mening gevraagd over offerte-email

[Zomaar iemand]

Als mensen via de website een offerte aanvragen krijgen zij een email van ons terug met daarin de voorwaarden en de offerte.

 

Een gedeelte van de email is standaard, maar zorg altijd dat het podium in het verhaal terug komt.

Toch ben ik niet helemaal tevreden over het eindresultaat, ik hoop dat jullie hier wat adviezen voor hebben.

 

Hieronder twee voorbeelden:

 

Beste mevr. ....,

 

Dank u wel voor de offerte aanvraag, ik stuur u hierbij onze scherpe offerte toe, op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, deze kunt u vinden in de bijlage.

 

De offerte is op basis van de door u geleverde gegevens.

 

Wilt u dat het podium om 8 uur klaar staat of wilt u dat we dan gaan opbouwen.

Als u het podium om 8 uur klaar wilt hebben, wil ik voorstellen om het podium al de dag ervoor te leveren, uiteraard rekenen wij daar geen extra kosten voor.

 

Als u akkoord gaat met de offerte zien wij graag een exemplaar ondertekend van u retour.

 

Met vriendelijke groet,

 

Jasper Coolen

[adresgegevens]

 

of

 

Beste mevrouw ....,

 

Dank u wel voor de offerte aanvraag, ik stuur u hierbij onze scherpe offerte toe, op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, deze kunt u vinden in de bijlage.

 

In de offerte ben ik uitgegaan van een podium van 2 x 3 meter op 20cm hoogte.

Er zal verder een geluidsinstallatie aanwezig zijn voor ongeveer 150 man, welke bedient wordt door een geluidstechnicus.

In deze installatie zit een draadloze microfoon, een cd speler en de mogelijkheid om via een laptop of smartphone muziek af te draaien.

 

Tot slot leveren wij een aggregaat, voor de stroomvoorziening.

 

Ik hoop dat ik zo voor u een scherpe offerte heb kunnen maken, mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben dan hoor ik dat uiteraard graag.

Als u akkoord gaat met mijn voorstel, zie ik graag een ondertekend exemplaar van u retour.

 

Met vriendelijke groet,

 

Jasper Coolen

[adresgegevens]

 

 

[titel aangepast - mod]

[Jamie van Soest]

Geachte heer, mevr. ....,

 

Dank u wel voor uw aanvraag. Op basis van de door u verstrekte gegevens heb ik voor u een, zeer scherpe, offerte opgesteld. In de bijlage treft u ons voorstel aan.

 

Hoelaat wilt u dat het podium klaar staat? Als dit al om 08.00 is kan ik u aanbieden dat wij als service (en geheel kosteloos) een dag van te voren het podium voor u komen opbouwen.

 

Als u zich kunt vinden in deze aanzet tot samenwerking kunt vinden dan kunt u de offerte ondertekenen en retourneren naar xxx@xxx.nl. Indien u vragen, of aanvullende wensen, heeft, laat u dan iets van u horen?

 

Met vriendelijke groet,

Jasper Coolen

 

Even uit de losse pols. Zoiets?

[dsy]

Ik zou het wat minder zakelijk maken, je moet immers blij zijn met elke klant. Vaak komt het aan op een gunfactor en die zou ik niet zo sterk hebben als ik deze e-mail krijg.

 

De tweede is imho beter, alleen 2x scherpe offerte vind ik iets teveel.

[RiVe]

Waarom scherpe offerte? In deze tijd weet je nooit wat een concurrent doet met zijn prijzen. Als het alleen om prijs gaat verlies je.

En wie bepaalt of het de klant alleen om prijs gaat, kwaliteit benadrukken is veel beter.

 

[mmint]

Controleer in de definitieve versie ook even de spelling en grammatica. Ik zag oa. een d-t fout en een foutgeplaatste komma.

[Ron van der Kolk]

Je oorspronkelijke mail bevat veel taalfouten. De eerste regel bestaat eigenlijk uit drie zinnen. De komma's zijn dan ook niet juist.

 

Na Jamie's uitstekende voorstel doe ik ook nog een suggestie.

