Hoe gaan jullie met offertes om?

[retep]

Hallo,

 

Ik vraag mij af hoe jullie handelen nadat er een offerte de deur uit is gegaan.

 

Bellen jullie na een offerte de klant op om te vragen wat ze van de prijs vinden? Of doen jullie dat pas bij grotere bedragen of doen jullie het juist helemaal niet?

 

Ik vind het altijd moeilijk om te bepalen wat te doen, ik ben aan de ene kant bang dat de klanten denken dat ik om werk sta te springen of dat ik opdringerig over kom. Maar aan de andere kant wil ik wel graag weten wat de klant van mijn aanbieding vind natuurlijk.

 

Als ik zelf prijzen opvraag bij een leverancier wordt ik er ook nooit om terug gebeld, alleen door sommige verkopers van machines is dat gebeurd maar dan vindt ik ze vaak erg opdringerig over komen...

 

Ook vraag ik me af of jullie een leverancier laten weten of een werk niet doorgaat en waarom het niet doorgaat nadat jullie prijs opgevraagd hebben?

 

 

Groet Peter

[retep]

Ik ben nu een tijdje bezig met offertes nabellen, Als ik de offerte de deur uitgedaan hebt wacht ik gemiddeld een dag of 2. Dan bel ik (zoals hierboven de tip is gegeven) om te vragen of de offerte ontvangen is en of er nog vragen of opmerkingen zijn met betrekking tot de offerte. Resultaat is dat ik al van enkele bedrijven meteen te horen kreeg dat ze er niet mee door gaan. enkele zeiden dat ze in principe akkoord zijn maar dat ze misschien wat dingen wilden wijzigen. En 1 maal kreeg ik te horen dat ze de offerte nog niet gekregen hadden en die stuurde ik toen meteen weer op en ik belde ook meteen op om te vragen of ze hem nu ontvangen hadden.. Mijn conclusie is dus dat nabellen of ze de offerte ontvangen hebben werkt! Je weet in iedergeval of het een serieus verhaal aan het worden is en je sluit uit dat ze je offere niet ontvangen hebben. (dan kan je erg lang wachten op een opdracht ;) )

 

Verder heb ik ook enkele offertes nagebeld die ik een paar weken geleden uitgebracht had. Ik moet zeggen dat de mensen daar wat minder blij mee zijn. Al enkele keren kreeg ik te horen dat ze het wel laten weten wanneer ze de opdracht hebben. Ook kreeg ik al een paar keer te horen dat ze momenteel erg druk zijn en niet meer precies weten waarover het ging en dus wel contact opnamen wanneer bij hun de opdracht doorging. Sommige reageren wel gewoon normaal maar ik heb nog niet mee gemaakt dat ze zeiden dat de opdracht doorging.

 

Maar goed ik blijf dat terug bellen na enkele weken bij de interessante klanten nu nog wel een tijdje doen. Naar mijn mening is dit goed voor mijn zelfvertrouwen en misschien ga de klus op dat moment niet door maar denken ze door dat telefoontje wel weer aan me voor de volgende klus.

 

Ik heb dus wat met jullie adviezen gedaan en ik ben er tot nu tot erg positief over!

 

Groet Peter

[Basto]

Een groot deel van mijn offertes mail ik. Hierbij vraag ik om een lees bevestiging (bij alle mail), datgeeft dan al aan of ze de offerte wel of niet ontvangen hebben.

 

Binnenkort ga ik in ieder geval de offertes na die bijna verlopen zijn. Ik ben benieuwd wat voor reacties ik ga krijgen.

 

[retep]

Een leesbevestiging is niet altijd een garantie dat de persoon die over de offertes gaat het ook daadwerkelijk gelezen heeft. Vooral bij een info@ adres heb je altijd kans dat een ander het bericht opent en er verder niets mee doet.

 

Ook is het wel persoonlijker om te bellen natuurlijk. Al ligt het er wel aan in welke branche je actief bent denk ik of het effect heeft.

