Eigen administratie doen als ondernemer

[topboekhouder]

Steeds vaker krijg ik de vraag wat er van de jaarlijkse administratiekosten af kan omdat de betreffende ondernemer zelf wat overzichten in Excel maakt, of zo. Of via een eigen (boekhoud)programma menen alvast een deel van de boekhouding klaar te maken voor de boekhouder.

 

Ik ben benieuwd of iemand hiervan goede voorbeelden kent, want ik kan mij niet voorstellen dat een ondernemer en/of boekhouder daar echt mee gebaat is. Het kopen van een boekhoudprogramma heeft (natuurlijk) alleen zin als je ook kan boekhouden. Het is echt een illusie om te denken dat je (vooral bij kleinere bedrijven) de boekhouder kan ontlasten door dingen zelf te doen. Lever de stukken goed en geordend aan zou ik zeggen, en laat het daar verder bij. Een boekhouder (of diens medewerker, voeren zaken heel snel in in zijn / hun eigen programma, die "winst" kan je echt vergeten. Wel kan je "verlies" lijden doordat de boekhouder allerlei correcties moet gaan maken omdat degene die invoert geen boekhouder is. Boekhoudkantoren die ondernemers adviseren (soms nog dure) programma's te gaan kopen, sorry, maar daar heb ik niet zoveel mee. Dat is ongeveer hetzelfde als dat ik tegen de garage zeg dat ze niet de wielen hoeven vast te draaien van mijn auto na een reparatie van een lekke band, en dan op straat zelf de wielen ga vastdraaien, in de hoop dan wat goedkoper uit te zijn.

[henkh]

Van welke planeet kom je? Met de huidige beschikbare programma's is het inboeken van administratie heel goed te doen. De meeste softwareleveranciers maken tegenwoordig heel gebruiksvriendelijke programma's

 

Zeker als je kennis op BKB niveau ligt is het zelf inboeken goed te doen. Controle, jaarstukken en belastingaangifte kunnen dan uitbesteed worden.

 

Het zelf inboeken levert toch een besparing op. Die uren hoef je niet te betalen. Uiteraard kan je in die uren dat je boekt geen omzet voor je bedrijf maken maar je leegloop kan je er aardig mee vullen.

[Marjan]

Mijn ervaring is dat het grootste probleem juist zit in het correct aanleveren. De "schoenendoos" ondernemers gaan sowieso al niet zelf zitten boeken. Het meeste werk had ik altijd met het uitzoeken van de rotzooi die ik elke maand kreeg toegestuurd. Ondanks stap voor stap instructies bleef ik maar maandverband en sigaretten wegstrepen uit "zakelijke" kassabonnen.

 

Ik denk dat de ondernemer/zzp'er die snapt wat nodig is voor een boekhouding en de stukken zodanig aanlevert dat die alleen nog maar ingeboekt hoeven worden ook zelf prima (online) zijn stukken kan inboeken.

 

Kortom: basiskennis boekhouden zou ik iedere ondernemer wel aanraden, los van of ze zelf gaan boeken of niet.

[topboekhouder]

Dit is ook mijn ervaring Marjan. En dat is hij al 25 jaar eigenlijk. Ik zie de voordelen niet. Je zal voor de Belastingdienst een complete boekhouding moeten aanleveren die zonder al te veel verkeerde invoer en zonder al te veel correcties moet worden overlegd. Dat bereikt je "niet echt" als een niet-boekhouder dingen zelf gaat inboeken in de hoop daarmee de boekhouder te ontlasten.

Beter kan de klant zich zichten op het juist aanleveren van stukken, zoals kloppende verkoopfacturen, het zorgen dat alle bankafschriften compleet zijn, dat alle inkoopfacturen er zijn, dat de tenaamstelling van de facturen juist is, dat de BTW wel of niet verlegd is op de facturen zoals het hoort, e.d.

