Kosten (personeels)administratie (nog) zeer kleine onderneming

[Basli]

Ik start mijn onderneming met 1 personeelslid die 4u per week werkt.

Kan iemand mij een indicatie geven wat het mij ongeveer zal kosten als ik:

a. de personeelsadministratie uitbesteed

b. de gehele financiële administratie (incl personeels) uitbesteed

[Joost Rietveld]

dag Basli

 

De kosten voor een salarisadministratie zullen ergens tussen 120 en 180 euro per jaar uitkomen, afhankelijk van het bedrijf wat dit regelt voor je.

 

Administratie is lastiger te zeggen, want die verschillen zijn veel groter. Er zijn boekhouders die werken voor 15 euro per uur en dat kan oplopen tot 90 euro per uur. Het gaat er vaak om hoe omvangrijk je boekhouding is (aantal te boeken facturen per periode) en het niveau van de boekhouder dat jij nodig hebt.

 

Als starter hoef je niet aan te kloppen bij een kantoor met 4 vestigingen en 30 medewerkers. Zoek een kleine boekhouder die rond de 30 euro per uur vraagt. Dan zit je voorlopig wel safe, maar vraag die boekhouder ook waar hij zijn fiscale kennis vandaan haalt (zelf of koopt hij/zij deze in en dan bij wie)?

 

Succes

Joost

[djluc]

Personeelsadministratie: Weinig inderdaad zoals Joost aangeeft. Wat wel van belang kan zijn is dat je iemand hebt om mee te sparren en die je kan helpen om goede dossiers te hebben. Dat lijkt nu allemaal moeite maar zodra er iets niet goed gaat zijn dat soort zaken van belang. Ook kan het een idee zijn om je overeenkomst goed te laten checken en je daarin te laten adviseren i.v.m. de vele juridische spelregels van het werkgeverschap.

 

Boekhouding: Je kan verschillende opties nemen, sowieso is het aan te raden om duidelijkheid in de kosten te verkrijgen voorafgaand aan de werkzaamheden. Uurtarief e.d. zeggen in basis niet veel, het gaat om het totaal wat je krijgt en wat je kosten zijn.

 

Als je daar duidelijkheid in wilt krijgen moet je uiteraard zelf ook duidelijk zijn in wat je wilt dat gedaan wordt en hoe jij de zaken aan gaat leveren. Om een voorbeeld te noemen: ik gebruik een online facturatiesysteem, het administratiekantoor kan daarop inloggen en dus altijd zien wat er gefactureerd is en de facturen downloaden. Zo is die aanlevering altijd 100% correct. Inkoopfacturen moet ik inscannen, mensenwerk dus soms mist er weleens een bonnetje. Dat kost dan weer wat tijd.

 

Advies: Sommige boekhouders adviseren ook. Overweeg goed wat je met dat advies wilt doen en van wie je het wilt hebben. Laat dit soort zaken altijd lost staan van de boekhouding. Dan heb je zicht op je administratieve kosten en advieskosten. Dit gebeurt vaak niet, wordt allemaal op 1 hoop gegooid qua uurtjes en je hebt geen zicht meer.

 

Rapportages: Dit stuk wordt vaak vergeten, er is een verplichting aan de belastingdienst om eens in de zoveel tijd de boekhouding op orde te hebben. Dan kunnen de aangiftes ingediend worden. Je hebt echter ook cijfers nodig om op te sturen, daarom kan je frequenter een rapportage laten maken dan dit van de belasting moet. Uiteindelijk stuur je een bedrijf daarop aan.

[Joost Rietveld]

Rapportages: Dit stuk wordt vaak vergeten, er is een verplichting aan de belastingdienst om eens in de zoveel tijd de boekhouding op orde te hebben. Dan kunnen de aangiftes ingediend worden. Je hebt echter ook cijfers nodig om op te sturen, daarom kan je frequenter een rapportage laten maken dan dit van de belasting moet. Uiteindelijk stuur je een bedrijf daarop aan.

 

Hey Luc

 

De fiscus verwacht niet dat je periodiek rapportages laat opstellen door de boekhouder. Wel is het zo dat als je een correcte BTW aangifte wilt doen, dat de boekhouding bijgewerkt moet zijn en correct moet zijn. Dan doe je de aangifte op basis van de balans en W&V per de einddatum van het aangiftetijdvak, wat je kunt zien als een tussentijds rapport, maar betaal niet voor dergelijke verslaglegging in rapportvorm, nergens voor nodig, tenzij de bank het vraagt ivm een financiering.