 

Waar je misschien wel voor op moet passen als je alleen gaat bellen naar offertes die bijna verlopen zijn. Dat je niet de indruk ga geven aan de klant (zeker bij klanten waar je vaker offertes naar toe stuurt) dat je alleen maar bezig bent met opdrachten binnen te halen omdat je alleen maar wat laat horen op het moment dat je offerte bijna verlopen is.

[Basto]

Daar heb je inderdaad gelijk in.

 

In het vervolg dan maar een paar dagen na het verzenden bellen om te vragen of alles duidelijk is.

 

[John B]

Een leesbevestiging is niet altijd een garantie dat de persoon die over de offertes gaat het ook daadwerkelijk gelezen heeft.

En andersom: het niet ontvangen hebben van een leesbevestiging wil niet zeggen dat de offerte niet gelezen is.

[RiVe]

Een groot deel van mijn offertes mail ik. Hierbij vraag ik om een lees bevestiging (bij alle mail), datgeeft dan al aan of ze de offerte wel of niet ontvangen hebben.

 

Binnenkort ga ik in ieder geval de offertes na die bijna verlopen zijn. Ik ben benieuwd wat voor reacties ik ga krijgen.

 

Waarom alleen die offertes, wat is dan je openingszin, en wat doe je als de offerte verlopen is.

Ik heb onlangs nog opdracht gekregen voor een offerte die 8 maanden oud was, als het binnen de marge is, mag deze voor mij nog doorgaan.

 

[Basto]

Wat mijn openingszin gaat zijn weet ik nog niet, daar moet ik nog even goed over nadenken. Als de offerte verlopen is zoek ik eerst uit of het nog kan voor dat bedrag, dus voor het bellen. Mocht men toch interesse hebben dan kan ik dan al aangeven of het nog kan of niet.

Mocht het niet meer kunnen voor dat bedrag dan zal ik waarschijnlijk aanbieden om een nieuwe offerte uit te brengen.

 

Het met terugwerkende kracht nabellen van offertes zou kunnen maar ik vraag me af of dat nut heeft. Veelal zal men vermoedelijk niet eens meer weten wat er geoffreerd is. Dat lijkt mij tenminste, kan er natuurlijk naast zitten.

Rick, heb jij die offerte van 8mnd oud nagebeld of kwam de opdrachtgever uit zichzelf bij jou?

 

Er schiet me nog een andere offerte gerelateerde vraag binnen. Met enige regelmaat gebruik ik apparatuur uit het buitenland die ik samenvoeg met eigen producten tot een compleet systeem. Deze buitenlandse producten worden betaald in vreemde valuta.

Hoe verwerken jullie de afhankelijkheid van de wisselkoersen in jullie offertes? Nemen jullie zelf het risico of nemen jullie een clausule op in de offerte die bij een x% afwijking in de wisselkoers een prijsverandering tot gevolg heeft?

 

[RiVe]

Het met terugwerkende kracht nabellen van offertes zou kunnen maar ik vraag me af of dat nut heeft. Veelal zal men vermoedelijk niet eens meer weten wat er geoffreerd is. Dat lijkt mij tenminste, kan er natuurlijk naast zitten.

Rick, heb jij die offerte van 8mnd oud nagebeld of kwam de opdrachtgever uit zichzelf bij jou?

 

Deze kwam uit zich zelf, ik had deze offerte al gemaakt toen het BTW tarief op arbeid tijdelijk op 6% stond, het BTW tarief is nu wel aangepast, dat moest ik wel aanpassen.

Ook in de tussentijd is er wel contact geweest.

 

Hou op een leuke manier contact met offerte-aanvragers tot het antwoord gegeven is.

Ben je een keer te duur, sluit het dan ook leuk af.

[retep]

Ik heb voor mijn offertes vaak te maken met (soms grote) schommelingen in de metaalprijzen. Ikzelf neem deze schommelingen voor 50 dagen voor eigen risico, (zo lang zijn mijn offertes doorgaans geldig en probeer ik ook een beetje in te calculeren) daarna baseer ik de offerte op de op dat moment geldende metaalprijzen. Stel dat ik in de tussentijd mijn uurtarief verhoogd dan neem ik dat ook voor eigen risico. Mijn inschatting van de uren zal na die 50 dagen niet veranderd zijn en dan zal ik de werkzaamheden voor hetzelfde geld verrichten. Stel dat ze een jaar later terug komen op een offerte zal ik wel het nieuwe uurtarief hanteren.