 

 

 

[henkh]

Ik denk dat de ondernemer/zzp'er die snapt wat nodig is voor een boekhouding en de stukken zodanig aanlevert dat die alleen nog maar ingeboekt hoeven worden ook zelf prima (online) zijn stukken kan inboeken.

 

Misschien een tip voor de belastingdienst om daar in Jip&Janneke taal eens een folder aan te wagen ;)

[Marjan]

Ik denk dat de ondernemer/zzp'er die snapt wat nodig is voor een boekhouding en de stukken zodanig aanlevert dat die alleen nog maar ingeboekt hoeven worden ook zelf prima (online) zijn stukken kan inboeken.

 

Misschien een tip voor de belastingdienst om daar in Jip&Janneke taal eens een folder aan te wagen ;)

 

In deze regio (Utrecht/Amersfoort) waar ik sinds een jaar woon is de belastingdienst hier erg actief in. Er wordt veel voorlichting gegeven aan (startende) zzp'ers, individueel of via bijeenkomsten van lokale netwerken. In die zin is er wel sprake van vooruitgang. Ook de belastingdienst ziet zich al een aantal jaren geconfronteerd met een toename van het aantal zzp'ers (en een gedwongen vermindering van personeel aan hun kant). Er is hen dus alles aan gelegen om dit in goede (betere) banen te leiden.

 

Mijn ervaring is dat de startende ondernemer/zzp'er vooral vakinhoudelijk gefocust is en de nodige skills heeft. Het enthousiasme van deze mensen is aanstekelijk.... tot de zoveelste schoenendoos arriveert.

[SleinV]

Ik boek zelf online in.

 

Ben niet boekhoudkundig onderlegd maar ben wel erg georganiseerd in alles en voornamelijk ook administratie. Het gaat prima, eerste gesprek met boekhouder (overstap van zelf bijhouden in Excel naar online boekhouden) kreeg ik complimenten hoe goed ik het zelf had bijgehouden en het mocht wel wat minder nauwkeurig zelfs ;)

 

Verschilt dus denk ik per persoon. Voordat ik mijn huidige boekhouder had gevonden, had ik een gesprek met een boekhouder van de oude stempel, die alles graag in een (schoenen)doos kreeg aangeleverd. Nu daar kreeg ik nou zelf nogal de kriebels van dus deze manier van werken bevalt mij prima!

 

Wat TS dus aankaart vind ik echt niet meer van deze tijd, ik bespaar zeker wel op kosten boekhouder door het zelf inklokken van de gegevens plus bijkomend voordeel zelf altijd duidelijk inzage en overzichten die ik zelf online (dag en nacht) kan raadplegen.

[djluc]

Er wordt te weinig gekoppeld. Als je een online facturerensysteem gebruikt zou dat automatisch ingelezen kunnen worden. Zeker als je in het systeem gebruik kan maken van product categorieen. Dan kan dat 1-op-1 op de juiste rekening ingeboekt worden. Uitzonderingen kunnen altijd nog opgelost worden.

 

Bonnetjes inscannen, maak een online portal waarin je er bij kan schrijven wat het is en een categorie kan selecteren en ook dat hoeft de boekhouder niet meer te doen. Zo kan je verder blijven gaan, er is van alles mogelijk. Wat je veel ziet is dat bepaalde systemen, zoals boekhoudsoftware, echter nog niet heel beschikbaar is voor koppelingen zonder allerlei gedoe.

[Hermes Ratgers]

 

Bonnetjes inscannen, maak een online portal waarin je er bij kan schrijven wat het is en een categorie kan selecteren en ook dat hoeft de boekhouder niet meer te doen. Zo kan je verder blijven gaan, er is van alles mogelijk. Wat je veel ziet is dat bepaalde systemen, zoals boekhoudsoftware, echter nog niet heel beschikbaar is voor koppelingen zonder allerlei gedoe.

 

Mijn meeste klanten sturen het gewoon per post op. Sommigen scannen het in, maar mijn ervaring is dat inscannen ontzettend veel tijd in beslag neemt. Veel langer dan het ouderwets inboeken.