 

- als je de potentiele klant zelf aan de telefoon heb gehad, spreek dan "u", "ik", "we" om een band te scheppen, zeg dat je persoonlijk gebeld kunt worden op je mobiele nummer (dat zegt Adsy ook ongeveer)

- benoem de grootste kopzorgen van de klant en geef daar een oplossing voor, die niet alleen een podium verhuren

- geen scherpe offerte als je niet op prijs wilt concurreren; de cijfers moeten voor zich spreken... maar eigenlijk moet de klant niet naar de cijfers kijken maar een warm gevoel krijgen bij jouw dienstverlening. Kopzorgen wegnemen! (dat zegt Rive ook ongeveer)

 

Maar er maar iets moois van, het moet wel je eigen stijl blijven. Dit is maar een voorzet.

 

Beste mevrouw/mijnheer Jansen,

 

Bedankt voor uw interesse in een podium voor uw evenement in september. Ik kan podia leveren in alle soorten en maten en heb ook voor u een passende oplossing gevonden. Met behulp van de door u verstrekte gegevens heb ik zorgvuldig een berekening gemaakt van de benodigde onderdelen en werkzaamheden. Deze berekening heb ik als bijlage toegevoegd aan deze email.

 

Daarnaast heeft u specifiek de wens geuit dat het publiek geen hinder heeft van de op- en afbouw. Ik garandeer u dat mijn medewerkers door hun jarenlange ervaring dit snel en geruisloos kunnen doen, zodat u zich kunt concentreren op uw rol als gastheer van het evenement.

 

Normaal gesproken doen wij de opbouw van een podium op de dag dat u hem nodig heeft. Als u het podium ’s morgens vroeg om 08:00 al nodig heeft, doen wij dat de dag van tevoren. Voor deze service brengen wij geen kosten in rekening want wij zijn u graag van dienst.

 

Als ik uw wensen goed heb weergegeven verzoek ik u de offerte getekend retour te zenden. Dat kan op papier naar ons postadres of gescand naar ons e-mailadres. Ik ontvang uw opdrachtbevestiging het liefst zo snel mogelijk, maar uiterlijk 14 dagen voor de gewenste opbouwdatum. Indien u vragen, opmerkingen of aanvullende wensen heeft kunt u mij direct bereiken op mijn mobiele telefoonnummer.

 

Met vriendelijke groet,

 

Jasper Coolen

 

Emailadres …

Postadres …

Mobiele telefoon …

 

 

[Zomaar iemand]

Hartelijk dank voor de feedback, ik ga ermee aan de slag.

 

Ik moet wel zeggen dat ik die van Ron , persoonlijk nogal voorzichtig vind. Ik weet niet of dit de juiste benaming is. Maar in mijn ogen komt deze over alsof je bang bent wat te zeggen en er nu een beetje omheen aan het draaien bent.

 

Het woord scherpe heb ik er juist ingedaan, omdat dit ook vaak gevraagd wordt, daarnaast hebben wij ook hele scherpe prijzen, tenminste in vergelijking met mijn concurrenten.

Tuurlijk is een goed band belangrijk, maar in mijn branche gaan ze toch echt eerst kijken naar de prijs, vaak al voordat de e-mail gelezen is. (dit merk ik, omdat mensen bellen naar aanleiding van de offerte en bij doorvragen kom ik er achter dat de e-mail nooit gelezen is.

Aan de andere kant heeft het woord ook geen nut meer als de mensen de offerte al gezien hebben, dus ik zal dat weghalen.

 

Ik zit vandaag veel in de auto dus ga even stoeien met de door jullie gegeven voorbeelden. Bedankt.

[Marcel Spruit R.I.P.]

Ik zit vandaag veel in de auto dus ga even stoeien met de door jullie gegeven voorbeelden. Bedankt.

* krijgt visioenen van Jasper die met 100 km/u op zijn smartphone offerte-emails uitwerkt * Doe je voorzichtig!

 

Serieus: ik vind de optie 'als u het vroeg wilt hebben bouwen we de dag ervoor op' echt TOP. De zin "uiteraard rekenen we daar geen kosten voor" vind ik dan weer wat goedkoop klinken. Ik zou van zoiets "deze service is in de offerteprijs inbegrepen" maken. Als je een top-service levert, is het m.i. helemaal niet vanzelfsprekend dat je daar geen kosten voor rekent, dus het woordje 'uiteraard' schoot mij in het verkeerde keelgat.