 

Maar dit is hoe ik het doe, waarschijnlijk zijn er hier mensen die het heel anders aanpakken.

[retep]

Wat mijn openingszin gaat zijn weet ik nog niet, daar moet ik nog even goed over nadenken.

 

Als je na enkele dagen terug belt is de mooiste openingszin gewoon om te vragen of de offerte ontvangen is en of er nog opmerkingen of vragen zijn. Dan begint het gesprek vanzelf en krijg je wel een idee hoe serieus deze offerte/klant is. Als je gaat bellen dat je offerte bijna niet meer geldig is komt toch wel een beetje opdringerig over vind ik

[RiVe]

Ik heb voor mijn offertes vaak te maken met (soms grote) schommelingen in de metaalprijzen. Ikzelf neem deze schommelingen voor 50 dagen voor eigen risico, (zo lang zijn mijn offertes doorgaans geldig en probeer ik ook een beetje in te calculeren) daarna baseer ik de offerte op de op dat moment geldende metaalprijzen. Stel dat ik in de tussentijd mijn uurtarief verhoogd dan neem ik dat ook voor eigen risico. Mijn inschatting van de uren zal na die 50 dagen niet veranderd zijn en dan zal ik de werkzaamheden voor hetzelfde geld verrichten. Stel dat ze een jaar later terug komen op een offerte zal ik wel het nieuwe uurtarief hanteren.

 

Maar dit is hoe ik het doe, waarschijnlijk zijn er hier mensen die het heel anders aanpakken.

Ik zit ook met koperprijzen die fluctueren, idem met uurtarieven, je weet echt niet wat de economie doet over een jaar.

[retep]

Ik zit ook met koperprijzen die fluctueren, idem met uurtarieven, je weet echt niet wat de economie doet over een jaar.

 

Nee als we dat wisten ;)

 

Als ik voor mezelf praat dan is 5000 euro inkoop materiaal voor een order redelijk veel, op mijn inkoop van metaal doe ik meestal 10%, als metaal in 50 dagen tijd 10 procent duurder zou worden zou dat best uniek zijn. En stel dat het eens 15% duurder wordt verlies ik 250 euro op de inkoop op dat moment. Dan ga ik over zo'n bedrag niet moeilijk doen bij een klant. Verder is het zo dat ik dat bedrag waarschijnlijk wel weer terugverdien op de inschatting van mijn uren en uurtarief. (een order is bij mij doorgaans zo'n 40% materiaalkosten en ongeveer 60 % arbeid. )

[dannyverhoeven]

Als je iets hebt verstuurd, bel je er op na, zo simpel is het. Al was het maar om te verifieren of e.e.a. goed is aangekomen en of er wellicht nog vragen / opmerkingen over zijn.

 

Succès en groet,

 

Hans

 

Helemaal mee eens!

[klm10]

Ook ik doe een offerte altijd opvolgen. Vrijwel altijd telefonisch, soms per e-mail. Word ik het niet, dan vraag ik altijd waarom niet. Word ik het wel, dan vraag ik ook altijd waarom. Zo leer ik ervan. Ik zie het geheel niet als opdringerig. Ik zou niet weten waarom.

[Basto]

Persoonlijk vindt ik het storender om binnen enkele dagen gebeld te worden na het ontvangen van de offerte, dan vlak voor de einddatum. Het eerste geval komt wat opdringerig op mij over, dit ligt natuurlijk ook aan de toon van het gesprek.

Dit is voor mezelf dus goed om hier rekening mee te houden als ik offertes ga nabellen.