 

[djluc]

Je hebt scanners die rechtstreeks je documenten verzenden, dat werkt prima is mijn ervaring. Zeker als je het meteen bij het verwerken van mail/post doet.

[herman van der helm]

Eigenlijk vind ik dat elke ondernemer hoe klein ook minimaal zijn eigen stukken moet kunnen invoeren en ook weet wat de effecten ervan op de jaarrekeningen is.

Ondernemen is namelijk niet alleen je vak uitoefenen, maar ook je bedrijf leiden. En hoe kun je nu je bedrijf goed aansturen als je niet per dag op de hoogte bent van je actuele bedrijfsresultaten. Elke beslissing die je neemt moet gebaseerd zijn op je onderliggende cijfers en als je die niet ter plekke kunt oproepen ben je blind aan het ondernemen.

Ik denk dat dat dan ook de grootste reden is dat er zoveel fout gaat in ondernemersland.

[Tonino]

Laatste bezig geweest met het invoeren van een boekhouding in een eigen systeem. Boekhouding was eerder verwerkt door een gerenomeerd groot boekhoud kantoor.

 

Kom je een UPS factuur tegen die wel betaald was maar blijkbaar niet aan het boekhoudkantoor was overgedragen. Die is toen 100% als kosten verwerkt. Heb zelf een kopie factuur opgevraagd en toen bleek het te gaan om een factuur voor btw bij import, practisch geheel terug te vorderen van de belastingdienst. Ging over ruim 1000 euro wat over de balk ging....

 

Administratie gewoon grotendeels zelf doen. Jij bent toch degene die het best weet wat er in je onderneming gebeurd.

[JanWillemPXS]

Voor mijn vorige bedrijf had ik een administratie kantoor wat met snelstart werkte.

Ik had zelf ook een snelstart licentie. Wij deden zelf de invoer, aan het einde van het kwartaal stuurde ik het MDB bestand en bracht de mappen met administratie naar het administratie kantoor. Zij deden dan de controle en de aangifte voor de BTW.

 

Op die manier hou je het grotendeels in eigen beheer, maar toch de controle over je administratie.

In het begin boekte ik soms nog wel iets fout, maar na een tijdje leer je wel hoe het werkt.

[Kau]

Je kunt gewoon niet alles weten. Als ondernemer ben je meestal sterk in een bepaald gebied, dat is dan ook je vakgebied. De rest zal je moeten uitbesteden. Tenzij je denkt dat je alles zelf kan, maar denk je nou werkelijk dat andere ondernemers die gespecialiseerd zijn in dat vakgebied dat minder goed kunnen dan jij???

 

Als m'n auto kapot gaat kan ik ook wel zelf gaan lopen kloten. Misschien met wat hulp van de buurman en het internet kan je een heel eind komen. Uiteindelijk zou ik (maar die kans is best klein) zelfs het probleem kunnen repareren. Maar dan heb je veel tijd (en dus geld) verspild en weet je nog niet eens zeker of het goed is gebeurd.

 

En zo geldt het bij de eigen boekhouding en belastingaangiftes doen ook. Ongetwijfeld kan je het zelf doen, maar je weet nooit of het wel goed gaat.

[herman van der helm]

Kau zegt:

"Je kunt gewoon niet alles weten. Als ondernemer ben je meestal sterk in een bepaald gebied, dat is dan ook je vakgebied."

 

In je vakgebied ben je meestal sterk, daarom denk ik dat je eigen boekhouding grotendeels beheersen en daardoor snappen een essentieel deel van je vakgebied is. Je bent tenslotte als eerste ondernemer en als tweede vakman, en wat ben je als je je gereedschap waarmee je alle beslissingen moet nemen niet kunt hanteren?

[StevenK]

Hier nog iemand die al jaren zijn eigen administratie doet. Het kost soms wat tijd, maar daar staat tegenover dat ik een veel gedetailleerder inzicht heb in mijn actuele financiële positie dan ik kan hebben wanneer de administratie buiten de deur wordt gedaan.

