WBSO administratie

[frankR20]

Ik ben redelijk bekend met de eisen van de administratie die geld om gebruik te maken van de WBSO regeling. IK zit alleen met de vraag of iemand tips heeft om vorm te geven aan voortgangsrapportage van de verschillende projecten bij te houden in verband met een mogelijke controle van het Agentschap. Ik zou graag wat tips willen om voor het ontwikkelingsproces van software een voortgangsrapportage op te stellen.

 

alvast bedankt!

 

frank

[L.Langmuur]

Wat de kosten zijn voor het bijhouden van je WBSO administratie ligt aan hoe je je bedrijfsproces hebt ingericht. Ik adviseer mijn klanten de administratie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij hun huidige werkproces. Er zijn namelijk geen richtlijnen voor hoe je moet administreren. Alleen het 'wat' is duidelijk vastgelegd.

 

Aansluiten bij je huidige werkproces kan door gebruik te maken van een versiebeheer systeem (omdat je software ontwikkelt neem ik even aan dat je dat doet). Wanneer de ontwikkelaars in de commens aangeven wat ze waarom doen dan kun je aan de hand daarvan herleiden hoe het ontwikkeltraject heeft gelopen. Dit vergt nauwelijks extra tijd en levert je als ondernemer ook nog een hoop op want de overdraagbaarheid wordt sterk vergroot omdat de kennis dan is vastgelegd binnen je bedrijf.

 

Daarnaast kun de voortgangsrapportage voor de WBSO integreren binnen je huidige overlegstructuur. Alle partijen zijn dan aanwezig en waarschijnlijk maak je toch al notulen zodat de informatie gelijk vastligt. Bespreek voor de WBSO-voortgang in ieder geval de volgende punten:

 

[*]wat hebben we de afgelopen .... gedaan

[*]waar liepen we tegenaan

[*]hoe gaat we dit oplossen

[*]wat zijn de vervolgstappen

 

Deze notulen vormen een goed uitgangspunt om aard, inhoud en voortgang inzichtelijk te krijgen. Als je daarnaast tijdens dit overleg standaard alle losse documenten verzameld die je ter onderbouwing wilt toevoegen (mails, urenstaten aantekeningen), dan hoef je ook hier niet achteraan te zitten. Maak vervolgens één persoon verantwoordelijk voor het verzamelen van al deze relevante documentatie.

 

Door op deze wijze de administratie te integreren in je gewone werkproces, houd je de kosten beperkt en blijf je bij. Als medewerkers dan niet op tijd aanleveren is dat ook tijdig bekend en hoef je geen urenlijsten achteraf bij te werken...

 

Overigens wordt het administreren een heel stuk leuker als je de inkomsten van de WBSO verdeelt over het aantal uren dat je aan administratie kwijt bent...de gemiddelde MKB ondernemer verdient minder per uur...!

 

Succes,

Lana.

[frankR20]

vallen het testen van de hardware om de software optimaal te laten functioneren ook onder de WBSO subsidie?

[Christine]

Ik heb de vragenlijst van de WBSO altijd erg amusant gevonden:

 

- welk onoplosbaar probleem hebt u in uw project?

- hoe gaat u dat probleem oplossen?

 

 

[L.Langmuur]

vallen het testen van de hardware om de software optimaal te laten functioneren ook onder de WBSO subsidie?

Deze vraag is niet te beantwoorden zonder inhoudelijk in te gaan op je project.

[frankR20]

dan gaat het met name om bijvoorbeeld het testen van camera's,verlichting ,lenzen met de ontwikkelde software

[L.Langmuur]

dan gaat het met name om bijvoorbeeld het testen van camera's,verlichting ,lenzen met de ontwikkelde software

Het testen van de nieuw ontwikkelde software op verschillende hardware configuraties kan in sommige gevallen onder de WBSO vallen. Maar nogmaals, zonder inhoudelijke kennis van het project ga ik geen uitspraak doen of dat in jou geval wel of niet van toepassing is. Als je niet samenwerkt met een subsidie adviseur kun je ook met de WBSO helpdesk bellen en deze case met hun inhoudelijk bespreken.

[bruinings@debreed]

Regelmatig, dit loont zeer de moeite aangezien administratieve eisen vormvrij zijn!

[frankR20]

weet iemand nog waar de uren administratie aan moet voldoen naast de volgende onderdelen:

 

- urenregistratie mag niet meer dan 10 dagen achterlopen

- uren dienen onderveldeed te zijn in uren soorten

- uren dienen op deelprojecten geschreven te worden

-..?? ???

 

En nog een vraag wat zijn de meestvoorkomende problemen bij de urenregistratie?

[frankR20]

wordt er bij een controle eigenlijk alleen naar de administratie van het afgelopen jaar gekeken of ook naar de daar voor afgaande jaren?

[Freeaqingme]

weet iemand nog waar de uren administratie aan moet voldoen naast de volgende onderdelen:

 

- urenregistratie mag niet meer dan 10 dagen achterlopen

- uren dienen onderveldeed te zijn in uren soorten

- uren dienen op deelprojecten geschreven te worden

-..?? ???

 

En nog een vraag wat zijn de meestvoorkomende problemen bij de urenregistratie?

 

Wij (software ontwikkelclub) hebben dit gekoppeld aan onze issuetracker. In de issuetracker - wij gebruiken hier Jira voor - plaatsen wij alle taken die we voor een bepaalde periode willen uitvoeren. Iedere taak heeft een 'type', bijvoorbeeld 'improvement', 'bug fix' of 'new feature'. Ook heeft ieder issue een flag 'wbso'. Van te voren schatten we voor iedere taak in hoeveel tijd wij verwachten dat de uitvoering zal kosten. Doordat iedere developer zijn uren schrijft op de issues waar 'ie aan gewerkt heeft, kunnen we in 1 oog opslag zien op welke wbso-issues door welke developers op welke dag hoeveel uur is geschreven. Hiermee zien we meteen wanneer een issue uitgelopen is, en doordat in de comments bij ieder issue iedere developer altijd meld voor collega's wat de staat van het issue is (inclusief een link naar de code) hebben we ons archief compleet.

[bruinings@debreed]

wordt er bij een controle eigenlijk alleen naar de administratie van het afgelopen jaar gekeken of ook naar de daar voor afgaande jaren?

 

Hi Frank, dit is afhankelijk van het soort controle.

 

Controle team handhaving: hierin staat aangekondigd over welk jaar het gaat. Indien er al een uurloon bekend is, kan het zijn dat ook de administratie van 2 jaar eerder (in verband met melden van BSN nummers ed.) gecontroleerd wordt.

 

Controle project: hierin staat ook vermeld in de aankondiging over welk jaar het gaat. bij deze controles gaat het voornamelijk over projectadministratie en voortgang. tijdens deze controles kan er ook 2 jaar terug gekeken worden.

 

Los hiervan: de bewaarplicht van stukken is 7 jaar vanuit de belastingdienst.