 

Eén van de belangrijkste redenen om offertes op te volgen is om te vragen waarom ik het wel of niet ben geworden, precies zoals KLM al aangeeft. Dat een offerte niet doorgaat is jammer maar het is uiteraard erg nuttig om te weten waarom dit dan is. Dan kan ik in het vervolg hier rekening mee houden.

 

Over de inkoop in vreemde valuta, de laatste tijd met de grillige wisselkoersen is het lastig om 30 of 50 dagen vooruit te kijken. Nu wil ik best wat risico lopen maar mijn marges zijn niet zodanig dat ik grote wisselingen in de wisselkoersen zomaar kan opvangen. Misschien moet ik inderdaad maar een beperkte fluctuatie van de koersen in de prijs in calculeren. Dan hoef ik geen clausule meer op te nemen, ik heb namelijk het vermoeden dat klanten dit niet echt waarderen.

 

 

 

[retep]

Hallo Basto,

 

Ik doe het nog maar een paar weekjes nu hoor dus ik ben echt geen expert in offertes nabellen.

 

Maar als ik alleen maar vraag of de offerte goed is ontvangen en of er opmerkingen en vragen zijn dan krijg ik meteen altijd wel een duidelijk antwoord en hoef ik eigenlijk niet veel meer te vragen. Ik weet dus meteen of de kans erin zit dat de offerte opdracht wordt. Als de klant kortweg zegt dat de offerte ontvangen is en dat ze wel contact opnemen als het doorgaat moet je ook niet verder doorvragen. Dan zeg ik alleen maar dat het fijn is om te horen dat de offerte is ontvangen en ik het graag verneem als het opdracht wordt. Dan komt het eigenlijk nooit opdringerig over en wordt het zelfs gewaardeerd. Als je meteen uit jezelf een heel verkoop verhaal gaat ophangen (wat als het goed is al in de offerte omschreven staat) heb je wel grote kans dat het als opdringerig ervaren wordt.

 

Ik weet niet welke producten u precies verkoopt en voor welke branche? Maar vooral bij bedrijven met +10 man in dienst merk ik dat er vaak geen goede communicatie is, opdrachten vergeten worden of door een ander personeelslid de opdracht aan een ander gegunt wordt zonder dat er altijd gekeken wordt naar wie de best passende aanbieding heeft gemaakt. En net als ik al eerder vertelde is de kans dan altijd aanwezig dat de offerte helemaal niet bij de persoon terecht komt waar je in eerste instantie mee te maken heb gehad. Het is zonde om 30 dagen na het uitbrengen van de offerte (wanneer je voor het eerst terug belt) te horen te krijgen dat een ander de opdracht gekregen heeft, simpel weg omdat ze nooit niets van jou gehoord hebben..

 

 

 

[Basto]

Retep,

 

Hopelijk kunnen we met zijn allen meer duidelijkheid geven in het navolgen van offertes, Daarom geef ik aan hoe ik het zelf ervaar.

 

Vooral de insteek, en de openingszin lijken me inderdaad belangrijk. Zoals je al aangeeft is inderdaad het doorvragen waar ik (en anderen vast ook) me aan erger. Van de week maar eens wat belletjes plegen en dan merk ik vanzelf hoe het verloopt.

 

Zelf lever ik producten voor de behandeling van water in de breedste zin van het woord. Mijn klanten variëren van kleine bedrijfjes tot zeer grote bedrijven.

Offertes die ik per mail verstuur (75%) probeer ik altijd wel naar een persoonlijk mail adres te sturen en dus niet naar info@..

Per post stel ik ze natuurlijk wel op naam maar dat is zeker geen garantie dat ze bij de juiste persoon belanden. Wat dat betreft is het inderdaad wel verstandig om na een week even te bellen.

 

Deze week ga ik maar eens starten met het nabellen/mailen van offertes en dan maar eens kijken welke reacties er komen.

[retep]

Ik zou het erg waarderen als je je ervaringen wat betreft het nabellen met ons wilt delen? Ik en ik denk met mij meerdere mensen hier op het forum vinden het erg interessant om van elkaar te leren op welke manier je het beste offertes kan opvolgen en hoe erop gereageerd wordt.