[Hans v N]

Ook ik doe zelf de administratie in Reeleezee. Hoe moeilijk kan het zijn? ;)

 

Inkomsten of uitgaven kiezen, keuze maken welke categorie kosten en inboeken. Alles wordt automatisch aangepast. Dus representatie correct geboekt, investeringen gaan op de balans enz. Eens per jaar een uurtje of soms 2 (de eerste keer een avondje) met een bevriende accountant om de zaken te controleren, eventueel te corrigeren en de aangifte invullen.

[Kau]

In je vakgebied ben je meestal sterk, daarom denk ik dat je eigen boekhouding grotendeels beheersen en daardoor snappen een essentieel deel van je vakgebied is. Je bent tenslotte als eerste ondernemer en als tweede vakman, en wat ben je als je je gereedschap waarmee je alle beslissingen moet nemen niet kunt hanteren?

 

Je hebt wel gelijk, als ondernemer moet je natuurlijk ook financieel ingesteld zijn, maar dat je goed kan boekhouden, alle belastingaangiftes begrijpt en de fiscale regels kan toepassen lijkt me niet per se een essentieel deel van je vakgebied.

 

[Tkntr]

Dag iedereen!

Zojuist voor het eerst bij HigherLevel geregistreerd! Ik ben een startende ondernemer en bezig met het opzetten van een boekhouding. Ik wil klein beginnen (heb al naar free-ware gekeken, maar een start met een Excel-sjabloon lijkt me het laagstdrempeligst. Ik ben op EasyAdmin gekomen (een excel sjabloon) voor ongeveer 70 euro (eenmalig). Heeft iemand hier ervaring mee? www.excelboekhouding.nl

 

 

[topboekhouder]

Ook ik doe zelf de administratie in Reeleezee. Hoe moeilijk kan het zijn? ;)

 

Inkomsten of uitgaven kiezen, keuze maken welke categorie kosten en inboeken. Alles wordt automatisch aangepast. Dus representatie correct geboekt, investeringen gaan op de balans enz. Eens per jaar een uurtje of soms 2 (de eerste keer een avondje) met een bevriende accountant om de zaken te controleren, eventueel te corrigeren en de aangifte invullen.

 

 

Ik kan jouw situatie of bedrijfsgrootte niet inschatten, maar met alle respect (heel veel zelfs), ik vind dit toch een beetje onzin zoals je het omschrijft. Jij bent geen boekhouder en kan dus ook geen goede boekhouding maken, en een bevriende kenner kan niet in 2 uur alles corrigeren wat je eventueel fout hebt gedaan. Alleen al over een onderwerp als auto van de zaak of autobijtelling is al zoveel te doen, terwijl bovendien de Belasting bij controle echt een boekhouding wil zien, en niet wat Excel overzichtjes (die ongetwijfeld met de beste bedoelingen zijn samengesteld). En hoe zit het met de zelfstandigenaftrek en de regels daarvan, investeringsaftrek, om maar eens 2 van de 40 onderwerpen te noemen die van belang kunnen zijn.

Wie weet loopt het nu wel los, dit omdat er misschien geen controle is geweest of omdat het zeer kleinschalig is, maar ik heb deze situatie's al zo vaak gezien en in 100% van de gevallen had de ondernemen flinke steken laten vallen op fiscaal gebied en/of had totaal geen boekhouding om te overleggen, zodat een Belastingdienst ook geen controle kon uitvoeren en de "boekhouding" ook zou verwerpen.

 

De opmerking "hoe moeilijk kan het zijn ?" , daar sta ik totaal niet achter, en dat is niet alleen omdat ik boekhouder ben, maar gewoon omdat het totaal niet de praktijk is die ik ben tegengekomen in al die jaren. Sterker nog, zelfs ander boekhouder/accountants heb ik veel fouten zien maken omdat ze een klant lieten behandelen door iemand met te weinig ervaring, dus wat kan/moet er dan wel niet gebeuren als de ondernemer bijna alles zelf gaat doen ?