 

Maar goed, het is ook mogelijk dat een klant zegt 'de dag ervoor is de ruimte nog in gebruik voor iets anders, dus het podium kan pas op de dag zelf opgebouwd worden en het moet om 08:00 gebruiksklaar zijn". Daar sta je dan, met je 'kostenloze aanbod om de dag ervoor op te bouwen". Zat de klant heel niet op te wachten! Ik ken je branche niet, dus ik weet niet wat je klanten meestal willen en ook niet wat voor jou het makkelijkst is. Maar ik zou je aanraden om aan te sturen op wat voor jou het gemakkelijkst is. Als het makkelijker is om om 06:00 te beginnen met opbouwen omdat je dan maar één keer heen en weer hoeft, zou ik niet gaan leuren met "en voor datzelfde geld rij ik het stukje twéé keer!" Maar als van te voren opbouwen juist je voorkeur heeft, zou ik het zeker prominent vermelden.

 

 

MAAR: waarom moet jij nog gegevens uitvragen bij de (potentiele) klant? Als mensen via de website een offerte opvragen, kunnen ze toch aangeven hoe laat het evenement begint, hoe laat het podium klaar moet zijn en vanaf welk tijdstip er gebouwd kan worden? Of gebruik je deze vraag om in gesprek te komen met een klant?

 

Succes ermee!

[Zomaar iemand]

Smartfone heb ik niet, dus dat viel mee, had meer moeite met mijn ogen openhouden. Vandaar dat ik ook nog niet echt verder ben gekomen.

 

Wij leveren als service dat klanten alleen betalen voor de dagen dat ze het podium werkelijk gebruiken, met andere woorden de klant betaald alleen voor productiedagen. Een heel erg gewaardeerde mogelijkheid.

Als de techniek door iemand anders wordt geleverd is het vaak fijn als het podium al een dag eerder wordt aangeleverd/ Maar ook als er veel decorwerk gedaan moet worden (soms zelfs meerdere dagen) scheelt dit voor de klant veel geld.

Uiteraard moet dit wel in het redelijke blijven, wat weer ter beoordeling is van de degene die de offerte maakt.

Zo vindt ik het bij de grote producties (meer dan 150m2) totaal geen probleem om het podium 2 of 3 dagen eerder neer te zetten, Maar heb ik wel een probleem mee dat een school 12 podiumdelen huurt en van plan is deze slechts 4 keer te gebruiken in een tijdsverstek van 4 weken.

 

Wij zijn hier redelijk uniek in en kunnen dit doen omdat wij waarschijnlijk de meeste podiumdelen in de regio hebben. En een podium slijt niet heel hard als hij niet gebruikt wordt. De meeste schade wordt veroorzaakt tijdens transport en bouw.

 

Het gevolg is dat klanten meer budget hebben voor een groter podium en dan vooral in de jaren ernaar eigenlijk niet meer kunnen overstappen.

Uiteraard gaat het wel op basis van goed vertrouwen, maar meestal is het wel aardig te controleren.

 

(hmm dit had ik vast in een minder lang verhaal ook kunnen vertellen, excuses hiervoor)

 

Om terug te komen op je vraag, het maakt mij totaal niet uit wanneer ik het bouw. Ik hou van uitslapen, maar nog meer van geld verdienen.

 

En je andere vraag, mensen die een offerte aanvragen zijn soms erg onduidelijk, soms hebben ze veel ervaring en rekenen ze opbouw tijd mee en andere keren hebben ze totaal geen idee hoelang het opbouwen duurt en geven ze alleen begin en eindtijd van het evenement aan, ondanks dat er duidelijk bij de aanvraag staat: Datum & Tijd Opbouw : / Datum & Tijd Afbouw :

[Ron van der Kolk]

MAAR: waarom moet jij nog gegevens uitvragen bij de (potentiele) klant? Als mensen via de website een offerte opvragen, kunnen ze toch aangeven hoe laat het evenement begint, hoe laat het podium klaar moet zijn en vanaf welk tijdstip er gebouwd kan worden? Of gebruik je deze vraag om in gesprek te komen met een klant?

 

Hoe langer het formulier op de website, hoe meer potentiele klanten afhaken. Onervaren klanten hebben geen idee wat ze in moeten vullen en willen graag geholpen worden. Kost je mee tijd aan de telefoon, maar dan wordt het voor de klant lastiger om nog nee te zeggen.

[Zomaar iemand]

Misschien moet ik de vraagstelling van de website ook wel veranderen naar begin en eindtijd show.

 

Ik heb er sowieso een vakje bij staan waar overige opmerkingen in geplaatst kunnen worden. Hier wordt heel veel gebruik van gemaakt.