 

Begin deze week bijvoorbeeld zat ik eraan te denken om een simpele stempelklok aan te schaffen zodat ik bij mijn werktekening steeds een stempel zet wanneer ik aan een klusje begin en eindig. (ik heb altijd diverse kleinere klusjes die ik soms als vulwerk verspreid over enkele dagen) dan is het voor mij wat makkelijker om simpel terug te kijken hoeveel werk er in zat. Maandag naar de eerste de beste die ik via google tegenkwam een mail gestuurd wat zo'n apparaat kost en wat de levertijd is. 'smiddags werd ik gebeld en werden al mijn vragen beantwoord. Dit ervaarde ik als prettig. Mijn antwoord was dat ik waarschijnlijk de klok wel wilde aanschaffen maar dat ik nog even met de mensen die voor mij werken het wil overleggen of zij dit ook makkelijk vinden of misschien een beter idee hebben. De prijs was voor mij geen issue en als het besluit doorging om met deze klok te gaan werken had ik al besloten om hem bij deze man te bestellen en ik heb dus helemaal niet bij andere leveranciers opgevraagd..

 

Dinsdag werd ik om 9 uur al gebeld door de man om te vragen wat we besloten hadden.. Ik had het helemaal nog niet besproken met de mensen om mij heen of we met deze klok gingen werken en mijn antwoord was dus ook dat het waarschijnlijk wel doorging maar ik het nog even moest bespreken. Nu vond ik het al iets opdringeriger worden, de man antwoorde op mijn verhaal ermee dat als ik nu nog voor het eind van de maand bestelde ik 25 euro korting kreeg (het was de 31e toen) Mijn antwoord: (al iets geirriteerder) dat ik het echt even wilde overleggen... De man weer: wanneer weet je dat? zoveel werk is dat toch niet om te overleggen?? Mijn antwoord: meneer! ik heb het druk, en ik wil het echt nog even in de groep gooien. Nu hebben we besloten om zo'n stempelklok aan te schaffen maar ik vertik het om bij die man nu te kopen. Dus ik heb nu op merk en type van de klok gegoogled en heb hem zelfs nog goedkoper bij een ander bedrijf besteld.

 

 

 

[Basto]

Zoals vermeld heb ik deze week een hele reeks offertes nagebeld en gemaild.

Dit geeft toch best wel wat waardevolle informatie dus ik heb besloten om dit voorlopig te blijven doen.

 

De reacties waren over het algemeen niet vervelend en men stond mij netjes te woord, dit zag ik in het begin wat somberder in dan dat dit werkelijk was.

 

De reacties varieerden van te duur tot we gaan het zelf doen. Uit een aantal opmerkingen maak ik op dat men mijn offertes erg duidelijk en gedetailleerd vindt. Zelfs te gedetailleerd blijkt nu omdat sommige op basis van mijn offerte zelf een systeem zijn gaan samenstellen. De inhoud van mijn offertes zal ik daarom wat inperken.

Een ander punt is dat ik wat beter door moet vragen wat men precies wil. Ik krijg een aanvraag waar ik vervolgens meer informatie over opvraag bij de potentiële klant. Toch blijkt dat ik af en toe de systemen over dimensioneer omdat ik de vraag schijnbaar anders interpreteer dan dat de aanvrager deze bedoeld.

 

Dus moraal van het verhaal, kijken of de prijzen scherper kunnen, de offertes minder gedetailleerd en beter inventariseren wat de aanvrager nou daadwerkelijk wil bereiken.

 

[retep]

Mooi om te horen dat het goed verlopen is. Zeker als je zulke uitgebreide informatie krijg waar je daadwerkelijk mee verder kan. Je zegt wel dat je mails verzonden hebt en de klanten na gebeld had. Kreeg je op de mails ook duidelijk antwoord?

[Basto]

Op het merendeel van de verstuurde mails kreeg ik een duidelijk antwoord. Op de overige mail heb ik tot nog toe geen antwoord gehad.

Al met al valt het mij niet tegen hoeveel mails er toch beantwoord worden.