 

Maar dit is slechts mijn mening.

[Dennis_van_Dijk]

Jij bent geen boekhouder en kan dus ook geen goede boekhouding maken...

 

Drogreden

Een `drogreden` (schijnreden, denkfout, sofisme) is een reden of redenering die niet klopt, maar wel aannemelijk lijkt.

 

 

 

... terwijl bovendien de Belasting bij controle echt een boekhouding wil zien, en niet wat Excel overzichtjes...

 

Wat hoort er allemaal bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

[*]kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen

[*]financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek

[*]tussentijds gemaakte controleberekeningen

[*]ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen

[*]bankafschriften

[*]contracten, overeenkomsten en andere afspraken

[*]agenda's en afsprakenboeken

[*]correspondentie

[*]software en databestanden

 

[henkh]

ik kan jouw situatie of bedrijfsgrootte niet inschatten, maar met alle respect (heel veel zelfs), ik vind dit toch een beetje onzin zoals je het omschrijft. Jij bent geen boekhouder en kan dus ook geen goede boekhouding maken, en een bevriende kenner kan niet in 2 uur alles corrigeren wat je eventueel fout hebt gedaan. Alleen al over een onderwerp als auto van de zaak of autobijtelling is al zoveel te doen, terwijl bovendien de Belasting bij controle echt een boekhouding wil zien, en niet wat Excel overzichtjes (die ongetwijfeld met de beste bedoelingen zijn samengesteld). En hoe zit het met de zelfstandigenaftrek en de regels daarvan, investeringsaftrek, om maar eens 2 van de 40 onderwerpen te noemen die van belang kunnen zijn.

Wie weet loopt het nu wel los, dit omdat er misschien geen controle is geweest of omdat het zeer kleinschalig is, maar ik heb deze situatie's al zo vaak gezien en in 100% van de gevallen had de ondernemen flinke steken laten vallen op fiscaal gebied en/of had totaal geen boekhouding om te overleggen, zodat een Belastingdienst ook geen controle kon uitvoeren en de "boekhouding" ook zou verwerpen.

 

Sorry maar ook dit zijn allemaal weer aannames die uit de lucht gegrepen zijn. In zijn reactie schrijft Hans nergens dat hij geen boekhouder is en wat zijn kennisniveau is.

 

De opmerking "hoe moeilijk kan het zijn ?" , daar sta ik totaal niet achter, en dat is niet alleen omdat ik boekhouder ben, maar gewoon omdat het totaal niet de praktijk is die ik ben tegengekomen in al die jaren. Sterker nog, zelfs ander boekhouder/accountants heb ik veel fouten zien maken omdat ze een klant lieten behandelen door iemand met te weinig ervaring, dus wat kan/moet er dan wel niet gebeuren als de ondernemer bijna alles zelf gaat doen ?

 

Je klopt jezelf wel erg op je schouder. dus val je jouw eigen beroepsgroep ook nog eens af.

 

Wordt eens wakker, stap in de reële wereld en zie dat met de komst van de computer en gebruiksvriendelijke software veel mogelijk is.

 

 

 

 

[topboekhouder]

Henk H, vind je het erg als ik jouw postings totaal negeer ? (vanaf nu). Je neemt zelf aan dat de betreffende persoon een boekhouder is of kan zijn, maar dit is gebaseerd op ????? Hij wekt de indruk dat ondernemers zelfs wel even een boekhouding kunnen voeren, en jij denk dat dat klopt als er maar goede software is. Sorry, volkomen flauwekul. Dat er goede technische apparatuur is voor klussen aan het huis wil totaal niet zeggen dat ik een schilder ben, loodgieter, timmerman, e.d.

 

En als je de echte praktijk wilt meemaken, kom dan eens bij mij stage lopen...

