Nota van Inlichtingen bij Europese aanbesteding

[Ron-1965]

Hallo,

 

Ik heb een vraag en wel de volgende. Onlangs hebben wij meegedaan aan een Europese aanbesteding. Nu is in het verificatiegesprek naar boven gekomen dat wij blijkbaar een te lage prijs hebben neergelegd vanwege het feit dat er in onze calculatie ca. 1500 m2 ontbrak.

 

Nu is er een Nota van inlichtingen geweest waarbij een hele reeks documenten is meegezonden waaronder ook een gewijzigd document met daarin de aangepaste m2. In de NvI zelf is er over dit document geen enkele vraag gesteld en ook niet aangegeven dat dit document is gewijzigd t.o.v. van het bestaande document.

 

De vraag: in hoeverre kunnen wij ons hierop beroepen, dat in de NvI geen opmerkingen zijn geplaatst dat dit document (ons inziens cruciaal) gewijzigd is? Had men dit niet moeten aangeven en volstaat inderdaad alleen het meesturen van alle documenten. dus met andere woorden"hadden wij dit zelf moeten constateren?

 

Graag jullie deskundige menig(en)

[Frans Sijtsma]

Meestal wordt in het bestek gemeld dat onvolkomenheden direct gemeld moeten worden aan de aanbestedende dienst.

 

Staat er ergens in bestek en NvI dat alle documenten die verstrekt zijn een integraal onderdeel van het bestek zijn?

Zo ja, dan heb je mogelijk wel een punt om in ieder geval eens over in gesprek te gaan.

 

Hoe lang is het geleden dat je de voorlopig gunning hebt ontvangen?

 

Frans

[Frans Sijtsma]

Nu ik je bericht nog een keer lees, begrijp ik het toch niet helemaal denk ik.

 

Ik lees het als volgt:

 

Originele bestek spreekt over (voorbeeld) 6000 m2

Nvi maakt geen melding van verandering

Bij NvI zit document waaruit blijkt dat het (voorbeeld) 7500 m2 moet zijn

 

Jullie geven prijs af voor de orginele 6000 ipv de 7500?

 

[Ron-1965]

Meestal wordt in het bestek gemeld dat onvolkomenheden direct gemeld moeten worden aan de aanbestedende dienst.

 

Staat er ergens in bestek en NvI dat alle documenten die verstrekt zijn een integraal onderdeel van het bestek zijn?

Zo ja, dan heb je mogelijk wel een punt om in ieder geval eens over in gesprek te gaan.

 

Hoe lang is het geleden dat je de voorlopig gunning hebt ontvangen?

 

Frans

 

Hallo Frans,

 

Ja, alle documenten maken een onderdeel uit van de offerte. Alleen is ons punt dat er een significant document gewijzigd is en dat men dat niet benoemd heeft in de NvI (men heeft naast de NvI gewoon alle documenten nog een keer meegstuurd, maar van dit specifieke document geen melding gemaakt dat deze gewijzigd is. Bij andere documenten hebben ze dat wel gedaan, namelijk.

 

juist op dit document wordt de calculatie gemaakt, dus nogal belangrijk, zeg maar!

 

Ron

[Ron-1965]

Nu ik je bericht nog een keer lees, begrijp ik het toch niet helemaal denk ik.

 

Ik lees het als volgt:

 

Originele bestek spreekt over (voorbeeld) 6000 m2

Nvi maakt geen melding van verandering

Bij NvI zit document waaruit blijkt dat het (voorbeeld) 7500 m2 moet zijn

 

Jullie geven prijs af voor de orginele 6000 ipv de 7500?

 

 

Zo bedoel ik het exact, Frans!

[Frans Sijtsma]

Staan de documenten op aanbestedingskalender?

 

Zo Ja, zou je me dossiernummer via pm willen sturen, dan kan ik wellicht even meekijken

 

-1- Stel dat je wel de 7500 prijs had gerekend, had je dan de aanbesteding gewonnen?

-2- Heb je er echt overheengekeken of wel gezien maar een gokje gewaagd ? ;)

-3- Hoe lang is het geleden dat je de voorlopig gunning hebt ontvangen?

