vragen over het voeren van een projectadministratie

[langen1]

Beste mensen,

 

Ik heb een aantal vragen over het voeren van een projectadministratie:

 

1. Hoe kan ik het beste kosten (uitbestede uren, overige kosten, eigen uren) en opbrengsten (gefactureerde uren) per project gaan boeken in mijn administratie, zodat ik een duidelijk beeld krijg van mijn resultaten per project?

- dus inclusief uren eigen mensen x kostprijs per uur

 

2. En hoe bepaal ik dan die kostprijs per gewerkt uur?

 

3. En tenslotte hoe moet ik die totale kosten van de eigen mensen dan weer vereffen met de totale loonkosten in mijn w&v-rekening (anders toch dubbele kostenboekingen) of niet?

 

Wie kan mijn vragen duidelijk beantwoorden, want verder speurwerk op internet met betrekking tot bovenstaande zaken levert mij tot nu toe niet zoveel op.

 

[Dennis_van_Dijk]

Volgens mij moet je je eens verdiepen in kostenplaatsen.

[4711]

En niet te vergeten: Activity Based Costing.

[Roel J]

Beste langen1,

 

Feitelijk heb je een onmogelijk te beantwoorden vraag gesteld, je zult inderdaad niet zomaar even alle benodigde informatie bij elkaar googlen.. er bestaan zelfs aparte opleidingen tot projectadministrateur of project controller want elke (middel)grote organisatie die structureel met projecten werkt heeft apart personeel in dien voor het voeren van de projectadministraties vanwege hun eigen dynamiek en rapportage eisen. Sommige organisaties kiezen voor volledige integratie in het boekhoudsysteem en andere kiezen ervoor om aparte projectrapportages te maken in bijv excel en worden er later middels totaalboekingen kosten of opbrengsten overgeboekt van de normale lijnorganisatie naar de projecten.

 

Ik zal toch proberen je enigszins een richting te geven

 

1. Hoe kan ik het beste kosten (uitbestede uren, overige kosten, eigen uren) en opbrengsten (gefactureerde uren) per project gaan boeken in mijn administratie, zodat ik een duidelijk beeld krijg van mijn resultaten per project?

- dus inclusief uren eigen mensen x kostprijs per uur

 

Dit kan zo simpel zijn als het koppelen van een projectcode aan elke financiële transactie binnen het bestaande kosten- en opbrengsten rekeningschema, waarbij alleen voor de uren van eigen mensen een aparte systematiek bedacht moet worden om het dubbelboeken van kosten te voorkomen. (zoals je jezelf ook al afvraagt)

 

2. En hoe bepaal ik dan die kostprijs per gewerkt uur?

 

Hiervoor zijn ook vele methoden te gebruiken, van het berekenen van de werkelijke kosten voor elke projectmedewerker opbasis van zijn salaris tot het hanteren van standaard globale rekentarieven per functiegroep. Bijv projectleider 100 euro per uur, senior medewerker 80 euro per uur, junior projectmedewerker 50 euro per uur

 

Voor het berekenen van nauwkeuriger tarieven zul je dus een buitengewoon goed inzicht moeten hebben in alle kosten die voor medewerkers worden gemaakt, deels is dat eenvoudig met de brutosalarissen en alle werkgeverslasten, maar je moet ook kijken naar het wel of niet toerekenen aan projecten van de kosten voor de verzuimverzekering / verzuimrisico, opleidingskosten, secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een lease auto.

 

Afhankelijk van de gekozen methodiek kun je voor eenzelfde medewerker dus zomaar uitkomen tussen de 25 en 75 euro afhankelijk van wat je wilt toerekenen aan het project reken je alleen directe personeelskosten of ook secundaire projectkosten en kun je bijv de leaseauto van bepaalde projectmedewerkers volledig op het project zetten of moet er een opslag in het uurtarief zitten voor het gebruik van de auto.

 

Welke methode je kiest is sterk afhankelijk van het type organisatie en ook de rendementseisen die aan projecten worden gesteld. Als medewerkers meestal maar aan 1 project werken en geen andere normale lijntaken heeft kun je zo'n medewerker gewoon voor de werkelijke kosten toerekenen aan dat project. Maar als een werknemer deelneemt in meerdere projecten dan ontkom je niet aan kostprijs berekeningen en tariefstellingen per medewerker danwel project functie en dan krijg je ook te maken met "bezettingsverschillen" en boekwinsten of verliezen op afdelingsnivo omdat het toegerekende tarieven soms te hoog en soms te laag zijn ten opzichte van de werkelijke gemaakte kosten.

 

3. En tenslotte hoe moet ik die totale kosten van de eigen mensen dan weer vereffen met de totale loonkosten in mijn w&v-rekening (anders toch dubbele kostenboekingen) of niet?

 

Alles wat je personeelskosten toerekent aan een project zul je moeten crediteren in de personeelskosten van de afdeling waar de kosten eerst aan waren toegerekend. omdat je anders je w&V rekening opklopt met niet bestaande kosten, want de doorbelasting aan projecten is niks meer als een toerekening van kosten

 

 

 

Als je net begint met projecten binnen een organisatie is het in mijn optiek het verstandigst om te beginnen met alle projectkosten heel goed bij te houden in een overzicht / projectadministratie buiten het normale boekhoudpakket. Om daarna als de projectkosten en het verzamelen van die informatie onder controle is te gaan kijken hoe je het (volledig) kan integreren in de reguliere administratieprocessen. Dit is misschien wat zwart wit gesteld, maar realiseer je terdege dat project administratie een vak apart is en dat het integreren in de reguliere administratie, afhankelijk van de complexiteit gelijk kan staan aan een volwaardige software (her)implementatie.

 

[langen1]

Dank je voor jullie feedback. Heb ik nog een paar aanvullende vragen:

 

Binnen het boekhoudprogramma dat ik gebruik zit een mogelijkheid om binnen de diverse grootboekrekeningen kostenplaatsen te definiëren. Een project moet ik dan eigenlijk gewoon zien als een kostenplaats (of niet?). Dus dan kan ik binnen de rubriek 8 bijv. aan rekening "omzet btw hoog" als kostenplaatsen de individuele projecten hangen en:

1) heb ik totaalopbrengst van rekening "omzet btw hoog" in mijn w&v-rekening

2) kan ik binnen de rekeningen een selectie op projectniveau/kostenplaats maken (indien gewenst).

 

En voor direct aan project toe te wijzen kosten kan ik onder de diverse rekeningen in rubriek 4 dan hetzelfde doen.

 

Heb ik lijkt mij ook geen problemen meer met de loonkosten, want de werkelijke loonkosten blijven dan als totaalkosten op de rekening "loonkosten" staan en binnen deze rekening voor zover toe te wijzen aan een project voor een deel opgesplitst per project.

 

Of denk ik nu te simpel?