Gegevens worden ook hier automatisch gesynchroniseerd.

 

 

Verder vind ik een programma als roboform of lastpass handig. Hiermee kan je inloggegevens van site's en 'safe-notes' bijhouden. Ik probeer wel zorgvuldig te zijn met wachtwoorden en wissel regelmatig van wachtwoorden voor belangrijke programma's.

 

Ik ben tevreden met de manier waarop ik nu alles heb ingesteld. Het kost me weinig tijd om bijvoorbeeld een nieuwe device in te stellen, nieuwe telefoon is met ca 10 min up to date met mail, agenda, contactpersonen, bestanden en notities etc.

 

 

 

[member123]

Astrid... jij hebt er zo te zien goed over nagedacht. wel een heel wirwar van programma's moet ik zeggen.

Maar ga een aantal ervan eens bekijken of het mijn leven wat makkelijker kan maken.

wordt nu in elkgeval gestoord (voorzover ik dat nog niet was) van alle verschillende locaties en dat ik alles meerdere keren moet doen. Ook overzichtelijkheid van mail laat nogal te wensen over dus hopelijk kan ik straks dingen ook makkelijker terugvinden

[Marjan]

Als ik dit allemaalzo lees voel ik me oud :(

 

Ik heb alles op 1 lap top draaien met dagelijks automatische online backup. Bestanden die ik elders (bij een klant) wil kunnen inzien mail ik naar een gmail adres en eventueel (na bewerking) weer terug.

 

Ik vervang mijn lap top iedere 3 jaar en koop dan meteen het nieuwste Office pakket erbij (vaak goedkoper in combinatie met een nieuwe pc). De oude lap top blijft dan een "backup" mocht er met de nieuwe iets mis gaan.

 

Mijn agenda: ik zweer nog altijd bij papier en potlood ;)

 

Hopeloos ouderwets dus..... maar voor mij werkt het prima!

[member123]

voorlopig is efficienter proberen te werken nog niet erg efficient... vandaag al de hele dag bezig om een trial versie van office 2010 te downloaden en instaleren. na heeeeel veel gedoe is dat eindelijk gelukt.

 

Nu de mail exporteren van live mail naar outlook, maar dat loopt dus om de haverklap vast waardoor ik weer opnieuw moet beginnen.

 

Om een of andere vage reden loopt in bepaalde postvak in mappen de export vast op b.v. bericht 1684 van 12183

als ik dan berichten rondom dat bericht (heb ik enkel bij lagere aantallen geteld) verwijder loopt het een paar berichten daarvanaf weer vast.

 

wordt er helemaal gek van en schiet niet erg op zo.

[Astrid Heijkamp]

Balen dat het niet lukt. Misschien toch even mozilla proberen, je kunt je accountgegevens nu waarschijnlijk wel dromen na zoveel pogingen om het in outlook werkend te krijgen

 

Nog even vraagje, gebruik je echt de import functie of voeg je live toe als account?

[member123]

ik heb het probleem ondertussen gevonden (nadat in een map met 5 mails hij vastliep en ik dus precies kon zien welke mail het probleem was).

 

Ik zoe dus vanuit windows live mail (desktop programma) exporteren. loopt dus steeds vast op mails waarvan de bijlage niet meer gevonden kan worden.

 

Moest dus handmatig alle mails met bijlages stuk voor stuk bekijken (7500 mails met bijlage:-s) om te zien welke niet meer gevonden konden worden en die dan stuk voor stuk verwijderen.

 

Daarna lukt het exporteren dus wel. maar wat een werk zoveel mails handmatig stuk voor stuk nalopen

[member123]

ik heb echter kennelijk ergens 1 of 2 mails over het hoofd gezien waarvan bijlage niet gevonden kan worden en mag dus nogmaals handmatig alle mails met bijlage gaan doorlopen om dat te controleren >:(

[thomaspot]

Daniel,

 

Je verteld dat je gmail getest hebt, maar het niet geschikt vond.

 

De laatste maanden is er veel progressie geboekt door Google met hun Google Apps oplossingen. Wij gebruiken deze oplossingen naar tevredenheid. Waar je ook inlogd, altijd je gegevens bij de hand.

 

Gmail werkt prettig. Het label principe werkt prima, beter nog dan mappen maar het vraagt enige gewenning. Gebruik de nieuwe skin (thema) deze is prettiger en makkelijk te bedienen.

 

Google Docs is geen vervanging voor office bestanden, maar prima voor eenvoudige toepassingen. Met name het samenwerken met anderen is praktisch. wij gebruiken dit veelvuldig i.c.m. Google Chat, voor videobellen.

 

Daarnaast gebruik ik ook alternatief voor dropbox , voor complexere documenten. (Ubuntu One)

 

Zoals ik noemde.. even wennen, maar ik wil niet meer terug naar de problemen welke je schetst....eventueel zou je in overgangsfase ook lokaal Outlook kunnen blijven gebruiken. er bestaat een sync tool..

 

Thomas

[member123]

ik kwam er niet uit met g-mail.

Ik heb in windows live mail iets van 40 verschillende regels ingesteld die zorgen dat mijn e-mails van al mijn verschillende e-mail adressen en ook op basis van afzender of onderwerp overal steeds in de juiste mappen terecht komen.

Dat hele systeem van labels van g-mail kom ik niet uit hoe ik dat goed moet krijgen.

 

Overigens zit ik vanmorgen ook heel onwennig te proberen mijn mail in outlook te lezen en te proberen te vinden waar wat staat. en hoe alles werkt.

 

zie nu b.v. alles dubbel staan.

 

Maar als ik outlook goed heb zou wel makkelijk zijn als dat goed gekoppeld is met G-mail en dus automatisch steeds identiek blijft zodat als ik in g-mail iets doe dat ook in outlook dus egbeurd en als ik in outlook van doe dus ook in g-mail gebeurd.

Waar vind ik meer info over hoe ik dat dus voor elkaar krijg?

[thomaspot]

Daniel,

 

Regels (filters) maken in Gmail is redelijk eenvudig.. Een uitleg staat hier:

https://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=6579

 

Het grote voordeel van Labels t.o.v. mappen vind ik dat je aan 1 mail meerdere labels kunt 'plakken'. dat gebruik ik zelf regelmatig.

 

Outlook gebruiken met Google Apps d.m.v. deze tool:

https://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=153866

Synchronisren van contactpersonen, mail en agenda.

 

Voordeel:

Toch in de 'cloud', met de voordelen van altijd dezelfde gegevens, maar lokaal op de meest gebruikte werkplek het vertrouwde outlook..

 

Thomas.

[Astrid Heijkamp]

 

 

Maar als ik outlook goed heb zou wel makkelijk zijn als dat goed gekoppeld is met G-mail en dus automatisch steeds identiek blijft zodat als ik in g-mail iets doe dat ook in outlook dus egbeurd en als ik in outlook van doe dus ook in g-mail gebeurd.

Waar vind ik meer info over hoe ik dat dus voor elkaar krijg?

 

Ik ben bang dat je iets door elkaar haalt. De "synchronisatie" tussen gmail en outlook werkt voor accounts die je hebt ondergebracht in gmail. Het is niet zo dat als je iets met een live account verzend in outlook dat dat dan automatisch in gmail terecht komt als het live account niet aan gmail gekoppeld is (althans ik weet er niet van). Outlook is niets anders dan een hulpprogramma om mail te ontvangen en verzenden en heeft niets "in de cloud". Gmail werkt wel in de cloud net als live mail. Als je accounts via gmail laat lopen dan kan je ze dus vanaf iedere computer met internet benaderen.