 

Tussentijdse rapportages (kolommenbalans volstaat vaak, mits je die weet te lezen) zijn evenwel voor jou als ondernemer van groot belang: het leert je in te zien hoe de stand van zaken is en het helpt bij de beslissingen die financiële impact hebben.

 

groet

Joost

[djluc]

Rapportages: Dit stuk wordt vaak vergeten, er is een verplichting aan de belastingdienst om eens in de zoveel tijd de boekhouding op orde te hebben. Dan kunnen de aangiftes ingediend worden. Je hebt echter ook cijfers nodig om op te sturen, daarom kan je frequenter een rapportage laten maken dan dit van de belasting moet. Uiteindelijk stuur je een bedrijf daarop aan.

 

Hey Luc

 

De fiscus verwacht niet dat je periodiek rapportages laat opstellen door de boekhouder. Wel is het zo dat als je een correcte BTW aangifte wilt doen, dat de boekhouding bijgewerkt moet zijn en correct moet zijn. Dan doe je de aangifte op basis van de balans en W&V per de einddatum van het aangiftetijdvak, wat je kunt zien als een tussentijds rapport, maar betaal niet voor dergelijke verslaglegging in rapportvorm, nergens voor nodig, tenzij de bank het vraagt ivm een financiering.

 

Tussentijdse rapportages (kolommenbalans volstaat vaak, mits je die weet te lezen) zijn evenwel voor jou als ondernemer van groot belang: het leert je in te zien hoe de stand van zaken is en het helpt bij de beslissingen die financiële impact hebben.

 

groet

Joost

Hoi Joost,

 

Volgens mij bedoelen we deels hetzelfde. Wat zie je normaal gesproken, einde kwartaal, alles naar de boekhouder, vraagposten van 3 maandjes verwerken en het kan weg.

 

De reden waarom ik dit aangeef is omdat ik gebruik maak van een maandelijkse rapportage. Hier gaat niet een accountant voor zitten maar dit is een complete rapportage met W&V, balans etc. Ik had dit nooit en merk dat dit me een goed inzicht geeft en sneller issues signaleer dan voorheen. De kolommenbalans kan ik ook zien maar het wordt tevens "leesbaar" in rapportvorm opgemaakt. Door automatisering bij het administratiekantoor is dit een job die gedaan wordt.

 

Reden waarom zo regelmatig boeken en rapporteren is dat ik een hekel heb aan een vraag over een missend bonnetje van een paar maanden geleden. Geen idee hoe dat zat, dan moet ik gaan zoeken. Over afgelopen maand is dat goed te overzien.

 

De tussentijdse rapportages die je noemt bedoel ik dus inderdaad ook. Goed inzicht over de laatste maand met daarnaast een vergelijking tussen dezelfde maand vorig jaar. Daarnaast het totaal van het jaar tot op heden en het totaal van vorig jaar.

 

Groet,

 

Luc

[Robert Hoekstra]

Nog even twee opmerkingen naar aanleiding van de vraag:

 

1. Spreek een vast bedrag af per boekjaar met je boekhouder. En spreek af dat het bij dit vaste bedrag blijft, tenzij de boekhouder van te voren aangeeft dat iets meer gaat kosten dan afgesproken. En leg deze afspraak ook vast in een offerte.

Je kunt natuurlijk ook een offerterondje doen. Kies een paar kantoren, maak een kennismakingsgesprek, en vraag wat het gaat kosten. Dan heb je al een gevoel bij je boekhouder (heb je een klik ja of nee, heeft hij/zij kennis van zaken). De kosten zijn belangrijk, maar een boekhouder die steken laat vallen, is vaak nog veel duurder. Maak daarom een goede prijs/kwaliteitkeuze!

 

2. De meeste mensen met enig gevoel voor financiën kunnen zelf de boekhouding doen is mijn mening en ervaring. Mits de opstart en eerste begeleiding (strak toezicht de eerste kwartalen en geven van feedback en aanwijzingen door de boekhouder) heel erg goed geregeld is. Heb je het boekhouden eenmaal goed in de vingers, dan zul je zien dat het best aardig is om te doen (helemaal met de gebruikersvriendelijke online pakketjes van tegenwoordig) en het heeft als voordeel dat je alle facturen en betalingen nogmaals te zien krijgt. De praktijk leert dat je er bij het boekhouden nog wel eens een fout of een aandachtspunt uithaalt. Maar bovenal kan het een heel bewuste keuze zijn om te doen waar je goed in bent en de boekhouding uit te besteden!