[Marjan]

De opmerking "hoe moeilijk kan het zijn ?" , daar sta ik totaal niet achter, en dat is niet alleen omdat ik boekhouder ben, maar gewoon omdat het totaal niet de praktijk is die ik ben tegengekomen in al die jaren. Sterker nog, zelfs ander boekhouder/accountants heb ik veel fouten zien maken omdat ze een klant lieten behandelen door iemand met te weinig ervaring

 

 

Hoe was het ook alweer:

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Waar veel gewerkt wordt, worden meer fouten gemaakt. Ik ken een bedrijf waar geen fouten worden gemaakt. Zoiets?

 

Waarom toch steeds benadrukken hoeveel boekhouders er zijn die fouten (?) maken?

 

 

dus wat kan/moet er dan wel niet gebeuren als de ondernemer bijna alles zelf gaat doen ?

 

Ehmmm... wil je hiermee zeggen dat een ondernemer met betrekking tot zijn eigen administratie per definitie dommer is dan een beginnend boekhouder?

[Hans v N]

Mijnheer de topboekhouder. Met alle respect maar waarom lees je gewoon niet wat iemand post?

 

Ik werk niet met excel sheetjes en ook niet met zomaar een kennis. Je bent blijkbaar geheel niet op de hoogte van de mogelijkheden van online boekhouden. Reeleezee heet niet voor niets zo. Ik heb de beginbalans gemaakt met de bevriende register accountant en die heeft ook uitgelegd hoe ik moest boeken. Ik heb uiteraard wel basiskennis over boekhouden van de middelbare school en Nima A/B. Voor vragen is er een heel goede helpdesk van Reeleezee en natuurlijk de site van de belastingdienst en Higherlevel. Ik weet ook goed de weg in subsidie-land.

 

Je bonnetjes inleveren bij een boekhouder kan natuurlijk ook. Maar is dat slim? Mijn accountant heeft geen hoge pet op van de internet boekhouder, en dan druk ik me diplomatiek uit. Iedereen mag zich namelijk boekhouder noemen en zelfs top boekhouder.

 

Als je het zelf doet heb je en hou je zicht op de financiële stand van zaken. Daardoor let je beter op de kosten en kan je beter schakelen door net even wat beter je best te doen wat extra omzet te halen.

 

 

[topboekhouder]

Als een ondernemer zich kan focussen op zijn bedrijf, dan kan je inderdaad meer omzet halen, en zo zou het ook moeten zijn. Maar dat bereikt je niet door je zelf te gaan bezighouden met allerlei boekhoudkundige en fiscale zaken. Daarvoor kan je dus beter iemand inschakelen. Dat is slechts mijn stelling. Voor de rest zijn er hier kennelijk nogal wat mensen die dingen lezen die niet geschreven zijn.

 

Een klant van me heeft het laatst nog eens goed samengevat. Hij zei dat hij per maand 3 uur werkt voor de boekhouder te betalen. Wat is er de zin van om daar nog op te willen besparen als die boekhouder alles doet (jaarrekening, aangiften, kwartaaloverzichten, fiscale kennis, aanlevering mappen, beantwoorden vragen over onderaannemers zaken, enz.enz.enz.enz.), om maar niet te spreken van boekhouders die klanten een abonnement aanpraten op een boekhoudprogramma of zo.

 

Helaas merk ik wel een toenemende mate van groei van ondernemers die van zichzelf vinden dat ze na een bepaalde (voor)opleiding toch wel in staat moeten zijn zelf de boekhouder te willen gaan uithangen. Sorry, werkt niet en zal ook niet werken, tenzij je daarin maar blijft geloven en allerlei mogelijke fiscale voordelen laat lopen maar wel het risico loopt dat jouw boekhouding wordt afgekeurd voor de Belastingdienst en/of dat je te lage bedragen betaalt aan Belastingdienst, of andere administratieve zaken niet goed doet en je daarvoor later een probleem krijgt.

 

Sorry dat ik al te veel fouten heb gezien bij dit soort ondernemers of andere boekhouders. Maar dat mag zeker niet gezegd worden hier, het zal zo zijn. Doe er je voordeel mee of niet zou ik zeggen.