 

 

Frans

[Ron-1965]

Staan de documenten op aanbestedingskalender?

 

Zo Ja, zou je me dossiernummer via pm willen sturen, dan kan ik wellicht even meekijken

 

-1- Stel dat je wel de 7500 prijs had gerekend, had je dan de aanbesteding gewonnen?

-2- Heb je er echt overheengekeken of wel gezien maar een gokje gewaagd ? ;)

-3- Hoe lang is het geleden dat je de voorlopig gunning hebt ontvangen?

 

 

Frans

 

Ik ben hier voor het eerst, maar kan niet zien hoe ik jouw een pm kan sturen?

 

Antwoord op je vragen:

1.: dat is nog onbekend (de aanbesteede dienst had wel aangegeven dat wij erg goedkoop waren, maar of we met het verschil erbij geteld ook op de 1e plaats zouden zijn geeindigd is (nog) onbekend);

2. we hebben het 'euvel' nooit geconstateerd. het aantal m2 dat bij ons ontbrak is 1/3 deel van het totaal,, dus dat maakt een te groot verschil om een gokje mee te nemen.

3. het is nog geen voorlopige gunning. Het verificatieproces stond als eerste op de agenda waarna bij positieve verificatie het gunningsvoorstel zou worden opgemaakt

[Frans Sijtsma]

pm is dat groene knopje onder mijn profielfoto (interne mailsysteem van HL)

klik en er gaat een wereld voor je open :)

 

Frans

 

 

[Frans Sijtsma]

Disclaimer : Een onduidelijke aanbesteding is bijna niet samen te vatten in een bericht, maar bij deze een poging (excuus als de leesbaarheid te wensen overlaat)

 

 

Na even wat heen- en weer gemail :

 

Het betreft een aanbesteding waar vele extra bijlages bij het bestek zijn toegevoegd, waaronder meetstaten die het aantal vierkante meters per schoon te maken object specificeren.

 

Daarnaast is in een later stadium extra informatie beschikbaar gesteld in de vorm van een aanvullend document met daarin opgenomen het aantal bureau's, kasten, stoelen etc. per ruimte in een specifiek object.

In dit document staat ook nog een kolommetje met wederom de vierkante meters

 

In dat laatste document komt het aantal schoon te maken vierkante meters overeen met de meetstaten, echter zijn onderaan een aantal extra rijen opgenomen met afwijkende ruimtenummers en wat vierkante meters extra.

 

Die extra meters komen voor zover ik kan nagaan nergens in de stukken terug en staan ook niet in de meetstaten.

 

Verder behoudt de aanbestedende dienst [AD] zich het recht voor inschrijvingen met een 'abnormaal lage prijs' te weigeren na het verificatiegesprek.

 

Het lijkt erop dat Ron volgens de meetstaten heeft aangeboden en dat het document met extra vierkante meters ter informatie was bedoeld voor wat betreft de inrichting van de ruimte en niet voor wat betreft de extra vierkante meters.

 

Persoonlijk zou ik contact opnemen met [AD] en stellen dat je geldig hebt aangeboden op basis van de vierkante meters genoemd in de meetstaten en dat je dus meent te voldoen aan alle eisen van het bestek.

Verder aangeven dat je het niet eens bent met het feit dat je terzijde wordt gelegd en na voorlopig gunning overweegt de beslissing aan te vechten.

 

In de tussentijd contact opnemen met een partij die goed thuis is in aanbestedingsrecht en je kan informeren over de mogelijkheden en onmogelijkheden en je positie beter in kan schatten dan ik.

Ik denk dat er wel kansen zijn, alleen hoe groot die kansen zijn kan ik niet inschatten (bijvoorbeeld dat jij wel de opdracht krijgt, maar dat een andere partij in beroep gaat vanwege de onduidelijke aanbesteding en je nog niets hebt aan het eind van de rit)

 

Succes in ieder geval

 

Frans

[Ron-1965]

Dank je wel voor je verdieping in mijn vraagstelling!

 

Hier kan ik absoluut verder mee!

 

Dank voor de zeer vlotte (!) hulp.

 

Gr. Ron